הדרכה מתודולוגית משרדי הנחשון – מטה יישום הרפורמה

1. הדרכה מתודולוגיתמשרדי הנחשון – מטה יישום הרפורמה נציבות שירות המדינה המטה ליישום הרפורמה בשירות המדינה דצמבר 2013

2. גיבוש הערכת מצב לניהול ההון האנושי בשירות המדינה

3. מטרת הערכת המצב • לגבש תמונת מצב מערכתית, כוללת ומשותפת לגורמים במשרד ומחוצה לו. • לבחון מחדש סדרי עדיפויות בטווח הקצר והארוך. • לקבוע כיווני שינוי בעת גיבוש תכניות העבודה והתקציב. • לאתר מקורות פנימיים אשר אינם מקדמים את סדרי העדיפויות והקצאתם • מחדש במסגרת תכניות העבודה.

4. מתוך דוח ועדת הרפורמה: "הבסיס לתהליכי העבודה בין נציבות שירות המדינה, אגף התקציבים והמשרד יהא מעגל התכנון השנתי שבמרכזו תכנית העבודה השנתית של המשרד או של היחידה. מדי שנה, כחלק מתהליך התכנון, יציג סמנכ"ל בכיר למנהל ומשאבי אנוש את הערכת המצב להון האנושי לנציב שירות המדינה או לנציג מטעמו. הוא יציג מגמות, משימות או תהליכים שעולה בהם צורך בהתאמת הארגון למשימותיו. לאור הערכת מצב זו, תגובש תכנית העבודה השנתית, לרבות תכנית העבודה להון אנושי."

5. מרכיבי הערכת המצב איתור וזיהוי מגמות / אירועים משמעותיים המשפיעים על פעילות המשרד • גיבוש הערכת המצב לאור ארבעת היסודות בתכנון האסטרטגי להון האנושי: • התאמת הארגון למשימותיו • פיתוח ההון האנושי • כוח אדם ליבתי • יחסי עבודה ושכר

6. אבני הבניין להתייחסות

7. גורמי ההשפעה על הערכת המצב

8. 3 אוכלוסיות מיקוד בביצוע הערכת המצב על סמנכ"ל משאבי האנוש לתת דגש מיוחד לאוכלוסיית העובדים הנמנים על שלוש הקבוצות

9. תוצרי הערכת המצב - דוגמא

10. תוצרי הערכת המצב - דוגמא שלב א' - איסוף מידע לצורך זיהוי מגמות/אירועים משמעותיים ובעלי השפעה על פעילות המשרד

11. תוצרי הערכת המצב - דוגמא שלב ב' - גזירת משמעויות: המשרד לשירותי דת אירוע בעל השפעה משמעות פועל יוצא

12. תוצרי הערכת המצב - דוגמא שלב ב' - גזירת משמעויות: משרד הבריאות מגמה משמעות פועל יוצא

13. תוצרי הערכת המצב - דוגמא שלב ג' - התאמת הארגון למשימותיו נושא לבחינה ממצא פועל יוצא

14. תוצרי הערכת המצב - דוגמא שלב ג' - התאמת הארגון למשימותיו התרחיש: הנחייה לביצוע קיצוץ רוחבי (FLAT) של 2.5% תקני כוח האדם במשרדי הממשלה פועל יוצא: עקב תחזית הפרישה לסוף שנת 2013, ניתן יהיה לאייש תקן נוסף במהלך 2014 על אף הקיצוץ הרוחבי הצפוי.

