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Apotheke des Universitätsklinikums Erlangen. Projekt der Apotheke des Universitätsklinikums Erlangen zur Implementierung eines elektronischen Online-Bestell- und Dokumentationssystemes für Arzneimittel. Dr. S. Krebs, Dr. F. Dörje Satellitensymposium

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Presentation Transcript
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Apotheke des Universitätsklinikums Erlangen

Projekt

der

Apotheke des Universitätsklinikums Erlangen

zur

Implementierung eines elektronischen

Online-Bestell- und Dokumentationssystemes

für Arzneimittel

Dr. S. Krebs, Dr. F. Dörje

Satellitensymposium

9. ADKA-Fachtagung Mannheim 14.06.2003

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IST-Situation 2002

  • Versorgung von 134 Verbrauchsstellen des Universitätsklinikums Erlangen sowie 19 Verbrauchsstellen der Fachklinik Herzogenaurach mit Arzneimitteln in einer 2-3 maligen Belieferungsfrequenz pro Woche:
  • papiergebundene Bestellung per handschriftlicher Eintragung in ein Bestellbuch
  • Transport der Bestellbücher in vorwiegend namentlich bezeichneten Stationskisten zur Apotheke
  • Ausgabe von chargendokumentationspflichtigen Arzneimitteln von der Apotheke und der Abt. Transfusionsmedizin
  • kein einheitliches (elektronisches) Dokumentationsverfahren für chargendokumentationspflichtige Arzneimittel
  • kein Verfahren zur patientenbezogenen Dokumentation des Arzneimitteleinsatzes (DRG)
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IST-Situation 2002

Bestell-Vorgang

  • Probleme in der Apotheke:
  •  handschriftliche Bestellung
    • „Entcodierung“ der Bestellung
    • mangelhafte formale Qualität
  • mangelnde Transparenz
  • zeitraubende und kosten-

trächtige Transportvorgänge

  • Unterschriftsberechtigung
  • Probleme auf Station:
  • Transparenz und Aktualität
    • mangelnde Transparenz
    • fehlende Bestellhistorie
    • Status der Bestellung/Lieferung
    • Fehlen einer stationsbezogenen Hitliste
    • Arzneimittel-Hausliste
  •  Handschriftliche Bestellung =
      • Quelle von Bestellfehlern
  •  hoher Zeitbedarf für den
  • Bestellvorgang
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IST-Situation 2002

Chargen-Dokumentation

Ausgabe von chargendokumentationspflichtigen AM durch die

ApothekeTransfusionsmedizin

stationsbezogene Ausgabenur patientenbezogene Ausgabe

(keine patientenbezogene Dokumentation)

Bestellung vorab oder bei BedarfBestellung nur bei Bedarf

Dokumentation in der Krankenakte und

per „Blutbuch“ auf Stationin der Transfusionsmedizin

(handschriftlich) (handschriftlich + elektronische Tabellen)

ABER:  Weitergabe von chargendokumentationspflichtigen Arzneimitteln an andere Stationen und Patienten!!

Mangelhafte Recherchemöglichkeiten!

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Ziele für das Klinikum

  •  Erfüllung der qualitativen Aufgaben der Arzneimittelkommission
    • verbesserte Umsetzung der Arzneimittel-Hausliste
    • Sonderbestellungen:
      • Reduktion der Sonderbestellungen durch aut-idem Substitution
      • automatische Umleitung der Bestellung in ein elektronisches Sonderrezept
  •  patientenbezogene Dokumentation definierter Arzneimittel
    • Erfüllung der gesetzlichen Auflagen des Transfusionsgesetzes durch Umsetzung eines lückenlosen patientenbezogenen (Bestell- und) Dokumentationsverfahrens
    • Erleichterte Abrechnung von Sonderentgelten
    • neue und verbesserte Analyse- und Rechercheverfahren
    • DRG-relevante Kostenträgerrechnungfür ausgewählte z.B. hochpreisige AM
  •  Erweiterungsmöglichkeiten:
    • Verbesserte Insourcing-Potentiale durch Verwendung der Webtechnologie
    • Anbindung an eine (halb-)automatische Kommissionierung
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Ziele für die

