Loeng 1 Töökorralduse kujundamise eeldused Töö analüüsi olemus ja meetodid

1. Loeng 1 Töökorralduse kujundamise eeldused Töö analüüsi olemus ja meetodid Koostas: Riina Rohelaan, 2014

2. Loengu teemad • Töökorralduse tekkimise ajalugu • Organisatsiooni juhtimine ja töökorraldus • Töökorralduse kujundamine • Töö analüüs • Töö analüüsi info allikad • Töö analüüsi meetodid

3. Töökorralduse tekkimine • Vana-Roomas kasutati primitiivset tootmissüsteemi tekstiili, savitoodete jm toodete tootmisel (meister ja õpipoiss) • Vana-Rooma sõjaväes kasutati põhimõtet, mille järgi tänapäeva organisatsioonis eristatakse liini ja staapi • Töökorraldus muutus oluliseks Euroopas seoses tööstusrevolutsiooniga (aastad 1770), mil tootmises hakati laialdasemalt kasutama masinaid • Murrang töökorralduse käsitlemisel toimus masstootmise alustamisega 1920-ndatel, mille eeskujulikuks näiteks on Henry Fordi autotööstus

4. Henry Fordi autotööstuse toodang ja auto hind

5. Fordi tehases oli 7882 erinevat tööliiki, millest • 949 liiki rasket kehalist tööd tugevaile mehile • 3338 liiki keskmise normaalse tugevusega mehile • 3595 liiki ilma kehalise pingutuseta (sobivad ka naisile ja alaealisile) • Töötempo: Rauamaak – Ford-auto – Raha • Tooraine muutub 50 tunni jooksul sularahaks (sisaldab 15 tundi sõiduaega), sellest tööaeg vedelrauast sõiduvalmis autoni vältab järgmiselt: • Vedelrauast kuni jahutatud vormrauani 62 minutit • Silindripea valmistus 57 minutit • Mootori montaaz 95 minutit • Kogu auto viimistlusmontaaz 70 minutit • KOKKU 284 minutit (4 tundi ja 44 minutit) • Allikas: Poom, Eduard. Moodne töötehnika ja majanduskriis. Tartu, 1932

6. Organisatsiooni tüüp ja töökorraldus

7. Organisatsiooni tegevusala ja töökorraldus • Teenindus • Tootmine • Logistika • Haridus- ja teadustöö • Meditsiin • Militaartegevus (kaitsevägi, vangla, politsei) • Valitsusasutus (ministeerium) • Projektorganisatsioon

8. Organisatsiooni toimimise mudel • Eesmärgid: • Kõrge kvaliteet • Madal omahind • Õigeaegne jaotamine Klientide vajadused: mida, kus, millal? Tooted ja teenused Tehnoloogia Töökorraldus INIMESED

9. Organisatsiooni juhtimise mudel • Keskkonnast tulenevad sisendid: • Inimressursid • Finants-ressursid • Füüsilised vahendid • Tehnoloogia • Info PLANEERIMINE JA OTSUSTAMINE: Eesmärkide püstitamine ja nende saavutamise teede kindlaksmääramine ORGANISEERIMINE: Kohustuste, õiguste, vastutuste kindlaksmääramine • Eesmärgid: • Säästlikkus • Efektiivsus • Turuosa • … KONTROLLIMINE: Saadud tulemuste võrdlemine püstitatud eesmärkidega EESTVEDAMINE: Inimeste motiveerimine organisatsioonile vajalike tööde tegemiseks

10. Strateegilise juhtimise protsess Väliskeskkonna uurimine • Strateegia faktorite määratlemine • Võimalused • Ohud • Strateegia muudatuste elluviimine: • Eestvedamises ja kultuuris • Struktuuris • Personali osas • Info ja kontrollsüsteemide osas • Formuleeritakse strateegia • Korporatsiooni tasandil • Äri tasandil • Funktsionaal-tasandil • Hinnata olemasolevat • Missiooni, visiooni • Eesmärke • Strateegiaid • Defineerida uus: • Missioon, visioon • Eesmärgid • Strateegia faktorite määratlemine • Tugevused • Nõrkused Sisekeskkonna uurimine SWOT – Strengths (tugevused), Weaknesses (nõrkused), Opportunities (võimalused), Threats (ohud)

