会计电算化（下）

1. 供应链业务处理 会计电算化（下） 配套教学课件 （2013版） 模块2 采购业务处理 浙江大学出版社 主编：张有峰

2. 模块2 采购业务处理 教学内容 项目1 采购与应付系统初始化 任务1 采购与应付系统设置 任务2 采购与应付期初数据录入 项目2 日常采购业务处理 任务3 采购与付款业务处理 任务4 采购与付款财务处理 任务5 采购暂估成本处理 项目3 专项采购业务处理 任务5 采购费用与损耗处理 任务7 采购退货业务处理

3. 项目1 采购与应付系统初始化

4. 项目1 采购与应付系统初始化 知 识 目 标 （1）了解采购与应付选项的含义。 （2）了解采购期初数据的意义，明确采购期初数据录入的方式。 （3）认识应付期初数据的内容与含义。 （4）明确采购期初记账的意义。 技 能 目 标 （1）能够按照业务需要设置采购系统与应付系统的选项参数。 （2）能分辨采购期初数据的性质，并正确录入采购期初数。 （3）能按账套资料录入应付系统的期初数据。

5. 任务1 采购与应付系统设置 任 务 描 述 （1）设置采购管理系统选项参数。 （2）修改采购单据编号生成方式。 （3）设置应付款管理系统核算科目与选项参数。

6. 任务1 采购与应付系统设置 1．采购管理系统选项设置 采购管理系统选项设置，是指在处理采购日常业务之前，确定采购业务的范围、类型、权限以及对各种采购业务的核算要求。

7. 任务1 采购与应付系统设置 采购选项参数中，典型项目及其含义如下： （1）普通业务必有订单：表示普通采购业务必须进行订单处理。选中时，除请购单、采购订单外，到货单、入库单、采购发票（普通、专用）均不可手工新增。 （2）允许超订单到货及入库：表示到货（入库）数量可超过订单数量，但不能超过订单数量入库上限，即订单数量*（1+入库超额上限），其中入库上限需在存货档案中设置。 （3）订单\到货单\发票单价录入方式：表示订单（到货单\发票）中单价的来源。选中“手工录入”表示单价由用户直接输入。

8. 任务1 采购与应付系统设置 技能要点 （1）在选中“直运业务必有订单”选项之前，需在销售管理系统选项中选中“有直运销售业务”以及“直运销售必有订单”两个选项。 （2）在进行采购选项修改前，应确定系统相关功能没有被使用，否则系统会发出警告信息。

9. 任务1 采购与应付系统设置 2．采购发票编号方式设置 通常能够适应绝大多数企业的各类业务处理的需要，企业可以依照自身习惯或需要，对单据的编号生成方式进行修改

10. 任务1 采购与应付系统设置 3．应付款系统初始设置 采购业务处理中的资金流由应付款系统来承接和处理，应付款管理系统与采购管理系统存在着直接的数据传递关系。因此，启用采购管理系统的同时，应该启用应付款管理系统。应付款管理系统初始化，包括应付款选项参数设置和应付科目设置，这些设置都应在处理日常采购业务之前完成。 应付款系统的初始设置包括应付款系统选项设置、采购核算科目设置、账龄设置等多方面的内容，其中科目设置涉及基本采购科目、控制科目、产品科目以及结算方式科目等类别。做好各类科目的定义，能够在应付款系统的制单过程中自动生成较为完整的记账凭证。

11. 任务1 采购与应付系统设置 （1）基本会计科目设置。在应付款系统的初始设置主窗口，点击“基本科目设置”项，显示应付与预付科目设置窗口

12. 任务1 采购与应付系统设置 技能要点 （1）设置为应付科目、预付科目、银行承兑科目、商业承兑科目的会计科目，必须将科目参数中的受控系统设置为应付系统。 （2）应付系统中的会计科目设置，必须与总账系统中对相应会计科目的定义保持一致，但核算的详细程度可以不同。 （3）如果为不同的存货（存货分类）分别设置了采购核算科目，则可以不在此处输入这些科目，而在系统提供的针对不同存货（存货分类）的设置窗口设置这些科目。

13. 任务1 采购与应付系统设置 （2）控制科目设置。控制科目是指针对供应商的业务往来科目。对于供应商的赊购欠款，如果针对不同的供应商（以及供应商分类、地区分类、采购类型等）分别设置不同的应付账款科目和预付账款科目，则必须先选择设置的依据，然后在此进行科目设置。

14. 任务1 采购与应付系统设置 想一想 设置为应付科目和预付科目的会计科目，在科目参数设置时该有什么样的特殊要求？

15. 任务1 采购与应付系统设置 技能要点 （1）如果为某个供应商（或供应商分类、地区分类、采购类型等）的核算所设置的应付账款或预付账款科目与基本会计科目设置中的完全一样，则可以略过此项设置。 （2）应付科目和预付科目必须是已经在科目档案中被指定为应付系统的受控科目。

