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漫谈公文写作与处理

主 讲：朱 庆. 漫谈公文写作与处理. 安徽省地方海事局. 授课目录. 前言 公文概述 公文写作 公文处理 工作体会. 前言. 教学感受 教学思路. 教学感受. 公文内容丰富，短时教学难度大 。 教学经验缺乏，临场授课效果差 。. 教学思路. 说什么？在通俗语句中讲授公文写作与处理知识。 怎么说？在简短篇幅中交流公文写作与处理技巧。 有何用？在日常实践中提高公文写作与处理水平。. 公文概述. 公文的概念 公文的特点 公文的功能 公文写作与处理的意义 公文写作与处理的依据 公文写作与处理的原则. 公文的概念.

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漫谈公文写作与处理

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Presentation Transcript

  1. 主 讲：朱 庆 漫谈公文写作与处理 安徽省地方海事局

  2. 授课目录 • 前言 • 公文概述 • 公文写作 • 公文处理 • 工作体会

  3. 前言 • 教学感受 • 教学思路

  4. 教学感受 • 公文内容丰富，短时教学难度大。 • 教学经验缺乏，临场授课效果差。

  5. 教学思路 • 说什么？在通俗语句中讲授公文写作与处理知识。 • 怎么说？在简短篇幅中交流公文写作与处理技巧。 • 有何用？在日常实践中提高公文写作与处理水平。

  6. 公文概述 • 公文的概念 • 公文的特点 • 公文的功能 • 公文写作与处理的意义 • 公文写作与处理的依据 • 公文写作与处理的原则

  7. 公文的概念 公文，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理过程中形成的具有法定效用和规范格式的文件材料，是办理公务的重要工具。其基本含义,可从四个方面来理解： ①公文形成的主体是国家机关及其他社会组织。 ②公文形成的条件是行使职权和实施管理。 ③公文是具有法定效用与规范格式的文件材料。 ④公文是办理公务的重要工具之一。

  8. 公文的特点 鲜明的政策性 法定的权威性 体式的规范性 语言的平实性 特定的时限性

  9. 公文的功能 • 法规功能。公文是发布法律、法规、规章以及规范性文件的有效形式。 • 指导功能。公文是上级机关对下级进行指导工作的重要手段。 • 沟通功能。公文是沟通机关之间横向联系的桥梁纽带。 • 宣教功能。公文是宣传教育干部群众的权威材料。 • 凭证功能。公文是社会活动的真实记录。

  10. 人们对它的认识（伟人说） 公文写作与处理的意义 毛泽东历数《党八股》罪状： “空话连篇，言之无物；装腔作势，借以吓人；无的放矢，不看对象；语言无味，像个瘪三；甲乙丙丁，开中药铺；不负责任，到处害人；流毒全党，妨害革命；传播出去，祸国殃民”。 • 人们对它的认识（行家说） “一字入公文，九牛拔不出”； “笔下有财产万千，笔下有人命关天，笔下有是非曲直，笔下有毁誉忠奸”。 • 人们对它的认识（老外说） 美国学者约翰.奈斯比特在《大趋势——改变我们生活的十个方向》一书中说，“在工业社会向信息社会过渡中有五件最重要的事应该记住，而其中的一件就是在这个文字密集的社会里，我们比以往任何时候都需要具备最基本的读写技能，首先就是足以应付日常工作和生活所需的写作能力，也就是应用写作能力” 。

  11. 从办公室的角度看 公文写作与处理的意义 它是机关工作的纽带，是领导工作的助手，是保密工作的重要环节，是档案工作的基础。 • 从法人单位的角度看 它是组织领导水平的客观反映；是塑造单位良好形像的对外窗口；是体现工作效率和质量的真实写照。

