Διαχείριση έργου Κατερίνα Αδάμ, Μ. Sc., PhD Λέκτορας Τομέας Μεταλλευτικής

1. Διαχείριση έργου Κατερίνα Αδάμ,Μ.Sc., PhD Λέκτορας Τομέας Μεταλλευτικής Σχολή Μηχ. Μεταλλείων-Μεταλλουργών 7/2/08 9ο Εξάμηνο, 2007-2008 1

2. Περιεχόμενα Εισαγωγή στη Διαχείριση έργου-Ιστορία  Κύκλος Ζωής έργου  Kρίσιμοι Παράγοντες Έργου-Μελέτη Σκοπιμότητας  Επιλογή έργου - Εκτίμηση Έργου  Κύκλος προγραμματισμού και ελέγχου Μέθοδος κρίσιμης διαδρομής Χρονοδιαγράμματα-Προγραμματισμός Πόρων  Λογιστική έργου  Έλεγχος έργου  - Πιστοποιημένη αξία Διαχείριση Ποιότητας  -Διαχείριση Κινδύνου Επικοινωνία έργου- Οργάνωση –Ομάδες –Αρχηγεσία Έργου-Διοίκηση έργου με Η-Υ Παραδείγματα-Εφαρμογές- Ασκήσεις

3. Επικοινωνία έργου 1/5 • « PMBOK…διαδικασία που εξασφαλίζει την κατάλληλη, και έγκαιρη συλλογή, διάχυση,αποθήκευση και τελικά απόθεση πληροφοριών που αφορούν το έργο. Η επικοινωνία έργου παρέχει κρίσιμης σημασίας συνδετικούς κρίκους ανάμεσα σε ανθρώπους, ιδέες και πληροφορίες, απαραίτητες για τη επιτυχία του έργου. • Κομβικός ο ρόλος του Διευθυντή έργου, στην επικοινωνία. • Επικοινωνία: • Eπίσημη Γραπτή, υπηρεσίακά σημειώματα, memos,, reports, προδιαγραφές • Επίσημη Προφορική, τηλεφωνήματα, (τηλε) διασκέψεις, • Ανεπίσημη προφορική/ Μη προφορική

4. Επικοινωνία έργου 2/5 Γραμμές επικοινωνίας Ποιες πληροφορίες κοινοποιούνται?

5. Επικοινωνία έργου 3/5 Σύστημα Πληροφόρησης και Ελέγχου του έργου, συμπληρώνει τις γραμμές επικοινωνίας και το σύστημα ελέγχου, επικέντρωση στη ροή πληροφοριών. Συλλογή στοιχείων ενημέρωσης Εργασίες/ συσκέψεις Πληροφορίες Επεξεργασία πληροφοριών/ Εκθέσεις προόδου

6. Επικοινωνία έργου 4/5 Σύνταξη εκθέσεων • Δομή, Συχνότητα, Κατάσταση Διανομής εκθέσεων αποφασίζονται στην έναρξη του έργου • Έκθεση τρέχουσας κατάστασης ποσοτική εκτίμηση κόστους, χρόνου, ποιότητας έργου Πιστοποιημένη αξία

7. Επικοινωνία έργου 5/5 Μηνιαίες Εκθέσεις Mine Development,m

8. Οργανωτικές Δομές Έργου 1/14 Προσδιορίζει τα καθήκοντα, τις δικαιοδοσίες των συμμετεχόντων στο έργο, και τις μεταξύ τους σχέσεις • Ομάδα Έργου • Οργανωτική δομή τύπου μητρώου • Μητρώο ευθυνών • Διασύνδεση συντελεστών έργου

9. Οργανωτικές Δομές Έργου 2/14 Προσδιορίζει τα καθήκοντα, τις δικαιοδοσίες των συμμετεχόντων στο έργο, και τις μεταξύ τους σχέσεις • Ομάδα Έργου • Οργανωτική δομή τύπου μητρώου • Μητρώο ευθυνών • Διασύνδεση συντελεστών έργου

10. Οργανωτικές Δομές Έργου 3/14 Προσδιορίζει τα καθήκοντα, τις δικαιοδοσίες των συμμετεχόντων στο έργο, και τις μεταξύ τους σχέσεις • Ομάδα Έργου • Οργανωτική δομή τύπου μητρώου • Μητρώο ευθυνών • Διασύνδεση συντελεστών έργου

11. Οργανωτικές Δομές Έργου 4/14 Προσδιορίζει τα καθήκοντα, τις δικαιοδοσίες των συμμετεχόντων στο έργο, και τις μεταξύ τους σχέσεις • Ομάδα Έργου • Οργανωτική δομή τύπου μητρώου • Μητρώο ευθυνών • Διασύνδεση συντελεστών έργου

12. Οργανωτικές Δομές Έργου 5/14 Κατανέμονται σε ένα συνεχές φάσμα • Αμιγής Δομή κατά λειτουργίες • Δομές τύπου μητρώου • Αμιγής Δομή έργου

