公文處理實務

公文處理實務 101 年 1 月 9 日

壹、前言 • 資料來源：參考行政院訂頒之「文書處理手冊」。 • 99.01.22最新修正

貳、公文的種類(6種) • 令：公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令 • 呈：對總統有所呈請或報告 • 咨：總統與立法院、監察院公文往復 • 函：各機關間處理公務公文往復(上行函、平行函、下行函)，答復民眾之申請 • 公告：就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定對象宣布周知

其他公文：因其他辦理公文需要之文書。 例如─書函、開會通知、電話紀錄、手令或手諭、簽、報告、箋函或便箋、聘書、證明書、證書或執照、契約書、提案、紀錄、說帖及定型化表單。

參、公文結構及作法 • 函的結構：主旨、說明、辦法；三段式、二段式、一段式。 • 分段要領主旨：全文精要、目的與期望—具體扼要說明：說明事實、來源或理由—詳細敘述(條列式) 辦法：可改用建議、擬辦、核示事項—具體要求 • **製作要領：簡、淺、明、確；簡明扼要、標點符號。

「函」的結構─舉例(1) 教育部　函機關地址：臺北市中山南路5號受文者：國立臺灣大學聯絡人：張三豐發文日期：中華民國94年2月16日聯絡電話：(02)23566600 發文字號：台總(二)字第0940024680號速別：最速件密等及解密條條件或保存期限：附件：主旨：為杜流弊，節省公帑，各項營繕工程應依法公開招標，並不得變更設計及追加預算，請　照辦。說明：　一、依行政院本(94)年2月5日台教字第0940000123號函辦理。　二、據查目前各機關學校對營繕工程仍有未按規定公開招標之情事，致弊端叢生，浪費公帑。辦法：各機關學校對營繕工程應依法公開招標，並按「政府採購法」及相關法令之規定確實辦理。正本：部屬機關學校副本：本部總務司、政風處、會計處　　　　　　　　　　　　　部長　杜正勝

「函」的結構─舉例(2) 義守大學　函受文者：教育部校址：高雄縣大樹鄉….. 發文日期：中華民國96年7月21日聯絡人：李四海發文字號：(96)校人字第0940123456號聯絡電話：(07)28611234 速別：最速件密等及解密條條件或保存期限：附件：主旨：檢陳本校96年上半年教師借調名冊乙份，請　鑒核。說明：一、依　鈞部92年2月2日台人(一)字第0920111號函辦理。二、本校教師之借調，均依照　鈞部86年10月5日台(86)人字第8600123號函及教師借調處理原則之規定辦理。正本：教育部副本：本部總務處、會計室、人事室　　　　　　　　　　校長　傅勝利

「書函」的結構及作法—舉例(3) 義守大學　書函校址：高雄縣大樹鄉…… 受文者：環境設計學院聯絡人：張三陸速別：最速件聯絡電話：(07)28612256 密等及解密條條件或保存期限：發文日期：中華民國96年6月25日發文字號：(96)校人字第0951224466號附件：主旨：檢送本校暑假上班時間規定1份，請　查照。說明：依本校96年6月16日94學年度第1學期第1次校務會議決議辦理。正本：本校各學術及行政單位副本：　　　　　　　　　　義守大學

肆、公文處理流程 • 來文：他機關之來文。收文分文登錄簽辦會辦陳核批示(擬稿陳判發文歸檔)存查歸檔 • 創稿：機關首長或單位主管對主管業務認有辦理文書之必要者，得以手諭或口頭指定承辦人擬辦。交辦(或主動辦理)簽辦會辦陳核批示擬稿陳判發文歸檔

伍、簽、稿之撰擬 • 一般原則 1.簽、稿的性質： (1)簽—為幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案情並作決定之依據。 (2)稿—為公文之草本，依各機關規定程序核判後發出。 2.擬辦方式：先簽後稿、簽稿併陳、以稿代簽。 3.作業要求：正確、清晰、簡明、迅速、整潔、一致、完整。

擬辦方式 一、先簽後稿 • 制定、訂定、修正、廢止法令案件。 • 有關政策性或重大興革案件。 • 牽涉較廣，會商未獲結論案件。 • 擬提決策會議討論案件。 • 重要人事案件。 • 其他性質重要必須先行簽請核定案件。二、簽稿併陳 • 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。 • 依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。 • 須限時辦發不及先行請示之案件。三、以稿代簽 • 一般案情簡單，或例行承轉之案件。

