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Collaboration Assistantes / Managers. 5 mars 2009. Fabienne CORNU. Rappel des objectifs. Qui dit manager performant, dit assistant(e) efficace ! Et vice-versa ?

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Collaboration assistantes managers

Collaboration Assistantes / Managers

5 mars 2009

Fabienne CORNU


Rappel des objectifs
Rappel des objectifs

  • Qui dit manager performant, dit assistant(e) efficace ! Et vice-versa ?

  • Le cœur du métier d’assistant(e) est de contribuer à l’efficacité de son ou ses manager(s). Il s’agit bien souvent de répondre à des attentes exprimées ou pas, voire de les anticiper. C’est toute la complexité et aussi tout l’intérêt, voire la noblesse du métier d’assistanat.

  • Au travers de cette enquête, nous avons souhaité préciser les contours de la collaboration manager/assistant(e) efficace :

    • Comment la définir ?

    • Quelles en sont les conditions ?

    • Quels sont les services que l’assistant(e) apporte à son ou ses manager(s).

Relations Assistantes/Managers - Cegos 2009


L chantillon
L’échantillon

  • L’enquête a été réalisée au mois de novembre 2008.

  • Elle a réuni une échantillon de 551 répondants secrétaires/assistant(e)s.

  • Une profession encore très féminisée, seulement des répondants 2% sont des hommes. C’est pourquoi, nous prendrons parfois la liberté d’employer le féminin pour nommer les répondants.

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La d finition d une collaboration r ussie

Comment définiriez-vous une collaboration manager/assistant(e) réussie ?

Quand assistant(e) et manager forment un binôme

56%

Quand le manager fournit à son assistant(e) les

53%

informations pertinentes pour qu’il/elle soit efficace

Quand l’assistant(e) peut anticiper à bon escient

51%

les besoins du manager

Quand le manager délègue des projets/ des prises

49%

de décisions à son assistant (e) dans un périmètre

Quand ils se signalent mutuellement ce qui va et ne

38%

va pas dans leur façon de travailler ensemble

Quand il (elle) est davantage un collaborateur (une

30%

collaboratrice)

Quand les cadres ou collaborateurs du service

22%

s’adressent à l’assistant (e) pour avoir un avis sur une action à mener relative aux dossiers, projets gérés par le manager

La définition d’une collaboration réussie

  • Les éléments les plus discriminants dans la définition d’une collaboration réussie, par type de poste :

  • pour les secrétaires/assistant(e)s, c’est prioritairement de pouvoir anticiper les besoins du manager (59%),

  • pour les assistant(e)s spécialisées, c’est de former un binôme avec leur manager (59%),

  • pour les assistant(e)s de direction, c’est quand le manager délègue des projets/des prises de décisions (54%).

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La d finition d une collaboration r ussie1

Quels sont les signes d’une collaboration manager/assistant(e) réussie ?

32%

Un poste intéressant pour l’assistant(e)

32%

Un manager totalement centré sur ses responsabilités

Un manager performant

31%

Autre

4%

Diriez-vous que la collaboration que vous vivez actuellement est réussie ?

47%

37%

16%

Ensemble

51%

34%

14%

Sec./assis. de direction

41%

48%

12%

Sec./assist. spécialisées

34%

30%

36%

Secrétaires/Assistantes

Oui

Partiellement

Non

La définition d’une collaboration réussie

  • Le signe le plus évident d’une collaboration réussie se manifeste :

    • par un manager totalement centré sur ses responsabilités pour les secrétaires/assistantes spécialisées (34%) et plus encore pour les secrétaires/assistantesde direction (36%),

    • pour les secrétaires/assistantes « non spécialisées », cela se traduit par un poste intéressant pour l’assistante (41%).

47% des assistantes estiment qu’elles vivent une collaboration réussie avec leur manager et 37% au moins partiellement. Seules 16% déclarent que cette collaboration n’est pas une réussite.

Les Secrétaires/assistantes de direction sont, de loin, les plus satisfaites avec 51% de collaboration réussie.

