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專案採購管理 Project Procurement Management

專案採購管理 Project Procurement Management. 參考及修改自義守大學 吳岱栖 Phd,PMP 整理之教案. 4-th 專案管理五大流程 (IPECC) 圖. 監控. 規劃. 起始. 規劃品質. 規劃. 執行. 蒐集需求. 定義範疇. 建立 WBS. 發展人力資源 計畫書. 結束. 起始. 估算成本. 規劃溝通. 發展專案管理 計畫書. 規劃採購. 決定預算. 發展專案章程. 規劃風險 管理. 執行定性 風險分析. 定義活動. 估算活動

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專案採購管理 Project Procurement Management

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Presentation Transcript

  1. 專案採購管理Project Procurement Management • 參考及修改自義守大學 • 吳岱栖 Phd,PMP整理之教案 長榮資管系 吳明泉博士 2012

  2. 4-th專案管理五大流程(IPECC)圖 監控 規劃 起始 規劃品質 規劃 執行 蒐集需求 定義範疇 建立WBS 發展人力資源 計畫書 結束 起始 估算成本 規劃溝通 發展專案管理 計畫書 規劃採購 決定預算 發展專案章程 規劃風險 管理 執行定性 風險分析 定義活動 估算活動 資源 辨識 利害關係者 監控 辨識風險 執行定量 風險分析 排序活動 估算活動 期程 驗證範疇 發展時程 規劃風險 回應 執行 控制範疇 監控專案工作 執行品質保證 控制時程 獲得專案團隊 控制成本 發佈資訊 結束 執行整合變更 控制 發展專案團隊 執行品質管制 指導及管理 專案執行 管理利害 關係者期望 報告績效 結束專案 或階段 管理專案團隊 監控風險 執行採購 結束採購 管理採購 時間管理 溝通管理 風險管理 採購管理 整合管理 範疇管理 成本管理 品質管理 人資管理 資料來源：長宏專案管理顧問公司

  3. 長榮資管系 吳明泉博士 2012

  4. 長榮資管系 吳明泉博士 2012 4

  5. 大綱 • 專案採購管理概念 • 規劃採購 • 做出是否外包的決定 • 擬定外包計畫及採購規格及清單 • 執行採購(略) • 告訴廠商我們需求的規格及數量 • 尋找最適合的賣方 • 管理採購(略) • 依合約管理買、賣雙方的關係、責任 • 結束採購(略) • 驗收、結束採購行政活動、做Lessons learned

  6. 專案採購管理概念Project Procurement Management 從外部取得資源來完成專案工作。 通常包含合約的管理。 三特性：具法律效力、追求雙贏、具體明確 組織可能同時扮演買方及賣方的角色 買方角色：對賣方進行合約管理及變更控制流程的管理。 賣方角色：對買方及專案團隊的合約義務進行管理。 長榮資管系 吳明泉博士 2012 6

  7. 規劃採購Plan Procurements Make or buy decision How to, what to, when to,how much 自製或外包的風險 使用何種合約型態 必須與計劃時程、估算活動資源及自製或外購決定等相互整合。 長榮資管系 吳明泉博士 2012 7

  8. 規劃採購 長榮資管系 吳明泉博士 2012 8

  9. Plan Procurements 長榮資管系 吳明泉博士 2012 9

  10. 規劃採購Input解說 專案需要什麼資源? 管疇基準 活動資源需求 什麼時侯需要? 專案時程 會不會被抓去關? 需求文件 要不要買保險? 風險登錄表 風險相關合約決策 老闆的丈母娘? 團隊協定 企業環境因素 以前的範本咧? 組織流程資產 怎麼買才不會被罵? 活動成本估計值 成本績效基準 長榮資管系 吳明泉博士 2012 10

  11. 需求文件Requirements Documentation 需求文件包含 有關專案需求的重要資訊 合約及法律上可能隱含健康、安全、公共安全、性能、環保、智財權、平等僱用權、證照、許可等 長榮資管系 吳明泉博士 2012 11

  12. 團隊協定Teaming Agreements 團隊協定是兩家(含)以上的實體，為了特定目的，所組成的臨時合夥關係，如策略聯盟、合資企業等。 大型專案通常透過外包或合約的方式，由不同的公司實行。 長榮資管系 吳明泉博士 2012 12