13. Οργανωτικές Δομές Έργου 6/14 • Αμιγής Δομή κατά λειτουργίες Υποδιαίρεση της γραμμής προϊόντων/ειδικοτήτων σε διαφορετικά τμήματα και δόμηση με κάθετη ιεραρχία

14. Οργανωτικές Δομές Έργου 7/14 • Αμιγής Δομή κατά λειτουργίες

15. Οργανωτικές Δομές Έργου 8/14 Οργανωτική δομή τύπου μητρώου • Κάθετες γραμμές:ευθύνη επί μέρους τμημάτων • Οριζόντιες γραμμές: ευθύνη έργου ΜΗ ΜΟΝΙΜΗ ΜΟΡΦΗ, ΤΙΘΕΤΑΙ ΕΠΙ ΤΗΣ ΥΠΑΡΧΟΥΣΑΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΗΣ ΔΟΜΗΣ

16. Οργανωτικές Δομές Έργου 9/14 • Oργανωτική Δομή Μητρώου

17. Οργανωτικές Δομές Έργου 10/14 Δομές Τύπου Μητρώου • Μητρώο Συντονισμού, Ο Διευθυντής έργου < εξουσία Διευθυντών Τμημάτων και συντονίζει την χρήση πόρων επί μέρους τμημάτων • Μητρώο Επικάλυψης:Διευθυντής έργου, Διευθυντές Λειτουργικών τμημάτων ισόβαθμοι • Μητρώο Αποσπάσεων Ισχυρός Διευθυντής έργου, οι αποσπασμένοι εργαζόμενοι λογοδοτούν σε αυτόν. Καθορισμός διαδικασιών, reporting

18. Οργανωτικές Δομές Έργου 11/14 Aμιγής Δομή έργου

19. Οργανωτικές Δομές Έργου 12/14 Αμιγής Δομή Διοικητικής Οργάνωσης έργου

20. Οργανωτικές Δομές Έργου 13/14 Περιγραφή Θέσεων Εργασίας, Job Description • Διευθυντής έργου • Επίτευξη στόχων έργου • Επιλογή/Διοίκηση Ομάδας έργου • Διαχείριση/έλεγχο έργου • Ανάπτυξη αντικειμένου εργασιών • Εκπροσώπηση εταιρείας, πελάτες,αρχές • Διαδικασίες/Αλληλογραφία/εκθέσεις • Έγκριση Προμηθειών/Εργασιών • Επεξεργασία εκθέσεων αστοχίας/απόκλισης/Αλλαγές ΙΚΑΝΟΤΗΤΕΣ : Επικοινωνία,διαπραγμάτευση, υλοποίηση ποσοτικών και ποιοτικών στόχων ΕΞΟΥΣΙΑ ΑΝΑΛΟΓΗ ΜΕ ΕΥΘΥΝΕΣ • ΠΛΑΙΣΙΟ • Σε ποιον αναφέρεται • Ποιοι αναφέρονται σε αυτόν • Για ποια καθήκοντα είναι υπεύθυνος • Δικαιοδοσία σε σχέση με την έκδοση οδηγιών ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑΤΑ

21. Οργανωτικές Δομές Έργου 14/14 ΕΠΙΛΟΓΗ ΚΑΤΑΛΛΗΛΗΣ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗΣ ΔΟΜΗΣ • Λειτουργία εξισορρόπησης μεταξύ • των αναγκών του έργου/αντικείμενο εργασιών • των αναγκών της ομάδας έργου • ανάγκες των ατόμων • Κενό ευθύνης εξουσίας • Αντιμετωπίζεται με: • Eπίσημη δικαιοδοσία/Καταναγκαστική εξουσία • Εξουσ. επί του προϋπολογισμού (budget manager) • Εξουσία επί των πληροφοριών • Εξουσία επί των αμοιβών • Πειθώ μέσω λογικής/Συναισθηματική πειθώ/Εξουσία προσωπικότητας

22. Ομάδες Έργου 1/3 Σύνολο ανθρώπων που συνεργάζονται αποδοτικά και αποτελεσματικά για τη επίτευξη κοινών στόχων. Αποδοτικά:οι εργασίες εκτελούνται σωστά Αποτελεσματικά:εκτελούνται οι σωστές εργασίες Ενίσχυση δημιουργικότητας/ καινοτομίας/διευκόλυνση λήψης αποφάσεων/βελτίωση απόδοσης. Κατανομή εργασιών/Εύρος Δεξιοτήτων/Συνέργεια/Αλληλεπίδραση μελών της ομάδας για αντιμετώπιση προβλημάτων/παρακίνηση/υποστήριξη

23. Ομάδες Έργου 2/3 Μέγεθος Ομάδας: f(μέγεθος και πολυπλοκότητα έργου, δεξιότητες, επικοινωνία, επιθυμητή ευελιξία, αποφυγή συγκρούσεων, ισορροπία προσωπικοτήτων). 5-10 άτομα Χαρακτηριστικά επιτυχημένων/αποτυχημένων ομάδων

