Fedcom e invoice

1. Fedcom e invoice Patrick Asselberghspresentatie studiedag e-invoicing29 september

2. overzicht Omschrijving project e invoice Scope project e invoice Procesflow Nieuwe functionaliteiten Uitdagingen Conclusies Vragen

3. Omschrijving e invoice federale overheid • Algemeen kader: • Gerealiseerd binnen het “FEDCOM” systeem • De FEDCOM applicatie is gebaseerd op SAP • FEDCOM is in gebruik bij de FOD’s • Platform voor ontvangst e facturen: • Mercurius platform • Mercurius = BE implementatie van het “Europese” E prior platform • Definitie elektronische facturatie (Fedcom): • Het langs elektronische weg ontvangen en verwerken van facturen waarbij de authenticiteit van de herkomst en integriteit van de inhoud worden gewaarborgd en waarmee de medecontractant heeft ingestemd. (Ref= presentatie DAV “Forum For The Future” Thurn & Taxis, Brussel1 december 2010) • => de factuur wordt via geautomatiseerde procedure in Fedcom opgeladen • ≠ een PDF Doc • = een xml (ubl) file (ubl = universal business language) • Definitie van toepassing voor Fedcom ≠ wettelijke definities

4. Omschrijving e invoice • Doelstellingen project: • efficiëntere behandeling van de facturen en eventuele geschillen • de verkleining van de papierberg • de makkelijkere opvolging van de facturen • Verkorten doorlooptijd: van ontvangst tot boeken van de factuur • Verbeteren standaardisatie, harmonisatie, transparantie en “traceability” • Platform voor verwerking = Fedcom • Formaat e invoice = UBL

5. scope • Pilootfase: • Opzetten van het algemeen platform voor ontvangst facturen (=e prior/Mercurius) • Opslag en verwerking van de facturen in Fedcom voor de pilootfods • Opzetten van een algemene helpdesk “e invoice” gerelateerd, voor leveranciers en FODs • Opmaak van “interchange agreement”: voor opname in bestekken • Opmaak van “onboarding procedures”: voor leveranciers • Pilootfods = Kanselarij, fod B&B, FEDICT • Leveranciers = Belgacom, Electrabel • “E Scan (Fod Fin)” verwerking van gescande papieren doc + PDF facturen • Roll out: Uitbreiding naar andere FOD’s (gefaseerd) • Uitbreiding van aantal leveranciers • Toegang via “Portal” (voor “kleine” leveranciers)

6. Scope • Proj Groep • DAV, FEDICT, FOD B&B + FOD Fin • “Piloot” leveranciers: • “Piloot” FOD’s • Actuele stand • E scan: live • E invoice: • Live (pilootFods + electrabel + provider Basware) • on boarding: Belgacom • Volgende fazen • “Governance” (piloot DAV) • On boarding nieuwe leveranciers • Uitrollen naar anderdeFOD’s

7. E invoice algemene proces flow

8. E invoice: proces flow supplier “on boarding”

9. Nieuwe functionaliteiten • DMS (DocMgtSyst) • Opslaan e invoice • Opslaan bijlagen (PDF files) • Visualisatie factuur • Visualisatie van de UBL • Workflow facturen • Voor goedkeuring facturen • Facturen zonder goederenontvangst • Master data leveranciers: • Veld GLN Nr (GLN = globallocationnumber = uniek leveranciersnummer) • om LifNr af te leiden

10. Uitdagingen • Standaardisatie/harmonisatie • Harmoniseren werkwijze over de FOD’s heen • Uitwerken procedures • Coördinatie met andere bestuursniveaus • Boarding procedures • Steeds combinatie 1 leverancier 1 FOD • Tijdrovend => Optimalisatie nodig • Roll out strategie • Naar Fods toe • Boarding leveranciers • Boarding providers • Reglementeringen/verplichtingen • Verplichten van bestelbonnummer (PO Nr) • Weigering factuur indien geen PO • UBL mapping • “one map fits all” • Juiste mapping vinden • Governance/helpdesk • Nog uit te werken • Betrokken partijen • Federaal • FODs, FEDICT, DAV • Vlaams Overheid • Waalse Overheid • Brussel • Leveranciers/providers

11. conclusies