第一章

1. 第一章 國際會議的定義與種類 • 第一節 國際會議的定義 • 第二節 國際會議的效益與現況

2. 第一節 國際會議的定義 下面三個是會議組織分別對國際會議所下的定義： 1.根據International Congress & Convetion Association（簡稱ICCA）對國際會議之評定標準： (1)固定性會議 (2)至少三個國家輪流舉行 (3)與會人數至少在五十人以上

3. 2.根據Union of International Associations （簡稱UIA）對國際會議之評定標準： (1)至少五個國家輪流舉行 (2)與會人數在三百人以上 (3)國外人士占與會人數40%以上 (4)三天以上會期 3.我國國際會議推展協會將國際會議定義如下： (1)參加會議的國家，含地主國至少在二國以上 (2)與會人數須達五十人以上 (3)外國與會人數須佔總與會人數20%以上 (4)以年會、展覽或獎勵旅遊等形式均可

4. 回億一下 經濟部商業司認定 • 1.國際會議標準認定．每次參加國家至少5國以上．與會人數應在100人以上．與會外籍人士需佔40％ 全體出席人士或80 人以上 • ‧會期天數必須是2天以上

5. 2.國際展覽標準認定．國外直接參展廠商家數達10％以上或 來自6個國家．展出攤位總數須達250個以上．國外參加人士佔參觀總人數達5％或 200人以上

6. 第二節 國際會議的種類 一、會議的種類 1.集會（meeting） 4.會議（congress） 2.大會（assembly） 5.會議（convention） 3.會議（conference） 6.會議（colloquium） 二、研討會的種類 1.演講(lecture) 4.討論會(forum) 2.座談(panel discussion) 5.專題研討會 (symposium) 3.進修會(seminar) 6.講習會(workshop)

7. Lecture（演講）：教育性的演講，通常僅由一位專家來簡報，且報告後不一定接受觀眾的發問。Lecture（演講）：教育性的演講，通常僅由一位專家來簡報，且報告後不一定接受觀眾的發問。 • Panel discussion（座談）：有一位 moderator 來主持，由一小群專家為座談小組成員 ( panelist ) 針對專門課題提出其觀點再進行座談。有時僅限 Panel自行討論，有時也開放和與會者相互討論。 • Seminar（進修會）：指一群 ( 10至50位 ) 具不同技術但有共同特定興趣的專家，藉由一次或一系列的集會，來達訓練或學習的目的之進修會。seminar的工作進度表要使參加者能達到豐富其技術之目 的。其過程會由一位discussion leader主持。簡報者不一定要上講台來報告，但希望有較多的參與研討以分享經驗與知識。有興趣參加者要主動註冊，有時還要付費。seminar的時間 在一至六天間不等。另外，在大學或訓練機構為了針對某一特定主題來定期討論及研究，而辦理的小班 ( 約5至10人 ) 課程，也稱為 seminar。 • Forum (討論會)：一項集會 ( meeting ) 或該集會另外為了對共同有興趣之某一或某些主題舉辦進行公開討論的討論會。與會者之身份均要先被認可。其過程一般是由一位 moderator 主持，先請各panelist或presenter來對與會者發表不同甚至相反的意見與想法，再進行反覆的討論，最後由moderator做結論。

8. Symposium (專題研討會)：由某一領域內的一些專家集會，並就某一特定主題請專家發表論文，並共同就問題加以討論做出建議。symposium 類似 forum，參與人數較多，期間在二至三天左右，進行方式較為正式，且較少如 forum 有妥協的性質。 • Clinic（臨床教學）：針對某一特定主題，對小團體來訓練及指導的訓練活動。 • Workshop：由幾個人進行密集討論的集會，其緣起係為整合某一特定主題或訓練的分歧意見。而目的在使研究人員之發現能藉由充分討論來 使之發揮最大而有效的應用。目前 在congress 或 conference 中，由與會者自選主題或由主辦單位建議針對某一特定問題，在正式全體會議 ( plenary session ) 或委員會之間，進行非正式及公開自由的討論也稱為workshop。 • Retreat（靜修）：通常是一小團體到一偏遠之處所，來增加感情、密集訓練或僅是離開世俗一陣子。