11. Organisatsiooni efektiivsus ja säästlikkus Efektiivsus (eesmärkide saavutamise tase)

12. Töökorralduse elemendid Hooldusravi osakond Meditsiiniõde Patsientide terviseseisundi jälgimine ööpäevaringselt Patsiendi vererõhu mõõtmine Manseti paigutamine patsiendi käevarrele

13. Töökorraldussüsteemid: käsitsitöö Tööriistad või -vahendid Töötaja

14. Töökorraldussüsteemid: inimene-masin Masin või seade Töötaja

15. Töökorraldussüsteemid: automatiseeritud Töötaja ajutine kohalolek Automaatne masin või seade

16. Peamised küsimused töökorralduse kujundamisel • Millised tööd vajavad organisatsioonis tegemist? • Kuidas tuleks organisatsiooni struktuur üles ehitada? Millise jaotuse alusel? • Kas töötajad peaksid tegema erinevaid töid või spetsialiseeruma? • Kas töötajad on rahulolevad kui töö nõuab kitsast spetsialiseerumist? • Kas töötajad on erinevat tüüpi ülesannete täitmiseks piisavalt kompetentsed? • Mis on efektiivsem kas mitmekülgne töö või tugev spetsialiseerumine? • Milliseid töid võiks inimese asemel teha masin (sh infosüsteemid)? • Milline oleks kõige õigem viis (efektiivsem, kiirem) töö tegemiseks? • Milline peaks olema töö intensiivsus?

17. Töökorralduse kujundamise alus: põhi- ja tugiprotsesside määratlemine • Põhiprotsess on tegevuste ahel, millele organisatsioon seab oma fookuse. Kõikide tegevuste keskne osa, milles luuakse lisaväärtus • Tugiprotsessid – tegevuste valdkonnad, mis toetavad põhiprotsessi toimimist (personal, raamatupidamine, asjaajamine jne

18. IT, riist- ja tarkvara kasutamine Haldustegevus Arendustegevus Seadmete hooldus ja remont Finantstegevus Personalijuhtimine Turundus Müük Ost Tootmine Toodete valmistamine tulenevalt tarnetähtajast; liinide koormatuse ja tööjõu vajaduse arvessevõtmine 20% turuosa saavutamine, kasutatakse reklaami-kampaaniaid Käibe suurenemine tootegruppide kaupa ca 30% Tootmiseks vajaliku toor- ja pakkematerjali hankimine “just in time” põhimõttel

19. Lastehoiu põhi- ja tugiprotsessid • Jagage järgnevad tegevused põhi- ja tugiprotsesside tegevusteks ning põhjendage oma vastust • toidu valmistamine lastele • sõbrapäeva ettevalmistamine koos lastega • lapsevanemate teavitamine järgmisel päeval asetleidvast kelgusõidust • värbamiskonkursi läbiviimine uue kasvataja leidmiseks • lastepäevakodu uue eelarvemudeli juurutamine • kasvatajatele koolituse läbiviimine • külaskäik koos lastega liikluspolitseisse

20. Töökorralduse kujundamise protsess • Juhtkonna poolt antud suunised (missioon, visioon, eesmärgid) • Olemasoleva tööjaotuse kaardistamine • Töö analüüsi läbiviimine ametikohtadel • Soovitava olukorra kirjeldamine, selle alusel töökorraldusmudeli ehk struktuuri loomine ja ametikirjelduste koostamine

21. Töö analüüs Töö analüüs on organisatsiooni tegevuses valdkond, mille käigus kogutakse informatsiooni ametikohal tehtava töö kohta, ja uuritakse töö iseärasusi. Töö analüüsi tulemusena koostatakse ametikirjeldus (ametijuhend, töökirjeldus) ja vajadusel muud töökorraldusega seotud dokumendid (nt protsessikirjeldused, teenusstandardid, struktuur jms). Töö analüüsi eesmärgiks on organisatsiooni missiooni, visiooni, eesmärke, tegevusprotsesse toetava töökorralduse kujundamine ja elluviimine nii organisatsioonis tervikuna, kui ka selle allüksustes ja ametikohtadel.

