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  1. Subsecretaria de la Función Pública Dirección General de Eficiencia Administrativa y Buen Gobierno Taller de Proyectos de Procesos TPP II Habilidades de Consultoría

  2. Contenido • Presentación. • Objetivo • Objetivos específicos • La consultoría • ¿Qué es la consultoría? • Alcance de la consultoría • Tipos de consultores • Áreas de competencia • Necesidades del consultor • Funciones del consultor • La imagen del consultor • Identificadores de Comunicación del Consultor • Manejo de Conflictos

  3. Contenido • Equipos de trabajo • ¿Qué es un equipo de trabajo? • Características de los equipos de trabajo • Condiciones para formar un equipo de trabajo • Manejo de roles difíciles en un equipo de trabajo • Herramientas • Expositiva • Entrevista • Corrillos • Tormenta de ideas • Comisión • Evaluación Cruzada

  4. Contenido • Reuniones de trabajo • Qué es una reunión de trabajo • Utilidad de las reuniones de trabajo • Factores de riesgo en las reuniones de trabajo • Factores de éxito en las reuniones de trabajo • Herramientas para las reuniones de trabajo • Lecturas sugeridas

  5. I. Presentación Objetivo Desarrollar las habilidades básicas de consultoría en el personal que participa en los proyectos de mejora de procesos, trámites y servicio de alto impacto y en la implementación de Cartas Compromiso al Ciudadano.

  6. I. Presentación Objetivos específicos • Identificar las características del proceso de consultoría y sus ventajas en la APF. • Reconocer las habilidades que se requieren para la conducción de grupos en la consultoría. • Identificar estrategias de comunicación para hacer mas eficiente el papel del consultor. • Identificar las condiciones para la conducción eficaz de reuniones de trabajo así como las herramientas que se requieren.

  7. II. La consultoría “El mundo se mueve tan rápido en estos días que quien dice que no se puede, se encuentra con alguien que ya lo hizo” Robert Kriegel

  8. II. La consultoría De la consultoría… ¿Qué conocemos?

  9. II. La consultoría ¿Qué es la consultoría? El servicio prestado por una o más personas independientes y calificadas en la identificación e investigación de problemas relacionados con políticas, organización, procedimientos, métodos y procesos, que a través de modernas metodologías, herramientas y técnicas ayudan a la solución de problemas.

  10. II. La consultoría Alcance de la consultoría • En el deporte • En la salud • En el diseño • En las organizaciones

  11. Promotores del cambio II. La consultoría Tipos de consultores Especialistas Analíticos Facilitadores

  12. II. La consultoría • Especialistas • Desarrollo • Técnico

  13. II. La consultoría • Promotores del cambio • Implantación • Inducción • Soporte

  14. II. La consultoría • Facilitador • Enseñar a hacer • Aprovechar el potencial • Guiar

  15. II. La consultoría • Analíticos • Identificación • Análisis • Recomendación

  16. II. La consultoría Áreas de Competencia Valores Habilidades Áreas de Competencia Conocimientos Técnicos Conocimientos Gerenciales

  17. II. La consultoría Habilidades • Analizar normatividad • Promover el desarrollo administrativo • Coordinar información electrónica • Conformar grupos de trabajo • Negociar planes y programas de trabajo • Analizar problemáticas y áreas de oportunidad • Evaluar los resultados de mejora

  18. II. La consultoría Valores • Integridad • Vocación de servicio • Imparcialidad • Justicia • Honestidad • Transparencia • Rendición de cuentas • Bien común

  19. II. La consultoría Conocimientos Técnicos • Desarrollo administrativo • Normatividad • Conducción de grupos • Planeación estratégica • Desarrollo y diseño de procesos • Administración de proyectos • Técnicas y modelos para evaluar riesgos • Modelos de calidad • Desregulación normativa

  20. II. La consultoría Conocimientos Gerenciales • Liderazgo • Negociación • Trabajo en equipo • Administración • Manejo de conflictos • Comunicación oral y escrita • Conocimiento de la APF

  21. II. La consultoría Necesidades del consultor • Profundizar en el conocimiento de si mismo • Relacionarse con los demás y entender la situación de éstos • Escuchar y observar los fenómenos de los equipos • Dar y recibir retroalimentación • Manejar la ambigüedad y la frustración • Actualización constante de conocimientos, habilidades y actitudes

  22. II. La consultoría Funciones del consultor • Crear un ambiente de apertura y ambiente de confianza, respeto en el seno de los equipos de trabajo • Ayudar a los equipos a identificar los obstáculos que impidan alcanzar las metas • Favorecer la solución de problemas en equipo, mediante el análisis de sus causas y la generación de soluciones • Promover e intervenir en los cambios que resulten necesarios

