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SAF Win 2.0. Sistema de Administración de Flotas para Windows. Módulos.

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saf win 2 0

SAF Win 2.0

Sistema de Administración de Flotas

para Windows

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Módulos

SAFWin está compuesto por diferentes módulos para cada una de las áreas que componen su empresa de transporte, dichos módulos interactúan entre si para asegurar la integridad de la información y evitar la recaptura de esta.

Se cuenta con un Menú Rápido con las opciones más utilizadas durante la operación diaria del sistema para las áreas de tráfico, facturación y liquidaciones.

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Seguridad y

Acceso

Cada usuario tendrá se propia Clave de Acceso al sistema y podrán establecerse niveles de acceso para cada usuario o grupo de trabajo, de

tal manera que el usuario sólo tenga acceso a las funciones que le permita la empresa.

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Tablas

Maestras

La captura de la información de las Tablas Maestras del sistema está dividida en 5 principales categorías: General, Contable, Vehículos, Tráfico y por último, Inventarios y Mantenimiento.

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Tablas

Maestras

Vehículos

En el Módulo de Tablas Maestras de Vehículos se deberá capturar la información de cada uno de los vehículos con los que se realizan los viajes, ya sean unidades propias o de permisionarios. Se deberán de capturar los Dollies, Remolques y Tractores

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Tablas

Maestras

Remolques

Se capturarán cada uno de los Remolques con que cuenta la empresa, ya sean propios o de permisionarios y del tipo que se desee (Cajas Secas, Plataformas, Tanques, Encortinadas, etc.), así como también la vigencia de sus pólizas de seguro lo cual permitirá, si el usuario así lo desea, restringir la utilización de remolques con pólizas de seguro vencidas.

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Tablas

Maestras

Tractores

Se capturarán los Tractores con que se cuenta en la empresa. Se podrán registrar Tractocamiones, Torthons, Volteos, Camionetas, etc.

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Tablas

Maestras

Tractores

Para dar de alta un tractor, se deberá capturar información detallada de cada uno de estos: Números de serie, tipo de unidad, tipo de monitor, vigencias de pólizas de seguro, fecha de verificación vehicular, Número de tarjeta IAVE, etc. El usuario podrá restringir, si así lo desea, la utilización de tractores con pólizas de seguro vencidas

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Tablas

Maestras

Tráfico

En el módulo de Tablas Maestras de Tráfico se capturará toda la información correspondiente al departamento de tráfico.

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Tablas

Maestras

Casetas

Se deberán de capturar cada una de las Casetas que se pasarán para las Rutas que se establezcan, indicando además si dicha caseta acepta tarjetas IAVE o no

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Tablas

Maestras

Rutas

Una vez que se han definido las casetas se procede a definir el catálogo de Rutas que serán utilizadas en el registro diario de viajes, cada una de estas con sus respectivos kilómetros y casetas

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Tablas

Maestras

Clientes

Se deberán de capturar cada uno de los Clientes a los que se les estarán realizando los viajes, con sus respectivos días de crédito, días de pago y revisión; y en base a estos el sistema calculará las fechas de vencimiento de sus facturas.

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Tablas

Maestras

Operadores

Se capturarán cada uno de los Operadores que serán utilizados para realizar los viajes. En su expediente se podrán establecer fechas de vencimiento de sus licencias de tal manera que se pueda restringir el que un operador realice un viaje si su licencia ya venció.

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Tablas

Maestras

Categorías de

Gastos de Viaje

Se podrán definir los Conceptos o Categorías de Gastos en Carretera que se deseen, de acuerdo a las necesidades propias de cada empresa. Estos conceptos son lo que se mostrarán al momento de que se le comprueban los gastos al operador del viaje que realiza.

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Tablas

Maestras

Deducciones

Se podrán también definir los Conceptos de Deducciones a Operadores que se deseen, las cuales les serán aplicadas al momento de que le sean liquidados sus viajes. Las deducciones podrán aplicar a un viaje en específico o al estado de cuenta del operador sin que se ligue a un viaje.

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Operación

La operación básica del SafWin la podemos dividir en 4 fases principales, algunas de las cuales podrán contener subprocesos

Fase 1: Registro del Viaje

Fase 2:

Asignar Operador y Vehículos

Fase 3: Comprobación de Gastos

Fase 4: Liquidación

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Operación

Registro

En la fase 1, llamada “Registro del Viaje” se capturará entre otras cosas la siguiente información del viaje: Cliente, Ruta, Fecha Programada de Carga, Fecha Programada de Descarga, Peso o Volumen (real o aproximado), Importe del Flete, Remitente, Destinatario y Detalle de Carga.

