公文處理實務

1. 台北海洋技術學院 103學年度第1學期行政人員研習 公文處理實務 劉 賢 德 103 年 8 月 28 日

2. 前 言 前言1 • 公文製作非一朝一夕可以速成，就算是老公務人員，也不敢拍胸脯保證能寫出質量俱佳的公文。 • 公文是一種溝通協調的工具。它不是一門艱難的學問(知難行易)；只是要讓人看得懂、清楚表達訴求、期望對方有所瞭解或回應。 • 敘述事實，避免流於主觀~~(想什麼、寫什麼、說清楚、有條理、系統化、組織化、邏輯性)。

3. 前言2 • 公文處理必須「依法行政」，依據法令規章行事，明確引據法規條文，保障合法權益。(熟悉承辦業務之法規、作業流程，隨時掌握最新規定。) • 珍惜公文處理過程中「退文」的學習歷程，深入瞭解核稿人員建議修改的用字與遣詞。 (檢討錯誤是邁向成功之路的重要基礎~~)

4. 公文的種類 公文的種類1 • 令：公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令。 • 呈：對總統有所呈請或報告。 • 咨：總統與立法院、監察院公文往復。 • 函：各機關間處理公務公文往復(上行函、平行函、下行函)，答復民眾之申請。 • 公告：就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定對象宣布周知。

5. 公文的種類2 • 其他公文：因其他辦理公務需要之文書。 例如─書函、開會通知、電話紀錄、其他定型化公文、手令或手諭、簽、報告、箋函或便箋、聘書、證明書、證書或執照、契約書、提案、紀錄、說帖及定型化表單。

6. 公文處理流程 • 外來文：他機關之來文。 收文分文登錄簽辦會辦陳核批示擬稿陳判發文歸檔 存查歸檔 • 內部創稿：機關首長或單位主管對主管業務認有辦理文書之必要者，得以手諭或口頭指定承辦人擬辦。 交辦(或主動辦理)簽辦會辦陳核批示擬稿陳判發文歸檔

7. 簽、稿之撰擬1 簽、稿之撰擬 一般原則 1.簽、稿的性質： (1)簽—為幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案情並 作決定之依據。可以顯示從承辦單位、相關單 位、核稿長官及首長核定代表機關對該案的意 見。 (2)稿—為公文之草本，依各機關規定程序核判後 發出。 2.擬辦方式：先簽後稿、簽稿併陳、以稿代簽。(見下頁) 3.作業要求：正確、清晰、簡明、迅速、整潔、一致、 完整。(見下頁)

8. 簽、稿之撰擬2 • 擬辦方式 一、先簽後稿 • 制定、訂定、修正、廢止法令案件。 • 有關政策性或重大興革案件。 • 牽涉較廣，會商未獲結論案件。 • 擬提決策會議討論案件。 • 重要人事案件。 • 其他性質重要必須先行簽請核定案件。 二、簽稿併陳 • 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。 • 依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。 • 須限時辦發不及先行請示之案件。 三、以稿代簽 • 一般案情簡單，或例行承轉之案件。

9. 簽、稿之撰擬3 • 作業要求 1.正確：文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏，內容主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。 2.清晰：文義清楚、肯定。 3.簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。 4.迅速：自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一定時間內完成。 5.整潔：文稿均應保持整潔，字體力求端正。 6.一致：機關內部各單位撰擬文稿，文字用語、結構格式應力求一致，同一案情的處理方法不可前後矛盾。 7.完整：對於每一文件，應作深入廣泛之研究，從各種角度、立場考慮問題，與相關單位協調聯繫。所提意見或辦法，應力求周詳具體、適切可行，並備齊各種必需之文件，構成完整之幕僚作業，以供上級採擇。

10. 一段式 「主旨」一段完成。 簽、 函稿 分「主旨」「說明」或 「主旨」「擬辦」二段。 二段式 分「主旨」「說明」「擬辦」三段。 三段式 簡易案件，直接簽擬處理意見。 不分段 便箋 每段冠以一、二、三……等序號。 二段以上 簽、稿之撰擬4 簽、稿的格式

