slide1 n.
Download
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
Upravljanje projektnim ciklusom Uvod u upravljanje projektnim ciklusom PowerPoint Presentation
Download Presentation
Upravljanje projektnim ciklusom Uvod u upravljanje projektnim ciklusom

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 53

Upravljanje projektnim ciklusom Uvod u upravljanje projektnim ciklusom - PowerPoint PPT Presentation


  • 209 Views
  • Uploaded on

Upravljanje projektnim ciklusom Uvod u upravljanje projektnim ciklusom Ranko Milić, M.Sc.E.E. , Cluster CEDRA Split & Eupolis grupa d.o.o. Hvar, 3. lipnja 2014. Ciljevi modula.

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about 'Upravljanje projektnim ciklusom Uvod u upravljanje projektnim ciklusom' - jontae


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
slide1

Upravljanje projektnim ciklusom

Uvod u upravljanje projektnim ciklusom

Ranko Milić, M.Sc.E.E., Cluster CEDRA Split & Eupolis grupa d.o.o.

Hvar, 3. lipnja 2014.

ciljevi modula
Ciljevi modula
  • Steći razumijevanje i iskustvo praktične primjene upravljanja projektnim ciklusom (UPC) u pripremi i planiranju uspješnih projekata
  • Upoznati se s procesima i alatima analize stanja (sektora, dionika, problema, ciljeva)
  • Nastaviti razvijati svoje projektne ideje sukladno metodologiji UPC-a
ponovimo
Ponovimo…
  • Što je projekt, a što program?
  • Što je upravljanje projektnim ciklusom i zašto se koristi?
to je projekt a to program
Što je projekt, a što program?
  • Projekt: Skup aktivnosti usmjerenih postizanju jasno određenih ciljeva unutar određenog vremenskog razdoblja i u okviru određenog proračuna. (definicija Europske komisije)
  • Program: Okvir za provedbu strategija i politika u određenim područjima/sektorima, više hijerarhijske razine, tako da jedan program može sadržavati veći broj projekata koji doprinose ostvarenju ciljeva tog programa.

Program

Projekt 1

Projekt 2

to je upravljanje projektnim ciklusom
Što je upravljanje projektnim ciklusom?
  • Upravljanje projektnim ciklusom (UPC) ili Project Cycle Management (PCM) jedinstvena je metodologija razvijena od strane praktičara kojom se planiraju i provode projekti koji se financiraju iz različitih fondova EU-a, pri čemu se slijedi logika cijelog projektnog ciklusa (od razvoja projektne ideje do evaluacije završenog projekta i početka novog ciklusa).

Programiranje

Evaluacija

Identifikacija

Provedba i praćenje

Formulacija

Financiranje

slide6

Zašto UPC?

  • definira kako se priprema, planira, provodi i evaluira projekt
  • osigurava da projekt podržava opće ciljeve EU i nacionalnih politika
  • osigurava da su projekti relevantni za stvarne probleme ciljanih skupina/korisnika/zajednica
  • osigurava izvodljivost projekata, odnosno da se pojedinačni ciljevi mogu realno postići u okviru ograničenja koje postavlja okruženje
  • potiče da koristi koje stvaraju projekti budu održive.

Programiranje

Evaluacija

Identifikacija

Provedba i praćenje

Formulacija

Financiranje

slide7

Osnovna načela UPC

  • Aktivno sudjelovanje dionika (stakeholders)
  • Planiranje služeći se logičkom matricom
  • Ocjena kvalitete u svakoj fazi
  • Izrada kvalitetnog glavnog dokumenta u svakoj fazi
dvije perspektive programiranja
Dvije perspektive programiranja
  • EU/RH: Postupak izrade strateških i programskih dokumenata koji predstavlja osnovu za korištenje EU fondova u idućoj sedmogodišnjoj financijskoj perspektivi.
  • Korisnik darovnice: Postupak analize situacije na nacionalnoj i sektorskoj razini kako bi se identificirali problemi, ograničenja i mogućnosti kojima bi se partnerski programi mogli baviti, definiranje društveno-gospodarskih pokazatelja te nacionalnih i donatorskih prioriteta. Cilj ovoga je postići suglasnost oko glavnih ciljeva i prioriteta sektora čime se stvara relevantan okvir programiranja unutar kojeg se mogu identificirati i definirati projekti.
slide13

