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公文書撰寫之技巧. 報告人 ︰ 主任秘書 廖年欣 98 年 1 月 21 日. 大綱. 一、公文書撰寫之 主要依據 二、公文程式的類別與格式 三、公文程式的其他公文 四、簽稿性質與擬辦方式 五、法律統一用字 六、本校各單位之公文書撰寫式例 七、 Q & A. 一、 公文書撰寫之 主要依據. 公文程式條例 文書處理手冊 印信條例 中央法規標準法 統一用字與統一用語 數字使用原則. 公文的意義. 公文程式條例第 1 條規定： 「稱公文者，謂處理公務之文書 … 。」. 公文的必備條件. 1. 實質條件 ：須為處理公務所製作的文書，
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公文書撰寫之技巧 報告人︰主任秘書 廖年欣 98年1月21日
大綱 一、公文書撰寫之主要依據 二、公文程式的類別與格式 三、公文程式的其他公文 四、簽稿性質與擬辦方式 五、法律統一用字 六、本校各單位之公文書撰寫式例 七、Q & A
一、公文書撰寫之主要依據 • 公文程式條例 • 文書處理手冊 • 印信條例 • 中央法規標準法 • 統一用字與統一用語 • 數字使用原則
公文的意義 • 公文程式條例第1條規定： 「稱公文者，謂處理公務之文書…。」
公文的必備條件 • 1.實質條件：須為處理公務所製作的文書， 才能稱之為「公文」。 • 2. 形式條件：處理公務所製作的文書，必須 具備「公文程式條例」所規定 的程序與格式。
二、公文程式的類別與格式 公文類別 「令」、「呈」、「咨」、「函」、 「公告」與「其他」六種。
公文程式的類別 令 • 公布法律、發布法規命令、解釋性規定 與裁量基準之行政規則及人事命令時 使用。
公文程式的類別 令 • 令屬於上級對下級指示的公文。 • 公布法律、任免、獎懲官員，總統、 軍事機關、部隊發布命令時用之。
公布法律、發布法規命令 • 1.令文可不分段，敘述時動詞一律在前，如： (1) 訂定「○○○施行細則」。 (2) 修正「○○○辦法」第○條條文。 (3) 廢止「○○○辦法」。 • 2.多種法律之制定或廢止，同時公布時，可併入 同一令文處理；法規命令之發布，亦同。 • 3.公、發布應以刊登政府公報方式為之，並於機關 電子公布欄公布；必要時，以公文分行各機關。
發布人事命令 • 1.人事命令分：任免、遷調、獎懲。 • 2. 人事命令格式由人事主管機關訂定， 並應遵守由左至右之橫行格式原則。
令之發布 • 1. 經立法院制定之法律，由總統以「令」公布之。 ( 法、律、條例、通則 ) • 2. 行政機關基於法律授權而訂定之法規命令 由行政機關以 「令」發布之。( 規程、規則、細則、辦法、綱要、標準 或準則) • 3. 上級機關對下級機關，或長官對屬官，依其權限或職權 為規範機關內部秩序及運作，所為非直接對外發生規範 效力之一般、抽象之規定 由行政機關以「函」檢發之。 (要點、注意事項、須知、基準、作業程序、方案、 章程、範本、補充，規定等。)
令 • 無論制 ( 訂 ) 定或廢止法規、人事派免、獎懲所發布之命令，統稱為「令」。 • 不因種類之不同而改稱「人事派免令」、「獎勵令」、「懲罰令」等。更不宜變更為「人事派免通知書」、「獎懲通知書」。
公文程式的類別 呈 「呈」有呈送、奉上之意，屬上行文。 • 簽呈 • 呈請 核示 • 陳請 核示
呈的寫作要領 • 對總統有所呈請或報告時用之。 • 依照上行文的精神寫作，第三段 「辦法」，隨呈文的內容，改用「建議」 或「請求」。
公文程式的類別 咨 • 平行公文之一，僅限於總統與立法、 監察兩院往返公文時用之。(現況) • 文書處理手冊則為 總統與國民大會、立法院公文往復時 使用。
咨的寫作要領 • 「咨」屬平行文，無約束力，其性質區 分為徵求、答覆、洽請、移送四種。 • 總統與國民大會、立法院、監察院公文往復時用之。 • 依照平行文的精神並活用公文的三段式寫作要領。
公文程式的類別 函 • 各機關處理公務有下列情形之一時使用 (1)上級機關對所屬下級機關有所指示、 交辦、批復時。 (2) 下級機關對上級機關有所請求或報告時。 (3) 同級機關或不相隸屬機關間行文時。 (4) 民眾與機關間之申請及答復時。
查核 督導 • 查核 • 查勘 • 查辦 • 督導
鑒核 鑑察 • 鑒核 • 鑑核 • 鑒別 • 鑒賞 • 鑑諒
致理技術學院 函 (稿) 主旨：檢陳本校「○○計畫」乙式 2 份，如附件， 請 鑒核。 說明：依據 鈞部民國 97 年 8 月 18日○字第○號 函辦理。
公文程式的類別 公告 • 各機關就主管業務，向公眾或特定之對象宣布周知時使用。 • 公告周知；公告週知 • 周年慶；週年慶 • 公佈；公布 公佈欄；公布欄 • 宣布；宣佈
