Accounting Information Systems: แนวคิดและการประยุกต์ใช้ระบบสารสนเทศทางการบัญชี

1. Accounting Information Systems: แนวคิดและการประยุกต์ใช้ระบบสารสนเทศทางการบัญชี บทที่ 2: สิ่งแวดล้อมในธุรกิจกับสารสนเทศทางการบัญชี(The Business Environment and the AIS)

2. Organization Environment of the Firm Information System Business Firm Operational System ระบบธุรกิจกับระบบสารสนเทศทางการบัญชี(The Business Firm as a System) Organization’s functions AIS Transaction Cycles Business Events from Operations Figure 2-1

3. ลักษณะของระบบที่ใช้ในธุรกิจ(System Characteristics of Business Firms) • วัตถุประสงค์ (Objectives) • สิ่งแวดล้อม (Environment) • ข้อจำกัด (Constraints) • กระบวนการ (Input-Process-Output) • ผลสะท้อนกลับ (Feedback) • การควบคุม (Controls) • ระบบย่อย (Subsystems)

4. ระบบการขาย ระบบซื้อ/ชำระหนี้ ระบบสินค้าคงคลัง Shipping Receiving Revenue Cycle Expenditure Cycle ระบบบัญชีแยก ประเภท ระบบการบริหาร ทรัพยากร มนุษย์ (Payroll) System ระบบการรับชำระหนี้/ รับเงินสด Ext/Fin. reporting Tax & req. reporting Internal reporting ตัวอย่างระบบย่อยของสารสนเทศทางการบัญชี (AIS Subsystems)(ซื้อมาขายไป) No Planning/Control, Investment, or Production Cycles reflected here

5. Humanresource Management System (payroll) Billing/ A.Receivables CashReceipts System Service firm Revenue Cycle General Ledger System ตัวอย่างระบบย่อยสารสนเทศทางการบัญชี: ธุรกิจบริการExamples of AIS Subsystems: Service Firm Revenue No Purchasing, Production, Planning/Control, Investment Cycles reflected here

6. Inventory System Purchasing/ A.Payable/ CashDisb. System Production System Production Cycle Human Resource Management (Payroll System General Ledger System ตัวอย่างระบบย่อยสารสนเทศทางการบัญชี: วงจรกิจการผลิตExamples of AIS Subsystems: Production Cycle No Revenue, and Investment Cycles reflected here

7. โครงสร้างการจัดองค์ในธุรกิจ(Organizational Structure in Business Firms) • ลำดับชั้น (Hierarchical) • แบบผสม (Matrix: Blend functional and project-oriented structures) • แบบกระจายอำนาจ (Decentralized) • แบบเครือข่าย (Network)

8. A Networked Organizational Structure Consultant Training Marketing Consulting Services Consultant Recruitment Operation Management Customer Project Team Customer Services Management Figure 2-5

9. Facilities Manufacturing Firm Supporting Operations Labor (human services) Material from Supplier Acquiring Materials Producing Finished Goods Storing Finished Goods Shipping Finished Goods Goods to Customer Data Information AIS Funds Funds Data and information flow Physical flows ระบบการดำเนินงานของผู้ผลิต (The Operational System of a Manufacturing Firm) Figure 2-7

10. องค์ประกอบของข้อมูลธุรกิจUseful Data Elements Concerning a Business Event • ธรรมชาติขององค์ประกอบการเกิดข้อมูล (The nature of the element and when it occurred) • มีตัวแทนใดบ้างที่เกี่ยวข้องกับการเกิดรายการธุรกิจ(Which “agents” were involved) • มีทรัพยากรได้บ้างที่เกี่ยวข้องและจำนวน (What kinds of resources were involved and in what quantities) • แหล่งเกิดรายการข้อมูล (Where the event took place)

