KEBIJAKAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

1. KEBIJAKANSTANDAR OPERASIONAL PROSEDUR(SOP)ADMINISTRASI PEMERINTAHAN KEMENTERIAN PAN DAN RB 2013

2. PENGERTIAN Standar Operasional Prosedur (SOP) serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. Administrasi Pemerintahan pengelolaan proses pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan yang dijalankan oleh organisasi pemerintah. SOP Administrasi Pemerintahan (SOP AP) standar operasional prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

3. POSISI KEBIJAKAN DALAM PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 - 2025 (21 Desember 2010) Permenpan Nomor 20 Tahun 2010 tentangRoad Map Reformasi Birokrasi 2010 - 2014 (30 Desember 2010) Permenpan-RB No. 35 Tahun 2012 tentangPedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan (19 Juni 2012)

4. SOP DALAM BERBAGAI ISTILAH SOPs : Standard(Standing) Operating Procedures(diadopsi dari Bahasa Inggris). SPO : Standar Prosedur Operasi (Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan pada bidang perkebunan). POS : Prosedur Operasional Standar. (Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan pada bidang keagamaan). SOB : Standar Operasional Baku. (Terjemahan istilah SOPs, biasa digunakan pada bidang industri). Protap : Prosedur Tetap(Istilah yang biasa digunakan di kalangan militer dan kepolisian). Istilah lain: Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures, Standard Working Procedures, Medic Procedures, Prosedur Operasional yang Baku. SOP : Standar Operasional Prosedur. (Biasa digunakan dalam dunia pendidikan dan istilah kebijakan dalam Peraturan Menteri PAN dan RB Nomor: 35 Tahun 2012 TentangPedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan).

5. HAKEKAT SOP SOP diartikansebagai "petunjuk organisatoris yang menetapkan suatu tindakan baku". SOP ditetapkan untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan. Secara menyeluruh SOP akan menggambarkan secara detail cara instansi beroperasi (bekerja).

6. SOP: BUSINESS PROCESS RE-ENGINEERING INVALID RE-ENGINEERING (PEREKAYASAAN) PROSEDUR YANG BERLANGSUNG SAAT INI (EXISTING CONDITION) • RASIONALISASI (EFEKTIVITAS) • PENYEDERHANAAN (EFISIENSI) SOP SEBAGAI ACUAN BERTINDAK • PENGUATAN (DASAR HUKUM) KESENJANGAN (GAP) • KEPASTIAN (PROSES, WAKTU) • PEMBAKUAN (STANDARDISASI) PROSEDUR YANG IDEAL (EXPECTED CONDITION) OPERASIONALISASI (REALISTIS) TIDAK REALISTIK

7. SOP: SAFETY ASSURANCE SAFETY ASSURANCE (JAMINAN PERLINDUNGAN DARI INSTITUSI) AMAN TAAT SOP • RASIONAL (EFEKTIVITAS) • SEDERHANA (EFISIENSI) TUNTUTAN PENGADILAN OLEH USERS (MASYARAKAT) PELAKSANAAN TUGAS DAN FUNGSI • KUAT (DASAR HUKUM) • PASTI (PROSES, WAKTU) • BAKU (STANDARDISASI) TIDAK TAAT SOP RESIKO DITANGGUNG SENDIRI RAWAN

8. SOP: KEBUTUHAN ORG. & RB SOP ADM. PEM. UTK RB SOP MAKRO SOP ADMINISTRASI KEBUTUHAN ORGANISASI • Tugas & Fungsi • Aktivitas Penunjang SOP MIKRO REFORMASI BIROKRASI SOP TEKNIS

9. JENIS SOP BERDASARKAN SIFAT KEGIATAN: SOP TEKNIS SOP rinci yang menggambarkan kegiatan yang dilakukan oleh satu pelaksana atau dengan satu peran. Menggambarkan cara melakukan pekerjaan. Contoh: - SOP Pengoperasian Komputer. - SOP Pengujian Sampel di Laboratorium. - SOP Pengagendaan Surat. - SOP Pemberian Disposisi.

10. JENIS SOPLanjutan … BERDASARKAN SIFAT KEGIATAN: SOP ADMINISTRATIF SOP umum yang menggambarkan langkah-langkah yang dilakukan oleh lebih dari satu pelaksana. Bisa bersifat makro atau mikro, dan tidak menggambarkan cara melakukan pekerjaan. Contoh: - SOP Pemeliharaan Komputer Kantor. - SOP Pelayanan Pengujian Sampel di Laboratorium. - SOP Penanganan Surat Masuk. - SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.

11. JENIS SOPLanjutan … MENURUT CAKUPAN DAN BESARAN KEGIATAN: SOP MAKRO SOP yang merupakan integrasi dari beberapa SOP (mikro) yang membentuk serangkaian kegiatan. Tidak menggambarkan kegiatan yang riil dilakukan oleh pelaksananya. SOP MIKRO SOP yang gambaran kegiatannya merupakan bagian dari kegiatan yang lebih besar (makro). Dapat dikatakan sebagai sub/anak SOP.

12. JENIS SOPLanjutan … MENURUT CAKUPAN DAN KELENGKAPAN KEGIATAN: SOP FINAL SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final. Sudut pandangnya adalah produk unit kerja. SOP PARSIAL SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final. Kegiatan yang di SOP kan masih memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama akhir.

13. JENIS SOPLanjutan … MENURUT CAKUPAN DAN JENIS KEGIATAN: SOP GENERIK SOP yang berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya memiliki kesamaan langkah. SOP ini bisa diadopsi di unit kerja lain. SOP SPESIFIK SOP yang berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya memiliki kekhususan langkah. SOP ini tidak dapat diterapkan di tempat lain.

