Sistema de Atención al Ciudadano Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación

1. Requerimientos vía Web. Parte 1 Sistema de Atención al CiudadanoProyecto de Modernización de Secretarías de Educación Octubre 2 de 2013

2. Una historia sobre el SAC INICIO

4. Te tocar ir personalmente. ¡A viajar se dijo ! ¿Cómo puedo solicitar un certificado salarial en la Secretaría de Cesar?

5. Noooo… Pero no tengo tiempo y dinero para viajar. Pues la verdad es la única forma que existe.

6. ANÁLISIS GASTOS VIAJE • Traslado terrestre ida y regreso • Tiquetes: S180.000 • Alimentación $ 60.000 • Tiempo: tres días de permiso no remunerado ($120,000) • Otros: 30.000 Total: 390.000

7. ANÁLISIS GASTOS VIAJE • 2. Traslado aéreo ida y regreso • Tiquetes: $300.000 • Alimentación $ 20.000 • Tiempo: Un día de permiso no remunerado ($40.000) • Otros: 40.000 Total: 400.000

8. Definitivamente no podré viajar. Tendré que esperar para solicitar el crédito y comprar mi carro

10. ¿ Qué puedo hacer para que los ciudadanos radiquen sus PQR vía Web? Líder SAC

11. Tengo un dilema los ciudadanos casi no radican vía Web ¿Qué podemos hacer? Líder SAC Gerente de Modernización

12. Hagamos una reunión del área y realizamos una lluvia de ideas ¿Por donde iniciamos? Líder SAC Gerente de Modernización

13. SAC - MEN SAC - WEB Capacitemos a los docentes de las Instituciones educativas Estrategias Hagamos volantes Estrategias Líder SAC Coloquemos un video en la página de la Secretaría Pautemos en radio y en televisión... En el canal regional Se puede colocar requerimientos vía Web ? Líder SAC Dependencia de atención al ciudadano

14. Creemos un plan de divulgación básico Y ahora que hacemos? Líder SAC Gerente de Modernización

15. Y por donde empezamos? Identifiquemos grupos para trabajar Líder SAC Gerente de Modernización

16. IDENTIFICANDO GRUPOS

17. Tenemos que hacer un análisis, para identificar el orden del grupo, ventajas y desventajas ¿Qué orden vamos a tomar ? Gerente de Modernización Líder SAC

18. Líder SAC Gerente de Modernización

19. Opción 1: 6. Ciudadanía en general 5. Entidades Privadas 4. Entidades Territoriales 3. Comunidad Educativa 2. Instituciones Educativas 1. Secretaría de Educación Gerente de Modernización y líder SAC

20. Opción 1: Iniciando desde Ciudadanía en general hasta Secretarías de Educación Estrategias: Debemos buscar la mejor forma para que todos los ciudadanos del departamento se enteren rápidamente que pueden hacer requerimientos en la Secretaría vía Web Gerente de Modernización y líder SAC

21. Opción 1 Estrategias: Campañas de radio. Pautemos en el canal regional. Hagamos Volantes. Coloquemos videos en las páginas de la Alcaldía y la Gobernación. Gerente de Modernización y líder SAC

22. Opción 1 Ventajas: Llegamos a muchas personas usando medios masivos de comunicación Llegamos a todos los lugares del departamento. Aumentamos el número de requerimientos vía Web Gerente de Modernización y líder SAC

23. Opción 1 Ventajas: 4. Al trabajar enfocados al grupo 6 (Ciudadanía en general) trabajamos todos con todos los grupos al mismo tiempo. 5. Este orden nos ahorra trabajo y tiempo Gerente de Modernización y líder SAC

24. Desventajas: Opción 1 Puede que el nivel de radicación vía Web se desborde y no podamos dar un buen servicio. 2. No hay control del proceso. Gerente de Modernización y líder SAC

25. La opción 1 tiene muchas ventajas y nos ahorra mucho tiempo Si pero tiene un gran riesgo, lo que nos implicaría muchas perdidas Líder SAC Gerente de Modernización

26. * Las personas perderían la confianza en el servicio Web y no volverían a radicar vía. * Se dañaría la imagen del servicio de la Secretaría *Perderíamos el trabajo realizado Perdidas !! ¿ Qué perdidas? Líder SAC Gerente de Modernización

27. Analicemos la opción 2 Si….. vamos Líder SAC Gerente de Modernización

28. Opción 2: 1. Secretaría de Educación 2. Instituciones Educativas 3. Comunidad Educativa 4. Entidades Territoriales 5. Entidades Privadas 6. Ciudadanía en general Gerente de Modernización y líder SAC

