آموزش و اجرای پروژه 5S آراستگی محیط کار تهيه كننده: مهران حق شناس

1. آموزش و اجرای پروژه 5S آراستگی محیط کار تهيه كننده: مهران حق شناس کارشناس ارشد مدیریت اجرایی(EMBA) مرکز آموزشهای بهبود مدیریت دانشگاه علوم پزشکی شیراز M. Haghshenas

2. مقدمه • آراستگی و پاکیزگی از اساسی ترین ارکان نظام زندگی انسانهاست که با رعایت آن می توان به بهره وری بالاتر در هر زمینه زندگی شخصی یا کاری دست یافت. • امروزه با استفاده از نظام ساماندهی محیط کار (5S) می توان نتایج شگفت آوری را ایجاد نمود و به محیط کاری شاد ، تمیز و شایسته دست یافت. M. Haghshenas

3. ساماندهی محیط کار زیربنای پیاده سازی سیستم های نوین مدیریتی مانند مدیریت کیفیت، بهداشت محیط زیست، ایمنی و بهداشت حرفه ای(HSE) است. • این اقدام مجموعه ای از عملیات و فعالیتهایی به ظاهر ساده است و به دلیل همین سادگی همیشه خطر نادیده گرفتن در آن وجود دارد M. Haghshenas

4. نکته مهمی که در این فرایند وجود دارد و باید به عنوان یک فرهنگ اساسی در محیط کار نهادینه شود این است که همه کارکنان در تمامی سطوح می بایست احساس کنند که ساماندهی محیط کار یک مسئولیت اضافی و فوق العاده نیست بلکه بخشی از کار روزمره آنان محسوب می شود و کاری نیست که عده ای دیگر مسئول و موظف به اجرای آن باشند. M. Haghshenas

5. تعریف 5S : • فنی است که به منظور برقراری و حفظ فضای کیفیتی در یک سازمان استفاده می شود . که این نظام اولین بار در کشور ژاپن پس از جنگ جهانی دوم انجام شد . هر S بیانگر یکی از ابعاد پنجگانه ساماندهی محیط کار است M. Haghshenas

6. هدف 5S : • ارتقاء کیفیت کار و در نتیجه بهره وری بالای نیروی انسانی M. Haghshenas

7. تغییرات 5s در خدمات، نیروی انسانی و محیط کار M. Haghshenas

8. خدمات • كاهش ضايع شدن خدمات ناشي از نابساماني و درهم ريختگي. • جلوگيري از انبارشدن بيهوده، گم شدن، ضايع شدن مواد، قطعات، ابزار پزشکی و فني و اداري. • دسترسي آسانتر به اسناد ، قطعات و ابزار موردنياز. M. Haghshenas

9. جلوگيري از استفاده اشتباه و نابجا از مواد و مخصوصا مايعات و مواد شيميايي. جلوگيري از خرابي و كاهش طول عمر ماشين آلات و ابزار. ايجاد و ترويج فرهنگ پيشگيري بجاي درمان، و نگهداري بجاي تعمير. كاهش هزينه هاي ناشي از توقف، خرابي، دوباره كاري، تعمير، ضايعات. M. Haghshenas

10. نيروي انساني • افزايش روحيه نشاط و شادابي و تندرستي كاركنان • كاهش خستگي و آزردگي رواني ناشي از آلودگي و بي نظمي محيط كار • بهبود ارتباطات بين افراد در محيط كار • حفظ آراستگي همكاران M. Haghshenas

11. تقويت حس وظيفه شناسي واطمينان از اجراي ضوابط و مقررات • دقت در وقت شناسي و جلوگيري از اتلاف آن • استقرار فرهنگ عادت به پاكيزگي و نظم و انضباط M. Haghshenas

12. محيط كار • صرفه جويي در فضاي اشغال شده توسط تجهيزات و امكانات و ابزار • ايمن شدن محيط كار و جلوگيري از حوادث و سوانح كار • بهداشتي شدن محيط كار و رفع آلودگيهاي آن • آماده بودن هميشگي محيط كار جهت بازديدها وسركشيها M. Haghshenas

