Apotheke des Universitätsklinikums Erlangen - PowerPoint PPT Presentation

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Apotheke des Universitätsklinikums Erlangen

Projekt

der

Apotheke des Universitätsklinikums Erlangen

zur

Implementierung eines elektronischen

Online-Bestell- und Dokumentationssystemes

für Arzneimittel

Dr. S. Krebs, Dr. F. Dörje

Satellitensymposium

9. ADKA-Fachtagung Mannheim 14.06.2003

IST-Situation 2002

Versorgung von 134 Verbrauchsstellen des Universitätsklinikums Erlangen sowie 19 Verbrauchsstellen der Fachklinik Herzogenaurach mit Arzneimitteln in einer 2-3 maligen Belieferungsfrequenz pro Woche:
papiergebundene Bestellung per handschriftlicher Eintragung in ein Bestellbuch
Transport der Bestellbücher in vorwiegend namentlich bezeichneten Stationskisten zur Apotheke
Ausgabe von chargendokumentationspflichtigen Arzneimitteln von der Apotheke und der Abt. Transfusionsmedizin
kein einheitliches (elektronisches) Dokumentationsverfahren für chargendokumentationspflichtige Arzneimittel
kein Verfahren zur patientenbezogenen Dokumentation des Arzneimitteleinsatzes (DRG)

IST-Situation 2002

Bestell-Vorgang

Probleme in der Apotheke:
 handschriftliche Bestellung

„Entcodierung“ der Bestellung
mangelhafte formale Qualität

mangelnde Transparenz
zeitraubende und kosten-

trächtige Transportvorgänge

Unterschriftsberechtigung

Probleme auf Station:
Transparenz und Aktualität

mangelnde Transparenz
fehlende Bestellhistorie
Status der Bestellung/Lieferung
Fehlen einer stationsbezogenen Hitliste
Arzneimittel-Hausliste

 Handschriftliche Bestellung =

Quelle von Bestellfehlern

 hoher Zeitbedarf für den
Bestellvorgang

IST-Situation 2002

Chargen-Dokumentation

Ausgabe von chargendokumentationspflichtigen AM durch die

ApothekeTransfusionsmedizin

stationsbezogene Ausgabenur patientenbezogene Ausgabe

(keine patientenbezogene Dokumentation)

Bestellung vorab oder bei BedarfBestellung nur bei Bedarf

Dokumentation in der Krankenakte und

per „Blutbuch“ auf Stationin der Transfusionsmedizin

(handschriftlich) (handschriftlich + elektronische Tabellen)

ABER:  Weitergabe von chargendokumentationspflichtigen Arzneimitteln an andere Stationen und Patienten!!

Mangelhafte Recherchemöglichkeiten!

Ziele für das Klinikum

 Erfüllung der qualitativen Aufgaben der Arzneimittelkommission

verbesserte Umsetzung der Arzneimittel-Hausliste
Sonderbestellungen:

Reduktion der Sonderbestellungen durch aut-idem Substitution
automatische Umleitung der Bestellung in ein elektronisches Sonderrezept

 patientenbezogene Dokumentation definierter Arzneimittel

Erfüllung der gesetzlichen Auflagen des Transfusionsgesetzes durch Umsetzung eines lückenlosen patientenbezogenen (Bestell- und) Dokumentationsverfahrens
Erleichterte Abrechnung von Sonderentgelten
neue und verbesserte Analyse- und Rechercheverfahren
DRG-relevante Kostenträgerrechnungfür ausgewählte z.B. hochpreisige AM

 Erweiterungsmöglichkeiten:

Verbesserte Insourcing-Potentiale durch Verwendung der Webtechnologie
Anbindung an eine (halb-)automatische Kommissionierung

Ziele für die

Stationen und die Apotheke

 qualitative Verbesserung des Bestellprozesses
und erhöhte Transparenz

Bestellung aus der elektronischen Arzneimittel-Hausliste
Verfügbarkeit von Bestellhistorie, Stations-Hitlisten und Bestellstatus
erhöhte Flexibilität beim Bestellvorgang

 Fehlerreduktion bei Bestellung und Kommissionierung
 Lageroptimierung:

Warenwirtschaftliche Analysemöglichkeiten für die Stationsapotheken
Reduktion der Stations-Lagervorräte und der Anzahl verfallener Arzneimittel

 Wirtschaftlichkeit  durch Wegfall zeitraubender Transporte

 Entlastung des Personals bei Bestellung und Dokumentation

Module des Programms

jwApotheke: SAP R/3 integriertes Modul zur Sichtung von Online-Bestellungen und Abgabe von Arzneimitteln
jwebStationsanbindung: web-basiertes SAP R/3 integriertes elektronischen Bestellsystem für die Bestellung von Arzneimitteln auf Station
jwebPatientenabgabe: web-basierte, SAP R/3 integrierte patientenbezogene Dokumentation des Arzneimitteleinsatzes („frei definierbare Arzneimittel“)
PLC-Anbindung: elektronische Bestellübermittlung zu den Lieferanten aus SAP R/3

Datenfluss bei der Bestellung

EDV-ONLINE-Bestellung

Web-Server

SAP-Server

Buchung und

Aufbau eines Chargenpools

Station

Apotheke

TF

Transport der Apothekengüter in Mehrwegkisten

Datenfluss bei der Dokumentation

Scanner- oder

manuelle Eingabe

Patient

Station

Plausibilitätsprüfung

Web-Server

Chargenpool

Analysen

Recherchen

Sonderentgelt-

abrechnung

SAP-Server

Archivierung

Kontrolle der Daten

Fehlerkorrektur

Datenweitergabe

Apotheke

TF

Technische

Voraussetzungen

Systeme:

zentral: SAP R/3 -Installation

IS-H-Installation (nicht essentiell)