11. 撰寫要領 撰寫要領1-1 一、「主旨」不宜太長，以50字為原則。要表達全文主要意旨，內容應包括「案由」及「擬辦」。 簽例一： 主旨：教育部函復本校所報103學年度行事曆一案， 擬函轉本校各單位並公告週知，請　核示。

12. 撰寫要領1-2 簽例二： 主旨：研訂「○○○○○○辦法」草案，經邀請相關單位會商，並依會商結果完成修正，擬提行政會議審議，請 核示。 簽例三： 主旨：○○處為應○○○○業務需要，簽請增聘人員○人一案，擬同意增加○人，請 核示。

13. 撰寫要領1-3 簽例四： 主旨：○○系擬訂○○○○要點草案報請備查一案，經提○年○月○日○○○會議審議通過，擬函復同意備查，請 核示。 簽稿併陳例五： 主旨：○○處(系)新卸任主管，已於本(○○)年○月○日完成交接，檢陳移交清冊如附件，擬分送新卸任主管各1份，謹附函稿併陳 核示。

14. 撰寫要領1-4 不盡理想之案例 • 「教育部於102年12月5日臺教技(一)字第102006589號函復本校103學年度行事曆一案，依行事曆規定，103年1月30日調整為放假，於1月17日補行上班，因此春節期間有連續9天假期，本案擬函轉本校各單位，注意春節期間之安全維護，並提下週主管會議報告，請　核示。」 (過於冗長)

15. 撰寫要領2-1 二、「說明」以對本案之背景、案情、法令規定等重要相關事項，作必要之闡述分析，避免提出擬辦意見。 • 常見缺點： • 整段說明均在敘述擬辦意見。 • 未過濾，非必要者也寫上。如列不相關的法規及不必要的敘述，寫的一拖拉庫。 • 缺乏條理。

16. 撰寫要領2-2 案 例 主旨：為提升本校同仁公文寫作品質，擬於○年○月○日(星期○)上午9時至12時舉辦公文寫作講習，各承辦人均參加，請　核示。 說明： 　一、據本每月公文核稿缺失統計，近年新進人員多不諳公文寫作要領，各級主管平日公務繁忙，又難以作有系統之指導，建議舉辦是項講習，請專人指導。 　二、茲講習會已規劃就緒，講習開始時，擬請　鈞長蒞會講話勉勵。 (說明不宜夾有擬辦意見）

17. 撰寫要領3-1 三、「擬辦」的文字，避免與「主旨」重複， 並避免過於冗長。 • 能於主旨段完全表達擬辦意見者，即不必再列「擬辦」。 • 主旨之擬辦屬原則性、概括性或方向性。「擬辦」段，則提出具體作法，細節之建議意見。不宜有語意不清之情形，如奉 核後依規定辦理(依本校人事規定辦理)後續事項等。 • 研議性意見，宜在說明欄敘述。　

18. 撰寫要領3-2 案 例 主旨：為提升本校同仁公文寫作水準，擬舉辦公文講習會， 　　　請　核示。 說明：本校公文處理時效，已連續三個月呈退步現象，又據公 文核稿缺失統計，新進人員多不諳公文寫作要領，指導 甚為吃力，爰規劃舉辦是項講習會。 擬辦： 　一、講習會，擬分三梯次實施，每梯次三小時，分別訂於 　　　○月○日、○月○日、○月○日上午9至12時實施。 　二、本校各單位承辦人員均須參加，總共○○人。 　三、講座擬聘請富實務經驗，且具專業素養之○○○擔任。 　四、每梯次講習開始時，擬請　鈞長蒞會講話。

19. 撰寫要領4 四、力求簡明扼要 • 宜簽出事項 緣由背景、問題關鍵、法令依據、考量著眼、產生作用、處理意見。 • 以附件附陳有關資料 ※注意：以電子公文簽核意見時，宜先摘要敘述來文意旨(非照抄來文主旨)，然後引敘本校相關法規(條次、內容摘要)，提出具體建議(擬辦)意見。較複雜或牽涉較廣之案件，擬辦意見請先與主管請示或商議。

