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1. 打造职场核心竞争力 职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器 高 级 办 公 软 件 市场营销系 EMail:xznu001@163.com BBS:202.195.79.80/bbs

2. Word中查找与替换功能之强大，是其他同类软件所无法比拟的，也是日常工作中的常用操作，熟练掌握和理解本讲中的内容，可以实现轻松办公、高效办公。Word中查找与替换功能之强大，是其他同类软件所无法比拟的，也是日常工作中的常用操作，熟练掌握和理解本讲中的内容，可以实现轻松办公、高效办公。

3. 一、删除空行、空白段落、空白部分 • 下图所示是粘贴在Word中的网页内容，要求使用查找与替换方法删除其中的空行、全角空格、半角空格、不间断空格，达到重整文档的效果。

4. 1.删除空行 • 按下Ctrl+H组合键，打开[查找和替换]对话框。 • 输入查找内容：“^l^l”。查找两个连续的手动换行符，即空行。“^l”来自于[高级]/[特殊字符]/[手动换行符]命令，它代表手动换行符。 • 输入替换内容：“^l”。将两个手动换行符替换为一个手动换行符，即删除了一个空行。如下图所示： • 单击[全部替换(A)]按钮以删除文档中的全部空行。

5. 注意： • 由于文档中的空行可能会由两个或者两个以上手动换行符组成，因此，需要多次单击[全部替换(A)]命令，直到出现下图提示：

6. 2. 删除空白段落 • 按下Ctrl+H组合键，打开[查找和替换]对话框。 • 输入查找内容：“^p^p”。查找两个连续的段落标记，即空白段落。“^p”来自于[高级]/[特殊字符]/[段落标记]命令，它代表段落标记。 • 输入替换内容：“^p”。将两个段落标记替换为一个段落标记即删除了一个空白段落。(图略) • 单击[全部替换(A)]按钮以删除文档中的全部空白段落。

7. 注意： • 由于文档中的空白段落可能会由两个或者两个以上段落标记组成，因此，需要多次单击[全部替换(A)]命令。 • 在规范的Word文档中，手动换行符的出现频次是不多的，一般通常使用查找“^l^l”替换为“^p”的方式删除空行并重设文档段落。

8. 3.删除空白 • 继续删除空行后的查找与替换。 • 输入查找内容：“^w”。查找白色空格，“^w”来自于[高级]/[特殊字符]/[空白区域]命令，它代表文档中所有的半角空格、全角空格、不间断空格以及制表符的任意组合，注意，取消[区分全/半角]复选框。 • 输入替换内容：“”(空)，什么也不要输入，即删除查找内容。如下图所示：

9. 单击[全部替换(A)]按钮，将删除所有白色空格内容。单击[全部替换(A)]按钮，将删除所有白色空格内容。

10. 二、删除指定段落 • 如下图所示，要求分别删除五言诗句和包含“一”的诗句段落。 唐诗选读 白日依山尽，黄河入海流。 欲穷千里目，更上一层楼。 朝辞白帝彩云间，千里江陵一日还。 两岸猿声啼不住，轻舟已过万重山。 春眠不觉晓，处处闻啼鸟。 夜来风雨声，花落知多少。 独在异乡在异客，每逢佳节倍思亲。 遥知兄弟登高处，遍插茱萸少一人。 故国三千里，深宫二十年。 一声何满子，双泪落君前。 寒雨连江夜入吴，平明送客楚山孤。 洛阳亲友如相问，一片冰心在玉壶。

11. 1.删除指定字符个数的段落 • 按下Ctrl+H组合键，打开[查找和替换]对话框。 • 输入查找内容：“^p^? ^? ^? ^? ^? ^? ^? ^? ^? ^? ^? 。”。查找从段落标记“^p”开始到“。”结束的包含11个字符的任意文本内容。“^?”来自于[高级]/[特殊字符]/[任意字符]命令，它代表任意单个字符。 • 输入替换内容：“”(空)。什么也不要输入。(图略) • 单击[全部替换(A)]按钮，将删除所有五言诗句中所在段落。