  13. 風險相關合約決策Risk-Related Contract Decisions 風險相關合約決策包含 決定要轉移或減輕的風險項目 保險、保證、服務等 合約型態的選擇亦可做為風險分擔的機制 長榮資管系 吳明泉博士 2012 13

  14. 企業環境因素Enterprise Environmental Factors 市場狀況 只能取得的產品、服務等 供應商的績效、能力、商譽等 獨特的當地需求 長榮資管系 吳明泉博士 2012 14

  15. 組織流程資產Organizational Process Assets 提供採購相關政策、程序、原則及管理系統。 採購決策通常受到組織政策的影響。 組織建立的來源廠商供料系統。 長榮資管系 吳明泉博士 2012 15

  16. 自製或外購分析Make-or-buy Analysis 自製或外購分析是一般的管理技巧 考慮自製的時機 自有生產單位且有多餘的產能 對產出成果的過程想得到較多的控制權 產出包含組織的重要機密或智慧財產權 長榮資管系 吳明泉博士 2012 16

  17. 合約類型Contract Types 長榮資管系 吳明泉博士 2012 17

  18. 風險與合約類型的關係 風險 買方 賣方 CPFFCPAFCPIF T&M FP-EPAFPIFFFP CR合約 FP合約 長榮資管系 吳明泉博士 2012 18

  19. 採購管理計畫書Procurement Management Plan 說明從發展採購文件到結束合約之間的採購流程如何管理。包含但並不只限於： 使用的合約型態 風險管理的相關議題 標準化採購文件 將專案的風險轉移至合約廠商 辨識之前的合格廠商 建立採購績效量測指標 長榮資管系 吳明泉博士 2012 19

  20. 採購工作條款Procurement Statement of Work 採購工作條款是由專案範疇基準而來，它提供廠商詳細的說明以滿足買方要求。 採購工作條款可以在採購流程不斷地更新，直到合約簽署時確定。 長榮資管系 吳明泉博士 2012 20

  21. 自製或外購決策Make-or-buy Decisions 專案的產品、服務或結果由專案團隊自行製造或外購決策的紀錄文件。 決策包含是否將風險轉移給廠商。 長榮資管系 吳明泉博士 2012 21

  22. 採購文件Procurement Documents 採購文件之用途為： 向潛在賣方取得賣方所需提供的文件 協助潛在廠商提供正確及完整的回應 建立合理的評估標準 採購文件包含但不限於： 邀標書(Invitation for Bidding, IFB)、提案邀請書(Request for Proposal, RFP)、報價邀請書(Request for Quote, RFQ)、投標須知、協商邀請書、承包商初覆書 長榮資管系 吳明泉博士 2012 22

  23. 採購文件Procurement Documents 不知道怎麼做 >< 提案邀請書(RFP) 買方 賣方 報價邀請書(RFQ) 我知道我要什麼， 我想知道價錢! 邀標書(IFB) 大金額的案子， 找人來標吧! 長榮資管系 吳明泉博士 2012 23

  24. 商源評選準則Source Selection Criteria 用以評量賣方提供的建議書 評量的標準包含： 了解買方的需求程度 賣方的財務結構 賣方提供的保證 智慧財產權 資本額及營業項目 賣方的產能及配合度 賣方的管理能力…等。 長榮資管系 吳明泉博士 2012 24

  25. 規劃採購重點整理 由外部採購或取得產品、服務或成果以滿足專執行的需求。 合約的型態決定消除風險或將風險轉移給賣方。 採購文件的型式包含提案邀請書、報價邀請書及邀標書等。 長榮資管系 吳明泉博士 2012 25

  26. 例題01 Ans:D 答案分析：專案經理是唯一最了解專案風險的人員。因此，專案經理需要確保合約內應該包括適當的條款及條件來應對這些風險。 下列何項最能夠恰當的說明專案經理在規劃合約時所起的作用？ A. 專案經理應該告訴合約人員如何執行合約流程 B. 專案經理對合約的介入並不深入 C. 專案經理應該是合約主談者 D. 專案經理應該提供合約人員關於專案風險的理解