14. FORMAT SOP “SOPs should be organized to ensure ease and efficiency in use and to be specific to the organization which develops it. There is no one “correct” format; and internal formatting will vary with each organization and with the type of SOP being written”. Sumber: ENA State Leaders Conference, 2007, Guidance For Preparing Standard Operating Procedures

15. FORMAT SOPLanjutan … FORMAT SOP Tidak Ada Format SOP yang Baku; Format SOP Ditentukan oleh Tujuan Penyusunannya. FORMAT SOP ADM. PEMERINTAHAN Formatnya diatur dalam PerMenPAN RB No. 35 Tahun 2012Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan. Tidak Ada Format SOPAdministrasi Pemerintahanlainnya.

16. FORMAT SOP Lanjutan … Format umum SOP: • SIMPLE STEP (Langkah Sederhana) • HIERARCHICAL STEP (Tahapan Berurutan) • GRAPHIC (Grafik) • FLOWCHARTS (Diagram Alir)

17. Contoh 1 : Format Simple Step

18. Contoh 2 : Format Hierarchical Step

19. Standard Operating Procedure PengajuanCutiTahunan Nomor : PK-C05 Tanggal : 4 Maret2005 Isiformulir Persetujuan Cuti • Pegawai yang mengajukancuti, mengisiformulircutitahunan • SerahkanformulirkeBagianKepegawaian • BagianKepegawaianmenelitiketersediaancutibagipegawai yang meng-ajukandanmenyerahkankepada yang bersangkutan • Pegawaimenandatanganiformulirdanmenyerahkankepadaatasanlangsung • Pegawaimengajukankepadaatasanlangsung • Atasanlangsungmenandatanganidanmenyampaikankepadapejabat yang berwenangmemberikancuti • Pejabat yang berwenangmemberikancutimenandatanganipengajuandanmenyampaikankembalikepadaatasanlangsungpegawai yang bersangkutan • Atasanlangsungmenyampaikankepada yang bersangkutan • Pegawai yang mengajukancutimenyampaikanformulirkepadaBagianKepegawaian, copy untuk unit kerjanyadan copy untuk yang bersangkutan • Pegawai yang mengajukancutiwajibmelaporkankemajuanpekerjaannyasebelumcuti. • Pelaksanaancutioleh yang bersangkutan Contoh 3 : Format Graphic Step

20. Contoh 4 : Format Graphic Step (Annotated Picture) SOP Pegadaian Barang Jaminan Penaksir memeriksa barang jaminan. Apabila tidak dapat diterima barang jaminan dikembalikan ke nasabah dengan penjelasan seperlunya Nasabah mengisi formulir permintaan kredit dilengkapi dengan fotocopy KTP Nasabah membawa barang jaminan ke loket penaksir Nasabah mengambil uang pinjaman ke Kasir dengan menunjukkan SBK Penaksir menaksir nilai nominal dari barang jaminan, dan meminta disposisi Manajer Cabang. Nasabah pulang dengan tersenyum Kasir memberikan uang pinjaman sesuai dengan nominal yang tercantum Penaksir mengeluarkan Surat Bukti Kredit (SBK) untuk diserahkan kepada nasabah

21. Contoh5 : Format Graphic Step (Annotated Picture) PROSES PEMBUATAN LAPORAN ANALISIS DAN EVALUASI PELANGGARAN ANGGOTA/PNS POLRI (BR1) BAGIAN REHABILITASI Menghimpun data laporan yang sudah masuk ke Div Propam Polri Berkoordinasi dengan satuan pengemban fungsi dan pelaksana pelayanan penegakan hukum bagi anggota/PNS Polri Laporan Analisis dan evaluasi Pelanggaran Anggota/PNS Polri Sumber: Pedoman Standar Operasional Prosedur (SOP) Tentang Proses Pelayanan Rehabilitasi Terhadap Anggota Polri / PNS Polri Terhukum, 2010.

22. Contoh6: Format (Linear) Flowchart Flowchart SOP Pegadaian Barang Jaminan Nasabah • Nasabah membawa barang jaminan ke loket penaksir • Penaksir memeriksa barang jaminan. Apabila tidak dapat diterima barang jaminan dikembalikan ke nasabah dengan penjelasan seperlunya • Nasabah mengisi formulir permintaan kredit dilengkapi dengan fotocopy KTP • Penaksir menaksir nilai nominal dari barang jaminan, dan meminta disposisi Manajer Cabang • Manajer Cabang memberikan disposisi kepada penaksir, dan menyerahkan barang jaminan ke Penyimpan • Penaksir mengeluarkan Surat Bukti Kredit (SBK) untuk diserahkan kepada nasabah • Nasabah mengambil uang pinjaman ke Kasir dengan menunjukkan SBK • Kasir memberikan uang pinjaman sesuai dengan nominal yang tercantum • Nasabah menerima uang pinjaman Penaksir Nasabah Penaksir Man.Cab Penaksir Nasabah Kasir Nasabah

23. FORMAT BRANCHING FLOWCHARTS: PROSEDUR PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING Tidak Ya Tidak Ya

24. IDENTITAS SOP AP

25. FORMAT SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN Format Diagram Alir Bercabang (Branching Flowcharts). Menggunakan hanya 5 (Lima) Simbol Flowcharts. Pelaksana dipisahkan dari aktivitas (Kegiatan).

26. SIMBOL SOP dalam FLOWCHART Terminator Melambangkan dimulainya suatu prosedur. Process Melambangkan proses berjalannya suatu prosedur. Decision Melambangkan pengambilan keputusan: Ya atau Tidak. Arrow Melambangkan arah prosedur. Off-page connector Melambangkan koneksi perpindahan halaman.

27. Terima Kasih soemardiono@yahoo.com atau 0812 935 4725