22. Töö analüüsi info allikad • Vastavatel ametikohtadel töötavad inimesed, kelle tööd analüüsitakse (nt kassapidaja töö analüüsimisel kogutakse täidetavate tööülesannete kohta informatsiooni kassapidajatelt endilt). Sõltuvalt kasutatavast töö analüüsi meetodist võib saadav info olla ebatäpne või moonutatud • Vastavate ametikohtade täitjate otsesed juhid (nt kassapidaja töö analüüsimisel kogutakse täidetavate tööülesannete kohta informatsiooni klienditeenindusjuhilt) • Info on asjatundlik, kuid sageli moonutatud. • Dokumendid ja andmebaasid – dokumentide ja andmebaaside analüüs (nt sõlmitud lepingute arv, teostatud toimingute arv jms) • Kliendid ja koostööpartnerid (nt klientide hinnangud)

23. Töö analüüsi meetodid: vaatlus • Vaatluse puhul vaatleb sõltumatu vaatleja - kuidas töötaja oma tööd teeb. Kogutakse infot selle kohta, kuidas ja milliseid tegevusi ta sooritas (nt tööülesande täitmiseks kulunud aja mõõtmine; täidetavate tööülesannete kaardistamine jms). Informatsioon sooritatud tegevuste kohta saadakse visuaalsel teel. • Meetodiga kaasneb oht, et töötaja käitub vaatluse algetapis tavapärasest erinevalt. Sellisel juhul võib töötaja teadlikult lisada oma tegevusse aeganõudvaid ja tööd keerukamana näitavaid liigutusi. • Kasutatakse erinevaid vaatluse vorme: I vahetu vaatlus; videosalvestiste vaatamine II ühe töötaja vaatlemine; mitme töötaja samaaegne vaatlemine Vaatlus ei sobi tööde puhul, mis nõuab mõtlemist ja otsuste vastuvõtmist, samuti spetsiifilist laadi tehniliste tööde puhul.

24. Näidisvorm meditsiiniõe vaatluse läbiviimiseks

26. Töö analüüsi meetodid: ankeetküsitlus • Analüüsi läbiviimiseks vajalik informatsioon kogutakse kirjaliku küsimustiku abil. Küsimustiku kaudu kogutakse informatsiooni tööga seotud komponentide kohta, näiteks: • töö sisu • töökeskkond • infovahetus • koostöö • tööalased kompetentsid • Meetod sobib enamusele elukutsetest. Ankeet koostatakse vastavalt ametikoha töö iseärasustele ja uuritavatele valdkondadele. Kindlasti on ankeedi koostamisel vaja arvesse võtta vastajate haridustaset ja küsitluses saadud andmete töötlemisviisi. Ankeetküsitluse peamiseks puuduseks on ankeetide tagastamine ja 100%-ne täitmine.

27. Ankeedi koostamine • Töö analüüsi käigus uuritavate komponentide määratlemine, nt töö sisu, koostöö, kattuvad tööülesanded, töövahendid jms. Uuritavad komponendid tulenevad töö analüüsi eesmärgist • Ankeetküsitluse käigus kogutud informatsiooni töötlusviis. Kas tegemist on kvalitatiivse või kvantitatiivse uuringuga? • Ankeedi täitmise viis. Kas ankeeti saab täita elektroonilises keskkonnas (nt eformular.com, connect.ee jne) või toimub ankeetküsitlus nn paberi ja pliiatsi meetodil? • Ankeedi täitjate keeleoskus ja ankeedis sisalduvatest küsimustest arusaamine

28. Töö analüüsi meetodid: intervjuu • Intervjueerimisel küsitletakse töö vahetut teostajat, sageli ka tema vahetut juhti ning töökaaslaseid. Intervjuu viib läbi üks või enam intervjueerijat • Intervjuu võib olla kas a) individuaalne intervjuu (korraga intervjueeritakse ühte inimest) või b) fookusgrupi intervjuu (korraga intervjueeritakse mitut inimest) • Intervjuu viiakse läbi kas a) struktureeritud intervjuuna või b) struktureerimata intervjuuna • Meetod sobib enamusele elukutsetest. Intervjuu eelis võrreldes küsimustikuga on see, et vastused saab kõikidele küsimustele. Samuti on võimalik esitada täiendavaid küsimusi, mida küsimustik ette ei näe. • Puuduseks on läbiviimise ressursimahukus (aeg, intervjueeritavate kasutamine). Ühe intervjuu keskmine kestus on 40-80 minutit.

