Technical and financial management of the project Техническое и финансовое управление проектом

1. Technical and financial management of the projectТехническое и финансовое управление проектом Estonia-Latvia-Russia ENPI CBC Programme Программа ЕИСП ПГСЭстония-Латвия-Россия Project Management and Implementation training Практический семинар по управлению и осуществлению проектов

2. Sound project implementation For a sound technicaland financial management of your project youneed: • a monitoring system • a financial plan • a project accounting system • a procurement plan

3. Здоровое осуществление проекта Для здорового технического и финансового управления вашего проекта неоходимы: • система мониторинга • финансовый план • система учёта проекта • план закупок

4. 1. Monitoring system Why a monitoring system? • To keep track of how a project is progressing in terms of resource use, implementation, delivery of results and the management of risks • To support effective decision making with systematic and continual collection, analysis and use of management information

5. 1. Система мониторинга Почему система мониторинга? Для отслеживания того, как продвигается проектв плане использования ресурсов, внедрения, результатов и управления рисками Для поддержки эффективного принятия решенийс систематическим и продолжительным сбором, анализом и использованием управленческой информации 5

6. Monitoring system Monitoring is: • An information system • Performed on a systematic, regular basis • Based on indicators • Concerned with the facts! • Concerned with both financial and operational progress information • The information needed for monitoring should be identified when the project is first designed and/or when reviewed

7. Система мониторинга Мониторинг это: Информационная система Осуществляется на систематической, регулярной основе Основан на показателях Опирается на факты! Опирается на информацию как о финансовом, так и операционном продвижении проекта Информация, необходимая для мониторинга, должна быть определена, когда проект впервые разработан и/или просмотрен 7

8. Setting up the monitoring system Good monitoring depends on having reliable, relevant and timely informationabout the activities, outputs and outcomes of your project. This may be achieved by: • Setting up a shared, internet-based (intranet), information tool including the control of deadlines, activities, deliverables and indicators using available project management software • Requiring the project manager for each partner to submit a regular, short monitoring report to the Beneficiary providing information about the progress being made in implementing the project.

9. Установка системы мониторинга Хороший мониторинг зависит от наличиядостоверной, соответствующей и своевременной информациио деятельности, итогах и результатах вашего проекта. Этого можно достичь путём: • Установки общего, основанного на ресурсах Интернета (Интранет), информационного инструмента,включая контроль сроков, деятельности, результатов и показателей, используя имеющееся программное обеспечение по управления проектами • Требования от менеджера проекта каждого из партнёров подавать регулярный краткий отчёт мониторинга бенефициарию с данными о продвижении в осуществлении проекта.

10. Sources of information for monitoring • The grant contract (your logframe, workplan…) • Contracting information (sub-contracts) • The record of project indicators at the levels of activities, outputs and results • The financial records – bookkeeping system • Special reports like quantitative surveys, questionnaires

11. Источники информации для мониторинга Грантовый контракт (Ваша логико-структурная матрица, рабочий план…) Контрактная информация (субподряды) Отчетность о показателях проекта на уровне действий и результатов Финансовая отчётность – система бухгалтерии Специальные отчёты, такие, как количественные обзоры, опросники

12. Elements of Financial Monitoring • The value of the grant, the co-financing • The expenditure and revenue budget and the actual financial position for the reporting period • Expenditure & revenue • Cash flows • Cash flow forecast • Bank balances • Expected reimbursement claims for next period

13. Элементы финансового мониторинга • Стоимость гранта, софинансирования • Бюджет приходов и расходов и текущее финансовое положение для периода отчётности • Расходы и приход • Потоки денежных средств • Прогноз потоков денежных средств • Банковские балансы • Ожидаемые запросы на возмещение для следующего периода

14. Specific financial items to highlight • Actual expenditure significantly more than budget • Actual expenditure significantly less than budget (eg savings on procurement) • Delays in submitting payment requests • Unexpected ineligible costs • Significant change in exchange rates (effect on budget) • Any other unexpected financial issues