13. گام او ل تشخیصseiri موارد ضروری عملیات مورد نیاز طبقه بندی اقلامي كه فاقد ارزش بوده و به راحتي دور انداخته مي شود. فورا" دور انداخته شود اقلامي كه قابل فروش هستند برنامه ریزی جهت اقدام به فروش یا مزایده مواردغیر ضروری اقلامي كه در يك واحد قابل استفاده نبوده وليكن در ساير قسمت ها قابل استفاده است عودت به انبار مرکزی M. Haghshenas

14. طبقه بندی طبقه بندی اقلامي كه مرتبا" استفاده مي شوند( روزانه يا هفتگي ). در محل كار و در دسترس نگهداري شده يا با خود حمل كنيد. اقلامي كه بعضا" مورد استفاده قرار مي گيرند( ماهانه يا 6 ماه يكبار) آنها را در محل كار و مكاني كه از مركزيت برخوردار است نگهداري كنيد مواردضروری اقلامي كه استفاده نمي شوند وليكن ميبايست نگهداري شوند.. به صورت جداگانه در محلي دورتر با داشتن برچسب شناسايي نگهداري شود( اتاق بايگاني راكد) M. Haghshenas

15. اگر به اطراف خود نگاه کنید به وسایلی بر می خورید کهمدتهاست مورد استفاده قرار نگرفته اند و مشخص هم نیست که در آینده مورد استفاده قرار بگیرند. لوازمی مانند تختهای معیوب یا کمدهایی که شکسته و مورد استفاده نیست، فرمهایی که دیگر به کار ما نمی آیند و ماشین حسابی که مدتی است خراب است یا سی دی هایی که دیگرنیازی به آنها نداریم داخل کشو یا روی میز رها شده اند. M. Haghshenas

16. باید با آموزش صحیح به کارکنان، از انباشته شدن وسایل غیرضروری در بخش ها، واحدها و دفاتر، کشوی میزها، کمدها و زوایای مخفی تجهیزات جلوگیری کرد. با توجه به اینکه تصمیم گیری برای غیرضروری بودن برخی وسایل، ممکن است در حیطه اختیار مدیریت ارشد سازمان و یا مدیران رده بالاتر باشد، می توان فهرست هایی از این وسایل تهیه و پس از تکمیل، آنها را برای تصمیم گیری نهایی برای مدیر ارسال و سپس اقدامات لازم را دنبال کرد. M. Haghshenas

17. اولين اقدام : براي كمك به تصميم گيري در خصوصدورريختن و يا نگهداري اشياء،از تكنيك Red Tag استفاده مي شود. M. Haghshenas

18. Red Tag شماره : تاريخ: نام قطعه: نام قسمت: نتايج: Oضروري Oغير ضروري Oمعيوب تاريخ ثبت: عملياتRed Tag • در ابتداي هر ماه بر روي تمامي اشياء و لوازم يك Red Tagمي چسبانيم. • در طول ماه هر زمان كه از وسيله اي استفاده كرديمRed Tag ( برچسب ) آن را برمي داريم. • در پايان ماه تصميم مي گيريم كه لوازمي كه هنوز Reg Tagبر روي آنها هست مورد نياز مي باشند يا خير. M. Haghshenas

19. فنگ شویی قدمت بسیار زیاد و ریشه در فرهنگ کشور چین دارد. طبق اصول این روش، آثار و انرژی های حاصل از ایجاد انباشتگی ها وبی نظمی ها در محیط مورد بررسی قرار می گیرد. بر اساس اصول فنگ شویی انسداد انرژی در هر محیط ناشی از سه عامل آلودگی فیزیکی، انرژی ساکنان قبلی و انباشتگی و درهم ریختگی است که این موانع طبق اصول خاص خود قابل رفع شدن است. M. Haghshenas

20. Seiri پاكسازي لوازم غير ضروري ضروري نيست اما ... لوازم ضروري عمليات Red tag Seiton نظم و ترتيب انبار موقت M. Haghshenas

21. گام دوم: ترتیب (SEITION) بعبارتی نظم و ذخیره سازی و استقرار کارکردی و حذف نیاز به جستجو M. Haghshenas