簽之撰擬 1.款式：(1)三段式，(2)案情簡單，可使用便條紙，不分段，以條列式簽擬，(3)存參或簡單案件，得於原文空白處簽擬。 2.撰擬要領：(1)「主旨」扼要敘述，不分項。(2)「說明」對案情來源、經過、分析，作簡要之敘述，視需要分項條列。(3)「擬辦」應提出具體處理意見或解決問題之方案，意見較多時分項條列。 3.重要或特殊案件，承辦人不能擬具處理意見時，應敘明案情簽請核示或當面請示後，再行簽辦。 4.毋需答復或辦理之普通文件，得視必要敘明案情簽請存查。

簽的使用時機 1.屬開創性及案情須詳加說明者，通常為「先簽後稿」，建議以「簽」為之。 2.「簽稿併陳」者，應於簽文末「敬陳核示」之前，標示「簽稿併陳」。簽署由上而下蓋用職章（注意預留長官核印的空間）

3.案情單純但須上陳給首長知悉者，以「簡簽」為之。3.案情單純但須上陳給首長知悉者，以「簡簽」為之。 4.內部會議之紀錄需陳核後始發文，如無另加說明之必要者，建議「以稿代簽」；但案情複雜須說明前因後果者，宜「簽稿並陳」。 5.上陳機關首長核判(敬陳鈞長卓裁)者，文末「敬陳核示」之次一行，簽署由左而右蓋用職章，日期時間標記於職章的下方如07281520（注意預留長官核印的空間）。

「簽」的作法─舉例(1) 簽於人事室100年7月18日　主旨：為辦理100學年度教職員工福利事項，謹擬具本校教職員工福利措施實施計畫(如附件)，敬請　核示。說明：本校100學年度預算，編列員工福利經費計有新臺幣 23萬元，為落實執行，經事先調查各單位需求狀況，研擬實施方案，並於7月8日邀集各單位會商，獲致結論。擬辦：擬請同意依實施計畫辦理100學年度教職員工福利活動。謹簽稿併陳，敬請核示人事室　敬會會計室　

「簽」的作法─舉例(2) 簽於學生事務處生活輔導組100年1月12日一、奉派代表出席本(1)月9日上午於教育部召開之「研商學生輔導管教辦法相關事宜」會議，謹將會議結論簽請　鑒核。二、本次會議計討論三個問題，其結論分別臚陳如下：（一）第一案．．．．．（二）第二案．．．．．三、第一案有關．．．部分，涉及．．．事項，係屬教務處之權責，擬請教務處錄案研處，並依限陳報教育部。其餘因與本校業務尚無相關，無需辦理。　　　　敬陳核示職０００謹陳

稿之撰擬 1.款式：(1)三段式，(2)案情簡單，可使用二段式或一段式。 2.撰擬要領：(1)「主旨」簡明扼要，敘述全文意旨，不分項。(2)「說明」對案情來源、經過、分析，作詳細之敘述，視需要分項條列。(3)「辦法」應提出具體處理意見或解決問題之方案，意見較多時分項條列。 3.訂有辦理或復文期限者，在主旨內敘明。 4.主旨文字以不超過五十字為宜，以求簡明扼要。 5.一頁以上應於騎縫處加蓋騎縫章或職名章。 6.稿件送會或陳核過程中，如改動較多或較為重大者，宜退回承辦人閱後再行送繕。文稿增刪修改過多者，送還承辦人清稿。

撰擬函稿應注意之事項 1.公文名稱按行文事項之性質選用公文名稱，如：令、函、書函、公告．．．等；按文別應採之結構。 2.正本收受者 (1)發送內部單位或人員之公文受文者：本校教務處、總務處、本校教務處鄭００先生(女士)。 (2)受文者應標示機關（構）或學校之全銜，如「臺中縣明台高級中學」、「彰化縣私立達德高級商工職業學校」、「正德學校財團法人彰化縣正德高級中學」，禁用簡稱如文建會、國科會。

3.副本收受者書寫 「副本」書寫方式建議：他機關（單位）列於第1行，並以全銜名之。內部單位列於第2行，可簡寫，但數單位同列時，第1個單位前加冠「本校」，如「本校教務處、會計室、商學院、資訊中心」。因副本如列承辦單位，原則上由承辦人存用，故避免於本單位後加列發文單位之同仁或承辦人。