Identifikacija

  • Analiza problema i ciljeva u skladu sa strateškim dokumentima
  • Analiza dionika (stakeholders) – pojedinci, skupine ljudi, institucije ili tvrtke koji mogu biti povezani s projektom, npr. proizvođači u poljoprivredi, tradicionalni obrti, turističke zajednice, mediji.
  • Analiza kapaciteta
  • Studija izvodljivosti (Feasibility study)
  • Analiza troškova i koristi (Cost-benefit analysis)

Glavni dokument faze identifikacije: sažetak projekta

Važno je ulagati resurse (vrijeme, ljudske) u fazama programiranja i

identifikacije jer kad projekt prijeđe u fazu formulacije sve je teže

zaustaviti provedbu potencijalno neodgovarajućeg projekta!

slide14

Formuliranje

Sadrži sljedeće elemente:

  • Relevantnost, izvedivost, kvalitetu upravljanja (kriteriji ocjene kvalitete)
  • Priprema logičke matrice
  • Ocjena institucionalne sposobnosti
  • Matrica upravljanja rizicima
  • Smjernice za promicanje sudjelovanja
  • Smjernice za pripremu opisa posla
  • Smjernice za financijsko i narativno izvještavanje

Glavni dokument faze formuliranja: projektni prijedlog

slide15

Financiranje

  • Odluka o financiranju može se donijeti na kraju faze Identifikacije ili faze Formulacije, za projekte uglavnom nakon formulacije, a za programe nakon identifikacije

Glavni dokument faze financiranja: financijski sporazum

slide16

Provedba

Upravljanje projektom (project management):

  • Koordinacija projektnog tima (unutar iste institucije) i partnera (između institucija)
  • Komunikacija (unutarnja – između projektnih partnera i vanjska – s javnosti, medijima)
  • Učinkovito upravljanje financijskim sredstvima (poštivanje procedura javne nabave)
  • Praćenje i izvještavanje o učinjenom (narativna i financijska izvješća)
  • Provedba aktivnosti, postizanje rezultata i ispunjavanje cilja(eva)
slide17

Evaluacija

  • Tijekom provedbe (Mid-term), konačna (Final)
  • Objektivno procjenjivanje projekta – utvrditi do koje mjere je ispunjen cilj(evi), analiza indikatora, razgovor sa korisnikom i partnerima, dionicima, preporuke za korisnika i donatora sredstava
  • Ideje za osmišljavanje novog projekta
  • Osnovne osobine evaluacije – objektivnost, kredibilnost, sudjelovanje dionika, korisnost

Glavni dokument faze evaluacije: evaluacijsko izvješće

slide18

UPC pomaže:

U fazi identifikacije pri:

  • analizi trenutne situacije
  • ispitivanju relevantnosti predloženog projekta
  • identifikaciji potencijalnih ciljeva i strategija

U fazi formulacije kod:

  • pripreme kvalitetnog projektnog plana s jasnim ciljem(vima), mjerljivim rezultatima, provedivim aktivnostima, razrade strategije upravljanja rizicima, itd.
slide19

UPC pomaže (nastavak):

U fazi provedbe:

  • osigurava ključnu upravljačku podršku pri ugovaranju, operativnom planiranju i praćenju projekta

U fazi nadzora:

  • daje nam mogućnost provedbe korektivnih mjera radi

unaprjeđenja provedbe projekta

U fazi evaluacije:

  • daje nam sažetak onog što je planirano/realizirano (ciljevi, pokazatelji, preduvjeti i pretpostavke) i na taj način stvara osnovu za procjenu učinka i utjecaja projekta
slide20

Priprema projekta

tri ključne faze pripreme projekta su:

Analitička faza

Kreativna faza

Faza strukturiranja

elementi triju faza pripreme projekta
Elementi triju faza pripreme projekta

IDENTIFIKACIJA

1. Situacija (background)

2. Dionici (stakeholders) 1. ANALITIČKA FAZA

3. Problemi

4. Ciljevi/rezultati

5. Put/strategija i logika intervencije 2. KREATIVNA FAZA

6. Način provedbe projekta (radni paketi, aktivnosti)

7. Potrebni resursi (ljudski, financijski, vremenski,

materijalni)

8. Načini mjerenja napretka i uspjeha 3. FAZA

projekta (SMART indikatori) STRUKTURIRANJA

9. Načini nošenja s pretpostavkama i rizicima

FORMULACIJA

elementi triju faza pripreme projekta vje ba u grupama na primjeru na ih projekata za to ke 1 3
Elementi triju faza pripreme projekta: vježba u grupama na primjeru naših projekata za točke 1.-3.