週 知 • 週 知 • 週 末 • 週 刊 • 週期表 • 周 期 • 周 年 • 周 到 • 周 濟 • 周 天
布與佈 • 布 告 • 布告欄 • 布 局 • 布 景 • 布 置 • 布與佈
公文程式的類別 公告 • 得張貼於機關之公布欄、電子公布欄，或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。如需他機關處理者，得另行檢送。
公告的寫作要領 • 一、一律使用通俗、簡淺易懂之文字製作。 • 二、加註標點符號。 • 三、內容應簡明扼要，來文日期、文號及會商研議 過程等，不必層層套用敘述。 • 四、分為「主旨」、「依據」、「公告事 項」( 或說明 ) 三 段，段名上不冠數 字，可用「主旨」一段完成的，不必勉 強湊成二段或三段。
公告的寫作要領 五、公告分段要領 (一)「主旨」扼要敘述，使人一目了然公告的目的和 要求，「主旨」的文字緊接著冒號之下書寫， 大都以公告……」開頭。 (二)「依據」應將公告事件之原由敘明，引據有關 法規及條文名稱或機關來函，非必要不敘來文 日期、字號。 有 2 項以上「依據」者，每項 應冠數字，並分項條列，另列空格書寫。
公告的寫作要領 五、公告分段要領 (三)「公告事項」( 或說明 ) 是公告的主要內容，須分項 條列，使層次分明。倘公告事項只就「主旨」補充說明 事實經過或理由時，改用「說明」。如另有附件、附表、 簡章、簡則等文件時，只須提到參閱「某某文件」，公 告事項內不必重複敘述。 (四) 一般工程招標或標購物品等公告，得用表格處理，免用 三段式。
公告的其他注意事項 一、登報公告，可用較大字體簡明標示公告目的， 免署機關首長職稱、姓名，免蓋印。 二、公告除登載於機關電子公布欄者外，張貼於 公布欄時，須蓋用印信，用印位置在首頁中間 偏右上方空白處。 三、公告不必標示：受文者、機關地址、傳真、 速別、密等、正本等項。
公告的其他注意事項 四、公告之署名一律蓋職銜簽字章。 五、公告本身不可以直接用電子交換傳送。因公告 和令係屬同一格式，均無正本、受文者欄位之 設計。 六、應比照「令」另以公文 檢送各機關。
(1) 書函 (2) 開會通知單 (3) 公務電話紀錄 (4) 手令或手諭 (5) 簽 (6) 報告 (7) 箋函或便箋 (8) 聘書 (9) 證明書 (10) 證書或執照 (11)契約書 (12)提案 (13)紀錄 (14)節略 (15)說帖 (16)定型化表單 三、公文程式的其他公文
書 函 • 凡機關或單位間，於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。 • 代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表。 • 適用範圍較函為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用。 • 性質不如函之正式性。 • 機關 ( 學校 ) 可以發「函」或「書函」，單位則只能發「書函」。
查核 督導 • 查核 • 查勘 • 查辦 • 督導
公文屬通報性質與不須正式行文之處理原則 • 上述各類公文屬發文通報週知性質者，以登載機關電子公布欄為原則。 • 公務上不須正式行文之會商、聯繫、洽詢、通知、傳閱、表報、資料蒐集等，得以電子郵遞方式處理。
( 機關全銜 ) ( 文別 ) ( 會銜公文機關排序：主辦機關、會辦機關 ) 地址：( 會銜公文列主辦機關，令、公告不須此項 ) 聯絡方式：( 會銜公文列主辦機關，令、公告不須此項 ) ( 郵遞區號 ) ( 電子發文不須此項 ) ( 地址 ) ( 電子發文不須此項 ) 受文者：( 令、公告不須此項 ) 發文日期： 發文字號：( 會銜公文機關排序：主辦機關、會辦機關 ) 速別：( 令、公告不須此項 ) 密等及解密條件或保密期限：( 令、公告不須此項 ) 附件：（令不須此項） ( 本文 ) ( 令：不分段 公告：主旨、依據、公告事項三段式 函、書函等：主旨、說明、辦法三段式 ) 正本：( 令、公告不須此項 ) 副本：( 含附件者註明：含附件或含○○附件 ) ( 蓋章戳 ) 【會銜公文：按機關排序蓋用機關首長簽字章3公分 令：蓋用機關印信、機關首長簽字章 公告：蓋用機關印信、機關首長簽字章 上行文：署機關首長職銜、姓名、蓋職章 平、下行文：蓋機關首長簽字章 書函、一般事務性之通知等：蓋機關 ( 單位 ) 條戳】 說明： 一、本格式以A4 70磅以上模造紙或再生紙製作。 二、依據「公文程式條例」，如以電子方式徵，得不蓋用印信。 三、一般公文蓋用印信之位置，以在首頁中間偏右上方空白處用印為原則，簽署使用之章戳位置則於全文最後。