9. 會議專有名詞 • Meeting〈集會〉：凡一群人在特定時間、地點聚集來研商或進行某特定活動均稱之，含意最廣泛，是各種會議之總稱，含 Assembly、Conference、Congress、Convention、Colloquium、 也包括 Forum、Seminar、Symposium 及 Special event等。 • Assembly〈大會〉：一個協會、俱樂部、組織、或公司的正式全體集會。參加者以其成員為主，其目的在決定立法方向、政策、內部選舉、同意預算、財務計畫等等。所以 assembly 通常是在固定的時間及地點定期舉行，也有一定的會議程序。 • Conference：任何組織、公、私團體、公司、協會、科學或文化團體希望要討論、交換意見、傳達訊息、辯論或針對某一課題公佈其意 見，都可用conference 為一適當之工具。多數的 conference 是以 "study" 為目的，通常包括告知或傳達某些特別研究之發現並希與會者有主動的貢獻。相較於 congress ，一個 conference 規模較小，但含意較高，且較易交換資訊。例如 conference 可以是部長或高級長官們對相同的主題有興趣或關切且希形成共識，而以較短的時間來討論、交換意見，並有決議發表書面報告的會議。參加之人數較少，也非定期 舉行。

10. Congress：在某種專業、文化、宗教或其他領域方面之定期會議。與會者有數百人，甚至千人，且係由各團體派正式代表與會。參加者 均係有興趣、主動且要註冊、付費參加。congress 通常會有一特定主題 ( subject ) 來討論。而報告者及討論者均為其領域之成員或相關之協力團體人士，此類會議每年、二年或多年舉辦一次，全國性 congress 通常每年一次，而國際性或世界性之 congress 通常多年一次，而其舉行之頻率係事先即確定的。通常為期數天，且有分組會議 (session)。 • Convention：同一公司、社團、財團、政黨等立法、社會、經濟團體為其本身組織之特定目的、為了提供某些特別情況之資訊及商討 政策使與會者同意共識而對其成員召開之會議。參加者均係依指示參加，舉行之時間沒有固定。通常包括全體代表大會（General Session），及附帶的小型分組會議，有時還有展覽（exhibition）。 在美國， convention 通常指工商界之大型全國，甚至國際集會；包括研討會、商業展覽或二者兼具。 • Colloquium：以討為目的的非正式會議，通常是學術或研究方面的人針對有共同興趣之主題藉相互交換意見來確實真象。所以係視需要及方便而不定期舉行。進行方式為由一位以上speaker先就某一主題報告，再討論問題。

11. 第二章 國際會議的效益與現況 • 第一節 國際會議的效益 • 第二節 國際會議的現況

12. 第一節 國際會議的效益 一、會議城市所帶來的效益 國際會議市場之所以是世界主要都市所爭取之 重點，其主要原因有以下六點： 1.會議市場之消費力強 2.有助提高城市知名度 3.協助當地產業知識之提升 4.協助拓展商機 5.連帶保存文化資產 6.增加就業機會

13. 三、國際會議與相關產業之關係 1.會議與場地、視聽設備、展覽的關係 • 會議與場地 • 會議與視聽設備 • 會議與展覽 2.會議與航空、陸地交通、旅遊的關係 • 會議與航空 • 會議與陸地交通 • 會議與旅遊 3.會議與飯店、餐飲的關係 • 會議與飯店 • 會議與餐飲

14. 4.會議與網路、印刷、媒體、翻譯的關係 • 會議與網路 • 會議與印刷 • 會議與媒體 • 會議與翻譯 5.會議與禮品、事務機器、其他類的關係 • 會議與禮品 • 會議與事務機器 • 會議與其他 6.會議與會議公司的關係

15. 圖2-1 國際會議與相關產業關係圖

16. 第二節 國際會議的現況 1.市場分析 2.國家排名 3.城市排名 4.與會人數排名 5.會期的平均天數 6.平均報名費 7.女性參與國際會議的現況 醫學 科學 工業 科技 佔前四位

17. 根據國際會議協會（International Congress and Convention Association, ICCA）2009年9月公布的統計資料，2008年亞洲地區國家舉辦國際會議數以日本居冠，總計247場，台灣為79場排名第八，若以城市排名，新加坡以118場高居亞洲第一，台北市則以52場排名第九； • 展覽部分，根據全球展覽產業協會（The Global Association of the Industry, UFI）統計，2008年中國展覽面積為764萬7,500平方公尺居亞洲首位，台灣則為45萬8,500平方公尺居第七。

18. 亞洲各國舉辦國際會議情形

19. Source：ICCA，2007/6 Source：ICCA，2007/6 2006年全球國際會議舉辦城市排名 Source:ICCA (2007)

20. Table 1: ICCA country and city ranking measured by number of meetings organised in 2008 ICCA country and city ranking measured by number of meetings organised in 2008

