Kansallisen ajanvarauspalvelun esiselvitys

1. Kansallisen ajanvarauspalvelun esiselvitys Seminaari ja avoin viiteryhmän työkokous 2.2.2007

2. AVAUS Tervetuloa kansallisen ajanvarauksen esiselvityksen ja SerAPI hankkeen työseminaariin! Päivän pelisäännöt • kaikki muu paitsi tämä kalvo on tarkoitettu keskustelun avaukseksi ja kyseenalaistettavaksi • keskustelu tarkoittaa, että joku esittää jotain, joku toinen kyseenalaistaa, kumpikin yrittää perustella omaa näkemystään • keskustelu ei tarkoita työtapaa: minä sanon – sinä sanot että ei käy - loppu. • sanasta palvelutapahtuma ei keskustella tänään – tänään puhutaan vain tapahtumista

3. Päivän ohjelma Kansalliset ajanvarauksen mallit ja määrittelyt klo 9.00 – 12.00 • Avaus: Missä mennään • Case Avantohanke • Ajanvarauksen rooli palveluiden käytön kokonaisuudessa eri näkökulmista Pirkko Kortekangas, Timo Itälä • Ajanvarauksen avoimet rajapinnat ja alueellinen soveltamisopas Mika Tuomainen, Juha Mykkänen • Rajapintamäärittelyiden sovittaminen käytäntöön ja terveydenhuollon prosessin käsitteisiin Kari Bäckman • Ajanvaraustoteutusten koordinaatiohanke • mitä palveluita toteutushankkeille tarjotaan • mitä koordinaatioon osallistuminen edellyttää Avoin viiteryhmäpalaveri klo 12.45 – 15.00 • kansalaisen ajanvarauksen projektin loppuraportin versio 0.6 • ajanvarausrajapintojen alueellinen soveltamisopas • koordinaatiohankkeen projektisuunnitelma

4. AVAUS Esiselvityksen tulostavoite 28.2.2007 mennessä • Kuvaus nykyisiin hoitoprosesseihin liittyvistä tilateista, ongelmista ja kehitystarpeista eri osapuolten näkökulmista • Esitys ratkaisumalleista tieto- ja viestintäteknologian tuomilla ratkaisumalleilla • Ratkaisujen edellytykset (toiminnalliset, tekniset, juridiset, taloudelliset) • Ajanvarausprosessin arvioinnin edellytykset • Ehdotukset jatkotoimenpiteistä Kansalaisvaraus: Toiminnallinen määrittely Kansallisen varauspalvelun koordinaatiohanke • Ratkaisun tavoitetilan kuvaus • Varauspalvelun vaatiman prosessikuvauksen perusmalli • Hankkeiden tukipalvelun organisaatio ja tarjottavien palveluiden kuvaus • Rahoitusmalli 4

5. AVAUS Tilanne 2.2.2007 Toiminannallisen määrittelyn tilanne • Esitys varauspalvelun ratkaisumallista ja sen komponenteista • Esitys käsitemallista nykytilan analyysin perusteella • Edellytykset kansallisen palvelun tekemiselle Koordinaatiohankesuunnitelman tilanne • Käsitys tarpeista ja rahoitusmallista selkiytymässä • Tarpeellista toteuttaa ensin testausvaihe ja sen jälkeen varsinainen hanke osana kansallisia palveluita

6. CASE Case Avanto Tavoitteet Miten on lähdetty liikkeelle Missä ollaan Haasteet

7. Ajanvarauksen rooli palveluiden käytön kokonaisuudessa eri näkökulmista

8. Visio v. 2017 • kansalaisella on asiakkuuksia • oman tunnisteen syötön jälkeen, asiakkuuden mukaan, asiointi jatkuu henkilökohtaisen S-minän kanssa. • työväline on oma terveyssuunnitelma, joka tilanteen mukaan huomauttelee, neuvoo, ohjaa, kyselee, pyytää tekemään asioita. • palveluiden varaus on yksi mahdollinen päätetapahtuma • terveydenhuollon ammattilainen toimii verkostossa, jonka perusmalli tulee julkisten palveluiden järjestämistavan kautta, mutta potilaan asiakkuuksista riippuen verkostoon voi kuulua muitakin • potilaan suunnitelma on tärkein verkoston sisäinen työväline • varausten tekeminen lähtee verkostotasolta eli yhden organisaation ajanvarausjärjestelmän käyttötarkoitus rajoittuu niihin harvoihin potilaisiin, joiden hoito on kokonaan yhden organisaation hallussa esim. vuodeosastolla • suunnitelmaa lähestytään joko oman työvälineen suunnitelman, alueellisen ”kalenterin” tai kansallisen palvelun suunnitelman kautta

9. Ajanvarauksen rooli palveluiden käytön kokonaisuudessa eri näkökulmista mihin minun pitää / voin osallistua? miten kansalaiset pääsevät hoitoon? miten voi auttaa? miten työntekijöitä ja muita resursseja käytetään tehokkaasti? miten järjestän oman osuuteni halvimmalla? AJANVARAUS miten hoidan parhaimmalla tuloksella? miten selvitämme kaikki työmme mahdollisimman vähällä vaivalla / näillä resursseilla ?