4.會簽意見之彙整 (1)案件涉其他單位權責時，宜先請該單位惠示意見；如屬本單位權責應先表明單位意見，再知會或請相關單位表示意見。 (2)如上陳之簽稿有其他會文單位表示不同意見，原簽陳單位應加彙整並表明本單位之立場，重簽後再上陳。

5.文卷之彙整 陳核之公文，全卷排列的次序： (1)簽、稿、會簽、來文、隨案存查的附件、隨文寄送的附件，並以燕尾夾2只夾於左側。 (2)提供參考性質之法規、前案或相關備以核對的資料，夾附於卷宗夾的左側（公文核判後交由承辦人收執）。

6.稿末之署名 (1)「函」稿不論上行文、平行文、下行文，於稿末均書寫「校長黃００」，至於用印部分由文書單位依文書處理之規定辦理。 (2)「書函」稿，則於稿末書寫「(校戳)－彰化縣立和群國民中學」。

7.騎縫 上陳之簽稿兩頁以上者，其騎縫處建議一律加蓋承辦人職章；正式函文則由文書單位加蓋騎縫章。 8.用紙 1.凡須存檔與對外發文之公文書及其附件，應使用潔淨的A4第1次用紙。 2.試印文稿，及傳閱內部相關單位之文件，建議多多利用背頁紙。

9.一般用詞 (1)對於其他機關的稱謂，在公文中第一次出現時建議用全銜，如「行政院文化建設委員會」、「行政院國家科學委員會」；第二次以後才用簡稱，如「文建會」、「國科會」。 (2)上行文主旨請示語「請鑒核」中的「鑒」字，建議採慣用的「鑒」，而不用「鑑」，直屬上級機關用「請鑒核」，未隸屬之上級機關可用「請鑒察」或「請詧照」。平行文一般多使用「請查照」。

10.習慣用詞 (1)描述性用語、專有名詞、計畫名稱及慣用語涉及數字部分，仍用國字書寫。如「第二專長」、「五年教育促進方案」、「九年一貫課程」、「十二年國教」、「星期三」及「九十五學年度第二學期辦理學生生活輔導計畫」等。 (2)簽稿內涉及數字之敘寫，如「802,534,567元」請敘寫為「8億253萬4,567元」；「12,492,345人」請敘寫為「1,249萬2,345人」；「26,457班」請敘寫為「2萬6,457班」，以求一致性。

(3)收據及支票金額以國字（大寫數字）書寫，金額後一律加上「整」字(3)收據及支票金額以國字（大寫數字）書寫，金額後一律加上「整」字 • (例如「肆仟捌佰元整」) • (4)公文簽稿內涉及金額部分以阿拉伯數字書寫，金額後均不必加上「整」字 • (例如「8億253萬4,567元」)

陸、函的使用時機 1.正式函復機關、學校、民間團體、民眾，有關經費、請求與准駁等事項，尤其具行政處分效果者，以「函」為之。 2.寄發會議紀錄並希望照辦者，以「函」發送。但純屬內部單位集會之會議紀錄，以「書函」發送。

3.轉發上級或同級機關有關計畫、方案、重要會議紀錄等，尤其希望下級機關(包括內部單位)照辦者，以「函」發送。3.轉發上級或同級機關有關計畫、方案、重要會議紀錄等，尤其希望下級機關(包括內部單位)照辦者，以「函」發送。 4.民眾不論以何種方式致函機關學校或首長，如屬查詢教育相關資訊或提供意見者，建議以「書函」回復。

5.「函」稿之文末應署「校長黃００」。 　正式發文時，上行文署機關首長職銜、姓名，署名校長黃夢涵蓋職章(小官章) 平行文蓋職銜簽字章或職章；下行文蓋職銜簽字章。 6.「書函」稿之文末應署「校名條戳」。

柒、公文用語 • 期望及目的用語—請查照、請鑒核、請核備、敬請辦理見復請照辦、請鑒察、請核示、請備查 • 直接稱謂用語有隸屬關係之機關—對彰化縣政府稱「鈞府」對無隸屬關係之機關—對和美鎮公所、和美鎮農會、國民中小學稱「大」或「貴」對機關首長—對直屬長官稱「鈞長」或「鈞座」對人民、對團體—先生、女士或台端 • 間接稱謂用語對機關或團體—全銜、該對職員—職稱對個人—先生、女士或君