IDENTIFIKACIJA

1. Situacija (background)

2. Dionici (stakeholders) 1. ANALITIČKA FAZA

3. Problemi

4. Ciljevi/rezultati

5. Put/strategija i logika intervencije 2. KREATIVNA FAZA

6. Način provedbe projekta (radni paketi, aktivnosti)

7. Potrebni resursi (ljudski, financijski, vremenski,

materijalni)

8. Načini mjerenja napretka i uspjeha 3. FAZA

projekta (SMART indikatori) STRUKTURIRANJA

9. Načini nošenja s pretpostavkama i rizicima

FORMULACIJA

slide23

Analitička faza

Odgovor na pitanje: Gdje smo sada?

Cilj/rezultati projekta moraju riješiti određene sadašnje probleme i biti od koristi ciljanoj skupini (target group)

Analizira se:

Situacija (background)

Dionici (stakeholders)

Problemi i njihovi međuodnosi

Ciljevi/rezultati, te mogući putovi njihovih ostvarivanja

kreativna faza
Kreativna faza

Odgovor na pitanje: Gdje želimo biti?

U formuliranje odgovora uključiti dionike jer su percepcije/ prioriteti/ciljevi različiti te postoji više putova k ostvarenju cilja.

5. Odabire se put/strategija i logika intervencije

faza strukturiranja
Faza strukturiranja

Odgovor na pitanje: Kako stići tamo?

Definira sljedeće elemente:

  • Način provedbe projekta (radni paketi, aktivnosti)
  • Potrebni resursi (ljudski, financijski, vremenski, materijalni)
  • Načini mjerenja napretka i uspjeha projekta (SMART indikatori)
  • Načini nošenja s pretpostavkama i rizicima
identifikacija
Identifikacija

Uključuje elemente analitičke i kreativne faze pripreme:

  • Analiza situacije (background)
  • Analiza dionika (stakeholders)
  • Analiza problema
  • Analiza ciljeva/rezultata
  • Odabir puta/strategije
analiza situacije strate ki politi ki i zakonodavni okvir
Analiza situacije: strateški, politički i zakonodavni okvir
  • Upoznavanje s programskim dokumentima i drugim relevantnim nacionalnim, regionalnim i lokalnim strategijama:
    • Nacionalni program razvitka ili strategije razvoja pojedinih sektora (npr. Strategija ruralnog razvoja RH, Akcijski plan razvoja ekološke poljoprivrede)
    • Prioriteti na regionalnoj/lokalnoj razini (npr. Županijska razvojna strategija, Glavni plan razvoja turizma SDŽ, Plan urbanističkog razvoja)
    • Programski dokumenti (npr. IPA Adriatic CBC Program)
    • Zakonodavni okvir
analiza situacije swot
Analiza situacije: SWOT

2. Procjena razvojnih čimbenika iz naše perspektiva kao pokretača promjene/inicijative za promjenu

  • SWOT – alat za opću analizu ili uvid na način koji bi organizacija, institucija ili zajednica mogla riješiti određeni problem ili izazov
3 glavne faze swot a
3 glavne faze SWOT-a
  • Identifikacija unutarnjih S i W, te vanjskih O i T
  • Analiza načina kako uz S prebroditi W, te iskoristiti O za smanjiti T
  • Formuliranje strategije za unos poboljšanja
analiza razvojne situacije turizam sd
Analiza razvojne situacije: turizam SDŽ

Primjer SWOT – ŽRS 2011-2013

vje ba
Vježba
  • Napravite SWOT analizu razvojne situacije iz perspektive pokretača razvojne inicijative
analiza situacije
Analiza situacije

Primjer SWOT – ŽRS 2011-2013 (područje: turizam)

Faza 3: Strategija za unos poboljšanja

Strateški cilj 1. Konkurentno gospodarstvo

Prioritet 1.3 Razvoj turizma

Mjera 1.3.1 Unaprjeđenje turističkih programa i proizvoda

Cilj mjere: Podizati razvoj niza kvalitetnih, marketinški osmišljenih turističkih programa i proizvoda koji će produžiti sezonu i povećati kvalitetu našeg turizma.

Sadržaj mjere: Izrada Programa za produženje turističke sezone; Potpora projektima revitalizacije zapuštenih/napuštenih ruralnih cjelina kroz projekte “etno-eko”, Provedba EU projekta „Adristorical lands“ itd.