20. 撰寫要領5 五、要有組織、有條理、有連貫 • 安排好表達之先後順序。 • 按事理發展之先後順序敘述： 即先講案件背景、法令依據、處理經過等，接 著再分析利弊、後果、影響等。　 • 按時間或空間順序敘述。 • 要讓核閱長官容易瞭解看懂。

21. 撰寫要領6 六、正確使用按語、連接詞 • 按語 用在一段之起頭，點出該段要表達的意旨。 • 連接詞 用在文章中，以承上啟下，使語意通暢。 其作用如同路標，使開車者預先瞭解前方路況，俾車行順暢。

22. 撰寫要領6-1 常用「按語」、「連接詞」 查　 經查　復查　另查　案查 第查　惟查　惟　 茲　 茲以 復以　經　 茲經　茲據　頃經 甫經　甫於　案經　案奉 復經　嗣經　至於　據　 按 爰　 審　 乃 迨

23. 正確用法 撰寫要領6-2 查 ─ 於案情說明後，要進一步敘明事實、引述規定或依據時用。 經查─於敘述背景或指示後，接續要敘述查明之事實或有關規定時用。

24. 撰寫要領6-3 復查、再查─繼續要敘述其他有關之事實、狀況或規定時用。 另查─要敘述不同面向之事實、狀況或有關規定時用。 案查─要敘述以往曾經辦理之有關檔案資料，或曾作之有關處理情形時用。 第查─要探究敘明有關事實或規定時用。

25. 撰寫要領6-4 惟─要敘述反面之因素，如不合之規定、困難之情形或有所顧慮之處時用。 茲─起敘語，或行文中要開始導入正題或轉向敘述時用。另作「現在」、「此處」用。 以─要敘述理由時用。 乃─因應上述因素，接著要敘述採行之作法時用。

26. 撰寫要領6-5 茲以─要轉向敘述緣由時用。 經──要敘述已作如何處理時用。 茲經─於事故發展過程中，要敘述已作如何處理時用。 茲據─於緣由說明後，要提出建議意見或實施辦法前，先引述有關依據時用。

27. 撰寫要領6-6 頃經─要敘述剛剛所作的處理情形時用。 甫經─要敘述於近期內已作之處理或發生之情形時用。 案經─要敘述有案可查之處理經過時用。 復經─要繼續敘述已作如何處理時用。 嗣經─要接續敘述時間在後而具有銜接性、階段性、或步驟性之處理情形時用。

28. 撰寫要領6-7 按──要分析道理時用。 爰──承接上述事實或理由，要提出因應作法時用。 審──接著要敘述須考量之因素時用。 至於─要轉向敘述另一個部分時用。 復以─要敘述另一個併列之因素時用。 迨──要敘述以後之某一時間用。 詎──要敘述預料之外的狀況用。

29. 撰寫要領6-8 用法舉例 • 正確用法 一、據本府研考會函送之公文統計資料，本府上月每件平 　　均處理天數，較前月增加0.5天，已連續第三個月呈退 　　步現象，亟待檢討改進。 二、查本府近半年來，每月收文數量，並未顯著增加，且 　　各單位職缺，已陸續分發考試及格人員予以補充，惟 　　新進人員多未熟習公文寫作要領，致常有耽誤情形。 三、按公文寫作之品質與速度，影響為民服務之績效， 　　鈞長向甚重視，茲為求有效改善，爰擬訂期舉辦公文 　　寫作講習，各單位承辦人員均須參加。

30. 撰寫要領6-9 用法舉例 • 不當用法 一、案查本府研考會函送之公文統計資料，本府上月每件 　　平均處理天數，較前月增加0.5天，已連續第三個月呈 　　退步現象，亟待檢討改進。 二、第查本府近半年來，每月收文數量，並未顯著增加， 　　且各單位職缺，已陸續分發考試及格人員予以補充， 復查新進人員多未熟習公文寫作要領，致常有耽誤情 　　形。 三、惟公文寫作之品質與速度，影響為民服務之績效， 　　鈞長向甚重視，爰為求有效改善，茲擬訂期舉辦公文 　　寫作講習，各單位承辦人員均須參加。