  27. 例題02 Ans:C 答案分析：對於定義明確的產品規格，固定價款合約對於買方的風險較低；成本加固定服務費合約、成本加獎勵金合約為成本可償還合約，是以賣方實際成本加上一筆酬金作為賣方的利潤，買方對於賣方的實際成本並無法確定，相對風險較大。 ABC公司目前正打算採購一台新型的複合式影印機，他們對於設備的規格和等級都已經很明確了。請問，對於ABC公司而言，下列哪一種類型的合約較佳？ A. 成本加獎勵金合約 B. 工 / 料計價合約 C. 固定價款合約 D. 成本加固定服務費合約

  28. 例題03 Ans:A 答案分析：激勵條款的目的在於使買賣雙方的目標一致，並朝同一個方向前進。 在合約期間，賣方若達成合約的績效，買方可提供額外獎勵金給賣方。請問，下列何項是訂定激勵條款的主要目的？ A. 使雙方目標一致 B. 將風險移轉給賣方，並降低買方的風險。 C. 降低賣方成本 D. 幫助買方控制成本

  29. 例題04 Ans:B 答案分析：該專案團隊對於外包的範疇內容細節所知很少，因此若使用固定價款合約的話，買方將承擔很高的風險。所以，成本加固定服務費合約可以使得買方在合約執行流程中不需修改合約，而具有確定具體需求的靈活度。 某專案團隊正在分析一個長期外包合約的需求。該團隊需要外包商對一個系統執行分析，並解決其中存在的問題，但是因為此專案團隊並不掌握相關技術，無法準確地告訴外包廠商需要承擔的工作。請問，在這種情況下，該專案團隊應該使用哪一種合約類型比較合適？ A. 固定價款合約 B. 成本加固定服務費合約 C. 絕對固定價款合約 D. 工/料計價合約 。

  30. 規劃採購 I/ TT/ O 判斷 長榮資管系 吳明泉博士 2012

  31. 執行採購 長榮資管系 吳明泉博士 2012 31

  32. Conduct Procurements 長榮資管系 吳明泉博士 2012 32

  33. 執行採購Conduct Procurements 執行採購主要目的在於獲得賣方回應、選定賣方及簽定合約。 長榮資管系 吳明泉博士 2012 33

  34. 執行採購說明 廣告 網路蒐尋 組織流程資產 提案 賣方名單 投標人會議 我要避嫌，我只回 答有關專案品質、 風險、技術等需求。 建議書評估技術 獨立估價 採購談判 長榮資管系 吳明泉博士 2012 34

  35. 由組織的資料庫中，找出預先篩選過的合格賣方名單。由組織的資料庫中，找出預先篩選過的合格賣方名單。 可以由不同的管道找出合格賣方，如： 網際網路、圖書目錄、協會、商業目錄 也可主動將採購文件傳送給潛在賣方，詢問其意願。 選擇單一賣方的情況 時程壓力、唯一廠商、專利、長期合約 合格賣方名錄Qualified Seller List 長榮資管系 吳明泉博士 2012 35

  36. 由賣方提供，以顯示賣方的能力，以及願意配合採購文件所提列的需求。由賣方提供，以顯示賣方的能力，以及願意配合採購文件所提列的需求。 賣方是依據相關的採購文件來準備建議書 買方通常會在賣方正式提供建議書後，要求其提出口頭簡報。 口頭簡報可提供建議書額外的資訊，以供買方作為評估賣方的依據。 賣方建議書Seller Proposals 長榮資管系 吳明泉博士 2012 36

  37. 投標人會議又稱承包商會議、供應商會議或投標前會議。投標人會議又稱承包商會議、供應商會議或投標前會議。 主要是確保廠商對採購需求有清楚的、一致的理解。 專案經理在投標人會議中需注意： 有無共謀或勾結 賣方是否在競爭對手前不願提出任何問題 確認所有的Q&A都被記錄且附加在採購文件上，並傳給所有廠商。 投標人會議Bidder Conferences 長榮資管系 吳明泉博士 2012 37

  38. 依加權系統算出個別建議書的總加權分數，以得到所有建議書的整體評估。依加權系統算出個別建議書的總加權分數，以得到所有建議書的整體評估。 在選商過程，建議書評估使用多重審查者的意見。任何顯著差異的分數都應提出討論。 建議書評估技術Proposal Evaluation Techniques 長榮資管系 吳明泉博士 2012 38