16. 任务1 采购与应付系统设置 （3）产品科目设置。在应付款系统的初始设置主窗口，点击“产品科目设置”项，显示存货采购科目设置窗口

17. 任务1 采购与应付系统设置 （4）结算方式对应科目设置。在应付款系统初始设置主窗口，点击“结算方式科目设置”项，显示结算方式对应科目设置窗口，点击“增加”命令，点击“结算方式”，在打开的下拉列表中选择“现金支票”，选择币种为“人民币”，选择本单位账号为“3212355555800800”，选择科目为“1002”（银行存款）

18. 任务1 采购与应付系统设置 (5)账龄区间设置。账龄区间分为账期内和账期外两个区段，在此只设置账期内账龄区间。在应付款系统初始设置主窗口，点击“账期内账龄区间设置”项，显示账龄区间设置窗口

19. 任务1 采购与应付系统设置 想一想 划分账龄区间的意义是什么？区间界定有无客观的依据？

20. 任务2 采购与应付期初数据录入 任 务 描 述 （1）录入采购系统期初发票与期初入库单。 （2）录入应付系统初期数据。 （3）对采购系统进行期初记账。

21. 任务2 采购与应付期初数据录入 1. 期初采购发票录入 按照“皇山箱包”实训5的相关资料，企业有期初已收发票并已付款但未到货的采购业务一笔，应在采购管理系统中录入期初采购专用发票。

22. 任务2 采购与应付期初数据录入 2. 期初采购入库单录入 期初入库业务是指启用日之前已收到采购的货物并已验收入库，但因发票未到尚未办理结算的采购业务。企业有期初已入库而未结算的暂估入库业务两笔，需要在采购管理系统中录入期初采购入库单。

23. 任务2 采购与应付期初数据录入 想一想 当上期业务为手工核算方式时，期初暂估入库业务资料是如何取得的？期末结转到下期之后，还有没有暂估入库业务？

24. 任务2 采购与应付期初数据录入 技能要点 （1）在采购管理系统期初记账前，采购管理系统的“采购入库”功能，只能录入期初入库单。期初记账后，本期采购入库单应该在库存管理系统录入或生成。 （2）采购管理系统期初记账前，期初入库单可以修改、删除，期初记账后，不允许修改和删除。

25. 任务2 采购与应付期初数据录入 3. 期初应付账款余额录入 （1）应付账款余额录入。双击财务会计组的“应付款管理—设置—期初余额”项，系统弹出期初余额查询条件设置窗口

26. 任务2 采购与应付期初数据录入 （2）与总账系统对账。在应付款管理系统期初余额明细表列表显示窗口，点击工具条中的“对账”命令，系统显示应付款系统与总账系统的期初对账窗口，如图2-11所示。如果对账结果不一致，应查清错误所在，修改总账期初余额或应付款期初余额，直至对账一致为止。

27. 任务2 采购与应付期初数据录入 4. 采购系统期初记账 期初记账是指将采购期初数据记入有关采购账或代销商品采购账中，结束期初数据录入从而使系统转入本期业务处理的过程。在企业应用平台的业务工作页，双击供应链组的“采购管理—设置—采购期初记账”命令，系统弹出期初记账确认窗口

28. 任务2 采购与应付期初数据录入 技能要点 （1）如果不存在期初余额，则可以不输入期初数据，但必须执行期初记账操作。 （2）在本期业务单据录入前，期初记账可以恢复；但如果已经进行本期业务处理，则期初记账就不能再被取消。

29. 任务2 采购与应付期初数据录入 想一想 找一找取消期初记账的命令在哪里，这一命令在什么情况下是不能被点击使用的？

30. 项目2 日常采购业务处理

31. 项目2 日常采购业务处理 （1）了解日常采购业务的一般流程，熟悉采购单据的录入顺序与相互关系。 （2）掌握采购与付款单据录入的方法与技巧，掌握采购业务单据录入或生成的步骤。 （3）了解采购业务在财务环节处理内容与步骤。 （4）了解采购暂估的含义，掌握暂估处理方法。 知 识 目 标 技 能 目 标 （1）能按业务内容在供应链各模块录入或生成采购及付款业务单据。 （2）能按照业务处理顺序完成对各业务单据的财务处理。 （3）能完成暂估入库业务的暂估处理。

32. 任务3 采购及付款业务处理 任 务 描 述 （1）根据采购业务录入或生成请购单、订单、到货单、发票，并进行审核。 （2）根据付款业务录入或生成付款单，并进行审核。 （3）对采购入库业务进行采购结算。

33. 任务3 采购及付款业务处理 技能要点 处理采购日常业务前，需完成以下操作： （1）库存管理系统选项参数设置； （2）存货核算系统选项参数设置； （3）库存管理系统期初结存货物录入与审核； （4）存货核算系统期初余额录入与期初记账。