11. { File Records การจัดการข้อมูลData Management:Some Specifics

12. การจัดแฟ้มข้อมูลเฉพาะSome More Specifics • การบันทึกบัญชีด้วยมือในสมุดรายวัน (Journalizing transactions) เทียบได้กับการบันทึกด้วยคอมพิวเตอร์ในแฟ้มรายการรายวัน (Transaction file) • ผังบัญชี(chart of accounts)ในบัญชีแยกประเภทที่เป็นบัญชีคุมยอด และบัญชีย่อยรายคนของการทำด้วยมือ (Manual general ledger and subsidiary ledgers) เทียบเท่าแฟ้มข้อมูลหลักที่มีข้อมูลไม่ค่อยมีการเปลี่ยนแปลงบ่อย (Master files) เมื่อทำด้วยคอมพิวเตอร์ตัวอย่าง เช่น • แฟ้มหลักบัญชีลูกหนี้ Accounts Receivable Master File • แฟ้มหลักบัญชีเจ้าหนี้ Accounts Payable Master File • แฟ้มหลักสินค้าคงคลัง Inventory Master File

13. กฎผังการไหลของข้อมูล 1 Basic Rules of Flowcharting - I • 1) การไหลข้อมูลจากซ้ายไปขวา และจากบนลงล่าง • 2) มีการนำเสนอขั้นตอนตามลำดับก่อนหลังอย่างชัดเจน • 3) สัญลักษณ์ แทนในแต่ละขั้นตอนของผังการไหลของข้อมูล • Examples: What is what? Figure 2-9

14. Source Document From prior processing Destroy กฎข้อที่ 2 ของการทำผังการไหลของข้อมูลBasic Rules of Flowcharting - II • 4)การแสดงการไหลของข้อมูลควรจะมีจุดสิ้นสุดของผังการไหลของข้อมล เช่น การส่งข้อมูลให้กับผู้ขาย หรือผู้ซื้อซึ่งเป็นหน่วยงานภายนอก หรือเมื่อมีการนำเสนอข้อมูลให้ผู้บริหารแล้ว อาจมีขั้นตอนการทำลายเอกสาร ก็จะเป็นตามตัวอย่างข้างล่าง Figure 2-9 - continued

15. Manual Process Input document Output document กฎข้อที่ 3 ของการทำผังการไหลของข้อมูลBasic Rules of Flowcharting - III • 5) ควรมีสัญลักษณ์ input – Process-Output Figure 2-9 - continued

16. กฎข้อที่ 4 ของการทำผังการไหลของข้อมูลBasic Rules of Flowcharting - IV • 6)เมื่อมีการส่งเอกสารข้ามหน่วยงานย่อยในองค์กร ควรมีการแสดงสัญลักษณ์ของเอกสารนั้นในหน่วยงานย่อยใหม่อีกครั้ง • 7) ในทุก ๆสัญญลักษณ์ที่ใช้ควรเขียนอธิบายสั้น ๆ ไว้ภายในสัญลักษณ์นั้น • 8) ถ้ามีเอกสารหลาย copy ก็ให้เขียนภาพสัญลักษณ์ให้เหลื่อมกันหลาย ๆ ภาพ Figure 2-9 - continued

17. กฎข้อที่ 5 ของการทำผังการไหลของข้อมูลBasic Rules of Flowcharting - V • 9) มีการเพิ่มการอธิบายสัญลักษณ์ให้เหมาะสมในแต่ละสัญลักษณ์ • 10) สัญลักษณ์การเชื่อมโยงระหว่างหน้า (Terminal symbol) Figure 2-9 - continued

18. Reject Order Rejection Letter To Customer From prior processing Accept Order Acknowledgement Customer Credit Satisfactory? To Customer Sales Order To sales Order Processing กฎข้อที่ 6 ของการทำผังการไหลของข้อมูลBasic Rules of Flowcharting - VI • 11) เมื่อมีข้อยกเว้นเกิดขึ้น (Exceptional Occurrences) ควรมีการเขียนข้อความให้ชัดเจนในสัญลักษณ์ ดังนี้ (i) เขียนข้อความในสัญลักษณ์ (ii) แยกผังการไหลของข้อมูลจากการผังหลักอย่างชัดเจน หรือ (iii) แสดงการแยกการตัดสินใจดังรูปข้างล่าง Figure 2-9 - continued