12. 2.删除指定文本的段落 • 按下Ctrl+H组合键，打开[查找和替换]对话框。 • 输入查找内容：“一”。查找“一”。 • 输入替换内容：“”(空)，应用“标题1”段落样式，什么也不要输入。“样式：标题1”在[高级]/[格式]/[样式]中设置，所设置的样式应该有别于文档中已有的标题样式。如下图所示：

13. 单击[全部替换(A)]按钮，可为所有包含“一”的段落设置为“标题1”样式。单击[全部替换(A)]按钮，可为所有包含“一”的段落设置为“标题1”样式。

14. 继续格式的查找与替换。 • 输入查找内容：“”(空)，格式：“标题1”。查找段落样式为“标题1”的所有内容。 • 输入替换内容：“”(空)，格式：不限定格式。替换中什么也不要输入，即删除所有查找内容。如下图所示： • 单击[全部替换(A)]按钮，可删除所有“标题1”样式的段落。

15. 注意： • 可以使用[选择格式相似的文本(S)]命令，全选文档中的所有标题1样式的文本或者非标题1样式的文本，删除或者保留目标文本，但此法不能删除段落标记。

16. 三、全半角数字/字母的转换 • 如下图所示，要求使用查找和替换的方法分别对文档中的字母和数字设置全角格式。

17. 1.半角字母转换为全角格式 • 按下Ctrl+F组合键，打开[查找和替换]对话框，勾选[突出显示所有在该范围找到的项目]复选框。 • 输入查找内容：“^$”。查找任意字母，不区分字母的大小写。“^$”来自于[高级]/[特殊字符]/[任意字母]命令。如下图所示： • 单击[查找全部(F)]按钮，Word将全选文档中所有字母。

18. 单击[格式]/[更改大小写]命令，打开[更改大小写]对话框，选中[全角]单选钮，单击[确定]按钮可对所选内容应用全角格式。单击[格式]/[更改大小写]命令，打开[更改大小写]对话框，选中[全角]单选钮，单击[确定]按钮可对所选内容应用全角格式。

19. 2.半角数字转换全角数字 • 按下Ctrl+F组合键，打开[查找和替换]对话框，勾选[突出显示所有在该范围找到的项目]复选框。 • 输入查找内容：“^#”。查找任意字母，不区分字母的大小写。“^#”来自于[高级]/[特殊字符]/[任意数字]命令。(图略) • 单击[查找全部(F)]按钮，Word将全选文档中所有数字。 • 单击[格式]/[更改大小写]命令，打开[更改大小写]对话框，选中[全角]单选钮，单击[确定]按钮可对所选内容应用全角格式。

20. 四、处理化学分子式 • 本示例以化学分子式为例，介绍查找与替换功能在下标格式设置的应用。

21. 1.单分子式替换 • 要求将文档中所有的“H2SO3”替换为“H2SO3”。 • 操作步骤： • 在文档中录入正确的分子式“H2SO3”，选中并剪切。按下Ctrl+H组合键，打开[查找和替换]对话框。 • 输入查找内容： “H2SO3”。查找所有的“H2SO3”。 • 输入替换内容：“^c”。替换为剪贴板上的内容，“^c”来自于[高级]/[特殊字符]/[“剪

22. 贴板”内容]命令。查找和替换内容如下图所示：贴板”内容]命令。查找和替换内容如下图所示： • 单击[全部替换(A)按钮，可将查找内容替换成剪贴板中的内容。

23. 注意： • 在查找和替换中，一次只能设置一种查找或者替换文本的格式而不能单独设置其中的某个，或者几个文本的特殊格式，使用剪贴板中的内容可以巧妙地解决此类问题。

