Sistematización de Procesos Jurisdiccionales

1. Sistematización de Procesos Jurisdiccionales Una Nueva Cultura Institucional

2. 1. Antecedentes Generalidades del Proyecto Misión Implementar tecnologías de la información al proceso de impartición de justicia, diseñando estrategias de automatización de los Procesos Judiciales incorporando nuevos productos para los operadores judiciales y servicios para los justiciables, a fin de brindar herramientas de consulta y seguimiento a las controversias de forma ágil e innovadora. Visión Administrar la función jurisdiccional de manera electrónica y digitalizada en las Salas y Juzgados del Poder Judicial del Estado, a través del uso de las tecnologías de la información y comunicaciones.

3. 2. Impacto Programa para el Fortalecimiento Institucional del Poder Judicial Programa de Sistematización de Procesos Derivado del diagnóstico para detección de diversas problemáticas en las áreas jurisdiccionales y administrativas del Poder Judicial del Estado de Hidalgo, nace “El Programa para el Fortalecimiento Institucional “ . Comprende 18 programas integrales, constituidos por 162 líneas de acción con sus correspondientes metas, de los cuales se desprende el Programa Integral de Sistematización de Procesos.

4. 1. Antecedentes Diagnóstico del Poder Judicial del Estado de Hidalgo • Gestión del proceso judicial de forma manual. • Consultas con dependencia de la disponibilidad de los libros de gobierno, cardexy del funcionario judicial. • Altos niveles de rezago de atención de asuntos. • Falta de instrumentos y mecanismos para el seguimiento de los asuntos. • Consulta presencial con el funcionario judicial directamente en los juzgados. • Desplazamiento de las partes a los juzgados. • Servicios de consulta sólo disponibles en días y horarios laborales. • Rotulación de portadas manualmente y/o máquina de escribir. • Registro documental y manual de todas las actividades del juzgado. Problemáticas encontradas en el desarrollo de la actividad jurisdiccional 1ª. Instancia:

5. 2. Impacto Fortalecimiento a la Estructura Operativa con Involucramiento del personal. Definición de Mapas de Procesos Civil y Familiar En coordinación con Consejeros, Jueces, Funcionarios de Juzgados y Visitadores Judiciales en materia Civil y Familiar, se diseñó el mapa de Gestión Procesos Jurisdiccionales, Lo que representó la participación de 70 personas.

6. 2. Impacto Beneficios y alcance. El SIJEH, permite acercar la información de la gestión jurisdiccional por diversos implementos de hardware y software, herramientas que acercan lo relacionado a notificación por lista, ubicación de expedientes y consulta de depósitos por concepto de pensión alimenticia, sin la necesidad de trasladarse al juzgado, generando ahorros en tiempo y económicos tanto al justiciable como a la comunidad jurídica del estado y a nivel nacional. Los servicios de consulta del SIJEH brindan una cobertura amplia, toda vez que por ser una aplicación en ambiente web, sus consultas pueden originarse desde cualquier lugar que cuente con servicio de internet.

7. 2. Impacto Sistema de Información Jurisdiccional Modernización del Acceso a la Justicia Servicios Electrónicos de Consulta al Justiciable. • Consulta en línea desde el Portal del Poder Judicial del Estado de Hidalgo de notificaciones por lista, con cobertura Estatal. • Instalación de Kiosco de Consulta touch-screen en los Juzgados Civiles del Distrito Judicial de Pachuca y Juzgados Civiles y Familiares del Distrito Judicial de Tulancingo. • Servicios de consulta en Kioscos de Información : • Notificaciones por Lista. • Depósitos. • Ubicación de expedientes. • Los abogados litigantes, así como los propios justiciables pueden realizar consultas a sus notificaciones por lista, desde cualquier lugar, lo que representa un ahorro económico y de tiempo en traslados. • Publicación en línea de los depósitos por pensiones y consignaciones desde su ingreso a oficialía de partes. • Consulta Electrónica de Ubicación del Expediente. • Proceso Judicial automatizado, ágil, novedoso, seguro y efectivo que elimina la discrecionalidad del actuar del funcionario judicial.

