ZMM_BG020 รายงานความเคลื่อนไหวของสัญญาจะซื้อจะขาย

1. ZMM_BG020รายงานความเคลื่อนไหวของสัญญาจะซื้อจะขายZMM_BG020รายงานความเคลื่อนไหวของสัญญาจะซื้อจะขาย

2. Agenda • Objective • Menu Path • Selection Criteria • Criteria Description • Layout • Link To Contract • Link To Purchase Requisition(PR) • Link TO Purchase Order(PO) • Layout Description • Export Excel

3. Agenda • Objective • Menu Path • Selection Criteria • Criteria Description • Layout • Link To Contract • Link To Purchase Requisition(PR) • Link TO Purchase Order(PO) • Layout Description • Export Excel

4. Objective • เนื่องจากค่าใช้จ่ายของค่าวัสดุคงคลังมีอัตราการเติบโตเพิ่มมากขึ้นทุกปี จึงเป็นที่มาของโครงการบริหารค่าวัสดุคงคลัง เพื่อให้มีการใช้งบประมาณให้มีประสิทธิภาพ กระบวนการดำเนินการในเบื้องต้น • ต้นปีงบประมาณ 2556 ทางทีมนโยบายและแผนจัดประชุม เพื่อแจ้งข้อมูลวงเงินที่ภาควิชา/หน่วยงานได้รับจัดสรร ของค่าวัสดุคงคลัง ของปีงบประมาณ 2556 • ทางทีมงบประมาณสอนดูรายงานความเคลื่อนไหวของสัญญาจะซื้อจะขายในระบบ(ZMM_BG020) • ซึ่งภาควิชา/หน่วยงาน ต้องตรวจสอบวงเงินรวมของทุกๆสัญญา ว่าจะต้องไม่เกินวงเงินที่ได้รับจัดสรร(ภาควิชา/หน่วยงานต้องบริหารจัดการ วงเงินของแต่ละสัญญา ให้น้อยกว่าหรือเท่ากับวงเงินที่ได้รับจัดสรร) หากเงินไม่พอ ต้องประชุมเพื่อขอเพิ่มวงเงินต่อไป

5. Objective • ระบบ SAP จะมี Purchase Requisition (PR) บางประเภทที่ไม่ตัดงบประมาณ ดังนั้นการจะทราบยอดการใช้เงินได้ก็ต่อเมื่อมีการสร้าง Purchase Order (PO) • คณะฯจึงออกแบบรายงาน ZMM_BG020 เพื่อติดตามเอกสารสัญญา (Contract) ตามมุมมองงบประมาณ ช่วยในการติดตามความเคลื่อนไหวสัญญาได้ ว่ามีวงเงินในสัญญายอดเปิด PO และยอดคงเหลือเป็นจำนวนเท่าใด • ประเภทเอกสารที่ทำการติดตาม ได้แก่ - 1450,1451 คือ สัญญาจะซื้อจะขาย (140XXXXXX) - 1460,1461 คือ สัญญาผูกพันข้ามปี (147XXXXXX)

6. Step การตัดงบประมาณ มูลค่าทางพัสดุ 100 100 100 Purchase Requisition (PR) Contract (CO) Purchase Order(PO) 0 0 100 มูลค่าทางงบประมาณ(ตัดงบประมาณ)

7. Agenda • Objective • Menu Path • Selection Criteria • Criteria Description • Layout • Link To Contract • Link To Purchase Requisition(PR) • Link TO Purchase Order(PO) • Layout Description • Export Excel

8. Menu Path เข้าผ่าน SAP Menu เริ่มต้นที่ SAP menu Accounting Public Sector Management Information System Customized ReportsZMM_BG020-BG020-Contract Status BG Report

9. Menu Path Click เลือก Add to Favorites Clickขวาที่รายงาน ZMM_BG020 รายงาน ZMM_BG020 จะปรากฏที่แถบเมนู Favorites

10. Agenda • Objective • Menu Path • Selection Criteria • Criteria Description • Layout • Link To Contract • Link To Purchase Requisition(PR) • Link TO Purchase Order(PO) • Layout Description • Export Excel

11. Selection Criteria • Field ที่จำเป็นต้องใส่ • ( Require field ) มีดังนี้ • Company code • Document type • (ระบบ Default อยู่แล้ว) • Tracking No.