15. תוצרי הערכת המצב - דוגמא שלב ד' - פיתוח ההון האנושי נושא לבחינה ממצא פועל יוצא

16. תוצרי הערכת המצב - דוגמא שלב ה' - מיפוי כוח האדם הליבתי כוח אדם ליבתי משפיע ישירות על היכולת של המשרד לבצע את משימותיו הן בטווח הקצר והן בטווח הארוך. יש לזכור, כי הגדרת כישורי הליבה והאוכלוסיות המשויכות לה הינה באחריות המשרד כלל העובדים עובדי "תקורה" פעילותם אינה משויכת לתחום ספציפי, אלא במהותה מתן שירות או תמיכה רוחבית עובדים "עקיפים" פעולתם תומכת בעבודת העובדים "הישירים" עובדים "ישירים" פעולתם משפיעה ישירות על תפוקות הארגון

17. תוצרי הערכת המצב - דוגמא שלב ה' - מיפוי כוח האדם הליבתי • משמעויות נגזרות: • מספר ההכשרות אשר בוצעו לעובדי הליבה נמוך יחסית, על אף שאוכלוסייה זו מוגדרת כאוכלוסיית המיקוד העיקרית של המשרד. • יש להגדיל את כמות הערכות העובדים המבוצעות בקרב עובדי הליבה • יש לשמר ולטפח את אוכלוסיית הליבה תוך תגבור קורסי ההשכלה עבורה

18. תוצרי הערכת המצב - דוגמא שלב ה' - מיפוי כוח האדם הליבתי • משמעויות נגזרות: • שיעור התחלופה הגבוה יחסית בקרב עובדי הליבה מעיד על קושי בשימור העובדים לאורך זמן – יש לתת על כך את הדעת ולהיערך למציאת פתרונות בהתאם. • שיעור העובדים הפורשים גבוה יחסית לאורך השנים, דבר המשפיע על שימור הידע בארגון – יש ליצור בסיס ידע מקצועי שיהווה מקור לשימור ידע.

19. תוצרי הערכת המצב - דוגמא שלב ו' - יחסי עבודה ושכר נושא לבחינה ממצא פועל יוצא

20. תוצרי הערכת המצב - דוגמא שלב ו' - יחסי עבודה ושכר • משמעות: • שכר העידוד משולם כיום על בסיס שיטות אשר ברובן אינן מעודכנות, דבר אשר פוגם באפקטיביות המנגנון. • יש להגדיר יעד ריאלי לעדכון שיטות שכר העידוד במהלך השנה הקרובה.

21. הערכת מצב – המימד הלא פורמאלי • בנוסף לתחומים אשר נסקרו לעיל, הערכת המצב צריכה לכלול מרכיבים בלתי פורמאליים, אשר לא תמיד ניתנים לכימות ונוגעים לנושאים הבאים: • תרבות ארגונית ומאפייניה במשרד • מידת שביעות רצונם של העובדים ותחושת השייכות שלהם לעשייה המשרדית • מידת מיצוי הפוטנציאל האישי של עובדי המשרד בעבודתם היומיומית • הערכת המצב בתחומים אלו תסייע לנו בגיבוש תכנית עבודה העונה על הפערים הקיימים וממקסמת את היכולות הארגוניות בפן הבלתי פורמאלי

22. הערכת המצב • מודל ה – SWOT • 1. עוצמות פנימיות - מהם היתרונות שלנו? • 2. חולשותפנימיות – מה צריך לשפר? היכן לא פעלנו כראוי? • 3. הזדמנויות בסביבה החיצונית – היכן נמצאות ההזדמנויות הטובות? • 4. איומים בסביבה החיצונית – מהם המכשולים לשיפור ביצועים? האם דרישות מסוימות השתנו?

23. דוגמא למודל SWOT במשרדי הנחשון פנימי עוצמות פנימיות - S חולשות פנימיות - w • הטמעת מערכת התמ"ר במשרד • תהליכי גיוס ומיון אפקטיביים • כוח אדם ותיק ומנוסה • חוסר במודלי העסקה גמישים • מחסור בעתודה ניהולית • עומס בירוקרטי הובלת תהליכים הזדמנויות בסביבה החיצונית - o איומים בסביבה החיצונית - T • מיתון במשק • העמקת פערי השכר בין השוק הפרטי למגזר הציבורי • הזדקנות אוכלוסיית המדינה • רפורמה בניהול ההון האנושי • פקיעת הסכמי שכר קיבוציים • קיצוצי כוח אדם במגזר הפרטי חיצוני

24. הערכת המצב • מודל ה – TOWS

25. תודה!