15. Специфические финансовые вопросы (особое внимание) Текущие расходы значительно выше бюджета Текущие расходы значительно ниже бюджета (т.е. экономия на закупках) Задержкив подаче платежных требований Неожиданные неприемлемыерасходы Существенное изменение обменных курсов(влияние на бюджет) Любые другие неожиданные финансовые проблемы

16. Content of Operational Monitoring • Synopsis of the Grant contract • Contracting (secondary procurement) • Input / activity/ output monitoring (efficiency) • Results monitoring (effectiveness) and impact • Risk monitoring • Sustainability • Horizontal and cross-cutting issues • Good practices • Prognosis for future • See annex on Operational Monitoring

17. Содержание оперативного мониторинга • Резюме договора Грантa • Подписание контрактов (вторичное снабжение) • Мониторинг вклад / действие/ выход (эффективность) • Мониторинг результатов (действенность) и влияние • Мониторинг рисков • Устойчивость • Горизонтальные и сквозные вопросы • Хорошие примеры • Прогноз на будущее • См. приложение по оперативному мониторингу

18. Setting-up a monitoring systemСоздание системы мониторинга

19. The monitoring report • Monitoring is based on a standard template adapted to the project • Monitoring reports are usually collected on a regular basis (monthly, bi-monthly) • Report is based on tables – very little narrative • But with the possibility of highlighting unusual good or bad events • A good monitoring report is easy and quick to read • Monitoring will feed in project reporting

20. Oтчет по мониторингу • Мониторинг на основе стандартного шаблона, адаптированных к проекту • Отчеты по мониторингу обычно собираются на регулярной основе (ежемесячно, раз в два месяца) • Доклад основан на столах - очень мало повествования • Но, с возможностью выделения необычного хорошие или плохие события • Хороший отчет по мониторингу легко и быстро читать • Мониторинг внесет вклад в отчетности по проекту

21. 2. Financial planning (1) Why should you revise project financial planning? Is it not enough with the project budget approved? Even though you prepared a budget including expenditure and sources of funding when preparing the application form, you have to take into consideration that: The budget doesn’t include an accurate monthly estimate for the whole project duration The approved budget does not have any forecast of the timetable for receipt of the sources of funding Not all expenditure imply an additional cash-flow, as they correspond, for example, to staff already working in your organisation

22. 2. Финансовое планирование (1) Почему вам необходимо пересмотреть финансовое планирование проекта? Даже если вы подготовили бюджет, включающий расходы и источники финансирования при подготовке формы заявки, вам необходимо принять во внимание, что: Бюджет не включает точную месячную оценку на весь срок реализации проекта Утверждённый бюджет не имеет какого-либопрогноза графика получения финансирования Не все расходы подразумевают дополнительное движение денежных средств, так как они относятся, например, к персоналу, уже работающему в вашей организации

23. Why should you revise project financial planning? Even though there is a 90% grant contribution, the balance will only be received after the project closure. The pre-financing may not avoid completely some cash deficits during project’s lifetime. Therefore, it is important to make an accurate plan of receipts and payments in order to: Avoid any setbacks in project implementation due to cash shortage; Avoid misunderstandings among partners; Encourage partners to spend in time and contribute to a timely reporting and payment claim to JMA/JTS.

24. Почему вам необходимо пересмотреть финансовое планирование проекта? Даже если есть 90% грантового финансирования, балансовый платёж будет получен только после закрытия проекта.Пре-финансирование может не помочь полностью избежать определенного дефицита средств во время реализации («срока жизни») проекта. Следовательно, важно подготовить точный план получения средств и платежей, чтобы: Исключить любые неудачипри осуществлении проекта из-за нехватки денежных средств; Исключить непонимание между партнёрами; Стимулировать партнёров тратить вовремя и вовремя сдавать отчеты и требования по платежам к СОУ/СТС.