8. 2. Cobertura Sistema de Información Jurisdiccional Modernización del Acceso a la Justicia Alcance para los operadores internos 3 3 6 Juzgados Civiles Distrito Judicial de Pachuca Juzgados Familiares Distrito Judicial de Pachuca Juzgados Civiles y Familiares Distrito Judicial de Tulancingo • 12Juzgados de Primera Instancia en materia Civil y Familiar • 200Funcionarios Judiciales operan el Sistema de Información • (Consejeros, Visitadores, Jueces, Actuarios, Comisarios, Secretarios de Acuerdos, Oficiales de Partes, Auxiliares de Juzgado)

9. 3. Clientes Sistema de Información Jurisdiccional Impacto Cuantitativo Juzgados Distrito Judicial de Pachuca y Tulancingo A partir de su puesta en operación el 7 de enero de 2009, se han registrado: • 18,892 demandas iniciales, han sido ingresadas durante 2009 y lo que va del 2010, mismas que cuentan con Expediente Electrónico. • 440,835 documentos (Páginas) se han digitalizado, integrando los expedientes electrónicos (demanda inicial y promociones). • Se han generado y publicado de manera electrónica 85,262 notificaciones por lista. • Se han generado y almacenado electrónicamente en el sistema: • 130,799 acuerdos. • 5,969 sentencias. • 22,425 oficios diversos. Servicios a Litigantes y Justiciables Impacto Cuantitativo Servicios en Línea (Portal Web y Kioscos de Consulta) • 18,892 asuntos ingresados han sido aleatoriamente asignados a los juzgados correspondientes, a través de una recepción ágil y segura con la emisión del sello electrónico. • 206,746 notificaciones por lista se han generado de manera electrónica a nivel estatal, de las cuales se han realizado 63,241 consultas a notificaciones generadas en los Distritos Judiciales de Pachuca y Tulancingo. • Solo en los Distritos Judiciales de Pachuca y Tulancingo el Sistema de Información ha generado de forma automática y publicadas en línea al momento 85,262 notificaciones por lista. • A nivel estatal se han realizado 213,830 consultas a la página web oficial de notificaciones por lista. • A partir de la puesta en operación de los Kioscos de Consulta (febrero de 2009) y (mayo de 2010), se han registrado 5,243 consultas diversas.

10. 4. Impacto en los empleados Acciones Realizadas Fortalecimiento a la Estructura Operativa Distrito Judicial de Pachuca y Tulancingo • El personal del Poder Judicial se involucró en diferentes actividades para la implementación y adecuación a esta nueva forma de desarrollar los procesos. Entre las actividades en las que participó el personal se pueden enlistar las siguientes: • Selección de los perfiles adecuados para la operación del Sistema de Información. • Programas de capacitación. • Asistencia en sitio para la operación del sistema. • Mejoramiento de espacios físicos. • Espacios dignos de atención al justiciable. • Acondicionamiento de Sedes de Justicia. • Reemplazo de Mobiliario.

11. 4. Impacto en los empleados Acciones Realizadas Fortalecimiento a la Estructura Tecnológica Juzgados de Primera Instancia Los funcionarios judiciales han dejado de hacer anotaciones manuales en libros, ahora con la capacitación recibida hacen uso de las tecnologías de la información (SIJEH, lectores de código de barras, escáneres etc.) reduciendo los esfuerzos en el desarrollo de actividades administrativas y enfocándolos hacia la actividad jurisdiccional Lector de Código de Barras Funcionario Recibiendo Expedientes Equipamiento Área de Digitalización de Juzgado Funcionario Operando el SIJEH

