國立臺北藝術大學公文製作暨流程控管系統教育訓練簡報

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電子公文法源依據及要求 一、八十二年二月立法院通過公文程式條例二、八十三年三月行政院函頒文書及檔案管理電腦化作業規範三、八十七年九月行政院函頒文書處理檔案作業手冊四、八十九年二月行政院頒布公文電子交換推廣專案五、九十年九月教育部函頒各大學文書及檔案管理電腦化作業規範並要求配合辦理同年並將公文電腦化列為評鑑重點項目六、九十一年三月教育部函頒各大學電子交換比例應達百分之六十七、九十三年四月立法院通過橫式公文條例，全國各機關在電子公文及紙本公文等皆需全面調整公文橫式化。八、九十三年七月教育部正式行文各大專院校，要求於九十四年一月一日起，紙本公文及電子公文皆改為橫式書寫及呈現。九、九十三年七月，行政院研考會修正文書及檔案管理電腦化作業規範，正式賦予電子公文線上簽核法源依據。十、國家檔案管理局正式制定電子簽章應用以搭配線上簽核認證機制。

「傳統紙本作業」 一、紙本公文控管不易。二、公文檔案保存問題。三、積壓公文影響權益。四、個人電腦防毒保密。「流程控管作業」一、研考稽催簡單明瞭。二、資料查詢方便容易。三、公文移轉交接完整。四、流程關卡精確記錄。五、公文範本全校統一。六、電子交換不需另寄。七、公告事項E化發佈。流程控管效益說明

簽收簽收送件送件外來公文簽辦流程：電子公文交換系統收文& 紙本收文傳回文書組結案(歸檔) 文書組登錄簽收(進單位) 送件(出單位) 簽收送件擲回承辦人總分文作業分文秘書室登記桌各單位登記桌轉分簽收簽收承辦人作業 A單位登記桌 B單位登記桌送件送件

送件送件簽收送件簽收送件送件公文創簽(稿)既發文流程：教育部電子交換系統 &紙本發文承辦人創簽/函稿簽收(進單位) 送件(出單位) 文書組結案(歸檔) A單位登記桌文書組發文作業 B單位登記桌簽單位存查簽簽收秘書室登記桌擲回承辦人文書組文書組校稿簽收

流程控管(畫面簡介)

國立臺北藝術大學 使用條碼機時將游標停在條碼欄(輸入法需為英數輸入狀態)

國立臺北藝術大學 國立臺北藝術大學外來文由文書組分文給各單位登記桌人員，隨文附上收文簽辦單

國立臺北藝術大學 可使用條碼機讀取條碼或直接輸入創稿文號刷完條碼執行簽收作業

國立臺北藝術大學 檢視公文內容及簽收時間；完成紙本公文意見簽註，執行送件鈕，準備送至下一關紙本公文離開『送件』

國立臺北藝術大學 送件後檢視目前核稿時間顯示為此關送件時間，以方便承辦人、會辦人追蹤此文下落

國立臺北藝術大學 承辦公文流程追蹤自己承辦的公文均可追蹤進度

國立臺北藝術大學 承辦進度ㄧ目瞭然易於掌握公文進度及釐清承辦責任

國立臺北藝術大學 公文經手辦理查詢經手單位帳號亦可查詢單位經手公文之處理進度

公文製作(畫面簡介)

系統登入帳號密碼登入 目前系統帳號為學校E-mail帳號例:00549@webmail.ntcb.edu.tw 登入帳號:00549

公文兼職選擇身分登入 多行政職務別不需記憶多組帳號、密碼

國立臺北藝術大學 系統自動提醒您~尚未結案公文

國立臺北藝術大學 自己的公文自己簽收

國立臺北藝術大學 直接點選即可製作一份公文(函)或簽呈符合研考會規定之六大公文格式

國立臺北藝術大學 由資料庫中取得正確受文者名單(整合電子交換使用)

教育部電子交換規定附件需依下列規則: 1.檔案名稱:中文字10字，勿以英文及數字為起首 2.檔案大小:500k 附件不需要再用郵件或磁片傳給文書組發文應用

國立臺北藝術大學 公文製作不須一氣呵成視需要分次完成

國立臺北藝術大學 自動產生WORD檔案可直接列印有條碼的文稿許 ○○ 列印word文稿可自行調整版面

線上查詢(畫面簡介)

國立臺北藝術大學 輸入查詢公文條件複合式查詢條件，彈性高，速度快可隨時查自己歷史公文

國立臺北藝術大學 查出符合條件之公文查出公文還可複製再應用避免週期性公文重複繕打

登記桌作業

直接點選『單位』與『承辦人』 國立臺北藝術大學當文書組分文請各單位登記桌轉分時，登記桌的身份為單位總收發，非個人承辦角色，僅為文書組與承辦人之間的轉運橋樑。

國立臺北藝術大學 選擇承辦人後按欲退回文書組按請打按

國立臺北藝術大學 單位登記桌去刷條碼與執行簽收與送件作業，因此時間記錄都會在各單位帳號的簽收時間和送件時間。

實機操作

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