24. Ομάδες Έργου 3/3 Χαρακτηριστικά ομάδων Η ουσία της ομάδας: τα μέλη της δημιουργούν μία συνεργατική ένωση καταμερισμού εργασιών για τη βέλτιστη συμβολή του κάθε μέλους στην επίτευξη των κοινών στόχων

25. Αρχηγεσία Έργου 1/6 Αποτελεσματικοί και επιτυχημένοι Διευθυντές έργου, ευρυμαθής, τεχνικά ειδήμων, κατάλληλου ύφους αρχηγεσία. Ακόμη και όταν ο Διευθυντής παίρνει τις αποφάσεις μόνος του, είναι σημαντικό πως θα τις παρουσιάσει στην Ομάδα

26. Αρχηγεσία Έργου 2/6 Αρχηγεσία επικεντρωμένη στη δράση συνδυάζει:. • Παρακίνηση:που aφορά στις ανάγκες των ατόμων • Συγκρότηση Ομάδων :ανάγκες των ομάδων • Τεχνικές Προγραμματισμού και ελέγχου έργου:ανάγκες έργου Απόδοση= Ικανότητα χ Δέσμευση Οι άνθρωποι δουλεύουν για να καλύψουν ορισμένες άνάγκες. Καθοριστική παράμετρος στη θεωρία της παρακίνησης η ιεράρχιση αναγκών

27. Αρχηγεσία Έργου 3/6 Ιεράρχιση αναγκών Καθοριστική παράμετρος στη θεωρία της παρακίνησης η ιεράρχιση αναγκών. • Χαρακτηριστικά ατόμων στο στάδιο της αυτοπραγμάτωσης, σελ. 444 • Καλλίτερη αίσθηση της πραγματικότητας • Αποδοχή του εαυτού/των άλλων/της φύσης • Απόσταση από το πρόβλημα • Ανάγκη ιδιωτικού χώρου • Δημοκρατικότερη συμπεριφορά • Φυσική, αυθόρμητη δημιουργικότη • Φιλοσοφική διάθεση/αίσθηση χιούμορ

28. Αρχηγεσία Έργου 4/6 Κύκλος Παρακίνησης Στις εταιρείες η ανάγκη για αυτοπραγμάτωση, ανάγκη για προαγωγή. Μετεκπαίδευση, κατάρτιση. Η ανάγκη αυτοπραγμάτωσης δεν συνδέεται πάντα με οικονομικά κίνητρα

29. Αρχηγεσία Έργου 5/6 Έλεγχος της σύγκρουσης • Έγκαιρη διάγνωση των συμπτωμάτων της σύγκρουσης • Άμεση διαιτησία στο χαμηλότερο επίπεδο • Διαπραγματεύσεις • Διαχωρισμός • Οπισθοχώρηση και παράβλεψη • Εξομάλυνση • Κανόνες και κανονισμοί • Συμβιβασμός • Αντιμετώπιση • Επιβολή • Επίλυση προβλημάτων

30. Αρχηγεσία Έργου 6/6 • Ανάθεση Καθηκόντων: Κλειδί επιτυχίας της αποτελεσματικής διαχείρισης έργου • Βελτίωση αποδοτικότητας Ομάδας • Ανάπτυξη Ικανότητας μελών • Συμβολή στην πρόοδο της εταιρείας • Μέθοδος Ανάθεσης καθηκόντων-Οδηγός προς ΔΕ • Αποδοχή της ανάγκης ανάθεσης καθηκόντων • Σαφές πλάνο αναθέσεων • Έγκριση προϊσταμένου για πλάνο αναθέσεων • Κλίμα εμπιστοσύνης • Καθορισμός γραμμών εξουσίας/ευθύνης • Υπομονή στα σφάλματα/κατάρτιση • Παρακολούθηση απόδοσης/Κοινοποίηση παρατηρήσεων • Ανταμοιβή

31. Ολοκλήρωση Μαθήματος Εισαγωγή στη Διαχείριση έργου-Ιστορία  Κύκλος Ζωής έργου  Kρίσιμοι Παράγοντες Έργου-Μελέτη Σκοπιμότητας  Επιλογή έργου - Εκτίμηση Έργου  Κύκλος προγραμματισμού και ελέγχου Μέθοδος κρίσιμης διαδρομής Χρονοδιαγράμματα-Προγραμματισμός Πόρων  Λογιστική έργου  Έλεγχος έργου  - Πιστοποιημένη αξία Διαχείριση Ποιότητας  -Διαχείριση Κινδύνου Επικοινωνία έργου- Οργάνωση –Ομάδες –Αρχηγεσία Έργου-Διοίκηση έργου με Η-Υ Παραδείγματα-Εφαρμογές- Ασκήσεις ΚΑΛΗ ΕΠΙΤΥΧΙΑ ΣΤΟΥΣ ΣΤΟΧΟΥΣ ΣΑΣ