Mjera 1.3.2 Poboljšanje turističke infrastrukture

Cilj mjere: Povećati prihvatni kapacitet i svu ostalu infrastrukturu u funkciji istoga

Mjera 1.3.3 Unaprjeđenje nautičkog turizma

Cilj mjere: Povećanje kapaciteta za pružanje kvalitetnih usluga u nautičkom turizmu

proces razrade
Proces razrade

Korak 4.

Korak 5.

Korak 3.

Korak 1.

Korak 2.

Matrica strategije dionika i oblici sudjelovanja

Analiza izvedivosti, troškova i koristi

Logička matrica

Stablo ciljeva

Problemsko stablo

tipovi dionika u projektu
Tipovi dionika u projektu?
  • Dionici?
  • Korisnici?
  • Ciljne skupine?
  • Krajnji korisnici?
  • Projektni partneri/su-prijavitelji?
dionici u va em projektu
Dionici u Vašem projektu?
  • Dionici
  • Ciljne skupine
  • Krajnji korisnici
  • Glavni/vodeći partner
  • Partneri
  • Podugovaratelji
  • Ugovorno tijelo
  • Podupiratelj(i)
  • Konkurencija
  • Protivnici
  • Javnost/građani
  • Mediji
  • Lokalna/državna/javna uprava
  • Javni sektor (obrazovanje, zdravstvo,...)
  • ...
mali upc pojmovnik i
Mali UPC pojmovnik I
  • Dionik (engl. stakeholder) - svaki pojedinac, organizacija, institucija, zajednica ili sustav koji može utjecati na projekt ili aktivnosti projekta ili na kojeg projekt može utjecati, bilo na pozitivan ili negativan način, dakle svi koji su zainteresirani da li će se i ako hoće na koji će se način projekt realizirati
  • Ciljna skupina (eng. target groups) – svaki subjekt koji je pod izravnim pozitivnim utjecajem projekta, osobe, skupine organizacije/institucije/sustavi s kojima radimo u projektu (npr. sudionici edukacija, korisnici savjetodavnih usluga, itd.)
  • Krajnji korisnici (engl. final beneficiaries) osobe/ skupine/ organizacije/institucije/sustavi koje bi mogle imati koristi od projekta nakon što završi (npr. organizacije/institucije/zajednice koje će imati koristi od treninga i savjetovanja u kojima su sudjelovali njihovi zaposlenici)
mali upc pojmovnik ii
Mali UPC pojmovnik II
  • Vodeći partner/korisnik – nositelj projekta (engl. Lead beneficiary/partner) – predlaže projekt u svoje ime, odgovoran je za njegovu dobru provedbu, ugovara projekt s donatorom te ima i punu formalnu odgovornost za projekt
  • Partner - sudjeluje u projektnim aktivnostima, provodi dio projektnih aktivnosti, može sudjelovati u financijskom dijelu
  • Suradnička organizacija/pridruženi partner(engl. Associate) - pomaže u nekom dijelu provedbe (npr. promicanje projekta), ali nema pravo na pokrivanje svojih troškova iz sredstava projekta
  • Podugovaratelj (engl. Subcontractor) – organizacija koja obavlja dio projektnih aktivnosti ili dobavlja proizvode i usluge i koja prihvaća formalnu odgovornost nakon provedbe procedure javne nabave
mali pojmovnik upc dionici po novom
Mali pojmovnik/UPC: dionici po novom
  • Prijavitelj / nositelj = applicant/grant beneficiary
  • Partner = partner
  • Suprijavitelj = co-applicant*
  • Povezane osobe = affiliated entity*
  • Suradnik = Associate
  • Podugovoreni = Subcontractor
  • Ciljna skupina = target group
  • Krajnji korisnik = Final beneficiary
shematski prikaz
Shematski prikaz

GLAVNI

PARTNER

Podupiratelji

PARTNERI

Konkurencija

SURADNIČKE

ORGANIZACIJE

Protivnici

Javnost/

građani

KRAJNJI KORISNICI

PODUGOVARATELJI

Mediji

CILJNA SKUPINA

DIONICI

Uprava i javni sektor

slide42

Analiza dionika

  • Smisao analize: prepoznati različite interese, ograničenja i kapacitete svih dionika i uzeti ih u obzir pri identifikaciji problema, postavljanju ciljeva i izboru strategije
  • Konačni cilj: maksimalno povećati korist koju će imati ciljana skupina i krajnji korisnici, a umanjiti potencijalne negativne učinke (uključujući konflikte među dionicima)
slide43

