РЕВИЗИЈА БИБЛИОТЕЧКИХ ФОНДОВА У ШКОЛСКИМ БИБЛИОТЕКАМА

1. РЕВИЗИЈА БИБЛИОТЕЧКИХ ФОНДОВА У ШКОЛСКИМ БИБЛИОТЕКАМА Весна Петровић, библиотекар саветник Библиотека “Глигорије Возаровић” Сремска Митровица

2. Дефинција Ревизија је систематски преглед инвентарисане библиотечке грађе у циљу утврђивања стварног стања фондова у односу на стање регистровано у књигама инвентара као материјалним документима. Библиотеке као информациони центри морају да ускладе свој рад са стандардима и да сниме право стање. По Закону о библиотечкој –информационој делатности чл. 42. (Сл. гласникРСбр. 52/11) ревизија је обавезна Ревизија је саставни део заштите библиотечке грађе

3. Начела одржавањабиблиотечкеграђе • Грађа у отвореном приступу треба да буде у добром физичком стању и да садржи актуелне информације. • Коришћење застарелих референсних дела може довести до тога да корисник добије нетачне информације. • Библиотечка збирка је динамичан извор. Она захтева непрекидан прилив нове грађе и отписивање старе, да би се осигурало да непрестано буде релевантна за заједницу и на прихватљивом нивоу поузданости.

4. Типови ревизије Редовне, Ванредне и Делимичне Обухватају целокупну библиотечку грађу Могнографске публикавије Среријске публикације Некњижну грађу Електронске изворе

5. Редовна ревизија • Без обзира на врсту библиотеке, величину књижног фонда и степена развијености, ревизија се ради сваких 10 година. • По правилу, библиотеке чији је фонд до 100.000 књига ради се сваких 5 година.

6. Ванредна ревизија Ванредна ревизија се не може предвидети Она може бити последица разних ванреднихоколности : поплаве, пожари, земљотреси, провалне крађе, ратна разарања, преселења у нове објекте.

7. Делимична ревизија • Делимична ревизија се ради: • кад желимо да проверимо стање неких делова књижног фонда, • у ситуацији када немамо услове за редовну ревизију • У ову ревизију спада и провера целог фонда, када се ради део по део.

8. Припреме за ревизију • Припреме за вршење ревизије су: • сређене књижне збирке, • уредно вођене књигеинвентара, • сређени каталози, • сређена картотека читалаца • разрађен план и методa вођења ревизије, • благовремена најава ревизије, • обавестити кориснике да врате посуђену грађу, • обавештење о времену у којем библиотека неће радити с корисницима, • уложити све публикације на полице, • припремити књиге инвентара, • припремити документацију застарелих задужења, • дати детаљна упутства члановима комисије, • припремити радне материјале.

9. Комисија • Школски одбор библиотеке на предлог директора именује комисију за ревизију од најмање три члана: председника и два члана. • Након извршене ревизије комисија саставља записник који садржи: • време трајања ревизије, • састав комисије, • обим и врсту библиотечке грађе обухваћене ревизијом, • метод рада ревизије. • Уз записник се прилажу и листе јединица библиотечке грађе које се предлажу за отпис. • Записник потписују сви чланови комисије. • На основу записника комисија саставља извештај о ревизији и доставља га директору школе. • Директор записник упућује Школском одбору, • Школски одбор доноси одлуку о отпису библиотечке грађе. • Записник о ревизији, Записник о отпису библиотечке грађе и спискови отписане грађе чувају се у складу с прописима о чувању архивске грађе

10. Записник

11. Време провођења ревизије • Школске библиотеке раде редовну ревизију за време школског распуста. • Ванредна ревизија се ради када се створе услови • Делимчна према потреби

12. Методе рада ревизије • Ревизија се може вршити помоћу различитих метода: • ревизија по инвентарној књизи, • ревизија по топографском каталогу, • ревизија помоћу контролних листића, • ревизија помоћу рачунара. • Метод ревизије зависи од: обима библиотечких фондова, врсте библиотечког материјала, услова и начина смештаја, начина коришћења, броја радника који учествују у ревизији.

13. Ревизија по инвентарној књизи Метода директним упоређивањем публикација на полици и података у књизи инвентара је најприхватљивија. Она обезбеђује ефикасно утврђивање стварног стања. Омогућава рационално да се искористи време и запослени ангажовани на пословима ревизије.

14. Поступак ревизије • Сам поступак се састоји из следећих корака: • са сваке публикације се прочита њен инвентарни број, који се одређеним знаком обележава у књизи инвентара, • да се инвентарна књига не би оштетила, бројеви се могу исписивати на посебне листове, • разним бојама могу се означити резултати претраге: пронађене публикације, оштећене, застареле, нестале и посуђене. • Када се поступак ревизије заврши, подаци се уписују у књигу инвентара.