Stationen und die Apotheke

  •  qualitative Verbesserung des Bestellprozesses
  • und erhöhte Transparenz
    • Bestellung aus der elektronischen Arzneimittel-Hausliste
    • Verfügbarkeit von Bestellhistorie, Stations-Hitlisten und Bestellstatus
    • erhöhte Flexibilität beim Bestellvorgang
  •  Fehlerreduktion bei Bestellung und Kommissionierung
  •  Lageroptimierung:
    • Warenwirtschaftliche Analysemöglichkeiten für die Stationsapotheken
    • Reduktion der Stations-Lagervorräte und der Anzahl verfallener Arzneimittel
  •  Wirtschaftlichkeit  durch Wegfall zeitraubender Transporte

 Entlastung des Personals bei Bestellung und Dokumentation

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Module des Programms

  • jwApotheke: SAP R/3 integriertes Modul zur Sichtung von Online-Bestellungen und Abgabe von Arzneimitteln
  • jwebStationsanbindung: web-basiertes SAP R/3 integriertes elektronischen Bestellsystem für die Bestellung von Arzneimitteln auf Station
  • jwebPatientenabgabe: web-basierte, SAP R/3 integrierte patientenbezogene Dokumentation des Arzneimitteleinsatzes („frei definierbare Arzneimittel“)
  • PLC-Anbindung: elektronische Bestellübermittlung zu den Lieferanten aus SAP R/3
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Datenfluss bei der Bestellung

EDV-ONLINE-Bestellung

Web-Server

SAP-Server

Buchung und

Aufbau eines Chargenpools

Station

Apotheke

TF

Transport der Apothekengüter in Mehrwegkisten

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Datenfluss bei der Dokumentation

Scanner- oder

manuelle Eingabe

Patient

Station

Plausibilitätsprüfung

Web-Server

Chargenpool

Analysen

Recherchen

Sonderentgelt-

abrechnung

SAP-Server

Archivierung

Kontrolle der Daten

Fehlerkorrektur

Datenweitergabe

Apotheke

TF

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Technische

Voraussetzungen

Systeme:

zentral: SAP R/3 -Installation

IS-H-Installation (nicht essentiell)

Datenbank (Oracle oder MySQL)

Webserver (Apache)

lokal:

für Webanbindung: MS Internet Explorer 5.5 oder höher

(Station) FTP (für Anbindung der Barcode-Lesegeräte)

direkter SAP-Zugriff: SAP-GUI

(Apotheke)

Erfassungsgeräte: Barcode-Lesegerät (nicht essentiell)

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Projektplan

Kickoff

Pilotphase Chirurgische Klinik

31.03.03

01.09.02

15.10.02

15.12.02

31.03.04

Meilensteine Feinkonzept Prototyp Start Produktiv- Implementierung

betrieb Bestellung auf den Stationen

Start Produktiv-

betrieb Doku

Bildung einer Projektgruppe: Projektleitung Apotheke

Mitarbeit im Projektteam: Firma jwconsulting

Dezernat M

MIK

Pflege (IT-Beauftragter, Pflegeleitung, Stationsleitung)

Transfusionsmedizin

slide12

jwebPatientenabgabe

Add-on zur Durchführung einer web-basierten, SAP R/3 integrierten

patientenbezogene Dokumentation von frei definierbaren Arzneimitteln

  • Ziele und Nutzen:
  • hohe Qualität der Dokumentation
  • größere Sicherheit durch
    •  durchgängige Chargenverfolgung
    •  verbesserte und vereinfachte Recherche bei Rückrufaktionen
    •  lückenlose Kontrolle, Dokumentation und Archivierung der Abläufe bei der
    • chargendokumentationspflichtigen Arzneimitteln
  • Vereinfachte Arbeitsabläufe:
    •  Erfassung mittels Barcodetechnik
    •  Daten werden nur einmal erfasst
    •  vereinfachte und neue Analysemöglichkeiten (z.B. Audit der Station)
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jwebPatientenabgabe

