REINGENIERÍA ADMINISTRATIVA Y UNA EXPERIENCIA SUI GENERIS Ponencia patrocinada por la empresa IHS Documenta

1. REINGENIERÍA ADMINISTRATIVA YUNA EXPERIENCIA SUI GENERISPonencia patrocinada porla empresaIHS Documenta Jesús Lau, Ph.D.jlau@uacj.mxUACJ / DIGAJuárez, Chih., México

2. INGENIERÍA ADMINISTRATIVA: SIGNIFICADO • Rediseño completo de procesos • Revisión fundamental con objetivos espectaculares • Transformación organizacional • Mejoramiento de posición competitiva • Enfoque de procesos vs. división del trabajo

3. RECONSTRUCCIÓN DE PROCESOS (Hammer y Champy) • Varios oficios se combinan en uno • Los trabajadores toman decisiones • Los pasos del proceso se ejecutan en orden natural • Los procesos tienen múltiples versiones • La operación se realiza en el área adecuada • Se reducen las verificaciones y los controles • Reducen puntos de contacto externo del proceso • Un solo empleado como punto de contacto ante el usuario

4. CAMBIOS EN ORGANIZACIÓN (Hammer y Champy) • De departamentos funcionales a equipos de trabajo • Oficios: de tareas simples a trabajo multidimensional • Trabajador: de controlado a facultado • Capacitación: de entrenamiento a educación • Remuneración:de pago por actividad a pago por resultados • Ascenso:de rendimiento a por habilidad • Valores: de proteccionistas a productivos • Jefes: de supervisores a entrenadores • Ejecutivos: de anotadores a líderes

5. CONDICIONES PARA REINGENIERÍAHammer/Champy • Orientar proceso con metodología sistemática • Administrar el cambio para todas las funciones • Evaluar, planear e implementar el cambio sobre una base continua • Analizar impacto total de los cambios propuestos • Visualizar y simular los cambios propuestos • Utilizar estos modelos sobre una base continua • Asociar entre si todos los parámetros administrativos de la biblioteca

6. METODOLOGÍA • Determinar metas y nueva posición en el mercado educativo • Establecer un nuevo ambiente bibliotecario • Elaborar diagrama de la biblioteca actual • Rediseñar en base a objetivos deseados • Construir los cimientos del nuevo modelo • Implementar y operar cambio • Introducir nuevo ambiente organizacional

7. RAZONES PARA CAMBIAR • Economía globalizada: mayor competitividad • Economía actual: depende más del conocimiento y la información • Educación: se vuelve más estratégica en el desarrollo nacional • Profesionistas: deben tener altos niveles educativos • Estudiantes eternos: capacidad para aprender toda la vida

8. NUEVO PARADIGMA EDUCATIVO • Nuevos modelos educativos centrados en el autoaprendizaje • Educación a distancia / abierta • Redes de cómputo y telecoms: sirven para transmitir educación remota • Era digital: medios de información son soportes del aprendizaje • Cambios: educación internacional, habilidades de cómputo, inglés, etc.

9. RETOS: BIBLIOTECA ACADÉMICA • Medios: impresos vs. electrónicos • Adquisición: propiedad vs. provisión de acceso remoto • Organización informativa: compartida vs. individual • Distribución de servicios: a través de redes vs. en biblioteca • Servicios para: biblioteca vs. usuario final • Estructura organizacional: vertical vs. horizontal / plana

10. UACJ: UNA EXPERIENCIA ADMINISTRATIVA • Reto: transformar las bibliotecas en pilares académicos • Ideario estratégico: guía suscinta de objetivos • Contenía: qué, cómo, cuánto, quiénes • Base del desarrollo de los tres primeros años

11. AMBIENTE INSTITUCIONAL • Autoridades: administración orientada a mejorar y crecer • Sinergia de cambio institucional de otras áreas • Organización y eficiencia en gasto de presupuesto • Orientación académica de administración • Objetivo: elevar nivel académico

12. BASES DEL DESARROLLO INFORMATIVO • Ubicación organizacional dependiente de rectoría • Control de todo el proceso administrativo • Manejo de recursos humanos, financieros y materiales • Presupuesto amplio para servicios y construcción • Buenas relaciones laborales

13. RECURSOS HUMANOS: PRINCIPIOS • Selección rigurosa • Contratación de bibliotecarios y otros profesionales • Buen nivel educativo • Habilidades administrativas, docencia, investigación y servicio • Flexibilidad profesional e identificación con misión • Alumnos PROCESO

14. RECURSOS FINANCIEROS • 5% del presupuesto universitario • Delegación para ejercerlo • Manejo racional • Transparencia en su administración • Automatización del manejo del presupuesto

15. RECURSOS MATERIALES • Administración propia de edificios • Dirección de construcción, equipamiento y amueblamiento • Mantenimiento constante y limpieza esmerada • Crecimiento de fondos informativos • Manejo eficiente de materiales de oficina

16. ORGANIZACIÓN • Departamental / vertical • Funciones de equipo / horizontal • Flexibilidad administrativa • Orientación al usuario • Cambiará enfoque hacia el proceso

17. DESARROLLO DE PERSONAL • 5 cursos básicos de bibliotecología • Herramientas de cómputo • Cursos de actualización disciplinar • Estudio de inglés: 500 puntos TOEFL • Estudio de postgrados

18. PROMOCIÓN E IMAGEN • Folletería, carteles • Videos, postales • Productos promocionales / souvenirs • Notas periodísticas • Mantas o anuncios de servicios • Participación activa en comités, reuniones relevantes • Colaboración nacional e internacional

19. DEBILIDADES • Se creció rápidamente mientras se creaba estructura organizacional • Planeación prospectiva está en proceso • Rezago catalográfico • Documentación limitada de procesos • Modelo educativo universitario es todavía tradicional • Habilidades informativas de docentes y alumnos es limitada

20. PLANEACIÓN ESTRATEGICAMontano/Mears • Este año se inició nuevo proceso: • Misión, visión, valores • Objetivos generales y específicos • Metas • Análisis externo e interno • Comparación estratégica-benchmarking • Planteamiento de estrategias / estructura organizacional • Planeación operativa • Evaluación y seguimiento

21. MEJORA DE PROCESOSMontano/Mears • Se inició programa de mejora de procesos • Identificación de procesos esenciales y críticos • Capacitación en calidad y mejora de procesos • Análisis de la problemática de procedimientos • Mejora y documentación de procedimientos • Establecimiento de políticas

22. LOGROS PRINCIPALES • Fondos informativos: 300% de crecimiento • Catalogación en línea con OCLC • Las 3 bibliotecas con edificios nuevos • Excelente equipamiento telemático • Dos salones electrónicos con equipo de teleconferencia • Mayor número de bibliotecarios en el Noroeste de México • Líder en desarrollo de habilidades informativas • Activa promoción de servicios

23. TRANSFORMACIÓN EN DIGA • Dirección General de Apoyo Académico • Responsable de apoyar funciones docentes • Áreas principales: • Bibliotecas • Desarrollo de profesores • Evaluación académica • Intercambio y relaciones internacionales

24. CONCLUSIONES • Ingeniería administrativa: una herramienta de cambio • Experiencia UACJ: una aplicación sui generis • Reto UACJ: consolidar logros administrativos • Desafío bibliotecas: desarrollo de habilidades informativas (DHI) • Función DHI: impulsar enseñanza basada en el autoaprendizaje • Bibliotecas: requieren profesionistas con amplia visión • Reingeniería administrativa: herramienta para cambios drásticos