15. Ревизија помоћу контролних листића • Начин рада је следећи: • подаци о књизи испишу се на листићима, • све књиге на полицама испишу се једном бојом, на задужењима другом, а предвиђене за отпис или повез трећом бојом, • листићи се сложе према броју инвентара и сравне са бројевима у књизи инвентара, • непронађени бројеви стављају се на списак и предлажу за отпис

16. Ревизија уз помоћ рачунара • У великим библиотекама употреба рачунара је пожељна, јер: • знатно убрзава цели процес, • смањује могућност грешака и • у великој мери олакшава рад. • На рачунару за ревизију потребно је имати посебно израђен програм за ревизију или се послужити припремљеним табелама и програмом за рад са табеларним подацима .

17. Снимање књижног фонда • се врши применом поступка de visu, по принципу обраде и по растућем низу инвентарног броја • На крају, штампају се листе јединица библиотечке грађе: • Дотрајале публикације, • Непронађене публикације, • Невраћене публикације • Неактуелна публикације

18. Резултати ревизија • Основни циљеви ревизије су: • да утврдимо стварно стање књижног фонда, • да издвојимо дотрајале и оштећене публикације које предлажемо за отпис, • да издвојимо застареле публикације, • да попишемо нестале и изгубљене публикације.

19. Отпис библиотечке грађе • Отпис библиотечке грађе се ради након урађене ревизије. • Можемо отписати само следеће: • дотрајалу и трајно оштећену грађу, • застарелу грађу, • невраћену и • несталу грађу. • Избор публикација за отпис је ствар стручне процене. • Публикације за које се утврди да су културно добро не могу се отписати.

20. Библиотечке јединице које нису нађене на лицу места

21. Невраћене библиотечке јединице

22. Дотрајале библиотечке јединице

23. Неактуелне библиотечке јединице

24. Расходована грађа • Расходовану библиотечку грађу библиотеке су дужне да понуде својој матичној библиотеци, а затим Библиотеци Матице српске или Народној библиотеци Србије • Ако не постоји интерес за понуђену грађу, са њом се поступа као са старим папиром. • Она се не сме чувати у библиотеци због могућности да се грешком врати у фонд и тиме проузрокује нетачност каталога и поништавања труда уложеног у ревизију.

25. Послови након отписа После отписа следи провођење отписа у књигу инвентара. У рубрици „Напомена“ печатом означимо да је публикација отписана, те година и број одлуке. У попис отписане грађе додаје се и цена публикације. Затим следи отпис и кроз каталог. На полеђини каталошког листића уз инвентарни број отписане библиотечке јединице ставља се ознака «отп.». У случају да су отписани сви примерци одређеног издања, листић се повлачи из каталога.

26. Зашто ревизија? Оријентација за правилну набавну политику, Комплетан увид у садржину фондова води правилнијем отпису непотребне, застареле и неактуелне литературе. Током ревизије се исправљају уочене грешке и неправилности

27. Дотрајале • СТЕФАНОВИЋ, Драгутин Преглед југословенске књижевности, књ. 3 / ДрагутинСтефановић. – Београд : Завод за издавање уџбеника, 19658. • ЛОВРАК, Мато Vlak u snijegu / Mato Lovrak. – Zagreb : Vjeverica, 1968

28. Неактуелне • ПЕТРОВИЋ, Ружа Демографски развитак Војводине / Ружа Петровић. – Нови Сад : Центар за политичке студије, 1973 • ВЕСЕЛИНОВ, Јован Жарко Сви смо ми једна партија / Јован Веселинов Жарко. – Нови Сад : Музеј револуције, 1981

29. Нису нађене на лицу места • ЏЕЈ, Ентони Uspešna prezentacija/ Entoni Džej. – Beograd : Klio, 2006 • СТАНОЈЕВИЋ, Жељко Hebrejsko-srpski rečnik / ŽeljkoStanojević. – Beograd : Rad, 2001

30. Невраћене • САВА, Свети Сабрана дела књ. 2. / Свети Сава. – Београд : Српска књижевна задруга, 1998 • ДЕРЕТИЋ, Јован Историја српске књижевности / Јован Деретић. – Београд : Просвета, 2004

31. Закључак IFLA/UNESKOсмернице за одржавање колекција, јасно су дефинисале :„Одржавање колекција односи се подједнако на сву грађу без обзира на величину и врсту библиотеке и то је захтеван и динамичан посао. Грађа у отвореном приступу треба да буде у добром физичком стању и да садржи актуелне информације. Мањи, веома квалитетан фонд биће више коришћен од великог фонда са много старих, похабаних или застарелих књига, при чему се нови наслови често изгубе у осредњем фонду.

32. Хвала на пажњи! Весна Петровић, библиотекар саветник Библиотека “Глигорије Возаровић” 22000 Сремска Митровица Трг Ћире Милекића, 3 тел. 022 621 130 e mail : petrovic.vesna613@gmail.com