29. Opción 2 Opción 2: Iniciando desde Secretarías de Educación hasta Ciudadanía en general Estrategias: Para cada grupo debemos generar una estrategia de acuerdo a las características y tamaño de cada grupo Gerente de Modernización y líder SAC

30. Opción 2 Estrategias: Capacitemos a los funcionarios de la Secretaría, a directores y administrativos de las Instituciones Educativas. Hagamos carteleras para las Instituciones educativas. Gerente de Modernización y líder SAC

31. Opción 2 Estrategias: 3. Hagamos una circular informativa emitida por el Secretari@ de Educación. 4. En el encuentro de rectores hagamos una actividad para que ellos la repliquen a sus docentes Gerente de Modernización y líder SAC

32. Opción 2 Estrategias: 5. Enviemos un comunicado a las entidades territoriales y privadas. 6. Aquí ya podemos utilizar las estrategias de la opción 1. Gerente de Modernización y líder SAC

33. Opción 2 Ventajas: Tenemos en cuenta las características del grupo Tenemos en cuenta el tamaño del grupo. Las estrategias van de acuerdo al punto 1 y 2 Para cada grupo debemos generar una estrategia de acuerdo a las características y tamaño de cada grupo Gerente de Modernización y líder SAC

34. Opción 2 Ventajas: 4. No se desborda el servicio. 5. Podemos generar estrategias por cada grupo, ver el impacto en el servicio, normalizar el servicio y ver oportunidades de mejora, y luego continuar con el siguiente grupo, es gradual. Gerente de Modernización y líder SAC

35. Ventajas: Opción 2 Desventaja: • 6. Garantiza los resultados. • Se puede tener mayor control del proceso. • Permite identificar oportunidades de mejora. Para cada grupo debemos generar una estrategia de acuerdo a las características y tamaño de cada grupo Gerente de Modernización y líder SAC

36. Opción 2 Desventajas: Requiere de mucho tiempo. Se debe hacer seguimiento continuo. Para cada grupo debemos generar una estrategia de acuerdo a las características y tamaño de cada grupo Gerente de Modernización y líder SAC

37. Si pero… tiene pocas desventajas y muchas ventajas.. Adicional muchas ganancias La opción 2 no me gusta conlleva mucho tiempo Líder SAC Gerente de Modernización.

38. * Las personas tendrían mayor confianza en el servicio al radicar vía Web. *Aunque lleva mucho tiempo y trabajo, garantiza los resultados. * Nuestro indicador de radicación vía Web aumentaría gradualmente y se mantendría Ganancias !! ¿Qué Ganancias? Líder SAC Gerente de Modernización.

39. TRABAJAREMOS CON LA OPCIÓN 2 Iniciando desde Secretarías de Educación hasta Ciudadanía en general . Líder SAC Gerente de Modernización.

40. Si… yo hablo con el administrador y trabajamos en el sistema Hay que realizar algo en el sistema ?? Gerente de Modernización. Líder SAC

41. Recuerdas la actividad que estamos realizando para aumentar los PQR radicados vía Web? Si claro, para eso fue la última reunión de área que tuvimos…donde todos dimos ideas Líder SAC Administrador del sistema

42. Si !! Debemos actualizar la información… parametrizando !! Si… quisiera saber si tenemos que hacer ajustes al sistema?? Administrador del sistema Líder SAC

43. Y…¿Qué vas a parametrizar ? * Tramites y preguntas frecuentes. * El encabezado e imagen central. * La información de las páginas principales Líder SAC Administrador del sistema

44. Ayúdame a recoger información por cada dependencia de los tramites y preguntas frecuentes En qué te puedo ayudar? Líder SAC Administrador del sistema

45. Yo voy a actualizar las imágenes e información de las páginas principales Ok… me voy a trabajar con todas las dependencias Líder SAC Administrador del sistema

46. Imagen de encabezado • Imagen central • Titulo_Texto 1, 2 3 y 4 • Body_Texto 1, 2, 3 ,4 y 9 Administrador del sistema

47. Por favor cada dependencia debe enviar por correo electrónico, las preguntas frecuentes y tramites con sus respectivos formatos para actualizar nuestro SAC INSPECCIÓN Y VIGILANCIA RR- HH DESPACHO FINANCIERA CALIDAD EDUCATIVA FONDO PRESTACIONAL NOMINA Líder SAC

48. Ya te envié un correo con todos los tramites por dependencia y las preguntas frecuentes de cada una Ok… ya mismo voy a parametrizar y actualizar el sistema Líder SAC Administrador del sistema

49. Tramites • Preguntas frecuentes Administrador del sistema

50. RESULTADO • Tramites ( Actualizados) • Preguntas frecuentes (Actualizadas) • Páginas principales (actualizadas) • TAREA FINALIZADA ESTAMOS LISTOS !! Líder SAC Administrador del sistema