25. Steps for project financial planning Review your budget in detail to identify needs for minor adjustments in the initially estimated amounts; Confirm your sources of funding and, in particular, the dates of expected receipt of contributions by external donors; Prepare a monthly (or bi-monthly) forecast of all project expenditure; Estimate when you will be able to submit and receive further pre-financing; Prepare a project cash flow forecast.

26. Шаги финансового планировaния проекта Скрупулезно просмотрите ваш бюджетдля определения потребностей небольших уточнений к первоначально определённым суммам; Подтвердите ваши источники финансирования и, в частности, даты ожидаемого получения вклада от внешних доноров; Подготовьте месячный (или двухмесячный) прогноз всех расходов по проекту; Рассчитайте, когда вы сможете подавать и получать дальнейшее пре-финансирование; Подготовьте прогноз движения денежных средств проекта.

27. Let’s see a practical example Our simplified case study will be a project with: Beneficiary and one partner 24 months duration No additional donors, no direct revenue, no in-kind contribution A limited number of budget items Let’s see the project budget See tables annexed

28. Давайте рассмотрим пример Наше упрощённое рассмотрение примера – проект с: Бенефициарием и одним партнёром Продолжительностью 24 месяца Нет дополнительных доноров, нет доходов, нет натурального вклада Ограниченное количество бюджетных статей Давайте рассмотрим бюджет проекта См. прилагаемые таблицы

29. Planning and adjusting expenditure Staff costs Confirm which persons will be working for the project and see if they are already contracted or they have to be recruited Confirm the estimated monthly cost (as “month” is the unit of time in budget) Find out in which month the persons will start working and on what basis, if not full time

30. Планирование и уточнение затрат Затраты на персонал Подтвердите, кто будет работать на проект и посмотрите, подписаны ли с ними контракты или же их предстоит нанять Подтвердите предварительные помесячные расходы (так как месяц является единицей измерения времени в бюджете) Определите, в каком месяце люди начнут работать и на каком основании, если не на полное время 30

31. Planning and adjusting expenditure Staff costs Calculate the monthly cost

32. Планирование и уточнение затрат Затраты на персонал Рассчитайте затраты на месяц 32

33. Planning and adjusting expenditure Other categories Revise the estimated amounts and other necessary assumptions Identify when invoices for services and goods will be paid, according to the delivery dates and credit terms (usually X days after delivery) Make a monthly estimate of paid expenditure for each categories Exclude “contingency reserve” and “administrative costs” from these estimations Let’s see a couple of examples See tables annexed

34. Планирование и уточнение затрат Другие категории Пересмотрите ожидаемые суммы и другие необходимые допущения Определите, когда счета за услуги и товары будут оплачены,в соответствии с датами выполнения и сроками кредита (обычно X дней после выполнения) Подготовьте месячный расчёт оплаченных расходов для каждой категории Исключите “резерв на непредвиденные обстоятельства”и “административные расходы” из этих расчётов Давайте рассмотрим пару примеров См. прилагаемые таблицы 34

35. Planning and adjusting expenditure Other categories

36. Планирование и уточнение затрат Другие категории 36

37. Planning and adjusting expenditure Other categories

38. Планирование и уточнение затрат Другие категории 38

39. Planning payment claims Take the amounts of the first pre-financing Calculate the thresholds of minimum expenditure in order to be allowed to submit payment claims for further pre-financing (see your contract) Estimate the date for submission of payment claims and the receipt of the grant after the approval of the financial report by JMA/JTS Let’s see an example in two tables:

40. Планирование платёжных требований Возьмите суммы первого пре-финансирования Рассчитайте пороги минимальных расходов для того, чтобы подавать платежные требования для дальнейшего пре-финансирования (см. свой контракт) Рассчитайте дату подачи платежных требований и получения гранта после утверждения финансового отчёта СОУ/СТС Давайте рассмотрим пример в двух таблицах: 40

41. Planning payment claims • Do not forget to take into account the administrative costs to estimate when you will reach the threshold!

42. Планирование платёжных требований 42 • Не забудьте принят в расчет административные затратыдля оценки достижения порога!