Datenbank (Oracle oder MySQL)

Webserver (Apache)

lokal:

für Webanbindung: MS Internet Explorer 5.5 oder höher

(Station) FTP (für Anbindung der Barcode-Lesegeräte)

direkter SAP-Zugriff: SAP-GUI

(Apotheke)

Erfassungsgeräte: Barcode-Lesegerät (nicht essentiell)

Projektplan

Kickoff

Pilotphase Chirurgische Klinik

31.03.03

01.09.02

15.10.02

15.12.02

31.03.04

Meilensteine Feinkonzept Prototyp Start Produktiv- Implementierung

betrieb Bestellung auf den Stationen

Start Produktiv-

betrieb Doku

Bildung einer Projektgruppe: Projektleitung Apotheke

Mitarbeit im Projektteam: Firma jwconsulting

Dezernat M

MIK

Pflege (IT-Beauftragter, Pflegeleitung, Stationsleitung)

Transfusionsmedizin

jwebPatientenabgabe

Add-on zur Durchführung einer web-basierten, SAP R/3 integrierten

patientenbezogene Dokumentation von frei definierbaren Arzneimitteln

Ziele und Nutzen:
hohe Qualität der Dokumentation
größere Sicherheit durch

 durchgängige Chargenverfolgung
 verbesserte und vereinfachte Recherche bei Rückrufaktionen
 lückenlose Kontrolle, Dokumentation und Archivierung der Abläufe bei der
chargendokumentationspflichtigen Arzneimitteln

Vereinfachte Arbeitsabläufe:

 Erfassung mittels Barcodetechnik
 Daten werden nur einmal erfasst
 vereinfachte und neue Analysemöglichkeiten (z.B. Audit der Station)

jwebPatientenabgabe

Leistungsumfang
 patientenbezogenen Chargendokumentation zur

 Erfüllung der gesetzlichen Auflagen des Transfusionsgesetzes
 Ermöglichung der DRG-relevanten Kostenträgerrechnung

 Implementierung von Analyse- und Rechercheverfahren zur

 Chargenrückverfolgung (Recherchefunktion über alle Feldeinträge)
 Erleichterte Abrechnung von Sonderentgelten
 Unterstützung bei der jährlichen Meldung ans Paul-Ehrlich-Institut
 Auswertung im WEB mittels Selektionsmaske über Patient, Fallnummer,
Arzneimittel, Charge, Station

 Eingabeunterstützung durch spezielle Suchhilfen

 Eingabe über Barcodelesegeräte
 Materialsuche über PZN-Nummer oder Materialnamen
 Patientenzuordnung: namentlich oder über IS-H-Patientennummer
 Zuordnung von Hämostasekriterien (ICD10-Werte)

jwebPatientenabgabe

Voraussetzungen

essentiell:
 Kennzeichnung der Arzneimittel im SAP-Materialstamm als dokumentations-

pflichtig (TFG, DRG oder beides)

 für die eindeutige Chargenverfolgung zusätzlich

Pflege der Chargennummer in SAP
korrekte Chargenzuordnung im Wareneingang

hilfreich:

IS-H-Installation: Unterstützung bei der Eingabe der Patientendaten
scannbare Patientenfallnummer
scannbare Chargennummer (wird von führenden Herstellern als Barcode geliefert)

jwebPatientenabgabe

Dokumentation auf den Stationen

1.manuelle Eingabe im Web-Frontend von Patient, Medikament, Charge (diese wird vom System auf Plausibilität überprüft), Menge, Datum, Arzt.
Eingabehilfen: Auswahlfunktion für Medikament und Hämostasestörung (ICD10)
Suchfunktion für Patient/Fallnummer
oderEingabe per Scanner: Patientenfallnummer + PZN + Charge
+ manuelle Eingabe der Menge am Scanner
(Eingabe des verantwortlichen Arztes per Barcode oder manuell am Scanner möglich)
Weiterbearbeitung der Daten im Web-Frontend
2. Senden der Daten an SAP
automatisch bereitgestellt werden:
Informationen zur Station über Eingabe der Org.-Einheit am Scanner und am Web-Frontend
Datum und Uhrzeit

jwebPatientenabgabe

Kontrolle der Daten und Fehlerbearbeitung
grundsätzlich im SAP R/3 System

über eine spezielle Selektionsmaske
Präsentation des Selektionsergebnis als ALV-Grid
direkte Verknüpfung mit der Maske „Dokumentation Patientenabgabe“ zur Bearbeitung der fehlerhaften oder unvollständigen Datensätze

verantwortlich: Apotheke
Transfusionsmedizin

jwebPatientenabgabe

Auswertungen
SAP:

über Selektionsmasken
Präsentation des Selektionsergebnis als ALV-Grid
Einrichtung von verschiedenen Anzeigevarianten möglich
Export der Daten möglich z.B. in Excel, Word

WEB:

über Selektionsmasken
Präsentation des Selektionsergebnis als Tabelle

Selektionsparameter: Arzneimittel und Chargennummer Klinik, Station
Patientennummer, Fallnummer, Name Abgabedatum/Zeit verordnender Arzt Erfassungsdatum und Erfasser