31. 撰寫要領7 七、適切使用期望語 請　核示─提出擬辦意見簽核。 請　鈞閱─檢陳有關資料，請長官過目。 請　核閱─（同上） 請　鑒察─將辦理情形簽報長官瞭解。 請　鑒核─除簽報長官瞭解外，並含有請示之意。 請　鈞參─提供長官參考。

32. 撰寫要領8 八、複雜內容，儘量用表格敘述 如：「最近五年本校畢業生之畢業旅行，辦理情形如 　　　下表所列：」

33. 撰寫要領9 九、避免前後矛盾，或有疏漏之處 • 矛盾為前後不協調，或相互衝突。 • 疏漏為不夠周延，交代不清。

34. 函稿寫作要領 函稿寫作要領1 一、「主旨」為全文精要，力求簡明，要具體提出行文目的與期望，或核復意旨。 函稿例： 主旨：本校新進用之約聘僱人員，為昭公信，自 即日起，委託臺北市政府勞工局就業服務 中心，以公開方式辦理甄選，請 查照。

35. 函稿寫作要領2 • 主旨：本校擬申請103年度○○○○計畫，檢陳計 畫書及經費表各1份如附件，請 鑒核。 說明： 一、依 鈞部103年1月25日臺教技(一)字第103 1002255號函辦理。 二、旨揭計畫書及經費表提經103年2月25日本 校行政會議通過。

36. 函稿寫作要領3 • 撰擬函稿應注意之事項 1.公文名稱 按行文事項之性質選用公文名稱，如：令、函、書函、公告．．．等；按文別應採之結構。 2.正本收受者 (1)發送內部單位或人員之公文受文者：本校教務處、總務處、資訊中心；本校文學院王院長００、市政學系黃教授００、教務處李００先生(女士)。 (2)受文者應標示機關（構）或學校之全銜，如「臺北市私立泰北高級中學」、「國立臺北商業技術學院」、「中國文化大學」等。

37. 函稿寫作要領4 3.副本收受者(「副本」書寫方式) 他機關（單位）列於第1行，並以全銜名之。 內部單位列於第2行，可簡寫，但數單位同列時，第1個單位前加冠「本O」，如「本校教務處、會計室、商學院、資訊中心」。 副本如列承辦單位，原則上係由承辦人存用，故避免於單位後加列發文單位之同仁或承辦人，如總務處陳oo小姐。

38. 函稿寫作要領5 4.會簽意見之彙整 • 凡案件與其他機關或單位之業務有關者，應儘量會商。 • 依問題之繁簡難易及案件之輕重緩急，選用下列會商之方式： (1)電話會商或面洽。(2)以簽稿送會。(3)提例會討論。 (4)邀集有關單位人員會商。(5)臨時約集有關人員小組會商。 (6)自行持稿送會。(7)以書函洽商。 ※案件涉其他單位權責時，宜先請該單位惠示意見；如屬本單位權責應先表明單位意見，再知會或請相關單位表示意見。 ※如上陳之簽稿有其他會文單位表示不同意見，原簽陳單位應加彙整並表明本單位之立場，重簽後再上陳。

39. 函稿寫作要領6 5.文卷之彙整 陳核之公文，全卷排列的次序： (1)簽、稿、會簽、來文、隨案存查的附件、隨文寄送的附件。 (2)提供參考性質之法規、前案或相關備以核對的資料，併附於電子公文「參考文件」（公文核判後交由承辦人收執，不隨文送出）。

40. 函稿寫作要領7 6.稿末之署名 (1)「函」稿不論上行文、平行文、下行文，於稿末均書寫「校長李００」，至於用印部分由文書單位依文書處理之規定辦理。 (2)「書函」稿，則於稿末書寫「(校戳)－中國文化大學」。