  12. 公文写作与处理的依据 依据 国家行政机关公文处理办法 中国共产党机关公文处理条例 当地党政机关公文处理办法 上级主管机关公文处理办法 本机关办公室

  13. 公文写作与处理的原则 准确性 质量 时效性 时间 程序 规范性 保密 安全性 文风 精简性

  14. 公文写作 • 公文写作概述 • 公文基本格式 • 常用公文种类 • 公文行文规范

  15. 公文写作概述 • 公文写作的概念 • 公文写作的特点 • 公文写作的基本要求 • 写作材料的获取途径

  16. 公文写作的概念 公文写作，是指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动，包括起草初稿、讨论修改形成送审稿的整个过程。

  17. 公文写作的特点 被动写作 遵命性强 对象明确 针对性强 集思广益 群体性强 决策之作 政策性强 急迫之作 时效性强 讲究格式 规范性强

  18. 公文写作的基本要求 在内容上符合政策规定 在业务上符合客观规律 在表述上符合语法逻辑 在程式上符合行文规范 在起草上符合时限要求

  19. 写作材料的获取途径 • 平时积累，就是积学储材。如在领导交拟指示、参加会议、承办查办、读书读报等方面中获取信息。 • 写时查阅，就是搜集资料。如学习相关文件精神，收集本单位相关统计数据以及信息、简报、总结、报告、会议纪要等，做到上下通达，全局了然，命笔瞻前顾后。

  20. 公文基本格式 • 公文页边与版心 • 用纸：A4 210mm×297mm • 天头（上白边）：37±1mm • 订口（左白边）：28±1mm • 版心： • 156mm×225mm (不含页码)

  21. 公文由眉首、主体、版记三部分组成。置于公文首页红色反线(宽度同版心，即 156mm )以上的各要素统称眉首；置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。 　　公文基本格式 00001 秘密★机密一年 特 急 安徽省交通厅文件 皖交办﹝2006﹞1号 ———————————————————— 关于××××××的通知 ××： 一、×× 二○○六年一月一日 附件：1. ×× 主题词：×× ×× 通知 ———————————————————— 抄送：××，××。 ———————————————————— 省交通厅办公室 2006年1月1日印发 -1-

  22. 公文眉首由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人等部分组成。公文眉首由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人等部分组成。 　　眉首 00001 秘密★机密一年 特 急 安徽省交通厅文件 皖交办﹝2006﹞1号 ———————————————————— 关于××××××的通知 ××： 一、×× 二○○六年一月一日 附件：1. ×× 主题词：×× ×× 通知 ———————————————————— 抄送：××，××。 ———————————————————— 省交通厅办公室 2006年1月1日印发 -1-

  23. 眉首要素之一 • 公文份数序号 • 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。公文份数序号用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第l行。如“1”编为“01”。通常带有密级公文编制份数序号，不带密级公文也可编制份数序号，如国务院文件都编有份数序号。 00001 秘密★机密一年 特 急 安徽省交通厅文件 皖交办﹝2006﹞1号 ———————————————————— 关于××××××的通知 ××： 一、×× 二○○六年一月一日 附件：1. ×× 主题词：×× ×× 通知 ———————————————————— 抄送：××，××。 ———————————————————— 省交通厅办公室 2006年1月1日印发 -1-

  24. 眉首要素之二 • 秘密等级和保密期限 • 秘密等级和保密期限用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行。秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。如机密★1年。在此需要说明的是，如不标识保密期限，秘密等级两字之间应空l字距离；如需标注保密期限，则秘密等级的两字间则不空l字距离，以使该字段不致过长。 00001 秘密★机密一年 特 急 安徽省交通厅文件 皖交办﹝2006﹞1号 ————————————————————关于××××××的通知 ××： 一、×× 二○○六年一月一日 附件：1. ×× 主题词：×× ×× 通知 ———————————————————— 抄送：××，××。 ———————————————————— 省交通厅办公室 2006年1月1日印发 -1-

  25. 眉首要素之三 • 紧急程度 • 紧急公文应根据紧急程度标明急件或特急。紧急程度用3号黑体字顶格标在版心右上角第1行，两字之间空1字。同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。 00001 秘密★机密一年 特 急 安徽省交通厅文件 皖交办﹝2006﹞1号 ———————————————————— 关于××××××的通知 ××： 一、×× 二○○六年一月一日 附件：1. ×× 主题词：×× ×× 通知 ———————————————————— 抄送：××，××。 ———————————————————— 省交通厅办公室 2006年1月1日印发 -1-