10. Tähtäin v. 2010 • ajanvaraus osana kansalaisen kansallista asiointiportaalia asiointi käsitteistö ja säännöstöt. tapahtuman asiakirjojen rekisteröinti kansallinen potilaan tapahtumat palveluverkoston säännöstöt alueellinen alueellinen kalenteri historia, varattu, tilattu yksikön säännöstöt toimintayksikkö / palveluala vastuualue / palveluyksikkö oman työyksikön resurssien hallinta potilaan tapahtuman tunnistetietojen tuottaminen potilaan suunnitelma

11. Yhteyksiä MUUT KANTA –PALVELUT asiointi käsitteistö ja säännöstöt. OIRESEULAT, OHJEET, TURVAPOSTI, OMAT TIEDOT kansallinen potilaan tapahtumat palveluverkoston säännöstöt HOITOKETJUTYÖ, PARAS alueellinen alueellinen kalenteri yksikön säännöstöt toimintayksikkö / palveluala vastuualue / palveluyksikkö TUOTTEISTAMINEN, ULKOISTAMINEN oman työyksikön resurssien hallinta TOIMINTAYKSIKÖN TIETOJÄRJESTELMÄ-PALVELUT

12. Huomio 1: Yksikön sisällä tarvitaan resurssienvarausjärjestelmä Sisäisen resurssienvarausjärjestelmän pitää osata • varata yksi aika tai aikaväli potilaan tapahtumaa varten ja välittää tämä aika ulkoa varattavaksi • varata resurssit, jotka ovat kriittisiä kyseisen tapahtuman tehtävissä • ajankohta, jossa resurssit ovat varattuja, ei välttämättä ole se sama aikaväli, joka potilaan tulee varata omasta almanakastaan

13. Huomio 2: Tarvitaan ”ulkoinen kalenteri” Ulkoisen kalenterin pitää osata • varata yksi aika tai aikaväli potilaan tapahtumaa varten • välittää viesti sisäiseen varausjärjestelmään, jotta se osaa varata ne resurssit, jotka ovat kriittisiä kyseisen tapahtuman tehtävissä

14. Huomio 3: Tarvitaan ulkoisia ja sisäisiä säännöstöjä Sisäiset säännöstöt • kertovat, mitä resursseja varataan yhteen tapahtumaan yksikössä x • voivat kertoa myös, että aiheen ö takia, yksikköön x varataankin aina n kpl tapahtumia, ja miten näiden palvelutapahtumien pitää sijoittua toisiinsa nähden Ulkoiset säännöstöt • kertovat, että aiheen ö takia, varataan yksikköön x tapahtumat y, z, ja w, ja miten näiden tapahtumien pitää sijoittua toisiinsa nähden. • kehittynyt malli ulkoisia säännöstöjä on nimeltään potilaan SUUNNITELMA, ja se voi käsittää monen toimintayksikön varauksia • ulkoiset säännöt luodaan sillä alueella, jossa potilaan palveluverkoston pelisääntöjä muutenkin luodaan

15. Huomio 4: Tarvitaan jotain, minkä perusteella potilas tietää, mitä hänelle on varattu (jos vaikka haluaisi muuttaa aikaa) ja mitä hänelle on suunniteltu (jos vaikka haluaisi varata ajan) Tarvitaan siis lista potilaan varatuista ja ”suunnitelluista” tapahtumista Kysymys: Mistä nämä tiedot voidaan saada? Vastaus: Tietojärjestelmästä, joka pitää niistä kirjaa eli organisaation sisäisestä ajanvarausjärjestelmästä, taulusta potilaan tapahtumat Mutta: Nyt ainoa tilanne, jossa aiottuja potilaan tapahtumia kirjataan on JONO… - jotain pitäisi tehdä Se jotain pitää muuten tehdä joka tapauksessa, koska kirjauspohjalle potilaan suunnitelluille tapahtumille on potilastyöstä syntynyt Tahtotila, ja on siitä jotain ydintietolistassakin (deadline 2008 alku?)