21. 第三章 國際會議承辦方式及爭取條件 • 第一節 國際會議承辦的方式 • 第二節 爭取國際會議的條件

22. 第一節 國際會議承辦的方式 一、會員國輪流主辦：基本上最單純，只要加入國際 組織成為正式會員國，就有機會主辦。 二、地區性輪流主辦：有些重要國際組織會員分佈在 全球各國，每年或每二年在全球各地召開國際會 議，為了讓全球各地的會員國都有機會主辦，因 此訂定輪流在某些地區召開。 三、競標方式：這種方式對有意爭取主辦權的會員國 來說最具挑戰性，然而這些會員國競爭激烈的國 際會議必定是全球知名的國際組織。

23. 第二節 爭取國際會議的條件 一、直接條件 1.硬體設備 2.餐飲安排 3.交通運輸 4.專業人才 (professional convention organizer, 簡稱PCO) 二、間接條件 1.文化與旅遊 2.政治與經濟 3.安全 4.地理位置 5.語言 6.本地的支持 例如:港旅局

24. Professional Conference Organizer • 簡稱 PCO（專業會議籌組者），是對籌組會議及相關活動能提供專業服務的公司或個人。 • 為何要用PCO？對有些人來說，自己籌辦中小型會議也許不是太難的事，何必要花錢請PCO呢？此話或許有理，但就像請客人吃飯一樣，自己也可在家下廚辦桌，可是多數人仍喜歡到餐廳去請客，原因很簡單，因為省時、省力、菜色有選 擇性，餐具、設備都較好，又有餘力來招呼客人。用PCO也是同樣的道理。至於大型會議，就像辦喜宴一樣，可不是一般人自己能處理的，請專家協助就更必要 了。

25. PCO既然如此能幹，他是否會掌控一切事務，該我這"主人"被"架空"了呢？別擔心，就像到餐廳請客，還是由您做主的。當然，事先的溝通和明確的合約可以 先規範出雙方的角色及權利義務，而清楚的目標和工作計畫，可以避免誤會產生。 • 由於PCO只是辦理行政工作及技術顧問相關事宜，其他決策仍由您主導，所以也別完全放手不管。若PCO太過熱心投入，差點忘了「他是誰」的時候，您也可提醒一下「別過界了」。而「親兄弟明算帳」更是避免不和氣的最高原則，所以合約 中要先講明，如此自然能合作愉快，皆大歡喜。

26. 許多PCO、公關公司、活動公司、甚至廣告公司都可辦理會議、活動。難道只要找一家PCO就可放心了嗎？當然不是。許多PCO、公關公司、活動公司、甚至廣告公司都可辦理會議、活動。難道只要找一家PCO就可放心了嗎？當然不是。 • 良莠不齊是各種行業都有的正常現象，所以事先要慎選，才不致後悔莫及。因為PCO講求的是「專業」的知識和良好的EQ，所以好壞差別很大，就像找對象一樣，事前的「身家調查」諸如其以前的工作 經驗及合作對象對其評語、主持本專案的小組成員素質等，都是要先瞭解的要項。

27. PCO能依據合約提供專業的人力及技術、設備來協助處理、規劃、籌備、註冊、會議到結案的工作。其角色可以是一位顧問、一位行政助理或一位創意提供者。PCO能依據合約提供專業的人力及技術、設備來協助處理、規劃、籌備、註冊、會議到結案的工作。其角色可以是一位顧問、一位行政助理或一位創意提供者。 • 其工作內容可包含： • 協助會議競標 幫助確認目標 研擬工作計畫 估算預算收支 提供財務建議 處理會計帳目 控制預算執行 洽商場地租借規劃組織架構 代辦行政事務整合協力廠商支援人力設備其他協助事項辦理註冊報到 推薦餐飲方式設計社交節目 建議旅遊行程提醒禮儀規範 邀請專家講師 推動公共關係 策劃行銷推廣 安排交通接送 執行危機管理編輯會議實錄 籌辦展覽活動

28. ◎顧問會議規劃及執行的所有工作 • ◎進行所有必要的安排 ◎提供祕書處之人力、設備 ◎貢獻其知識、經驗及人脈 ◎參與被允許參加的規劃工作及會議 ◎執行會議籌組事宜及相關行政工作 ◎依據指示，辦理場地及所有協力廠商單位之整合 ◎負責註冊、交通、旅遊、餐飲、活動、禮規、公關、危機管 理…等工作

29. Professional Exhibition Organisers, PEO • Professional Conference Organisers, PCO