  26. 眉首要素之四 • 发文字号 • 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称不应简化(如2006不编为“06” )，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位(如1不编为01)，不加“第”字。发文机关标识与红色反线之间的距离是3行位置，发文字号应标在第3行，并且不要紧贴红色反线，空出约4mm的距离，实际掌握只要不贴红色反线即可。发文字号应居中。 00001 秘密★机密一年 特 急 安徽省交通厅文件 皖交办﹝2006﹞1号 ———————————————————— 关于××××××的通知 ××： 一、×× 二○○六年一月一日 附件：1. ×× 主题词：×× ×× 通知 ———————————————————— 抄送：××，××。 ———————————————————— 省交通厅办公室 2006年1月1日印发 -1-

  27. 眉首要素之五 • 签发人 上报公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第l行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。 00001 秘密★机密一年 特 急 安徽省交通厅文件 皖交办﹝2006﹞1号 签发人：×× ———————————————————— 关于××××××的请示 ××： 一、×× 二○○六年一月一日 （联系人：××× 0551-×××） ······

  28. 公文主体由标题、主送机关、正文、成文时间、附件、附注等部分组成。公文主体由标题、主送机关、正文、成文时间、附件、附注等部分组成。 　　主体 00001 秘密★机密一年 特 急 安徽省交通厅文件 皖交办﹝2006﹞1号 ———————————————————— 关于××××××的通知 ××： 一、×× 二○○六年一月一日 附件：1. ×× 主题词：×× ×× 通知 ———————————————————— 抄送：××，××。 ———————————————————— 省交通厅办公室 2006年1月1日印发 -1-

  29. 主体要素之一 • 标题 • 公文标题由发文机关、中心语、文种三部分组成。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题在红线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 00001 秘密★机密一年 特 急 安徽省交通厅文件 皖交办﹝2006﹞1号 ———————————————————— 关于××××××的通知 ××： 一、×× 二○○六年一月一日 附件：1. ×× 主题词：×× ×× 通知 ———————————————————— 抄送：××，××。 ———————————————————— 省交通厅办公室 2006年1月1日印发 -1-

  30. 主体要素之二 • 主送机关 主送机关是公文受理机关，应当使用全称或者规范化简称。标题下空l行，左侧顶格用 3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。 00001 秘密★机密一年 特 急 安徽省交通厅文件 皖交办﹝2006﹞1号 ———————————————————— 关于××××××的通知 ××： 一、×× 二○○六年一月一日 附件：1. ×× 主题词：×× ×× 通知 ———————————————————— 抄送：××，××。 ———————————————————— 省交通厅办公室 2006年1月1日印发 -1-

  31. 主体要素之三 • 正文 • 正文在主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。 00001 秘密★保密一年 特 急 安徽省交通厅文件 皖交办﹝2006﹞1号 ———————————————————— 关于××××××的通知 ××： 一、×× 二○○六年一月一日 附件：1. ×× 主题词：×× ×× 通知 ———————————————————— 抄送：××，××。 ———————————————————— 省交通厅办公室 2006年1月1日印发 -1-

  32. 主体要素之四 • 附件 • 附件在正文下空l行左空2字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码，如附件：1．×；附件名称后不加标点符号。上行文（请示）必须告知联系人姓名、电话，以附注形式标识。 00001 秘密★机密一年 特 急 安徽省交通厅文件 皖交办﹝2006﹞1号 ———————————————————— 关于××××××的通知 ××： 一、×× 二○○六年一月一日 附件：1. ×× 主题词：×× ×× 通知 ———————————————————— 抄送：××，××。 ———————————————————— 省交通厅办公室 2006年1月1日印发 -1-

