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Introducción al Documentación de Procesos ( Based on background paper SWITCH Briefing No 6 Ton Schouten)

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Introducción al Documentación de Procesos ( Based on background paper SWITCH Briefing No 6 Ton Schouten) - PowerPoint PPT Presentation


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Introducción al Documentación de Procesos ( Based on background paper SWITCH Briefing No 6 Ton Schouten). Yo escucho, yo olvido Yo veo, yo recuerdo Yo hago, yo entiendo Proverbio Chino. La intervención planeada del proyecto. El curso real del proyecto. Introducción. Introducción.

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Introducción al Documentación de Procesos(Based on background paper SWITCH Briefing No 6Ton Schouten)

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Yo escucho, yo olvido

Yo veo, yo recuerdo

Yo hago, yo entiendo

Proverbio Chino

introducci n1
Introducción
  • La documentación de procesos apunta al aprendizaje de las curvas e irregularidades en la ruta del proyecto, a estimular el debate y la reflexión en como, el continuo flujo de la vida y las relaciones sociales, tienen un impacto sobre el curso del proyecto.
introducci n2
Introducción

El proceso de documentación constituye una herramienta que ayuda a los tomadores de decisiones a registrar cuidadosamente los “eventos significativos” en sus proyectos. Permite la reflexión y análisis de esos eventos en orden de entender mejor que esta pasando, como esta pasando y porque esta pasando

introducci n3
Introducción
  • El proceso de documentación registra que paso, como paso, y porque paso?
  • Envuelve :
  • Una forma estructurada y enfocada de capturar el proceso de cambio que el proyecto tiene como meta.
  • Organizar la información de tal forma que las autoridades tengan la oportunidad de reflexionar y aprender acerca del proceso;
  • Analizar la información buscando los temas, patrones y rutas comunes
introducci n4
Introducción
  • Mirar mas allá de la superficie, mas allá de lo obvio
  • Entendiendo las interacciones de poder, cultura, tradiciones, actitudes, relaciones sociales, y políticas
  • Entendiendo la resistencia al cambio, entendiendo las dinámicas del cambio
  • Haciendo visible lo que esta oculto
  • Sin ignorar ni desechar las condiciones externas que pueden afectar al proyecto, por malas que estas puedan ser, sino entendiendo y volviéndolas un factor al interior del proyecto
  • Estimular el debate alrededor de los factores no visibles
capturando organizando analizando y diseminando
Capturando, organizando, analizando y diseminando

Fases:

  • Capturando el proceso de cambio (relaciones sociales, de poder, políticas, resistencia al cambio etc.)
  • Organizando la información capturada para reflexión y aprendizaje
  • Analizando la información: tendencias, patrones
  • Diseminando la información
porque procesos de documentaci n
Porque procesos de documentación?
  • Usted los hace todo el tiempo: pero no de forma sistemática y no necesariamente para el aprendizaje
  • Mirada hacia atrás: observar tendencias, advertencias, oportunidades
  • Recolección de información de calidad, monitoreo
  • Aprender de los errores
  • Profundizar el entendimiento
  • Retratar las preocupaciones de la gente en general, (sin tener en cuenta el proyecto)
  • Aprender internamente y externamente
porque procesos de documentaci n1
Porque procesos de documentación?
  • Enfocar: Teoría de cambio
    • Integración entre diferentes disciplinas, sectores o departamentos,
    • Acción coordinada con los tomadores de decisiones,
    • Tomar decisiones en conjunto,
    • participación,
    • Cambio de actitud
  • Quien esta involucrado?, como exactamente?, cuando y como puede observar?, porque algo no esta sucediendo?, que hay mas allá de la superficie?, cuando la vida del proyecto presenta los momentos mas difíciles? etc..
principios
Principios
  • Vaya a los tomadores de decisión, deles voz
  • Vaya a los eventos donde hay tensión o conflicto
  • Estudie y describa el contexto
  • Organice una mirada hacia atrás: reflexión y análisis
  • Usar para el aprendizaje
  • Disemine y comparta, estimule el debate
herramientas
Herramientas

Herramientas para captar información: entrevistas, grupos de discusión, observación, notas diarias, medios audiovisuales (foto y video)

Herramientas para organizar: Tools for organising: archivar y compilar: artículos, estudios de caso, álbumes de fotos, videos, etc.

Herramientas de análisis: Métodos y estructuras

Herramientas para diseminar: reuniones, medios de comunicación ( TV, radio, website etc.)

quien documenta
Quien documenta?

Desde adentro: el equipo del proyecto

Excelente para aprendizaje interno

Los tomadores de decisión

Estimula el aprendizaje y la reflexión

Personas externas

Hay una independencia y una distancia que facilita la critica

el especialista en procesos de documentaci n
El especialista en procesos de documentación
  • No toma partido y puede escuchar muchas perspectivas sin creerse un experto en el tema;
  • Puede hacer preguntas que estimulen el pensamiento critico y profundizar mas allá de lo evidente;
  • Es capaz de permanecer objetivo, mientras observa el panorama completo, y ubicar el aprendizaje en en un contexto a largo plazo;
  • Es culturalmente competente;
  • Entiende la dinámica de la transformación humana;
  • Es confiable para la comunidad, pero puede reportar sus hallazgos sin favoritismos o prejuicios
  • Puede sintetizar grandes cantidades de información e identificar los aspectos clave;
  • Es habilidosos para comunicar mensajes de forma positiva.
  • Posee habilidades técnicas
interna y externamente
Interna y externamente

Aprendizaje interno del proyecto (aprendizaje conjunto con los tomadores de decisión) : trabajos, métodos y reuniones

Comunicación hacia el exterior: estrategia de comunicación, estimular el debate, abogacía, información etc..

Puede servir a ambos propósitos

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Plan

Plan de documentación de procesos:

  • Propósito.
    • Es para aprendizaje interno?
    • Es para comunicación a lo externo?
  • Cual es la teoría de cambio del proyecto: que procesos es necesario trazar, quien da seguimiento a estos procesos donde y cuando.
  • Que herramientas son necesarias para capturar el proceso, organizar la información, analizar los hallazgos, y diseminar la información?
  • Quien va a documentar el proceso (equipo del proyecto, especialista, autoridades, personas externas) ?
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Plan
  • Es necesario desarrollar habilidades en el proceso de documentación (escritura, video, fotografía, edición, desarrollo de sitios web)?
  • Cuales serán los productos esperados tanto para el aprendizaje interno, como la diseminación a lo externo?
  • Para cada producto se debe escribir un resumen (cual es el contenido del estudio de caso, video, foto álbum etc.) y cuales son sus objetivos específicos?
  • Como monitorear que el proceso de documentación ha tenido el éxito esperado
conclusiones finales
Conclusiones finales

El proceso de documentación puede:

  • Ayudar a los proyectos a acortar camino en sus rutas de tiempo y espacio.
  • Ayudar a que la intervención del proyecto se realice en armonía con el continuo flujo de la vida y las relaciones sociales.
  • Permite a los proyectos superar dificultades de interés general y estimular la participación y el debate para una sociedad con criterios mas amplios.
  • No dar por sentados los factores externos
  • Ser una de las herramientas claves de la

investigación.