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Operación

Asignación

En la fase 2 se realiza la captura de la siguiente información del viaje: Operador, Fecha de Inicio del Viaje, Forma en que se le pagará al operador por realizar el viaje, Tractor y Remolque; en caso de que sea Full se deberán capturar los datos del segundo Remolque y del Dolly, Número de Remisión o Talón (Documento No Fiscal) y Orden de carga.

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Operación

Vales

Después de realizada la “Asignación de Operador y Vehículos” a un viaje y antes de la fase de “Comprobación de Gastos”, se podrán asignar vales de combustible al viaje, tantos como sean autorizados. Estos vales se verán reflejados en la liquidación del viaje

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Operación

Deducciones

Después de realizada la “Asignación de Operador y Vehículos” a un viaje y antes de la fase de “Liquidación del Viaje”, se podrán registrar deducciones aplicadas al viaje (Complementos de Gastos, Anticipo a Cuenta de Liquidación, etc.), tantas como sean autorizadas. Si la Deducción a registrar no aplica a un viaje, sino directamente a la cuenta del operador (Préstamos mayores, Impuestos, Descuentos de Taller, etc.), esta podrá registrarse en cualquier momento.

Estas deducciones afectarán a la liquidación del viaje del operador.

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Operación

Comprobación

de Gastos

En la fase 3, llamada “Comprobación de Gastos”, se capturan los gastos realizados por el operador durante el viaje, y que le fueron autorizados, con el dinero que se le dio, tanto por concepto de anticipo de viaje como por complementos u otras deducciones registradas y que están ligadas al viaje. También se deberá capturar los totales de kilómetros recorridos en todo el viaje, tanto cargados como vacíos, indicando además el tramo recorrido de vacío.

Estos datos son de suma importancia, ya que en base al total del kilometraje recorrido se calculará el rendimiento (Kmts/Litro) que se tuvo en el viaje.

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Operación

Facturación

Un requisito indispensable para poder liquidar un viaje al operador, es que dicho viaje se encuentre Facturado, ya que de esta manera nos aseguramos que al pagarle al operador ya fue generada la cuenta por cobrar correspondiente al viaje y con ellos se afectó el estado de cuenta del cliente.

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Operación

Facturación

En el SafWin se podrán realizar 3 tipos de facturación diferentes:

1 Viaje por factura (1 Viaje genera 1 Factura)

N Viajes por Factura (Varios Viajes generan 1 Factura)

N Facturas por Viaje (1 Viaje genera Varias Facturas)

Después de generadas las facturas, estas se podrán relacionar para su cobro, así como registrar los pagos y/o ajustes (notas de crédito y cargo) correspondientes cuando esto suceda.

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Operación

Liquidación

Finalmente la fase 4, que corresponde a la Liquidación del viaje al operador. Por medio de la pantalla de Liquidación se recopila toda la información de anticipos, deducciones (tanto las que aplican directamente al viaje a liquidar como las que aplican al operador) y gastos comprobados; y se calcula automáticamente el pago al operador.

En esta liquidación se reportará la utilidad operativa que se tuvo en este viaje.

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Inventarios y

Mantenimiento

Se cuenta con un Módulo de Inventarios y Mantenimiento en el que se podrá llevar el control de todas las refacciones que entran y salen de almacén, así como la asignación de estas a los diversos Servicios de Mantenimiento que se realizan a las unidades, ya sea en Taller Propio o Externo.

Se lleva un estricto control del almacén mediante Ordenes de Compra y Vales de Salida;

y de los Servicios de Mantenimiento a través de Ordenes de Trabajo.

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Inventarios y

Mantenimiento

Tablas maestras

En el Módulo de Tablas Maestras de Inventarios y Mantenimiento se deberá capturar toda la información necesaria para el funcionamiento de estos módulos. Esta información es: Proveedores, Líneas de Artículos, Categorías, Almacenes, Conceptos de Movimientos al Almacén, Artículos (Refacciones, Herramientas, Material de Trabajo, Equipo de Trabajo, etc.), Llantas, Personal de Taller y Actividades o Labores de Mantenimiento.

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Inventarios y

Mantenimiento

Proveedores

Se deberán de capturar cada uno de los Proveedores a los que se les estarán realizando las Compras de Artículos, así como también aquellos Proveedores de Servicios de Mantenimiento.

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Inventarios y

Mantenimiento

Líneas

Se tendrán que definir y capturar las diferentes Líneas en que serán clasificados todos los Artículos que se manejarán en el Almacén.

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Inventarios y

Mantenimiento

Artículos

Se deberán de capturar todos los Artículos que se manejan en Almacén, agrupándolos por Línea de Artículo y Categoría.

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Inventarios y

Mantenimiento

Artículos

Para dar de alta los Artículos, se deberá capturar información detallada de cada uno de estos.

