NOTIFICACION DE IRREGULARIDADES EN EL MANEJO DE LA PROPIEDAD Y FONDOS PUBLICOS

1. NOTIFICACION DE IRREGULARIDADES EN EL MANEJO DE LA PROPIEDAD Y FONDOS PUBLICOS Recinto Universitario de Mayaguez Decanato de Administración Departamento de Finanzas

2. Propósito • Establecer las normas a seguir por los diferentes Decanatos, Departamentos u Oficinas para informar las irregularidades cometidas en la administración de fondos o bienes públicos en el Recinto Universitario de Mayagüez. • Definiciones • Bienes públicos – Propiedad pública (equipo y materiales). • Fondos públicos – Efectivo en caja, cajas menuda y tarjetas de crédito. • Irregularidad – Cuando cualquier funcionario o empleado esté al descubierto en sus cuentas, no haya rendido cuenta cabal, haya dispuesto de fondos o bienes públicos para fines no autorizados por ley o cuando algún funcionario o empleado o persona particular sin autorización legal haya usado, destruido, dispuesto o se haya beneficiado de fondos o bienes públicos bajo el dominio, control o custodia del Recinto Universitario de Mayagüez.

3. Notificación de Irregularidades • El Rector, Decanos(as), Directores(as), Supervisores, Personal Docente y Personal No Docente • Serán responsables de notificar a sus superiores y estos a su vez a la Guardia Universitaria las irregularidades en el manejo de fondos y bienes públicos que surjan, dentro de un término de uno a dos días. • La notificación se hará aunque los fondos o bienes hayan sido o puedan ser restituídos. • La notificación o informe de irregularidad a la Guardia Universitaria deberá de incluir la siguiente información: • Número de propiedad • Última vez que vio el equipo • Día en que se observa la irregularidad.

4. Notificación de Irregularidades - continuación • Costo aproximado. • ¿Se forzó cerradura? • Quiénes tienen acceso. • Otros detalles Relevantes • La Guardia Universitaria • Notificará a la Policía (Estatal o Municipal) para hacer una querella o informe de irregularidad. • Si la irreguladad es relacionada a equipo o materiales, una vez la Guardia Universitaria tenga el número de querella enviará un informe a la Oficina de Propiedad y al Departamento de Finanzas (Seguros y Fianzas). • Si la irregularidad es relacionada a efectivo o caja menuda enviará el informe al Decanato de Administración y al Departamento de Finanzas (Seguros y Fianzas).

5. Notificación de Irregularidades - continuación • La Oficina de Propiedad • Ajustará sus libros y registrará la irregularidad en el “Registro de Pérdida de Equipo”, enviará un informe al Decanato de Administración con informacion mas detallada sobre el valor en los libros e información relevante . • Decanato de Administración • Deberá cumplir con el Reglamento Núm. 41 “Notificación de Irregularidades en el Manejo de la Propiedad y los Fondos Públicos a la Oficina del Contralor” • Esta notificación deberá estar en la Oficina del Contralor, Departamento de Hacienda y Departamento de Justicia dentro de un término de 30 días a partir de haberse descubierto la irregularidad. • Departamento de Finanzas: • Notificar a la UPR Administración Central - Oficina de Seguros y Fianzas la pérdida de fondos o bienes públicos.

6. Notificación de Irregularidades - continuación • UPR Administración Central – Oficina de Seguros y Fianzas • Realizará todas las gestiones necesarias con las aseguradoras según disponga la cubierta del seguro y reembolsar al RUM la cantidad correspondiente.

7. Notificación de Irregularidades en el Manejo de la Propiedad y Fondos Públicos Empleado o Estudiante Descubre la irregularidad e informa Informe debe incluir: Número de propiedad Última vez que vio el equipo Día en que se da cuenta. Costo aproximado. ¿Se forzó cerradura? Quiénes tienen acceso. Otros detalles Relevantes. Policía Estatal o Municipal Guardia Universitaria Director Prepara Informe por escrito Querella Depto. De Finanzas Seguros y Fianzas Decanato de Administración Reglamento Núm 41 Oficina del Contralor Oficina de Propiedad Informe AC debe incluir: Núm. de propiedad Núm. Orden de compra Costo actual Narrativo del suceso Dibujo o foto del equipo Copia Orden de Compra Informe de querella UPR Administración Central - Oficina de Seguros y Fianzas Departamento de Hacienda Oficina del Contralor Cotejará con la aseguradora la cubierta vigente y reembolsará al RUM la cantidad correspondiente Departamento de Justicia