24. 2.多分子式替换 • 如下图所示，要求使用查找与替换功能，转化为正常的化学反应方程式中的分子式结构。 中学各类无机物五种化学性质反应方程式汇总 非金属单质(F2 ,Cl2 , O2 , S, N2 , P , C , Si) 1, 氧化性： F2 + H2 = 2HF F2 +Xe(过量)=XeF2 2F2 (过量)+Xe=XeF4 nF2 +2M=2MFn (表示大部分金属) 2F2 +2H2O=4HF+O2 2F2 +2NaOH=2NaF+OF2 +H2O F2 +2NaCl=2NaF+Cl2 F2 +2NaBr=2NaF+Br2 F2 +2NaI =2NaF+I2 F2 +Cl2 (等体积)=2ClF

25. (1)设置字母和数字的下标格式。 • 按下Ctrl+H组合键，打开[查找和替换]对话框。 • 输入查找内容：“^$^#”，查找任意字母和任意数字一起的文本内容。 • 输入替换内容：“”(空)，下标格式。什么也不要输入，直接使用Ctrl+=组合键设置为下标格式。如下图所示：

26. 单击[全部替换(A)]按钮，可将所有查找的内容设置为下标格式。如下图所示：单击[全部替换(A)]按钮，可将所有查找的内容设置为下标格式。如下图所示：

28. (2)恢复字母的常规格式 • 继续设置字母和数据下标格式后的查找与替换。 • 输入查找内容：“^$”，下标格式。查找带有下标格式的任意字母，使用Ctrl+＝组合键直接设置为下标格式。 • 输入替换内容：“”(空)，非上/下标格式。什么也不要输入，多次使用Ctrl+=组合键，设置为非上标/下标格式。如下图所示：

29. 单击[全部替换(A)]按钮，可将所有下标格式的字母恢复为常规字体格式，结果下图所示：单击[全部替换(A)]按钮，可将所有下标格式的字母恢复为常规字体格式，结果下图所示：

31. 五、叠字查找 寻寻觅觅，冷冷清清，凄凄惨惨戚戚。乍暖还寒时候，最难将息。三杯两盏淡酒，怎敌他晚来风急？雁过也，正伤心，却是旧时相识。 满地黄花堆积，憔悴损，如今有谁堪摘？守著窗儿独自，自生得黑！梧桐更兼细雨，到黄昏、点点滴滴。这次第，怎一个愁字了得！ 如下图所示，要求统计文档中重叠字的个数： 按下Ctrl+F组合键，打开[查找和替换]对话框，勾选[使用通配符]、[突出显示所有在该范围打到的项目]

32. 两个复选框。

33. 说明： (1)输入查找内容：“(?)\1”。“？”表示任意单个字符(来自[高级]/[特殊字符]/[任意字符]命令)，而“(?)”表示查找任意单个字符的表达式，这个表达式返回的结果或者值可以使用“\1”来表示。 (2)表达式“()”是把查找内容赋值或者返回给“\n”的一种方式，“n”值与查找内容中表达式“()”的出现次数和顺序配对，如查找“(A)(B)”中“\1”返回“A”，“\2”返回“B”。

34. 六、英文直引号替换为中文弯引号 • 如下图所示，要求将示例文档中的英文直引号替换为中文引号。 “读者必读“文件夹下有“光盘使用说明.doc“和“tscc.exe“两个文件，为了保证读者顺利播放光盘中的动画文件，必须先运行“tscc.exe“文件，然后再仔细阅读“光盘使用说明.doc“。 “视频文件“文件夹下保存了作者原声教学讲解文件，是按章节顺序排列的，以帮助读者提高学习效率。 “示例文件“文件夹下按章节顺序存放了示例文件。建议读者在看书的同时，打开示例文件，参照学习。