  • Leistungsumfang
  •  patientenbezogenen Chargendokumentation zur
    •  Erfüllung der gesetzlichen Auflagen des Transfusionsgesetzes
    •  Ermöglichung der DRG-relevanten Kostenträgerrechnung
  •  Implementierung von Analyse- und Rechercheverfahren zur
    •  Chargenrückverfolgung (Recherchefunktion über alle Feldeinträge)
    •  Erleichterte Abrechnung von Sonderentgelten
    •  Unterstützung bei der jährlichen Meldung ans Paul-Ehrlich-Institut
    •  Auswertung im WEB mittels Selektionsmaske über Patient, Fallnummer,
    • Arzneimittel, Charge, Station
  •  Eingabeunterstützung durch spezielle Suchhilfen
    •  Eingabe über Barcodelesegeräte
    •  Materialsuche über PZN-Nummer oder Materialnamen
    •  Patientenzuordnung: namentlich oder über IS-H-Patientennummer
    •  Zuordnung von Hämostasekriterien (ICD10-Werte)
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jwebPatientenabgabe

    • Voraussetzungen
  • essentiell:
  •  Kennzeichnung der Arzneimittel im SAP-Materialstamm als dokumentations-
    • pflichtig (TFG, DRG oder beides)
  •  für die eindeutige Chargenverfolgung zusätzlich
      • Pflege der Chargennummer in SAP
      • korrekte Chargenzuordnung im Wareneingang
  • hilfreich:
      • IS-H-Installation: Unterstützung bei der Eingabe der Patientendaten
      • scannbare Patientenfallnummer
      • scannbare Chargennummer (wird von führenden Herstellern als Barcode geliefert)
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jwebPatientenabgabe

    • Dokumentation auf den Stationen
  • 1.manuelle Eingabe im Web-Frontend von Patient, Medikament, Charge (diese wird vom System auf Plausibilität überprüft), Menge, Datum, Arzt.
  • Eingabehilfen: Auswahlfunktion für Medikament und Hämostasestörung (ICD10)
  • Suchfunktion für Patient/Fallnummer
  • oderEingabe per Scanner: Patientenfallnummer + PZN + Charge
  • + manuelle Eingabe der Menge am Scanner
  • (Eingabe des verantwortlichen Arztes per Barcode oder manuell am Scanner möglich)
  • Weiterbearbeitung der Daten im Web-Frontend
  • 2. Senden der Daten an SAP
  • automatisch bereitgestellt werden:
  • Informationen zur Station über Eingabe der Org.-Einheit am Scanner und am Web-Frontend
  • Datum und Uhrzeit
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jwebPatientenabgabe

  • Kontrolle der Daten und Fehlerbearbeitung
  • grundsätzlich im SAP R/3 System
    • über eine spezielle Selektionsmaske
    • Präsentation des Selektionsergebnis als ALV-Grid
    • direkte Verknüpfung mit der Maske „Dokumentation Patientenabgabe“ zur Bearbeitung der fehlerhaften oder unvollständigen Datensätze
  • verantwortlich: Apotheke
  • Transfusionsmedizin
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jwebPatientenabgabe

  • Auswertungen
  • SAP:
    • über Selektionsmasken
    • Präsentation des Selektionsergebnis als ALV-Grid
    • Einrichtung von verschiedenen Anzeigevarianten möglich
    • Export der Daten möglich z.B. in Excel, Word
  • WEB:
    • über Selektionsmasken
    • Präsentation des Selektionsergebnis als Tabelle
  • Selektionsparameter: Arzneimittel und Chargennummer Klinik, Station
  • Patientennummer, Fallnummer, Name Abgabedatum/Zeit verordnender Arzt Erfassungsdatum und Erfasser
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Zusammenfassung

jwApotheke: SAP R/3 integriertes Modul zur Sichtung von Online-Bestellungen und Abgabe von Arzneimitteln

jwebStationsanbindung: web-basiertes SAP R/3 integriertes elektronischen Bestellsystem für die Bestellung von Arzneimitteln auf Station

jwebPatientenabgabe:

Add-on zur Durchführung einer web-basierten, SAP R/3 integrierten patientenbezogene Dokumentation von frei definierbaren Arzneimitteln

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Projektteam

Apotheke: Herr Dr. Dörje

Frau Dr. Krebs

MIK: Herr Dr. Wentz

Herr Hoch

Herr Löhr

Frau Rabenstein

Dezernat M Herr Emmert

Herr Gronemann

Pflege: Herr Fix

Frau Gaede

Frau Kramer

Herr Schrüfer

Transfusionsmedizin: Herr PD Dr. Zimmerman

Chirurgie: Herr PD Dr. Haupt

jwConsulting: Herr Baier (SAP)

Herr Ficzel (SAP)

Herr Dr. Späth (Web)