  33. 主体要素之五 • 成文日期 • 成文日期用汉字书写，即俗称“大写”，不能用阿拉伯数字与汉字混用，同时年月日要标全。规定零要写成“○”，是因为“零”与汉字的另一种数字写法“壹、贰、捌”等是一个序列，而采用“一、三、五”这种写法用“○”比较协调。 00001 秘密★机密一年 特 急 安徽省交通厅文件 皖交办﹝2006﹞1号 ———————————————————— 关于××××××的通知 ××： 一、×× 二○○六年一月一日 附件：1. ×× 主题词：×× ×× 通知 ———————————————————— 抄送：××，××。 ———————————————————— 省交通厅办公室 2006年1月1日印发 -1-

  34. 眉首要素之六 • 附注 • 附注是需要说明的其他事项。上行文请示必须告知联系人姓名、电话，以附注形式标识。附注用3号仿宋体字居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。 00001 秘密★机密一年 特 急 安徽省交通厅文件 皖交办﹝2006﹞1号 签发人：×× ———————————————————— 关于××××××的请示 ××： 一、×× 二○○六年一月一日 （联系人：××× 0551-×××）

  35. 公文版记主体由主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等部分组成。公文版记主体由主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等部分组成。 　　版记 00001 秘密★机密一年 特 急 安徽省交通厅文件 皖交办﹝2006﹞1号 ———————————————————— 关于××××××的通知 ××： 一、×× 二○○六年一月一日 附件：1. ×× 主题词：×× ×× 通知 ———————————————————— 抄送：××，××。 ———————————————————— 省交通厅办公室 2006年1月1日印发 -1-

  36. 版记要素之一 • 主题词 • 主题词用3号黑体字居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。 00001 秘密★机密一年 特 急 安徽省交通厅文件 皖交办﹝2006﹞1号 ———————————————————— 关于××××××的通知 ××： 一、×× 二○○六年一月一日 附件：1. ×× 主题词：×× ×× 通知 ———————————————————— 抄送：××，××。 ———————————————————— 省交通厅办公室 2006年1月1日印发 -1-

  37. 版记要素之二 • 抄送机关 抄送机关在主题词下l行，左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号，抄送机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。要注意三点，一是抄送机关居左空l字，这与主题词顶格标识不同。二是抄送机关回行时与上一行的抄送机关对齐，这与标题之下的主送机关回行时仍顶格不同。三是抄送机关间用逗号隔开，最后要标注句号，这是为了防止在抄送机关之后私自加入其他的抄送机关，同样有防止变造公文之意。 00001 秘密★机密一年 特 急 安徽省交通厅文件 皖交办﹝2006﹞1号 ———————————————————— 关于××××××的通知 ××： 一、×× 二○○六年一月一日 附件：1. ×× 主题词：×× ×× 通知 ———————————————————— 抄送：××，××。 ———————————————————— 省交通厅办公室 2006年1月1日印发 -1-

  38. 版记要素之三 • 印发机关和印发日期 • 印发机关和印发日期在抄送机关之下占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。需注意的是：印发机关不是指公文发文机关，发文机关已有明显的“红头”标识或在公文标题中显示。这里的印发机关是指公文印制主管部门，一般应是办公室。 00001 秘密★机密一年 特 急 安徽省交通厅文件 皖交办﹝2006﹞1号 ———————————————————— 关于××××××的通知 ××： 一、×× 二○○六年一月一日 附件：1. ×× 主题词：×× ×× 通知 ———————————————————— 抄送：××，××。 ———————————————————— 省交通厅办公室 2006年1月1日印发 -1-

  39. 版记要素之四 • 页码 • 页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空l字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。 00001 秘密★机密一年 特 急 安徽省交通厅文件 皖交办﹝2006﹞1号 ———————————————————— 关于××××××的通知 ××： 一、×× 二○○六年一月一日 附件：1. ×× 主题词：×× ×× 通知 ———————————————————— 抄送：××，××。 ———————————————————— 省交通厅办公室 2006年1月1日印发 -1-

  40. 常用公文种类 • 请示 • 报告 • 意见 • 通知 • 通报 • 批复 • 决定 • 函 • 会议纪要 • 公文种类的意义： • 表示行文关系。 上行文：请示、报告、意见 平行文：函、意见 下行文：决定、批复、通知、通报、 意见 • 表示职权范围和隶属关系。 • 表示事项的重要程度。