  39. 採購單位自行或委外進行估價，通常指“合理成本”的估算，作為賣方回覆的基準。採購單位自行或委外進行估價，通常指“合理成本”的估算，作為賣方回覆的基準。 成本估算的差異可能是採購工作條款的不合理、賣方誤解需求、無法回應採購工作條款或市場的變化。 獨立估價Independent Estimates 長榮資管系 吳明泉博士 2012 39

  40. 透過報紙、雜誌等大眾媒體，可以擴大潛在賣方名單。透過報紙、雜誌等大眾媒體，可以擴大潛在賣方名單。 政府機構通常要求採購案須公開刊登廣告。 廣告Advertising 長榮資管系 吳明泉博士 2012 40

  41. 採購談判以文件方式，讓買方及賣方達成一致的目標(win-win)後，再簽約定案。採購談判以文件方式，讓買方及賣方達成一致的目標(win-win)後，再簽約定案。 主要目的在於澄清合約的架構及需求，讓買方及賣方可以達成共識，談判主題包含: 付款及價格、時程、產權、責任、技術等 專案經理不一定要主導採購的談判，但可出席談判會議以說明專案的技術、品質及管理需求。 採購談判(協商)Procurement Negotiations 長榮資管系 吳明泉博士 2012 41

  42. 攻擊(Attack) 黑白臉(Good guy/Bad guy) 限期壓力(Deadline) 說謊(Lying) 有限權限(Limited authority) 關鍵人物缺席(Missing man) 公平及合理(Fair and reasonable) 置之不理(Withdrawal) 談判戰術 長榮資管系 吳明泉博士 2012 42

  43. 採購合約是買、賣雙方關係的保障。 讓賣方提供特定的產品及服務 約束買方附款給賣方 合約可是複雜的文件，或簡單的採購單。 合約主要文件可包含： 工作條款、進度計畫、履約期限、角色和責任、價格及付款、通貨膨脹調整、罰款、激勵、保險、變更請求處理程序、合約終止及爭議解決機制。 採購合約授予Procurement Contract Award 長榮資管系 吳明泉博士 2012 43

  44. 記錄採購合約所規定的資源數量、可用性、何時可被應用記錄採購合約所規定的資源數量、可用性、何時可被應用 資源來源主要區分為: 內部:獲得專案團隊 外部:執行採購 資源行事曆Resource Calendars 長榮資管系 吳明泉博士 2012 44

  45. 持行採購後，下列的單元可能須予以更新: 範疇基準 時程基準 成本基準 採購管理計畫書 專案管理計畫書更新Project Management Plan Updates 長榮資管系 吳明泉博士 2012 45

  46. 下列專案文件可能須予更新: 需求文件 需求追溯文件 風險登錄表 專案文件更新Project Document Updates 長榮資管系 吳明泉博士 2012 46

  47. 目的在獲得賣方回應、選定賣方及簽訂合約。 增加賣方名單的方法。 專案經理在執行採購流程中辦演的角色。 執行採購重點整理 長榮資管系 吳明泉博士 2012 47

  48. 例題05 Ans:B 答案分析：從賣方獲取報價和該如何滿足專案需求的應答。因此，為了讓賣方能在此流程中確實了解買方的專案需求，買方有義務回答賣方所提出的問題。而「對風險執行評估」是在規劃採購流程中執行、「求償管理」和「確保合約變更已經實施」都是在管理採購流程中執行。 在進行項目的執行採購流程時，專案經理應該完成哪一項工作？ A. 確保合約變更已經實施 B. 回答潛在賣方的問題 C. 求償管理 D. 對風險執行評估 資料來源: 長宏專案管理顧問公司

  49. 例題06 Ans:C 答案分析：專案經理希望藉由採購協商來達成一種可以在往後整個專案流程中持續的關係，因此採購協商的主要目的是希望雙方保持良好的關係。 採購協商是指買賣雙方在合約簽訂前對於合約的結構與要求加以澄清的一種協商。請問，下列何項是採購協商最主要的目的？ A. 界定目標並堅持目標 B. 從對方獲得最大的利益 C. 建立雙方良好的關係 D. 獲取最高的回報 資料來源: 長宏專案管理顧問公司

  50. 執行採購 I/ TT/ O 判斷 長榮資管系 吳明泉博士 2012

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