22. استقرار هر چیز در جای مشخص و مخصوص آن • آوردن و بازگرداندن هر چیز در مدت 30 ثانیه • استاندارد کردن امور پرونده ها • نشانه گذاری محدوده ها و محل استقرار اشیاء • استفاده از پوششهای شفاف یا تلقی که براحتی داخل آن دیده شود • هر چیز که زودتر آمده زودتر می رود • نظم و ترتیب در تابلوهای اعلانات M. Haghshenas

23. تجهيز ميزهاي افراد به ملزومات اداري و اشيائي كه غالبا" استفاده مي شوند. • - معرفي افراد توسط برچسب های دیواری یا روميزی. • - جمع آوري و مهار سيم ها توسط لوله هاي خرطومي، بست مخصوص و دا كت زميني جهت ساماندهي سيم ها و جلوگيري از خرابشدن آنها. • - سهولت دستيابي به مدارك داخل زونكن ها با نصب ليبل مخصوص بر روي آنها. M. Haghshenas

24. - برچسب گذاري و شناسايي كليه، فايل ها، قفسه ها و كتابخانه ها به نحوي كه نشان دهنده محتويات آن باشد. • استقرار زونكن سه گوش براي كاغذ هاي يكرو سفيد در كنار پرينتر. • - استفاده از سيستم بايگاني مناسب به طوري كه سوابق سالهاي گذشته در جاهاي دورتري قرار گيرد، استفاده از كتابخانه يا قفسه هايمخصوص جهت قرارگرفتن كتابها، جزوات و دستورالعمل ها. • - كليه اتاق ها مجهز به ساعت ديواري ( حتي الامكان متحدالشكل ) باشد. M. Haghshenas

25. استقرار تابلو اعلانات اختصاصي5s در محل هرتيم جهت ايجاد فرهنگ نوين سازماني ( نصب اطلاعيه ها، موارد آموزشي و ... ) • - استفاده مجدد از كاغذهاي يك رو سفيد جهت كاهش مصرف كاغذ. • - نصب ليبل ( ورودي _ در دست اقدام _ خروجي ) بر روي كازيه جهت سهولت دستيابي به مدارك. • - نصب ليبل ( اداري _ شخصي ) بر روي كشوهاي ميز جهت سهولت دسترسي به لوازم و ملزومات با رعایت حفاظت ایمنی M. Haghshenas

26. رعايت نظم و ترتيب در تابلو اعلانات. • - طراحي اعلانات به طوري كه خواندن آنها آسان باشد( استقرار مناسب مانند در معرض ديد بودن، طراحي زيبا و خوانا بودن) . • - استقرار هر چيز در جاي مشخص و مخصوص به خود( استقرار و طبقه بندي فرم ها در قفسه هاي مخصوص). • - مرتب كردن اقلام و وسايلي كه روزانه با آن سروكار داريم. • - مشخص شدن محل استقرار خودروهاي سازمان و ارباب رجوع M. Haghshenas

27. زير شيشه ميز افراد مي بايست عاري از هر گونه كاغذ يادداشت، دستورالعمل و ... باشد ، در صورت نیاز فقط موارد خیلی ضروری • - در كليه واحدها يك عدد تابلوي اعلانات با برچسب مخصوص جهت ايجاد فرهنگ نوين سازماني نصب گرديده است. • - قرار دادن صندلي پشت ميز كار در هنگام ترك محل كار. • - آوردن و بازگرداندن هر چيز در حداقل زمان ( قانون 30 ثانيه ). • - طراحي جانمايي ميز كاري افراد و نصب آن بر روي تابلو اعلانات واحد. M. Haghshenas

28. - تمامي ديوارها عاري از هر گونه تقويم، كاغذ، يادداشت و ... بوده و در صورت لزوم نصب اعلاميه يا هر اطلاعات ديگر مي بايست برروي تابلوي مخصوص قرار گيرد. M. Haghshenas

29. 30 Second Rule قانون 30 ثانيه M. Haghshenas

30. نمونه فعاليتهاي اجراي نظم و ترتيب M. Haghshenas

31. گام سوم تنظیف (SEISO): • این اصل به معنای رعایت پاکیزگی در همه حال و در همه جاست به طوریکه روزانه قبل از شروع کار نظافت به مدت 5 دقیقه الزامی است. • پاکیزه کردن محلهایی که اکثر افراد آنها را نمی بینند. • انجام بازبینی و پاکیزه سازی و رفع مشکلات جزیی M. Haghshenas