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Les conditions d une collaboration r ussie

Quelles sont les conditions d’une collaboration manager/assistant(e) réussie

Une confiance réciproque

76%

Du dialogue et de la communication, une écoute l’un de l’autre

69%

49%

Un respect mutuel

Des règles du jeu pour bien collaborer

45%

La connaissance réciproque du style de personnalité et des modes de fonctionnement

27%

18%

De la franchise

Une adaptation réciproque

13%

Une bonne entente

12%

Les conditions d’une collaboration réussie

Les conditions d’une collaboration réussie passent avant tout par la confiance (76%), le dialogue et l’écoute (69%) et un respect mutuel (49%).

La confiance est l’élément le plus important pour les secrétaires/assistantes de direction (79%), c’est également l’élément cité en premier par les secrétaires assistantes (71%).

Pour les secrétaires/assistantes spécialisées, c’est l’item « du dialogue et de la communication, une écoute l’un de l’autre » qui arrive en tête (78%).

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Les conditions d une collaboration r ussie1

Quels sont les comportements et savoirs nécessaires chez le manager pour parvenir à une collaboration réussie ?

Informer son assistant(e) sur les enjeux, dossiers en cours, partenaires de travail

64%

Avoir conscience de la valeur ajoutée que l’assistant(e) peut apporter

62%

Savoir se rendre disponible pour assurer des points de suivi réguliers avec l’assistant(e)

52%

41%

Dire clairement ce qu’il souhaite

37%

Savoir déléguer

22%

Savoir dire quand un travail est bien fait

Savoir dire pourquoi un travail est mal fait pour bien le faire faire ensuite

19%

16%

Savoir remercier

Quels sont les comportements et savoirs nécessaires chez l’assistant(e) pour parvenir à une collaboration réussie ?

56%

Savoir s’adapter

Etre force de proposition : en arrivant à son poste, observer puis proposer des idées et donner son avis

50%

49%

Etre proactive

Connaître les projets et enjeux du manager

48%

Comprendre et connaître les intérêts professionnels et/ou personnels de son manager

38%

Prendre l’initiative si le manager ne pense pas à déléguer

33%

Connaître son environnement de travail

30%

Les conditions d’une collaboration réussie

64% des assistantes attendent de leur manager qu’il les informe sur les enjeux, les dossiers en cours et les partenaires (67% pour les secrétaires/assistantes) et 62% d’entre elles attendent de leur manager qu’il ait conscience de leur valeur ajoutée (64% des secrétaires/assistantes de direction et 68% des secrétaires/assistantes spécialisées).

Les secrétaires/assistantes pensent que leur manager attend d’elles avant tout des qualités d’adaptation (56%), de proposer des solutions (50%) et d’être proactives (49%).

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Soutien la communication et aux relations internes et externes

95% manager pour parvenir à une collaboration réussie ?

5%

90%

10%

90%

10%

86%

14%

85%

15%

85%

15%

76%

24%

73%

27%

36%

64%

32%

68%

Oui

Non

Soutien à la communication et aux relations internes et externes

La quasi-totalité des assistantes interrogées pense que l’assistante à un rôle à jouer dans la qualité de la communication (95%), quel que soit le poste qu’elles occupent.

La majorité des secrétaires/assistantes pense également avoir un rôle à jouer sur le climat de travail de leur équipe et avoir un impact positif sur celui-ci (90%).

Pensez-vous que l’assistant(e) ait un rôle à jouer dans la qualité de la communication ?

En revanche, les secrétaires/assistantes ne sont plus qu’un tiers à animer des réunions (36%) ou des groupes de travail (32%).

Ces activités sont très corrélées au type de poste exercé : en ce qui concerne l’animation des groupes de travail , cela ne concerne que 23% des secrétaires/assistantes non spécialisées, 31% des secrétaires/assistantes spécialisées mais jusqu’à36% des secrétaires/assistantes de direction.

Pensez-vous que l’assistant(e) ait un rôle à jouer dans le climat de travail de l’équipe ?

Pensez-vous avoir un impact positif sur le climat de travail de l’équipe ?

Pouvez-vous anticiper les réactions de votre manager lors de la transmission de vos messages et, par conséquent, adaptez-vous votre communication ?

Avez- vous le réflexe de rendre compte, de faire le point de ce que vous avez fait, même si le travail n’est pas encore terminé ?

Connaissez-vous les besoins de votre manager et de votre équipe ?