  23. II. La consultoría Funciones del consultor • Revisar los conceptos y valores que están en juego durante la implantación de cambios • Fortalecer la capacidad de los equipos para identificar, analizar y resolver problemas • Sensibilizar al equipo para identificar los fenómenos organizados en su dinámica interna y en su interacción con otros grupos • Dar seguimiento a las acciones concretas y comprometidas por el equipo para efectuar cambios • Promover ser agentes de cambio

  24. II. La consultoría La imagen del consultor “El cuerpo no miente. Sabiéndolo interpretar, podemos conocer entre otras cosas, qué siente, qué piensa, qué tan a gusto se encuentra, qué tan tímida, abierta, nerviosa u honrada es la persona” Gabriela Vargas

  25. Imagen Ideal Identidad II. La consultoría Identificadores de comunicación VOZ Identificadores Identificadores Vestimenta Identificadores Lenguaje Corporal

  26. II. La consultoría Lenguajecorporal “Mientras que tus palabras hablan, tu lenguaje corporal grita” Martha Graham

  27. II. La consultoría Lenguajeverbal “Los límites de mi lenguaje son los límites de mi mente. Todo lo que sé es lo que puedo poner en palabras.” Ludwing Wittgenstein

  28. II. La consultoría Voz, timbre y volumen “Hay un tono de voz que todos los ganadores tienen: el que muestra entusiasmo. Con entusiasmo, la verdad y la sinceridad se transmiten mejor” Anónimo

  29. II. La consultoría Manejo de conflictos • El consultor debe tener paciencia, es la base de una buena relación entre el consultor y el consultado. • No peder el sentido de lo que estamos haciendo, los problemas y desacuerdos no pueden hacer perder la visión y el objetivo de nuestra misión. • Tomar en cuenta el ambiente que rodea a nuestro cliente, para poder atacar todos los puntos posibles del problema. • Tener cuidado al dar opiniones y juicios de valor.

  30. II. La consultoría Manejo de conflictos • En los niveles interpersonal y grupal, el consultor necesita saber como maneja las discusiones en equipo de trabajo. • Principales problemas a los que se enfrenta el consultor: relacionados con la situación actual; con los objetivos y con las estrategias.

  31. III. Equipos de trabajo “El hecho de reunir un grupo de personas en un salón, no los convierte en un equipo, esta es una tarea ardua de un buen líder” Virginia Satir

  32. III. Equipos de trabajo ¿Qué es un equipo de trabajo? Es un conjunto de personas situadas en un mismo espacio con necesidades o problemas comunes, quienes a través de la estimulación de sus sentidos, potencian su capacidad intelectual maximizando el logro de la satisfacción de sus necesidades.

  33. III. Equipos de trabajo Características de los equipos de trabajo • Los integrantes contribuyen con libertad y responsabilidad. • Las Metas y objetivos son definidos por los integrantes. • Prevalece el consenso entre los integrantes, aún cuando no se esté totalmente de acuerdo.

  34. III. Equipos de trabajo Condiciones para formar un equipo de trabajo

  35. III. Equipos de trabajo Manejo de roles difíciles en un equipo de trabajo Carácter Y Temperamento C O N D U C T A Costumbres Creencias Principios Valores

  36. III. Equipos de trabajo

  37. III. Equipos de trabajo

  38. III. Equipos de trabajo

  39. III. Equipos de trabajo

  40. IV. Herramientas “Pablo Picasso sin pincel no hubiera conocido su arte, un consultor sin herramientas no conocerá el éxito” Anónimo

  41. IV. Herramientas La aplicación de técnicas grupales propician: Organizar y sistematizar una actuación frente al grupo Aumentar la capacidad de análisis del grupo Despertar el interés y propiciar la participación grupal

  42. IV. Herramientas

  43. IV. Herramientas

  44. IV. Herramientas

  45. IV. Herramientas

  46. IV. Herramientas

  47. IV. Herramientas

  48. V. Reuniones de trabajo ¿Qué es una reunión de trabajo ? Es un método que utilizan los consultores en los equipos de trabajo, para la búsqueda de consenso y de estrategias para la solución de problemas, con el aprovechamiento efectivo del tiempo y de la comunicación en beneficio de la Institución y del equipo. El consultor debe mostrarse abierto a trabajar con ideas teóricas y abstractas y poder aplicarlas de manera comprensible para toda persona dentro de la organización.

  49. V. Reuniones de trabajo Utilidad de las reuniones de trabajo • RECOPILAR: • Conocimientos • Experiencias • Sugerencias • IDENTIFICAR: • Estrategias o soluciones a los problemas • PARTICIPACION Y COHESION: • Logros y metas UTILIDAD EN LAS REUNIONES • LOGRAR: • Decisiones grupales

  50. V. Reuniones de trabajo Factores de riesgo • Realizar una reunión sin previa planeación • Convocar gente que no tiene poder de decisión