32. تعريف مسئوليت هاي تمامي افراد براي پاكيزگي محل كار( حفظ نظافت و پاكيزگي محيط كار هر يك از پرسنل، پاكيزگي و نظافتالبسه، پاكيزگي كامپيوترها) • - استفاده از اسپري و دستمال مخصوص جهت نظافت كامپيوترها • - استفاده از كاور براي كامپيوترها در صورت وجود آلودگي گرد و غبار در محل كار • - انجام بازبيني و پاكيزه سازي مستمر توسط مجري ارائه خدمات M. Haghshenas

33. انواع آلودگي ها • عبارتند از : • آلودگي گرد و غبار • آلودگي دود • آلودگي نور • آلودگي صوتي • و ... M. Haghshenas

34. گام چهارم تثبیت SEIKETSO)): • به معنای استاندارد سازی مستمر ، حفظ ونگهداری محیط کار در سطح خوب و مطلوب از طریق کنترل و اصلاح دائمی سه بعد تشخیص ، ترتیب و تنظیف است. • بدون استاندارد سازی ، محیط به وضعیت قبلی خود یعنی یک محیط بی نظم و آشفته باز می گردد. M. Haghshenas

35. علامات و نشانه های تایید کننده • علامتگذاری محدوده های خطر بر روی اندازه نماها • بر چسب های حرارتی • علامات نشان دهنده جهت • بر چسبهای نشان دهنده جهت های باز و بسته شدن • بر چسبهای نشان دهنده ولتاژ M. Haghshenas

36. رنگهای هشدار دهنده • تمهیدات پیشگیری از خطا و اشتباه • برچسبهای نشان دهنده مسئولیت افراد • نمایه گذاری با رنگها • استقرار اشیاء به نحوی که بتوان آنها را چشم بسته پیدا کرد ، بکار برد وکنترل کرد • تقویم ها و سررسیدهای5S M. Haghshenas

37. استفاده از علائم و نشانه ها ( علائم نشان دهنده جهت و راهنما) • - استفاده از علائم مربوط به تجهيزات خاموش كننده (علائم مربوط به زنگ خطر و وسايل ايمني و را هنماي سيستم اطفاي حريق، • تابلوهاي سيگاركشيدن ممنوع) • - تمهيدات پيشگيري از خطا و اشتباه(آموزش پرسنل در خصوص بروز خطر، تدوين دستورالعمل هاي كاري براي استفاده از تجهيزات ويژه) M. Haghshenas

38. تدوين دستورالعمل اجراي سيستم ( آئين نامه) • - تدوين دستورالعمل بايگاني راكد اسناد • 5s - تدوين نظامنامه • 5s- تشكيل جلسات كميته راهبري، بررسي نتايج بازرسي هاي دوره اي و اخذ تصميمات لازم براي پيشبرد اهداف • - درنظر گرفتن شاخص هاي ارزيابي واحدها، تعيين واحد نمونه در شركت و اختصاص يكي از پارامترهاي ارزيابي ماهانه پرسنل به امرپاكيزگي محل كار M. Haghshenas

39. استفاده از ابزارهاي مناسب جهت نگهداري سيستم ( استفاده از فرم " اعلام وضعيت مطلوب" و فرم " اعلام عدم انطباق • ارزيابي هاي فردي و ... ) • - تمرين نظم و ترتيب ( آموزش، نظارت مستمر، ارزيابي و پاداش به پرسنل جهت نظم و انضباط) • - تمرين وقت شناسي( آموزش استفاده بهينه از زمان ) • - نگرش مديريت به فضاي هاي عمومي • ( ايجاد فضاهاي سبز و يا امكانات رفاهي در محل كار) M. Haghshenas

40. گام پنجم تکلیف (SHITSOKE) • نهادینه کردن عادات درست به جای عادات نادرست از طریق آموزش و تمرین که رعایت این اصل موجب رعایت نزاکت ، ادب و رفتار خوب سازمانی می گردد. • محیط با انضباط محیطی است که در آن به حقوق یکدیگر احترام گذارده شود M. Haghshenas