87 % des assistantes qui connaissant les besoins de leur manager estiment savoir les anticiper

La relation que vous entretenez avec votre manager est-elle une relation de qualité ?

Anticipez-vous (dans votre travail) les conflits éventuels ?

84% des assistantes qui anticipent les éventuels conflits dans le travail font le nécessaire pour les éviter ou les réduire

Vous arrive-t-il d’animer une réunion de travail au sein du service ou en dehors ?

Vous arrive-t-il d’animer une groupe de travail (groupe projet, par exemple) au sein du service ou en dehors ?

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Soutien l information

Cherchez-vous à optimiser la façon dont les informations sont mises à disposition ou circulent dans l’équipe ?

82%

18%

Maitrisez-vous parfaitement les techniques de recherche sur Internet (utilisation des fonctions de recherche avancées) ?

22%

78%

Avez-vous une idée précise des grands enjeux et dossiers du moment pour votre manager ?

24%

76%

Avez-vous une idée précise des informations dont votre manager a besoin ?

67%

33%

Vous arrive-t-il de faire la synthèse de dossiers pour votre manager ?

62%

38%

Disposez-vous d’un réseau interne (autres assistant(e)s de votre entreprise, par exemple) pour disposer rapidement des informations utiles ?

61%

39%

Assurez-vous une veille informationnelle (même réduite) sur les dossiers importants ?

60%

40%

Vous est-il arrivé de participer à l’évolution du système d’information de votre service et de votre entreprise ?

58%

42%

Vous arrive-t-il d’élaborer un dossier documentaire, un dossier comptable ou un dossier de presse pour votre manager ?

55%

45%

Disposez-vous d’un réseau externe à votre entreprise pour disposer rapidement des informations utiles ?

49%

51%

Participez-vous à la sécurité du système d’information de votre service et de votre entreprise ?

30%

70%

Êtes-vous abonnée aux flux RSS importants dans l’activité de votre entreprise ou de votre service (mises à jour de contenus de sites web) ?

79%

21%

Oui

Non

Soutien à l’information

Plus de 8 secrétaires/assistantes sur 10 cherchent à optimiser la mise à disposition des informations à destination de leur équipe et près de 8 sur 10 déclarent maîtriser parfaitement les techniques de recherches avancées sur internet.

Si 67% de l’ensemble du panel a une idée précise des grands enjeux et dossiers du moment pour son manager, elles ne sont plus que 67% des secrétaires/assistantes non spécialisées.

De même, pour l’élaboration d’un dossier documentaire, un dossier comptable ou un dossier de presse pour leur manager, elles ne sont plus que 40% de secrétaires/assistantes spécialisées et 42% de secrétaires/assistantes non spécialisées.

Seules 46% des secrétaires/assistantes non spécialisées sont amenées à faire la synthèse de dossiers pour leur manager.

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Aide la d cision

88% sont mises à disposition ou circulent dans l’équipe ?

12%

86%

14%

83%

17%

77%

23%

64%

36%

60%

40%

56%

44%

48%

52%

47%

53%

35%

65%

37%

63%

26%

74%

Oui

Non

Aide à la décision

88% des assistantes se déclarent attentives à déceler les besoins ou problèmes de leur équipe et 86% proposent des solutions à leur manager. Elles argumentent leurs propositions dans 77% des cas. Si près des deux-tiers estiment avoir un rôle d’appui et de conseil vis-à-vis de leur manager, elles ne sont cependant qu’un quart à participer aux réunions stratégiques.

Êtes-vous attentive à déceler les besoins ou problèmes dans votre équipe ?

Les secrétaires/assistantes non spécialisées sont beaucoup moins partie prenante dans les activités liées à l’aide à la décision, telles que la recherche de solutions,

le rôle de conseil, l’élaboration de tableaux de bord,…

Proposez-vous des solutions aux différents problèmes à votre manager ?

Cherchez-vous des solutions souples et adaptables, tout en respectant les normes professionnelles et organisationnelles ?

Préparez-vous soigneusement l’argumentation des solutions que vous proposez ?

Diriez-vous que vous avez un rôle d’appui et de conseil vis-à-vis de votre manager ?

Contribuez-vous à la discussion, avec les membres de l’équipe, des problèmes ou des enjeux qui pourraient avoir une incidence sur les résultats ?