35. 操作： • 按下Ctrl+A组合键全选文档，按下Ctrl+H组合键，打开[查找和替换]对话框，勾选[使用通配符]复选框。 • 输入查找内容：“"(*)"”。查找两个英文引用之间的任意文本内容，并将其中的文本以表达式返回。 • 替换为：“"\1"”。在返回的查找内容表达式前后加上中文引号。查找和替换内容

36. 如下图所示：

37. 单击[全部替换(A)]按钮。 • 注意： • 如果替换不成功，应先这样设置一下： • 单击[工具]/[自动更正选项]命令，打开[自动更正选项]对话框，把[键入时自动套用格式]和[自动套用格式]选项卡，去掉[直引号替换为弯引号]复选框中的小勾，如下图所示：

40. 七、处理奇偶段落 • 如下所示，要求分别删除所有偶数段落、删除所有奇数段落、设置奇数段落为“标题9”模式。

41. 文字产生说明 1那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。1 2那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。2 3那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。3 4那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。4 5那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。5 6那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。6 7那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。7 8那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。8 9那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。9 10那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。10 11那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。11 12那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。12 13那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。13 14那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。14 15那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。15

42. 1.删除奇数段落 • 按下Ctrl+A组合键全选文档，按下Ctrl+H组合键，打开[查找和替换]对话框，勾选[使用通配符]复选框。 • 输入查找内容：“(*^13)(*^13)”。前一个“(*^13)”代表第一个段落(奇数段落，返回值为“\1”)，后一个“(*^13)”表示第二个段落(偶数段落，返回值为“\2”)。“^13”用于在通配符状态下表示段落标记。 • 输入替换为内容：“\2”。仅返回含段落 注意：选中“使用通配符“复选框时在“查找内容“框中键入 ^p无效

43. 标记的偶数段落内容，即删除了奇数段落查找和替换内容如下图所示：标记的偶数段落内容，即删除了奇数段落查找和替换内容如下图所示：

44. 单击[全部替换(A)]按钮，如下图所示。 2那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。2 4那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。4 6那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。6 8那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。8 10那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。10 12那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。12 14那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。14 15那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。15

45. 2.删除偶数段落 • 同理可删除偶数段落 • 输入查找内容：“(*^13)(*^13)”。 • 输入替换为内容：“\1”。仅返回含段落标记的奇数段落的内容，即删除了偶数段落。 • 单击[全部替换(A)]按键。

46. 3.为奇数段落设置标题样式 • 按下Ctrl+A组合键全选文档，按下Ctrl+H组合键，打开[查找和替换]对话框，勾选[使用通配符]复选框。 • 输入查找内容：“(*^13)(*^13)”。可简化为“(*^13*^13)”。 • 输入替换内容：“☆\1\2”。可简化为“☆\1”。 • 单击[全部替换(A)]按钮，所有的奇数前面增加上一个文档中没有的符号“☆”。 • 输入查找内容“☆ (*^13)”。

47. 输入替换内容：“\1”，格式为“标题9”。 • 单击[全部替换(A)]按钮，所有奇数段落将设置为“标题9”样式。

48. 八、处理文、中文和标点 • 如下图(见下屏)所示，文档中包含了数字、大写字母、英文标点符号、空格、段落标记、汉字和中文标点符号等，要求完成下列设置。 • (1)删除文档中的英文字母。 • (2)删除西文字符但保留段落标记。 • (3)删除汉字。 • (4)删除汉字和标点符号。

49. 1.我明白了：I see 2.我不干了：I quit 3.放手：let go 4.我也是：me too 5.天哪：my god 6.不行：no way 7.来吧：come on 8.等一等：hold on 9.我同意：I agree 10.还不错：not bad 11.还没：not yet 12.再见：see you 13.闭嘴：shut up 14.再见：so long 15.好呀：why not 16.让我来：allow me 17.安静点：be quiet 18.振作起来：cheer up 19.做得好：good job 20.玩得开心：have fun

50. 高级查找与替换中的常用字符集通配符