16. Miten perusjärjestelmistä kerätään tieto potilaan tapahtumista? Oikea vastaus: KANTA rekisteröintipalvelusta Väärä, mutta tilapäisesti mahdollinen vastaus: kustakin perusjärjestelmästä erikseen alueellista ajanvarauspalvelua varten. Koska: • jokainen järjestelmä joutuu joka tapauksessa lähettämään tiedon palvelutapahtuman tunnistetiedoista KANTAan – ehkä tapahtumienkin? Ajanvarauksen aiheuttama lisätyö (tai lisäajattelu) muutenkin tehtävään on pelkästään ero seuraavan kahden välillä: • toistaiseksi määriteltyä: Arkistoitava asiakirja tulee varustaa tiedolla, mihin palvelutapahtumaan se kuuluu. Miten, on määrittelemättä. Keskeneräisten asiakirjojen lähettäminen rekisteröitäväksi pitäisi määritellä. • ehdotus: palvelutapahtuman ensimmäinen asiakirja on tieto tapahtumasta, joka syntyy kun potilaan tapahtumasta on suunniteltu tiettyyn toimintayksikköön. Tämä asiakirja rekisteröidään heti kun se syntyy, ja sille annetaan OID tunnus, joka liitetään kaikkiin saman tapahtuman asiakirjoihin. Tapahtuma-asiakirja tulee valmiiksi ja saa lopullisen ajan tai aikavälin, kun kaikki sen ”avaintehtävät” on tapahtunut.

17. Ajanvarauksen komponentit

18. Ajanvarauksen vaikuttavuus perustuu osittain tapahtuman moninaiseen merkitykseen ja käyttötarkoitukseen TAPAHTUMA

19. POTILAS ASIOI TERVEYDENHUOLLON KANSSA, MUTTA YKSIKÖSSÄ POTILAAN ASIOINTIA ENNEN JA JÄLKEEN TEHDÄÄN VALMISTELEVIA JA VIIMEISTELEVIÄ TEHTÄVIÄ yksikkö A potilas yksikkö B Ajanvarauksen rooli palveluiden käytön kokonaisuudessa eri näkökulmista

20. ROOLI 1 ROOLI 1 ROOLI 2 ROOLI 2 ROOLI 4 ROOLI 4 JA TYÖTÄ TEKEE MONI AMMATTILAINEN SAMAN TAPAHTUMAN ETEEN yksikkö A ROOLI 3 potilas yksikkö B ROOLI 3 Ajanvarauksen rooli palveluiden käytön kokonaisuudessa eri näkökulmista

21. Kun varataan aikaa potilaalle, aika varataan siihen osaan hoitoa, jossa potilaan kanssa yhtä aikaa pitää olla osaamista ja muita resursseja

22. Timo Itälä Juha Mykkänen, Mika Tuomainen Kari Bäckman

23. Koordinaatohankkeen esittely

24. Peruslähtökohta on tukea asioiden tekemistä kestävästi eli ensin ajatellaan, mitä haluttaisiin oikeasti tehdä ja sitten tehdään 1. iteraatio Yleiset edellytykset: • käsitemallista päästään konsensukseen • kansallisen arkistoprosessin perifeerinen pää on määritelty edes karkealla tasolla Hankkeen perustamisen edellytykset • omistaja • resurssit Organisaatiotason edellytykset • tahtotila ajanvarauksen kehittämiseen • resurssit

25. Koordinaatiohankkeen tavoitteet • palvelutapahtumien varaus-, kirjaus- ja hallintaprosessien tehostuminen • kansalaisen kokeman palveluiden sujuvuuden koettu lisääntyminen • benchmarking –mahdollisuus organisaatioiden hoidollisten tehtävien järjestämisprosessin vaatimista panoksista • askel kohti kansallisesti yhteiskäyttöistä toimintayksiköiden ulkoista ajanvarauspalvelua, joka toimii loogisesti yhteen kansalaisen kansallisten asiointipalveluiden kanssa

26. Hankkeen toimintamallit Tukipalvelu • hankkeen mallitoteutuksen tarjoaminen • osallistuminen valmistaviin keskusteluihin, suunnitteluun ja toteutukseen • toiminnalliset mallinnusmallit • rajapintamäärittelyt ja tekninen konsultaatio toimittajille • keskustelun ylläpito määrittelyiden tarkentamiseksi ja uusien esiin nousevien asioiden saattamiseksi määriteltäväksi • verkostoituminen muun määrittelytyön kanssa • arviointimallien kehittäminen Muu toiminta • verkostotyö käsitteiden ja niiden atribuuttien luokitustyön kanssa • yhteistyö muiden asiointipalveluiden työn kanssa • kansallisten palveluiden kehittämistyöhön linkittyminen • yhteistyö hoidon saatavuuden ja muun Stakes tilastointityön kanssa • yhteistyö ontologiahankkeiden kanssa

27. Hankkeen organisointiehdotus Organisaatio • johtoryhmä: STM, rahoittajan ja Stakesin edustajat, esitttelijä projektipäällikkö • projektiryhmä SerAPIn ja esiselvityksen tekijöiden joukosta • projektin hallinnointiin projektipäällikkö • osallistujat: kaikki toteutushankkeet Rahoitustarve 2007 – 2008 Tekes? • henkilöstökulut: 3 henkilötyövuotta projektipäällikön ja projektiryhmän toimintaa varten • matkakulut projektiryhmälle • kokous- ja seminaarikuluja • palveluiden ostoa esim. määrittelytyötä, tutkimusta ja arviointia yht. n. 250 000 e