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16 專案控制

16 專案控制. 專案控制. 專案控制 的目的是比較實際績效和計畫績效的差異,如果差異太大超過門檻,就啟動糾正措施,而連帶影響的可能是專案計畫的修正。專案控制的功能,就是要儘早 發現問題 甚至 預測問題 ,然後 消除問題 進而防範問題於未然。. 專案控制階段. 專案控制階段. 16 專案控制階段. 16.1 狀況審查. 狀況審查. 狀況審查 的目的是讓專案團隊、包商、專案發起人、組織高層及其他專案關係人了解專案的 進展 ,並針對發生的 問題 討論解決方案。專案成員必須準備各自的 狀況報告 ,說明活動現況、完成比例、里程碑有否延誤、主要問題和待決事項等。.

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16 專案控制

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  1. 16 專案控制

  2. 專案控制 專案控制的目的是比較實際績效和計畫績效的差異,如果差異太大超過門檻,就啟動糾正措施,而連帶影響的可能是專案計畫的修正。專案控制的功能,就是要儘早發現問題甚至預測問題,然後消除問題進而防範問題於未然。

  3. 專案控制階段

  4. 專案控制階段

  5. 16 專案控制階段 16.1 狀況審查

  6. 狀況審查 狀況審查的目的是讓專案團隊、包商、專案發起人、組織高層及其他專案關係人了解專案的進展,並針對發生的問題討論解決方案。專案成員必須準備各自的狀況報告,說明活動現況、完成比例、里程碑有否延誤、主要問題和待決事項等。

  7. 狀況審查方法

  8. 狀況審查 輸入 1. 專案計畫:以事先計畫好的專案 目標為審查的依據。 2. 狀況報告:包括目前活動的執行 情況、這一個期間的主要進展、下 一個期間的主要任務、預算使用狀 況、技術績效現況、前期行動方案 審查、最新的風險清單等。

  9. 狀況審查 方法 1. 狀況審查會議:專案團隊和主要 專案關係人及團隊成員對專案現 況進行審查。

  10. 狀況審查 產出 1. 補救計畫:狀況審查如果發現異 常情形,可能需要制定補救計畫。 2. 糾正措施:制定預防相同問題再 度發生的任何措施。 3. 經驗教訓:記錄任何值得後續專 案參考的專案狀況的經驗和教訓。

  11. 16 專案控制階段 16.2 變更控制

  12. 變更控制 專案控制的工作重點是控制和專案有關的各種變更,包括進度、成本、品質和範圍的變更。變更要經過變更管制系統的同意,而且為了確保所有受影響部份都做了變更,必須指定人員進行變更的後續追蹤。

  13. 變更程序 (一) 1. 提出變更要求:變更要求中要包 括變更說明、驗證資料、影響描 述、可能方案等。 2. 初步審查:變更管制委員會定期 開會,初步審查變更要求是否退 回、延緩或進一步分析。

  14. 變更程序 (二) 3. 影響分析:指派人員分析變更對 成本、進度和資源的衝擊和影響 ,然後由管制委員會再次審查, 決定是否接受、退回或延緩變更。 4. 高層核准及決定變更順序:專案 團隊將資料送交組織高層核准, 並由高層決定該變更在組織內眾 多變更之間的執行順序。

  15. 變更控制方法

  16. 變更控制 輸入 (一) • 專案計畫:專案計畫是專案控制 • 的依據。 • 2. 專案績效報告:定期的專案績效報告是專案是否需要變更的基礎訊息。

  17. 變更控制 輸入 (二) 3. 專案變更要求:變更要求的內容包括變更說明、佐證資料、方案說明、影響分析 (型態項目、成本、進度、資源)、不變更的後果、總結建議和簽署等。

  18. 變更控制 方法 (一) 1. 專案變更管制系統:專案在進度、成本、品質及範圍變更,都要經過專案變更管制系統的同意。變更管制系統包含變更管制委員會、核准層級、核准 (申請)程序、標準標單和追蹤系統等。

  19. 變更控制 方法 (二) 2. 專案績效衡量系統:每一個變更要求都要由專案績效衡量系統來判定變更要求是否合理。

  20. 變更控制 產出 (一) 1. 專案計畫變更:如果變更要求經過同意,那麼相關的專案計畫就需要變更。 2. 專案基準修正:專案進度基準和成本基準可能也要變更。

  21. 變更控制 產出 (二) 3. 糾正措施:變更之後如何矯正之前失誤的相對措施。 4. 經驗教訓:記錄為何需要變更、造成變更的原因、以及糾正措施選擇的理由等。

  22. 16 專案控制階段 16.3 範圍控制

  23. 範圍控制 專案範圍控制是確保團隊在規劃時間內,如期完成應該執行的工作,而且沒有執行超出專案範圍的活動。目的在檢驗應該做的部份是否在期限內做好,如果沒有準時達成或檢驗不過,是什麼原因造成的?如果範圍沒有合乎要求或是延誤完成,會不會是技術能力不足的前兆?

