Audit de pratique « Dispensation » Plan de présentation

Audit de pratique « Dispensation »Plan de présentation • I. La dispensation dans le circuit du médicament • II. Les items abordés dans les 4 grilles • III. La réalisation de l’audit: QQOQCCP • IV. Vue sur les grilles remplies • V. Retour d’expériences • VI. Conclusion Audit de pratiques "Dispensation" F Galtier Pharmacien et C-O Lovera Ingénieur Qualité CH DIGNE 04000 - Journée régionale OMIT 09/06/2009

I. La dispensation (Réf Art R4235-48 du CSP) Le pharmacien doit assurer dans son intégralité l’acte de dispensation du médicament, associant à sa délivrance, l’analyse pharmaceutique, la préparation éventuelle des doses à administrer, la mise à disposition d’infos et conseils nécessaires au bon usage des médicaments Audit de pratiques Audit de pratiques "Dispensation" F Galtier Pharmacien et C-O Lovera Ingénieur Qualité CH DIGNE 04000 - Journée régionale OMIT 09/06/2009

II. Les items abordés dans les 4 grilles Les 4 grilles décrivent les étapes de la dispensation: Grille 1. L’analyse pharmaceutique: 18 critères Grille 2. Les modalités de dispensation: 11 critères Grille 3. Délivrance et archivage: 5 critères Grille 4. Livraison et transport: 8 critères Audit de pratiques "Dispensation" F Galtier Pharmacien et C-O Lovera Ingénieur Qualité CH DIGNE 04000 - Journée régionale OMIT 09/06/2009

II.1 Grille 1L’analyse pharmaceutique18 critères qui explorent les items suivants: • Liste des prescripteurs et présence pharmaceutique • Prescription complète, conforme et non retranscrite • Exhaustivité et traçabilité de l’analyse pharmaceutique • Accès aux données cliniques et biologiques du patient • Accès aux infos techniques sur le médicament • Recherche des interactions, redondances et incompatibilités • Faisabilité des préparations magistrales • Transmission d’un avis pharmaceutique au prescripteur Audit de pratiques "Dispensation" F Galtier Pharmacien et C-O Lovera Ingénieur Qualité CH DIGNE 04000 - Journée régionale OMIT 09/06/2009

II.2 Grille 2Les modalités de dispensation11 critères qui explorent les items suivants: • Services en dispensation nominative • - Dispensation nominative obligatoire pour certains médicaments (Stupéfiants, …) • - Délivrance des dotations sur justificatifs de prescriptions Audit de pratiques "Dispensation" F Galtier Pharmacien et C-O Lovera Ingénieur Qualité CH DIGNE 04000 - Journée régionale OMIT 09/06/2009

II.3 Grille 3 La délivrance et l’archivage5 critères qui explorent les items suivants: • Compétence des personnels assurant la délivrance • Produits délivrés clairement identifiables et conformes à la prescription • Archivage des prescriptions transmises à la PUI Audit de pratiques "Dispensation" F Galtier Pharmacien et C-O Lovera Ingénieur Qualité CH DIGNE 04000 - Journée régionale OMIT 09/06/2009

II.4 Grille 4 Livraison et transport8 critères qui explorent les items suivants: • Modalités de transport des produits pharmaceutiques (Sécurité, chaîne du froid…) • Organisation et traçabilité des livraisons Audit de pratiques "Dispensation" F Galtier Pharmacien et C-O Lovera Ingénieur Qualité CH DIGNE 04000 - Journée régionale OMIT 09/06/2009

III. QQOQCCP Avec Qui? Pourquoi? Où? Quand? Mise en œuvre de l’audit « Dispensation » Livret de recueil pour les évaluations demandées au CBU 2009-2011 - OMIT PACA- Corse Comment? Combien de grilles, de critères, de temps (incluant le recueil des EP)? Audit de pratiques "Dispensation" F Galtier Pharmacien et C-O Lovera Ingénieur Qualité CH DIGNE 04000 - Journée régionale OMIT 09/06/2009

III.1/ Pourquoi? - Identifier les difficultés liées au remplissage des grilles - Faire remonter les dysfonctionnements - Visualiser les moyens nécessaires à la mise en œuvre des audits de pratique Audit de pratiques "Dispensation" F Galtier Pharmacien et C-O Lovera Ingénieur Qualité CH DIGNE 04000 - Journée régionale OMIT 09/06/2009

III.2/ Avec Qui? Où? Quand? - Auditeurs: Binôme Pharmacien - Qualiticien - Acteurs: Pharmacien; Préparateurs et personnel en charge du transport - Lieu: Pharmacie pour rencontrer les acteurs et recueillir les éléments de preuve (EP) - Audit planifié un jour ordinaire: Le 05/05/2009 Audit de pratiques "Dispensation" F Galtier Pharmacien et C-O Lovera Ingénieur Qualité CH DIGNE 04000 - Journée régionale OMIT 09/06/2009