41. 函稿寫作要領8 7.騎縫 上陳之簽稿兩頁以上者，其騎縫處建議一律加蓋承辦人職章；正式函文則由文書單位加蓋騎縫章。 8.用紙 (1)凡須存檔與對外發文之公文書及其附件，應使用潔淨的A4第1次用紙。 (2)試印文稿，及傳閱內部相關單位之文件，建議多多利用背頁紙。

42. 函稿寫作要領9 9.一般用詞 (1)對於其他機關的稱謂，在公文中第一次出現時建議用全銜，如「臺北市私立泰北高級中學」，第二次以後才用簡稱，如「泰北高中」 。 (2)上行文主旨請示語「請鑒核」中的「鑒」字，建議採慣用的「鑒」，而不用「鑑」，直屬上級機關用「請 鑒核」，未隸屬之上級機關可用「請 鑒察」或「請 詧照」。平行文一般多使用「請 查照」。

43. 函稿寫作要領10 10.習慣用詞 (1)描述性用語、專有名詞、計畫名稱及慣用語涉及數字部分，仍用國字書寫。如「第二專長」、「五年教育促進方案」、「九年一貫課程」、「十二年國教」、「星期三」及「九十五學年度第二學期辦理學生生活輔導計畫」等。 (2)簽稿內涉及數字之敘寫，如「802,534,567元」請敘寫為「8億253萬4,567元」；「12,492,345人」請敘寫為「1,249萬2,345人」；「26,457班」請敘寫為「2萬6,457班」，以求一致性。 (3)收據及支票金額以國字（大寫數字）書寫，金額後一律加上「整」字；公文簽稿內涉及金額部分以阿拉伯數字書寫，金額後均不必加上「整」字。

44. 函稿寫作要領11 三、函復之公文，應引敘或說明來文日期、文號，俾便受文機關調案處理。 方式： • 復 鈞部(貴校)○年○月○日○○○號函。 • 依據○○學校○年○月○日○○○號函辦理。 如對來文機關之後續函復，因前已函復過，故改用：「依據　貴校○年○月○日○○○號函辦理。」

45. 函稿寫作要領12 四、使用較簡潔之半文言語體，不適合用過於口語化之表達方式 例： 「請惠予查明見復」如用口語化寫成「拜託查清楚後告訴我們好嗎？」就不適合了。

46. 函稿寫作要領13 五、使用語氣肯定，語意明確，互相尊重之語詞。避免使用艱深費解、威嚇性、情緒性、感情性，或模稜兩可之詞句。 依法辦事 理性的 組織體 沒有感情 情緒 機關 有感情 有情緒 喜怒哀樂 人

47. 函稿寫作要領14 不當用語舉例 • 「爾後再有類似情形發生，將嚴懲不貸」(此為威嚇性用語) • 「貴處作法令人匪夷所思」(此為批評性、挖苦性用語) • 「本部深感遺憾、悲痛」(此為情緒性、感情性用語)

48. 函稿寫作要領15 • 六、機關間相互蹉商、徵詢意見、提供資料訊 • 息；答復個人詢問或請求時，可用「書函」 • ，以機關之條戳對外發文。其格式比照函之 • 寫法。

49. 會議通知1 會議通知與紀錄 一、會議通知 1.委員會議出席者，以○○○委員稱之，並以姓氏筆劃排序（另附委員名單書明其單位與住址以便寄發）；其餘單位或人員列於「列席者」欄位。 2.「出席者」如有他機關或人士，應列於前；本機關單位與人員另起一行列於後。 3.「會議通知」稿，於最後一行為「發文單位」，署發文單位之條戳。

50. 會議通知2 ００００大學開會通知單稿 受文者： 發文日期：中華民國103年7月28日 發文字號：校教字第103002001號 速別： 密等及解密條件或保密期限： 附件： 開會事由：研商學生申請更改學籍相關事宜 開會時間：中華民國103年8月2日(星期二)上午9時30分 開會地點：本校行政大樓6樓第1會議室 主持人：０教務長００ 聯絡人及電話：０００(電話：7721012-3089) 出席者：各學術單位主管 列席者：教務處課務註冊組000組長、000小姐 副本： 備註： 檔號： 保存年限：