43. Planning of cash flows • Prepare a final table with: • The revenues and their month of receipt; • “Additional” foreseen expenditure paid for the project; • Monthly and cumulative cash flow and surplus/deficit taking into account the “additional” expenditure; • Other payments already budgeted in your organisation, such as permanent staff or administrative costs; • Monthly and cumulative cash flow and surplus/deficit taking into account all expenditure

44. Планирование потоков денежных средств 44 • Подготовьте окончательную таблицу с: • Приходов и месяцев их получения; • “Дополнительных”прогнозируемых затрат для проекта; • Месячный кумулятивный поток денежных средств и избыток/дефицит, принимая во внимание“дополнительные”расходы; • Другие платежи, уже заложенные в бюджет вашей организации, такие как постоянный персонал или административные затраты; • Месячный и кумулятивный потоки денежных средств и их избыток/дефицит, принимая во внимание все расходы

45. Final remarks on financial planning • As with all estimates, the financial forecast is only useful if reviewed and updated on a regular basis • Discuss the planning with your partners, get information from them and reach a consensus on commitment for expenditure and payments • Cash forecasts tend to be optimistic; revenues arrive later and expenditure on time or earlier • Be prudent and ensure that no partner is blocked in their contribution to project implementation for lack of liquidity of funds • The tables and assumptions shown in this presentation • are just an example

46. Последние замечания по финансовому планированию 46 • Со всеми расчётами, финансовый прогноз полезен только в том случае, если он регулярнопросматривается и обновляется • Обсудите планирование с вашими партнёрами, получите от них информацию и достигайте консенсуса по обязательствам в расходах и платежах • Прогноз денежных средств имеет склонность к оптимистичности; приходы поступают позже, а расходы – вовремя или раньше • Будьте рассудительныи обеспечьте, чтобы ни один партнёр не был заблокирован со своим вкладом в проект из-за дефицита финансов • Таблицы и допущения в этой презентации являются лишь примером

47. 3. Accounting system requirements Art. 16.1 of General Conditions (annex II to the contract): The Beneficiary and partners shall keep accurate and regular accounts of the implementation of the project, using an appropriate accounting and double-entry bookkeeping system. The system: May be either part of the beneficiary’s and partners’ regular system or an adjunct to that system Shall be run in accordance with the accounting and bookkeeping policies and rules that apply in the country concerned Accounts, expenditure and revenue relating to the project must be identifiable and verifiable Details on interest accruing on funds paid by EC have to be provided

48. 3. Требования к системе учета Ст. 16.1 Общих условий (приложение II контракта): Бенефициарий и партнёры должны проводить точный и регулярный учёт осуществления проекта, используя соответствующие средства учета и систему двойных бухгалтерских счетов (дебит-кредит). Система: Может быть либо частью постоянной системы бенефициария и партнёров или же приложением к этой системе Должна работать в соответствии с политикой учета и бухгалтерии, а также правилами страны, в которой ведётся Учет, расходы и приходы, относящиеся к проекту, должны быть узнаваемыми и проверяемыми Необходимо предоставлять информацию о процентах, полученных на средства, выплаченные ЕС 48

49. What is an accounting system? Accounting IS NOT a list of expenditure and revenue. An excel file is not an accounting system. General definition of accounting The systematic recording, reporting and analysis of the financial transactions of an entity. Common provisions on accounting by Financial Regulation (Article 132 of EC Regulation 1605/2002) The institution’s accounting system is the system serving to organise the budgetary and financial information in such a way that figures can be input, filed and registered The accounts shall consist of general accounts and budgetary accounts

50. Что такое система учета? Учет – ЭТО НЕсписок расходов и приходов. Файл Эксель – это не система учёта. Общее определение учёта Систематическая запись, отчет и анализ финансовых операций субъекта. Общие положения об учёте по Финансовому регламенту (статья 132 регламента ЕС 1605/2002) Система учёта организации – это система, служащая для организации бюджетной и финансовой информации таким образом, что значения могут быть введены, сгруппированы и зарегистрированы Счета должны включать общие счета и бюджетные счета 50