  24. 範圍控制方法

  25. 範圍控制 輸入 (一) 1. WBS:所有 WBS 活動的總合就 是專案必須完成的範圍。 2. 範圍管理計畫:範圍規劃階段所 得到的範圍管理計畫,是範圍控 制的依據。

  26. 範圍控制 輸入 (二) 3. 範圍績效報告:範圍控制的重點 就是確認必須完成的範圍,是 否已經如期完成。 4. 範圍變更要求:有沒有任何專案 執行單位或個人,提出和範圍 有關的變更。

  27. 範圍控制 方法 (一) 1. 範圍變更管制系統:專案範圍的 任何變更要求,必須依照範圍 變更管制系統的規定辦理。 2. 範圍績效衡量系統:由範圍績效 衡量系統的變更門檻,來決定是 否同意範圍的變更要求。

  28. 範圍控制 方法 (二) 3. 修正 WBS:修正 WBS 的活動 內容有時是範圍控制的方法之 一。

  29. 範圍控制 產出 (一) 1. 範圍變更:範圍變更要求經過同 意後的產出就是修正範圍。 2. 專案基準修正:專案範圍變更, 連帶的也會影響專案的進度基準 和成本基準。例如蓋大樓由十層 變更為十二層,進度及成本基準 當然也會隨之改變。

  30. 範圍控制 產出 (二) 3. 糾正措施:雖然變更管制委員會 同意範圍變更的要求,但是為 了矯正範圍變更前的問題,必 須採取適當的措施以彌補之前 的失誤。 4. 經驗教訓:記錄範圍變更的前因 後果可以做為後續專案的參考。

  31. 16 專案控制階段 16.4 進度控制

  32. 進度控制 專案進度控制是定期比較進度基準和實際進度,以確認專案是否如期進行,並由進度的差異分析和績效衡量,來判定進度變更要求的合理性。目的是由進度績效的呈現,儘早發現進度問題,甚至預測進度問題,以採取必要的因應措施,達成專案的進度目標。

  33. 進度控制方法

  34. 進度控制 輸入 (一) 1. 進度基準:進度控制的重點是比 較進度基準和實際績效,以便及 早發現問題,解決問題。 2. 進度管理計畫:進度管理計畫上 有所有專案活動的執行時程,為 進度控制的必要參考。

  35. 進度控制 輸入 (二) 3. 進度績效報告:把實際進度整理成 進度的績效報表。 4. 進度變更要求:如果進度績效落後, ,執行人員可以提出變更要求。例 如因為氣候不佳,請求將這個星期 的工作,移到下個星期完成。

  36. 進度控制 方法 (一) 1. 進度變更管制系統:有關進度延 長等類似的變更事項,必須經過 進度變更管制系統的決定,管制 系統中的委員會成員包括和專案 進度有關的所有重要專案關係人。

  37. 進度控制 方法 (二) 2. 進度績效衡量系統:由進度績效衡 量系統的門檻規定,判定進度變更 要求能否通過。 3. 進度差異分析:比較計畫進度和實 際進度的差異,有助於進度變更的 控制。

  38. 進度控制 方法 (三) 4. 專案管理資訊系統:組織應用專案 管理資訊系統,可以提高專案進度 控制的效率。

  39. 進度控制 產出 (一) 1. 進度變更:進度變更要求如果通過, 就會產出一個新的專案進度計畫。 2. 糾正措施:雖然進度變更管制委員 會同意進度變更的要求,但是為了 矯正進度變更前的問題,必須採取 適當的措施以彌補之前的失誤。

  40. 進度控制 產出 (二) 3. 經驗教訓:記錄造成進度變更的前 因後果,和採取因應對策的原因和 歷程,可以形成專案管理知識庫, 避免類似的問題,在後續專案中再 度發生。

  41. 16 專案控制階段 16.5 風險控制

  42. 風險控制 風險控制的主要目的是針對專案規劃階段沒有確認出來,而在專案執行階段才出現或發現的風險,以補救計畫(workarounds)予以控制。基本上如果需要制定補救計畫的場合越多,表示專案的不確定性越高,否則就是專案團隊的風險管理規劃不夠落實。

  43. 2.糾正措施 風險控制方法 變更

  44. 風險控制 輸入 (一) 1. 風險管理計畫:原先規劃好的風 險管理計畫,可以做為風險控制 的參考。 2. 原有風險清單:已經確認出來的 現有風險的清單。

  45. 風險控制 輸入 (二) 3. 額外風險清單:係指在專案執行 階段又發現的風險清單,風險控 制的主要目的就是針對這些風險, 制定風險補救計畫,以降低它的 危害。

  46. 風險控制 方法 1. 補救計畫:補救計劃(workaround) 是一個事先沒有規劃,風險發生 後才知道,然後事後制定的計畫。 2. 其他因應措施:如果風險的負面 效應超過原來的預期,因應措施 不適用,就需要擬定因應計劃的 補強計畫 (fallback plan)。

  47. 風險控制 產出 (一) 1. 風險管理計畫變更:當有些已知 風險沒有如期發生,或是影響程 度有了變化,甚至有新風險的產 生等等訊息,要修正到原來的風 險管理計畫當中。

  48. 風險控制 產出 (二) 1.糾正措施:包括執行既定的風險 因應計劃,來處理如期發生的風 險,或是執行備案(contingency plan) 及因應計劃的補強計劃(fallback plan) 以降低傷害。 2. 經驗教訓:記錄風險控制過程的 經驗教訓,做為後續專案的參考。

  49. 16 專案控制階段 16.6 品質控制

  50. 品質控制 品質控制的目的是監督特定的專案結果,以確認是否符合相關的品質標準,以及找出方法來消除造成不良的原因。這裡所說的專案結果包含可交付成果和專案管理績效。

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