41. پاکیزه سازی همگانی • تمرین وقت شناسی • تمرین نظم و ترتیب • پوشیدن کفشهای ایمنی • مدیریت فضاهای عمومی و نحوه رفتار در آنها M. Haghshenas

42. تمرین ارتباط و تلفن • دفترچه راهنما • توجه به زیبائی ها و رعایت ظواهر • تمرین اقدامات اضطراری M. Haghshenas

43. ممیزی ساماندهی • به منظور کسب اطمینان از انجام فعالیتهای مشخص شده مطابق برنامه و کسب نتایج مورد نظر لازم است که به صورت دوره ای (مثلاً هر سه ماه یکبار و یا هر شش ماه یکبار) ممیزی ساماندهی با برنامه از پیش تعیین شده ای انجام شود. پس از انجام ممیزی چنانچه موارد عدم انطباقی مشاهده شد می بایست در برگه هایی با شکل استاندارد مشخص شده به اطلاع مسئولین قسمتها برسد. M. Haghshenas

44. پس از انجام ممیزی و اعلام موارد عدم انطباق مسئولین نیز باید نسبت به انجام اقدامات اصلاحی در برطرف کردن ایرادها اقدام کنند. پس از انجام اصلاحات می بایست تیم ممیزی دوباره به مکانهای مورد نظر مراجعه و ممیزی مجدد را انجام دهند. برای هر چه بهتر اجرا شدن ممیزی و ایجاد انگیزه برای کارکنان باید جوایزی به صورت مادی و معنوی برای پرسنل و بخش ها و قسمت های برتر که تلاش بیشتری برای ساماندهی خود انجام داده اند در نظر گرفته شود. M. Haghshenas

45. کار پیشنهادی برای یک سازمان اگر علاقمند به اجرای این برنامه هستید می توانید اقدامات زیر را انجام دهید: 1- تعیین فردی علاقمند و پویا به عنوان مسئول ساماندهی سازمان 2- انتخاب اعضای تیم از بین افراد منضبط، علاقمند و صاحب نفوذ واحدها و بخش های مختلف سازمان مانند عملیات اداری، خدمات، خدمات فنی، ایمنی، روابط عمومی سازمان و تشکیل تیم ساماندهی 3- آموزش اصول Five S به اعضای تیم (در مراحل بعد، این آموزش باید به وسیله اعضا به سایرین منتقل شود M. Haghshenas

46. 4- برنامه ریزی و تهیه طرح عملیاتی(Action Plan) برای اجرای ساماندهی محیط کار سازمان 5- بررسی کلی و مشخص کردن نابسامانی های سازمان 6- تقسیم کار بین اعضا (بهتر است کل سازمان بهمناطقی تقسیم و مسئولیت هر منطقه به یکی از اعضا واگذار شود 7- تکمیل طرح عملیات کلی و تهیه برنامه زمان بندی M. Haghshenas

47. 8- تهیه فهرست وسایل غیرضروری در فرم مخصوص با هماهنگی و همکاری مسئولان هر قسمت 9- عملیات برچسب گذاری وسایل غیرضروری 10- ارایه فهرست وسایل غیر ضروری برای تعیین تکلیف11- خارج کردن وسایل غیرضروری از قسمتها 12-تشکیل تیم های فرعی و تخصصی برای طراحی الگوها و ایجاد نظم در سازمان M. Haghshenas

48. 13- انجام عملیات نظافت شامل عملیات ساختمانی، رنگ آمیزی، شستشو و ... 14- تهیه و تدوین استانداردهای لازم با همکاری افراد فنی و متخصص سازمان برای اجرای بهتر و سیستماتیک و سهولت بیشتر در انجام کارها 15- تعیین ممیزین، اعلام برنامه ممیزی و انجام ممیزی همه قسمتها و مشخص کردن نقایص احتمالی 16- تشویق پرسنل و قسمتهای برتر و معرفی آن در سطح سازمان17- بهبود مستمر و آموزش مستمر برنامه ها و ایجاد فرهنگ ساماندهی در کل سازمان M. Haghshenas

49. 5S تجلی آرامش ، آسایش و مودت در محیط کار M. Haghshenas