捌、法律統一用語 • 「布」--公布、頒布「分」--部分、身分「占」--占有、獨占「雇」--雇員、雇主、雇工—名詞「僱」--僱用、聘僱—動詞「畫」--計畫—名詞「劃」--策劃、規劃、擘劃—動詞「聲」、「申」--聲請、申請「紀」、「記」--名詞用紀錄、動詞用記錄

玖、公文處理時限 • 一般公文 (1)最速件：1日；會簽：1小時。 (2)速件：3日；會簽：2小時。 (3)普通件：6日；會簽：4小時。 • 限期公文：來文或其他規定訂有期限者。 • 使用公文夾(各機關得視實際需要自行訂定) 最速件：紅色速件：藍色普通件：白色機密件：黃色 • 一般公文處理速別之擬定，發文機關承辦人員應確實區分，各級人員應詳加審核，避免最速件過於浮濫。

拾、其他 （一）有例援例、適時更新－檢視釋例、善用副本。（二）引據法令－最新有效、正確解讀、後令優於前令、檢視現行法令是否停止適用、適用對象是否適宜。（三）扼要敘述、抓住重點、段落分明。（四）標點符號－請使用筆硯系統。（五）附件裝訂－檢視簽稿放置順序及附件是否確實無誤。如填報重要資料請留存附件影本，以利日後查考。（六）正本歸檔－任何文件正本應歸入檔案室保存，以利日後查考。

擬辦文書應注意事項 • (一) 對於單位收發送交之文書，或根據工作分配須辦理者，承辦人員應即行擬辦，並將辦理情形登錄於公文電腦系統或記載於公文登記簿，以備查詢。 • (二) 承辦人員對於文書之擬辦，應查明全案經過，依據法令作切實簡明之簽註。依法令規定必須先經會議決定者，應按規定提會處理。法令已有明文規定者，依規定擬稿送核，無法令規定而有慣例者依慣例。

(三) 承辦人員對本案原有文卷或有關資料，應詳予查閱，以為擬辦處理之依據或參考。此項文卷或資料，必要時應摘要附送主管，作為核決之參考。 • (四) 簽具意見，應力求簡明具體，不得模稜兩可，或晦澀不清，尤應避免未擬意見而僅用「陳核」或「請示」等字樣，以圖規避責任。

(五) 毋須答復或辦理之普通文件，得視必要敘明案情簽請存查(ex:陳閱後文存查)。 • (六) 承辦人員對於來文或簽擬意見，如情節較繁或文字較長者，宜摘提要點，或於適當處作必要之註記，以利核閱。 • (七) 承辦人員對於來文之附件，有抽存待辦之必要者，應於來文上書明「附件抽存」字樣，並簽名或蓋章，附件除書籍等另有指定單位保管者外，應於用畢後歸檔。

(八) 涉及2個單位以上需會商之案件，可在會報中提出，經決定作成紀錄後，辦稿時註明「已提○年○月○日會報決定」字樣，不再一一送會。 • (九)各單位於其他單位送會之簽稿，如有意見應即提出，如未提出意見，一經會簽，即認為同意，應共同負責。

(十)文稿核會之簡化： • 上一層級已於擬辦時核可者，其文稿內容如無變更，應由次一層級代判，不必再送上級判行。如文稿內容已先經簽收公告執行，並經校長核定後，其後收到正式公文時，可由處室主任代判，並附原簽收公告即可歸檔。

(十一) 承辦人員辦稿時，處理附件之注意事項： • １、附件請檢點清楚，隨稿附送。 • ２、附件有2種以上時，請分別標以附件1、附件2、………。 • ３、附件除附卷者外，如係隨文附送，辦稿時，用「檢送」、「檢陳」、「檢附」等字樣。 • ４、如需以原本發出，而原本僅1份時，請註明：「原本隨文發出，抄本或影印本存卷」。

５、如需以電子文件、抄本或影印本發出，辦稿時請書「附電子檔」、「抄送」或「檢送○○影印本」等字樣，並註明「原本存卷，另以電子檔、抄本或影印本發出」。 • ６、發文附件宜儘量用電子文件(推動無紙化)。 • ７、附件如不及或不能隨稿附送時，請註明「封發時，附件請向承辦人員或某某洽取」字樣。 • ８、有時間性之公文，其附件不及隨文送出者，請註明「文先發，附件另送」

９、附件以正本為限，如需附送副本收受機關或單位，應在「副本」項內之機關或單位名稱右側註明「含附件」或「含○○附件」。

敬請指教 謝謝

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