Koraci u analizi dionika

  • Prepoznati ključni problem ili mogućnost kojom će se projekt baviti
  • Identificirati potencijalne interesne skupine
  • Istražiti njihove uloge, interese, snagu i sposobnost sudjelovanja u projektnim aktivnostima (jake strane i slabosti)
  • Identificirati stupanj suradnje ili sukoba među dionicima
  • Interpretirati zaključke tako da nam omoguće:
    • Pravilnu raspodjelu resursa
    • Organizirati i koordinirati dionike tako da se promovira njihovo “vlasništvo” nad projektom i sudjelovanje
    • Prepoznati sukobljene interese i dizajnirati projekt tako da ih se uvaži i riješi
    • Uključiti rodnu analizu (“cross-cutting issues”)
slide44

Alati za provedbu analize dionika

  • Matrica analize dionika
  • SWOT analiza
  • Vennovi dijagrami
  • Radijalni dijagrami
slide48

Ad. 2. SWOT analiza (analizira sposobnost ribarskih zadruga za zastupanje interesa svojih članova)

Slabosti

Prednosti

  • Ograničena sposobnost vještina lobiranja i upravljanja okolišem
  • Nedostatak formalnog osnivanja i nejasan pravni status
  • Slabe poveznice s drugim organizacijama
  • Unutarnja neslaganja o ograničavanju ribolovne aktivnosti kao odgovor na smanjenje ribolovnog fonda
  • Lokalno zasnovano i dosta široko članstvo
  • Usmjereno na posebna pitanja relativno homogene skupine
  • Zastupljeni su i muškarci i žene
  • Pružaju osnovna sredstva kreditiranja malog razmjera

Opasnosti

Mogućnosti

  • Politički utjecaj industrijskih lobističkih skupina koje se protive strožim zakonima za zaštitu okoliša (odnosno odlaganje otpada)
  • Novo zakonodavstvo o zaštiti okoliša može utjecati na pristup tradicionalnim ribolovnim terenima i metodama ribolova koje se mogu primijeniti
  • Sve veća javna/politička briga za utjecaj nekontroliranog odlaganja otpada na zdravlje
  • Novo državno zakonodavstvo o zaštiti okoliša u izradi – u velikoj mjeri usmjereno na prisiljavanje onečišćivača na plaćanje
  • Rijeka je potencijalno bogata resursima za lokalnu potrošnju i prodaju
  • Razvijaju se nova tržišta za ribu i riblje proizvode zbog poboljšane prometne infrastrukture do obližnjih naseljenih središta
slide49

Ad. 3. Vennovi dijagrami / odnosi između skupina/organizacija dionika (Vennov dijagram odnosa dionika iz perspektive ribarskih obitelji)

Preliminarna analiza: Industrija X je vrlo utjecajna, ali je udaljena. Agencija za zaštitu okoliša je udaljena i usko vezana s interesima Industrije. Ribarske zadruge zastupaju interese ribara i imaju blizak odnos s trgovcima. Odjel za ribarstvo ima slab utjecaj.

Odjel za ribarstvo

Ribarske zadruge

Lokalna uprava – usluge zdravstva i čistoće

Ribarske obitelji

Agencija za zaštitu okoliša

Trgovci ribom

Urbana kućanstva kao potrošači

Industrija X

slide50

Ad 4. Radijalni dijagrami

Analiza sposobnosti dionika/institucionalna sposobnost (vizualni sažetak institucionalne sposobnosti).

slide51

Radijalni dijagram

Financijsko upravljanje

Tehničke vještine

3

x

x

2

Dobro upravljanje-transparentnost i odgovornost

Upravljanje kadrovima, osposobljavanje i motivacija zaposlenih

1

x

x

x

x

Usmjerenost na klijenta

x

Mehanizmi učenja i evaluacije

Legenda:

0= nepoželjno: potrebna dramatična

poboljšanja

1= loše stanje: značajan prostor za

poboljšanje

2= zadovoljavajuće:određen prostro

za poboljšanje

3= vrlo učinkovito

x

Sustavi politike i planiranja

Veze s drugim relevantnim organizacijama

slide52

PRELIMINARNA ANALIZA DIONIKA

Omogućuje odabir dionika koje je nužno uključiti u planiranje projekta i onih koje se može samo informirati o projektu!

vje ba analiza dionika

Identificirati dionike koje imaju značajan interes za potencijalni projekt (uključujući ciljne skupine, nositelja i partnere projekta)

  • Ispuniti matricu analize dionika
  • Izraditi prezentaciju matrice dionika
  • Povratne informacije

Vježba: analiza dionika