Avez-vous eu l’occasion d’étudier, de façon précise et chiffrée, les avantages et inconvénients d’un projet (ex : solution bureautique, matériel de bureau) ?

Participez-vous à l’élaboration des budgets et / ou tableaux de bord de votre service ?

En cas de dérive par rapport à l’objectif, vous est-il arrivé de suggérer des actions correctives à votre manager ?

Assurez-vous le suivi des plans d’action de votre manager ?

Jouez-vous un rôle actif dans l’exploitation des budgets et / ou tableaux de bord du service (première analyse de résultats et d’écarts et alerte en cas de dérive) ?

Participez-vous aux réunions stratégiques auxquelles participe votre manager ?

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Organisation de l action

94% sont mises à disposition ou circulent dans l’équipe ?

6%

91%

9%

85%

15%

85%

15%

72%

28%

74%

26%

74%

26%

56%

44%

Oui

Non

Organisation de l’action

Toutes les catégories de secrétaires/assistantes mettent en premier rang leur capacité à faire face avec souplesse et méthode aux urgences et imprévus (94%).

Les secrétaires/assistantes non spécialisées préparent moins souvent les dossiers nécessaires aux réunions qu’organise leur manager) ? 54% contre 72% pour l’ensemble des secrétaires/assistantes et elles participent moins à la coordination des activités des membres de leur service (46% contre 56%).

Quand aux secrétaires/assistantes spécialisées, elles cherchent moins systématiquement à optimiser les coûts lors de l’organisation des déplacements et manifestations 59% contre 74% pour l’ensemble .

Faites-vous face avec souplesse et méthode aux urgences et imprévus ?

Vous est-il aisé de changer rapidement votre façon de faire, vos priorités face à l’imprévu ou face à de nouvelles demandes de votre manager ?

Recherchez-vous les occasions de changement visant à améliorer les processus de travail ou les systèmes ?

Apportez-vous une assistance à votre manager et à l’équipe dans l’utilisation des outils bureautiques ou de l’information et de la communication ?

Préparez-vous les dossiers nécessaires aux réunions qu’organise votre manager (pas seulement les photocopies) ?

Vous est-il arrivé de participer à l’élaboration et à la mise en œuvre de processus administratifs dans votre service ou dans votre entreprise ?

Cherchez-vous systématiquement à optimiser les coûts lors de l’organisation des déplacements et manifestations ?

Participez-vous à la coordination des activités des membres de votre service ?

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Moyennes des carts par th me selon le poste occup

SOUTIEN A LA COMMUNICATION sont mises à disposition ou circulent dans l’équipe ?

78%

Secrétaire ou Assistante

77%

Secrétaire/Assist. spécialisée

Secrétaire/Assist. direction

74%

57%

81%

53%

SOUTIEN A L'INFORMATION

75%

73%

60%

ORGANISATION DE L'ACTION

51%

58%

60%

AIDE A LA DECISION

Moyennes des écarts par thème selon le poste occupé

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Conclusion
Conclusion sont mises à disposition ou circulent dans l’équipe ?

  • Dans l’ensemble, les compétences des secrétaires/assistantes les plus sollicitées sont encore très liées à des activités de soutien au manager.

  • Elles sont encore globalement peu associées à des aspects « plus stratégiques »

  • Si le cœur de métier est globalement le même, certains activités sont plus marquées selon le poste occupé.

  • Les secrétaires/assistantes de direction et les assistantes non spécialisées sont plus orientées support au manager, avec des tâches à plus forte valeur ajoutée pour les secrétaires/assistantes de direction, telles que l’animation de réunions ou de groupes de travail.

  • Les secrétaires/assistantes spécialisées sont quant à elles davantage orientées métier, telles que l’illustrent les réponses suivantes :

    • « Former un binôme avec le manager » (59% contre 56% pour l’ensemble)

    • « Connaissez-vous les besoins de votre manager » (89%/85%)

    • « Avez-vous le réflexe de rendre compte » (89%/85%)

    • « Avez-vous une idée précise des grands enjeux et dossiers du moment pour votre manager » (78%/76%)

    • « Contribuez-vous à la discussion, avec les membres de l’équipe, des problèmes ou des enjeux qui pourraient avoir une incidence sur les résultat » (70%/60%)

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