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Inventarios y

Mantenimiento

Orden de

Compra

Toda Compra de Artículos a realizar deberá ir amparada por una Solicitud de Orden de Compra, en la que deberá indicarse el Proveedor al que se realizará dicha compra así como el detalle de los Artículos solicitados con su costo respectivo, ya sea estimado o real si previamente se hizo una cotización.

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Inventarios y

Mantenimiento

Orden de

Compra

(entrada)

Una vez que la Orden de Compra es Surtida, se procede a dar entrada a los Artículos al Almacén mediante el módulo que se tienen para este fin. De esta manera se incrementan las existencias de los artículos incluidos en la orden y se genera de forma automática la Cuenta por Pagar correspondiente, afectando el estado de cuenta del Proveedor.

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Inventarios y

Mantenimiento

Ordenes de Trabajo

Cada Servicio que se le realice a cualquier vehículo de la empresa, ya sea propio o de un permisionario, deberá estar soportado mediante una Orden de Trabajo, en la que se debe indicar el vehículo al que se le realizará el servicio (Tractor, Remolque o Dolly), el Tipo de Servicio que se hace (Preventivo, Correctivo, etc.) y si será realizada en el Taller de la empresa o en un Taller Externo.

Se irán añadiendo los artículos que se vayan utilizando para la realización del servicio, así como también se podrán agregar cada una de las actividades que se realicen y el personal de taller que se encarga de realizarlas.

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Inventarios y

Mantenimiento

Cuentas

por Pagar

Todas las Ordenes de Compra y las Ordenes de Trabajo realizadas en Taller Externo generarán sus respectivas Cuentas por Pagar y estás podrán ser consultadas y pagadas en el módulo que se tienen para este fin. También se podrá registrar, dentro de este módulo, cualquier factura que no esté asociada a una Orden de Compra o de Trabajo.

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Conciliación de Vales de

Combustible

El SafWin cuenta además con algunos otros módulos complementarios que ayudan a la operación óptima de la empresa como son: Conciliación de Vales de Combustible, Importación y conciliación de Gastos de Casetas con Tarjeta IAVE y Control de Llantas.

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IAVE

De la página de IAVE se descarga la información de las casetas pasadas en un período determinado y este archivo es procesado por el SAFWin para hacer la conciliación y el cargo correspondiente a cada vehículo.

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Control de

Llantas

Mediante el módulo de Llantas se podrá llevar un control detallado de actividades sobre cada una de las llantas con que cuenta la empresa, ya sea que estén montadas en algún vehículo, se encuentren en el almacén o con el renovador.

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Reportes

El SafWin cuenta con una gran cantidad de Reportes para cubrir los requerimientos de información para cada uno de los departamentos de la empresa. Estos se localizan dentro del Administrador de Reportes.

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Reportes

Crystal Reports

Todos los reportes del sistema son generados por medio del reporteador estándar de la industria, Crystal Reports.  Estos pueden ser visualizados en pantalla, exportados a otros formatos, mandados a un fax o impresora, mandados como anexos en un correo electrónico y muchas funcionalidades más.

Además, teniendo los conocimientos básicos de Crystal Reports, los reportes podrán ser modificados por el usuario de acuerdo a sus propias necesidades.

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Características

  • Características principales de SafWin
    • Desarrollado para Windows XP o superior.
    • Multi-usuario (soporta todas las redes compatibles con Windows).
    • Base de datos abierta.
    • Reportes modificables por el usuario (debe de contar con el reporteador Seagate Crystal Reports 8 o superior, el cual debería ser adquirido aparte)
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Quiénes somos

Racsys es una empresa que desde hace más de 19 años se dedica al desarrollo y venta de software. Fundada en el año 1991, Racsys ha logrado desarrollar e implementar exitosamente una amplia gama de sistemas, principalmente para los sectores del Autotransporte de Carga, Fincas Productoras de Banano y Plátano y Ranchos Ganaderos.

Praetorius es un equipo de profesionales en el área de Tecnologías de Información con principal enfoque en el área industrial y de comercio, trabajando en la zona del Bajío desde 1995 ofreciendo sistemas de información desarrollados a la medida del cliente con las herramientas de desarrollo más actuales y competitivas de la industria.

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En el año 2003 se crea una alianza estratégica entre Racsys y Praetorius con la finalidad de crear un nuevo software capaz de cumplir con las nuevas exigencias tecnológicas del sector del Autotransporte de Carga. Combinando el “know-how” y las nuevas tecnologías, surge el SAFWin

Alianza Racsys-MK

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¡Gracias!

Muchas Gracias por su interés en el SAFWin.

Si desea obtener mayor información al respecto o alguna demostración en sus oficinas, por favor contáctenos y con mucho gusto le atenderemos.