  41. 请示 • 请示的结构： 关于XX XX XX的请示 • XXXX： • XXXX（请示缘由和请示事项）。 • XXXX（提出意见供上级判断、决策）。 • 妥否，请批示。 • X年X月X日 • （联系人：XX电话：0551-XX） 请示的适用范围：适用于向上级机关或有关主管部门请求请示、批准。

  42. 请示 • 写请示注意事项 材料真实 必须一文一事不能一文数事 必须事先请示,不能先斩后奏 标题不要写成请示报告 理由充分、要求明确 语气平气恳切 向主管部门请示，不能越级请示

  43. 报告 报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关询问的陈述性公文。 • 综合报告的结构： 关于XXX XXX的报告 • XXXX： • XXXX（情况或依据）。 • XXXXXXXX （说明）。 • XXXXX（结论或设想）。 • X年X月X日 • 报告的类别： 综合报告：情况问题全面，意见建议有根据，以便上级了解和指导。 专题报告：反映某项工作和问题，新的举措和设想，要求上级了解或指导。

  44. 报告 • 报告的特点 • 专题报告的结构（1）： 关于XX事故的报告 • XXXX： • XXXX（事故经过）。 • XXXX（事故后采取措施）。 • XXXX（调查及事故原因）。 • XXXX（经验教训和措施） • XXXX（请求处分） • X年X月X日 • 专题报告的结构（2）： 关于报送XX建议的报告 • XXXX： • XXX（事实）。 • XXXXX（建议的依据）。 • XXXXX（建议内容及说明）。 • 现将XX建议报上，请审阅。 • X年X月X日

  45. 报告 • 请示与报告的区别 行文的单向性 • 报告的特点 表达的陈述性

  46. 意见的适用范围： 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 意见的功能： 先上呈然后批转下发（由主管部门对重要问题提出看法、主张、措施，要求上级批准实施或在更大范围内实行。 上级机关向下级机关直接发意见。 意见的结构： 关于XX XX XX的意见 XXXX： XXXX（提出问题或依据），现就XX问题提出以下意见： XXXXX（见解或办法）。 XXXXX（注意事项、预测前景、补充说明、实施要求，此部分亦可省略） 如无不妥，请转发各地施行。 X年X月X日 意见

  47. 一般性通知的结构： 转发XX关于XXXX的通知 XXXX： 现将XXXX”关于XX的通知“(文号)转发给你们，请遵照执行。 X年X月X日 会议通知的结构： 关于召开XX会议的通知 XXXX： 为XXXX（目的），定于X年X月X日在XX召开XX会议，研究落实XXXX等问题，请你单位XX准时出席。 X年X月X日 通知 通知是级机关用来发布规章传达需要办理周知或者共同执行的事项以及任免和聘用干部等知晓性公文。

  48. 任免通知的结构（1）： 关于XXX任职的通知 XXX： 经研究，决定： XXX同志任XX局局长（任期4年）。 X年X月X日 任免通知的结构（2）： 关于XX等同志职务任免的 通 知 XXX： 经研究，决定： XXX同志任XX局局长（任期4年）。 免去XXX同志XX局局长职务。 X年X月X日 通知

  49. 通报的适用范围： 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 通报的类别： 表扬性通报 批评性通报 阶段性工作通报 表扬性通报的结构： 关于表彰XXXX的通报 XXX： XXXX（表彰事实、背景），XX（意义）现决定对XXXX 予以通 报表彰。 XXXXX（号召） X年X月X日 通报

  50. 批评性通报的结构： 关于XX擅自XX的通报 XXXX： XXXX（错误事实）。XXXXX（决定或措施）。 XXXX（要求）。 X年X月X日 工作通报的结构： 关于XX年XX工作的通报 XXX： XXX（基本情况）。XXXXXXXX（成绩和问题）。 XXXXX（要求）。 X年X月X日 通报

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