III.3/ Combien (De grilles, de critères, de temps)? - 1 grille « Dispensation » a été remplie pour la PUI avec: • - « Analyse pharmaceutique »: C1 à C18 – 1h00 • - « Modalités de dispensation »: C1 à C11 – 20’ • - « Délivrance et Archivage »: C1 à C5 – 30’ • - « Livraison et Transport »: C1 à C8 – 40’ - Saisie des grilles: 10’ - Au total, ½ journée dédiée au «Processus Dispensation » Audit de pratiques "Dispensation" F Galtier Pharmacien et C-O Lovera Ingénieur Qualité CH DIGNE 04000 - Journée régionale OMIT 09/06/2009

III.4/Comment? - En planifiant une réunion de travail avec les acteurs concernés - En s’entretenant de manière informelle avec les acteurs - En demandant à être le plus descriptif et factuel possible dans le discours - En étayant le discours par le recueil des EP Audit de pratiques "Dispensation" F Galtier Pharmacien et C-O Lovera Ingénieur Qualité CH DIGNE 04000 - Journée régionale OMIT 09/06/2009

III. QQOQCCP Avec Qui Responsables: Binôme Pharmacien - Qualiticien Acteurs: Pharmacien; Préparateurs et personnel en charge du transport • Pourquoi • - Identifier les difficultés liées au remplissage des grilles • - Faire remonter les dysfonctionnements • Visualiser les moyens nécessaires à la mise en œuvre • des audits de pratique Où A la pharmacie pour rencontrer les acteurs et recueillir les EP Quand: Planifié un jour ordinaire: Le 05/05/2009 Mise en œuvre de l’audit « Dispensation » Livret de recueil pour les évaluations demandées au CBU 2009-2011 - OMIT PACA- Corse • Comment • En planifiant une réunion de travail • avec les acteurs concernés • En s’entretenant de manière informelle avec les acteurs • En demandant à être le plus descriptif et • factuel possible dans le discours • En étayant le discours par le recueil des EP Combien de grilles, de critères, de temps (incluant le recueil des EP) 1 grille « Dispensation » a été remplie pour la PUI avec: - « Analyse pharmaceutique »: C1 à C18 – 1h00 - « Modalités de dispensation »: C1 à C11 – 20’ - « Délivrance et Archivage »: C1 à C5 – 30’ - « Livraison et Transport »: C1 à C8 – 40’ ½ journée dédiée au «Processus Dispensation » Audit de pratiques "Dispensation" F Galtier Pharmacien et C-O Lovera Ingénieur Qualité CH DIGNE 04000 - Journée régionale OMIT 09/06/2009

Audit de pratique « Dispensation »Plan de présentation • I. La dispensation dans le circuit du médicament • II. Les items abordés dans les 4 grilles • III. La réalisation de l’audit: QQOQCCP • IV. Vue sur les grilles remplies Z:\Mes documents\DIGNE\PHARMACIE\Présentation Grille Dispensation\V - GRILLE TC26 DISPENSATION MEDICAMENTS - TRANSPORT.xls • V. Retour d’expériences • VI. Conclusion Audit de pratiques "Dispensation" F Galtier Pharmacien et C-O Lovera Ingénieur Qualité CH DIGNE 04000 - Journée régionale OMIT 09/06/2009

V. Retour d’expériences Avant de procéder au remplissage des 4 grilles, il faut s’approprier les critères et s’entendre sur le mode de cotation de manière à rester cohérent - Lors du remplissage des grilles, le recueil des éléments de preuve est réalisé au fur et à mesure Le contenu des EP oriente aussi sur la compréhension des critères et les réponses à apporter Une fois tous les éléments recueillis, on procède à la saisie (Pas plus de 10 minutes) Audit de pratiques "Dispensation" F Galtier Pharmacien et C-O Lovera Ingénieur Qualité CH DIGNE 04000 - Journée régionale OMIT 09/06/2009

V. Retour d’expérience • Les outils • Critères en nombre limités et descriptifs des étapes de la dispensation • Grilles faciles d’emploi et visuelles avec résultat immédiat • Analyse fine possible • L’audit permet • D’avoir un moment privilégié de réflexion et d’échanges sur les pratiques • D’avoir une vision plus globale du circuit du médicament en général et de l’étape de dispensation en particulier Audit de pratiques "Dispensation" F Galtier Pharmacien et C-O Lovera Ingénieur Qualité CH DIGNE 04000 - Journée régionale OMIT 09/06/2009

V. Retour d’expérience • L’après audit • Feed-back sur les résultats aux différents acteurs • Présentation des résultats aux instances • Définition et validation d’un plan d’amélioration de la qualité • Suivi de la mise en œuvre des actions • Evaluation de l’efficacité des actions mises en place par un second tour d’audit (N+1) Audit de pratiques "Dispensation" F Galtier Pharmacien et C-O Lovera Ingénieur Qualité CH DIGNE 04000 - Journée régionale OMIT 09/06/2009

VI. Conclusion Charge de travail oui, MAIS: Relative car permet l’identification de pistes d’amélioration et la mise en œuvre d’actions correctives En résumé: Savoir « perdre » un peu de temps pour en gagner beaucoup par l’amélioration et la sécurisation des pratiques Audit de pratiques "Dispensation" F Galtier Pharmacien et C-O Lovera Ingénieur Qualité CH DIGNE 04000 - Journée régionale OMIT 09/06/2009

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