29. Töö analüüsi meetodid: dokumentide ja andmestute analüüs • Sobib kasutada kõiki dokumente, mis mingil määral kirjeldavad olemasolevat töökorraldust. Alustada võiks organisatsiooni ülddokumentidest (missioon; visioon; eesmärgid/arengukava; põhimäärus; protsessikirjeldused; teenuste standardid; ametijuhendid; andmebaasid või andmestud, millesse tehakse tööprotsessi jooksul kandeid kas inimeste või elektroonilise süsteemi poolt (klientide andmebaas, sissepääsusüsteem, tööaja arvestuse süsteem jne) • Oluline on välja selgitada dokumentatsioon, mis sisaldab analüüsitavate ametikohatade töötajate töökorraldust kirjeldavat informatsiooni

30. Näide: andmestute kasutamine töö analüüsi läbiviimisel: objektide kontrollimise protokollide arv andmebaasis

31. Näide: tuvastatud rikkumiste arv võrreldes esitatud kaebustega

32. Näide: haigla voodikohtade täituvus

33. Töö analüüsi meetodid: töötaja enesevaatlus • Töötaja paneb iseseisvalt kirja kõik oma tööd ja tegevused Vt ka www.toggl.com

34. Muud meetodid: Tööjaotuse maatriks L- lõppotsus- üldine vastutus T- täidab ülesande ja vastutab selle täitmise ees,osaleb otsustamisel E- esitab informatsiooni; tehniline töö, ei vastuta

35. Mitme meetodi kombineeritud kasutamine • Kombineeritult kasutatakse töö analüüsi meetodeid tulemuste usaldusväärsuse tõstmiseks. • Kõige sagedamini kombineeritakse: • 1) enesevaatlusega seotud meetodeid koos mõne teise meetodiga (vaatlus, küsimustik) • 2) küsimustik, intervjuu • 3) vaatlus, intervjuu • 4) dokumentide analüüs, intervjuu

36. Personaliuuringud töö analüüsi toetava meetodina • Personaliuuringute (töörahulolu uuring, organisatsioonikultuuri uuring jms) eesmärgiks on saada informatsiooni organisatsiooni kohta selle liikmete hinnangute kaudu. • Personaliuuringu üldine eesmärk on parandada organisatsiooni tööd. • Personali uuringutest saadav kasu on oluline, sest peale uuringu läbiviimist on töötajatel tihti ka palju vastuseid olemasolevatele probleemidele. Uurijad väidavad, et 85% probleemidest lahendavad töötajad ise või vähemalt pakuvad välja teostatavad lahendusvariante. • Töö analüüsi jaoks pakub personaliuuring täiendavat informatsiooni lisaks muude meetodite kasutamisele. • Lisaks personaliuuringule võib täiendavat informatsiooni saada kliendiuuringutest ja partnerite uuringutest

37. KODUTÖÖ (13. veebruari harjutustunni asemel): Töötaja vaatluse läbiviimine Viige läbi ühe töötaja vaatlus, vaatluse kestus on 100 minutit. Vaatluse läbiviimisel kasutage kodutöö juhendis olevat vaatluslehte. Vaadeldava töötaja võite valida enda äranägemise järgi, soovitavalt mõnes avalikus teeninduskohas või teile tuttava isiku vaatlemine tööprotsessis. Vaatluse tulemused kandke etteantud näidise järgi vaatluslehele ning saatke hiljemalt. 19. veebruariks 2014 meiliga riina@hro.ee. Vaatlustulemuste esitlemine teistele õpilastele toimub 21. veebruari 2014 harjutustunnis.

38. Küsimused?