34. 任务3 采购及付款业务处理 1．采购请购单 采购请购是指企业内部向采购部门提出采购申请，或采购部门汇总企业内部采购需求而提出的采购清单。双击供应链组的“采购管理—请购—请购单”命令，系统弹出采购请购单录入窗口

35. 任务3 采购及付款业务处理 技能要点 （1）审核后的请购单不能直接修改或删除；如果要修改或删除审核后的请购单，需要先弃审。 （2）在采购业务处理过程中，填制请购单不是必须的业务步骤。 （3）对于采购请购单、采购订单、采购到货单等单据，系统提供了关闭功能。如果单据已关闭，但以后又要执行，则可以重新打开单据。 （4）当单据执行完毕，或该单据执行了一部分，而以后确实不再执行剩余的部分时，可以关闭该单据。

36. 任务3 采购及付款业务处理 2．采购订单 采购订单是指采购合同，是企业与供应商之间签订的一种购销协议。采购订单的主要内容包括采购货物名称、采购数量、由谁供货、到货时间、到货地点、运输方式、价格、运费等

37. 任务3 采购及付款业务处理 在拷贝并执行请购单窗口，单击工具条“OK确定”命令，生成采购订单

38. 任务3 采购及付款业务处理 技能要点 （1）在采购业务处理过程中，如果在采购选项中选中“普通采购业务必有订单”，则采购订单必须录入，否则采购订单是可以省略的。 （2）拷贝采购请购单生成的采购订单信息可以被修改，但是如果根据请购单拷贝生成的采购订单已经审核，则需要弃审后才能修改。

39. 任务3 采购及付款业务处理 想一想 采购订单上的付款条件项能否直接输入？什么情况下必须输入这一内容？请试一试。

40. 任务3 采购及付款业务处理 3．采购到货单 在“皇山箱包”实训6采购业务中，业务（2）有到货处理步骤，需要录入采购到货单。在企业应用平台的业务工作页，双击供应链组的“采购管理—采购到货—到货单”命令，系统弹出采购到货单录入窗口

41. 任务3 采购及付款业务处理 在拷贝并执行窗口选中单据后，单击工具条“OK确定”命令，生成采购到货单

42. 任务3 采购及付款业务处理 技能要点 （1）如果在录入采购到货单之前未录入这笔业务的采购订单，则采购到货单必须由操作员以手工输入方式录入各项内容。 （2）在采购业务处理过程中，采购到货单是可以省略的。 （3）已生成下游单据的采购到货单不能直接修改或删除，如果需要修改或删除，需要先删除下游单据。

43. 任务3 采购及付款业务处理 4．采购入库单 （1）生单方式录入采购入库单。 入库单金额的处理有两种方式：一是在发票已到的情况下通过采购结算后由系统自动计算生成；二是在发票未到的情况下进行暂估处理时填入。

44. 任务3 采购及付款业务处理 在到货单生单列表窗口选中到货单后，单击工具条“OK确定”命令，生成采购入库单

45. 任务3 采购及付款业务处理 技能要点 （1）采购入库单可以根据订单生成，也可以根据到货单生成；如果已经根据订单生成了到货单，则采购入库单只能根据采购到货单生成。 （2）如果在录入采购入库单之前未录入这笔业务的采购订单与采购到货单，则采购入库单必须由操作员以手工输入方式录入各项内容。 （3）如果在采购选项中设置了“普通业务必有订单”，则采购入库单不能手工录入，只能参照生成。

46. 任务3 采购及付款业务处理 （2）手工录入采购入库单。就“皇山箱包”实训6业务（4）的入库业务，在企业应用平台的业务工作页，双击供应链组的“库存管理—入库业务—采购入库单”命令，系统弹出采购入库单录入窗口。

47. 任务3 采购及付款业务处理 想一想 采购入库单表头区域的订单号与到货单号为什么是空的？什么情况下是有内容的？为什么这两个项目名称有时是黑色的，有时是灰色的？

48. 任务3 采购及付款业务处理 5．采购发票 （1）采购应付发票录入 采购发票是指由供货商开具的销售货物的发票 采购应付发票是指开具采购发票的时候并未进行款项结算从而形成应付款项的采购发票。

49. 任务3 采购及付款业务处理 在拷贝并执行窗口选中入库单后，单击工具条“OK确定”命令，生成采购专用发票

50. 任务3 采购及付款业务处理 技能要点 （1）采购发票可以根据采购订单、采购入库单生成，也可根据其他采购发票生成。 （2）如果已经根据采购订单生成了采购入库单，那么只能根据采购入库单生成采购发票。 （3）在录入采购专用发票之前，必须在基础档案中设置有关开户银行信息。 （4）如果在采购选项中设置了“普通采购必有订单”，则不能手工录入采购发票，只能参照生成采购发票。