12. Selection Criteria Execute ระบุเลขที่สัญญา ของภาควิชา/หน่วยงาน Tracking No. (ต้องระบุเป็นปี พุทธศักราช)

13. Agenda • Objective • Menu Path • Selection Criteria • Criteria Description • Layout • Link To Contract • Link To Purchase Requisition(PR) • Link TO Purchase Order(PO) • Layout Description • Export Excel

14. Criteria Description

15. Criteria Description

16. Agenda • Objective • Menu Path • Selection Criteria • Criteria Description • Layout • Link To Contract • Link To Purchase Requisition(PR) • Link TO Purchase Order(PO) • Layout Description • Export Excel

17. Layout BG20 เลขที่สัญญา เลขที่ PR 4 Fields

18. Layout BG20 หน่วย บาท Line Item Header วงเงินที่ใช้ได้ และคงเหลือ ของสัญญา วงเงินที่ใช้ได้ วงเงินเปิด PO และคงเหลือ ของแต่ละรายการสัญญา

19. Link To Contract Double Click ที่ เลขที่สัญญา (ภาพรวมสัญญาเห็นทุกรายการ) Double Click ที่ รายการสัญญา (กรณีเจาะจงรายการที่ต้องการ)

20. Link To Contract Click (เพื่อดู Header ของสัญญา) ขอความร่วมมือ ให้ภาควิชา/หน่วยงาน ระบุ Storage Location ของตนเองใน PR ด้วยทุกครั้ง(เฉพาะกรณี PRที่ซื้อของเข้าคลัง วัสดุคงคลัง) Double Click ที่ เลขที่สัญญา วันที่เริ่มต้น start/สิ้นสุด สัญญา end วงเงินสัญญา

21. Link To Purchase Order Double Click ที่ เลขที่สัญญา Click Click เลือก Item ที่ต้องการ จะปรากฏหน้าจอ รายการ PO ที่ออก ภายใต้ สัญญา Item ที่เลือก วงเงินรวมที่เปิด PO ภายใต้สัญญา Item นั้นๆ ปริมาณของ ที่ใช้ไป ใช้ได้ และคงเหลือ(ตามลำดับ)

22. Link To Purchase Requisition Double Click ที่ เลขที่สัญญา Click เลือก Item ที่ต้องการ ClickEnvironment Click Purchase Requisition

23. Link To Purchase Requisition เลขที่ Purchase Requisition Click Tab Status เพื่อดูว่าสร้าง CO/PO หรือยัง ขอความร่วมมือ ให้ภาควิชา/หน่วยงาน ระบุ Storage Location ของตนเองใน PR ด้วยทุกครั้ง (เฉพาะกรณี PRที่ซื้อของเข้าคลัง วัสดุคงคลัง)

24. Link To Purchase Requisition Status PR ที่ขับเคลื่อนไปเป็นสัญญาและ PO

25. Agenda • Objective • Menu Path • Selection Criteria • Criteria Description • Layout • Link To Contract • Link To Purchase Requisition(PR) • Link TO Purchase Order(PO) • Layout Description • Export Excel

26. Layout Description

27. Layout Description

28. Layout Description

29. Agenda • Objective • Menu Path • Selection Criteria • Criteria Description • Layout • Link To Contract • Link To Purchase Requisition(PR) • Link TO Purchase Order(PO) • Layout Description • Export Excel

30. Export Excel Click Local File Click เลือก Spreadsheet ท้ายรายงาน มุมล่างทางซ้ายมือ เลือกที่จัดเก็บและตั้งชื่อ File Click ที่เครื่องหมายถูก Bytes transferred ซึ่งหมายถึง มีการโอนย้ายข้อมูลเรียบร้อยแล้ว Click เลือก Generate

31. ขอความร่วมมือ ให้ภาควิชา/หน่วยงาน ระบุ Storage Location ของตนเองใน PR ด้วยทุกครั้ง (เฉพาะกรณี PR ที่ซื้อของเข้าคลัง)

32. Communication สอบถามเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายงาน ZMM_BG020

33. Question & Answer