12. 4. Impacto en los empleados Sistema de Información Jurisdiccional Beneficios de Operación al Interior Juzgados de Primera Instancia Civil y Familiar El SIJEH permite a los funcionarios judiciales desarrollar las siguientes actividades relacionadas con su quehacer cotidiano. • Registro de las actuaciones judiciales. • Acopio de las promociones de los justiciables. • Control de expedientes. • Control de las actividades de los funcionarios judiciales. • Consulta del Expediente electrónico; • Consultar la Ubicación del expediente; • Consultar el Reporte de actividades pendientes; • Consultar el Reporte de actividades realizadas; • Integrar en forma automática la lista de notificaciones; • Recordatorio de pendientes de remisión; • Formación de archivo y realización de transferencias electrónicas; • Consulta de ingreso de promociones; • Búsqueda de procedimientos; • Recordatorio de pendientes; • Registro y seguimiento de valores.

13. 4. Impacto en los empleados Sistema de Información Jurisdiccional Beneficios de Operación al Interior Juzgados de Primera Instancia Civil y Familiar • Inventario de valores. • Formación de libros de gobierno electrónicos. • Determinación de cargas de trabajo. • Precisión de los tiempos y los movimientos en las actividades judiciales. • Conocimiento del curso histórico de un expediente. • Acceso remoto a las constancias procesales y promociones de las partes. • Respaldo electrónico de expedientes. • Reempleo de textos para nuevos documentos. • Ubicación de expedientes para el público.

14. 5. Procesos • Antes. • Los funcionarios judiciales recibían el conjunto de expedientes para su actuación y anotaban manualmente el número de cada uno de ellos en libros de gobierno . • Existía un rezago importante ya que los funcionarios no contaban con un instrumento que los alertará sobre los pendientes por realizar. • En un cardéx se anotaba manualmente la ubicación de cada uno de los expedientes. • Se generaba el reporte de notificaciones y se colocaba en los estrados del juzgado, lo que implicaba que los justiciables se trasladarán hasta los juzgados para la lectura de las mismas. • Las transferencias al archivo implicaba la dedicación de hasta una semana para la generación de la lista, la cual se capturaba manualmente. • Ahora. • Los funcionarios judiciales reciben los expedientes a través de lectores de código de barras, lo que ha permitido el desuso de libros de gobierno. • Los funcionarios conocen de los asuntos que se han turnado para su actuación y conocen del quehacer diario. • La ubicación de los expedientes se actualiza en automático cada vez que un funcionario reciben un expediente. • Las notificaciones en el momento que se registran en el sistema alimenta en automático el portal de internet. • Las transferencias electrónicas al archivo permiten que con la clasificación cotidiana por parte de los funcionarios se genera la lista de los expedientes por transferir.

15. 5. Procesos Programa Integral de Sistematización de Procesos Desarrollo e Implementación del Sistema de Información Jurisdiccional Es el hilo conductor que encadena las Tecnologías de la Información a los procesos Jurisdiccionales y Administrativos de forma integral, estableciendo un modelo de gestión de vanguardia que permite el registro, seguimiento y evaluación del proceso jurídico en la impartición de justicia, desde la demanda inicial hasta la sentencia definitiva. Sistema Multisolución

16. 5. Procesos Esquema Integral de Operación Sistema de Información Jurisdiccional Sistema Integral que permite incorporar nuevas aplicaciones. Cada área jurisdiccional consulta o alimenta los datos que son parte de su ejercicio. Consultas en Línea Internet e Intranet Seguimiento y Evaluación Consejo de la Judicatura Visitaduría Civil y Familiar Consejo de Familia Archivo Judicial Transferencias Secretaría General Presidencia Río de Datos Oficialía de Partes Juez Secretario de Acuerdos Secretario de Juez Comisario Actuario

17. 5. Procesos Estructura de Operación Sistema de Información Jurisdiccional Es operado por funcionarios judiciales a través de módulos desarrollados y conectados de manera integral, de acuerdo al perfil y a las actividades del ámbito de su competencia.