大 綱

1. 大 綱 • 前言 • 公文格式 • 電子公文 • 印信典守 • 請各處室協助事項

2. 前 言 • 行政院９２年５月７日院授研管字第９２００１０４２６２號函核定「公文書橫式書寫推動方案」 • 本校遵照教育部指示，落實公文橫式書寫推動方案，配合完成修正相關資訊作業，並於94年1月1日實施公文橫式書寫。

3. 本次推動修正重點 • 一、公文作業改採A4直式橫書或橫式橫書， • 但以直式橫書為標準格式(範 例一) 。 • 二、簽署原則由左而右、由上而下(範例二) • 三、94年1月1日新立案卷，以左邊裝訂為原 • 則。公文夾改為向左翻閱（範例三）。 • 四、公文信封開窗作業採用中華郵政股份有限 • 公司讀信機規格標準（範例四）。 九十三年十二月八日中部辦公室辦理之說明會中告知：可待舊有公文封用完後再採用。

4. A4 範 例一 橫式橫書 直式橫書 標準格式 表格項目較多時使用 裝 訂 線 在 左 側 由左而右 由上而下

5. 範 例二 橫式公文（簽、函稿、開會通知)簽署批閱示意圖 不論文稿有幾頁，核判區依規定置放於第一張之文末，文稿有一頁以上者應裝訂妥當，並於騎縫處蓋（印)騎縫章或職名章，同時於每頁之下緣加頁碼。 若有會辦單位，請由左而右依序填寫 • 會辦單位： • 第一層決行 • 承辦單位　　 　 會辦單位　　　 批 示 • 931227 931227 • 931227 931227 • 931227 931227 • 文號 承辦人 組長 單位主任 一、簽署原則由左而右，由上而下。 二、時間以由左而右填列年月日。 校長

6. 簽 檔　　號：保存年限： 簽 於 主旨： 說明： 一、 擬辦： 中華民國94年1月2日 此「簽署批閱」區域請見前「範 例 二」 承辦人 組長 單位主任 校長

7. 檔　　號：保存年限： 桃園縣私立復旦高級中學 函稿 機關地址：32449桃園縣平鎮市復旦路2段122號 傳　　真： 聯 絡 人： 聯絡電話： 受文者： 發文日期：中華民國年月日 發文字號：字第號 速別： 密等及解密條件或保密期限： 附件： 主旨： 說明： 一、 函稿 請務必填寫清楚 如無附件請保持空白，若有附件則請務必摘要填寫 依據機關來函辦理，請務必填寫來文機關發文日期及字號 如有附件，得在文內敘述附件名稱及份數 正本： 副本： 校長　段　Ｏ　Ｏ 此「簽署批閱」區域請見前「範 例 二」 承辦人 組長 單位主任 校長

8. 副本 檔　　號：保存年限： 桃園縣私立復旦高級中學 開會通知單稿 受文者： 發文日期：中華民國94年1月3日 發文字號：字第號 速別： 密等及解密條件或保密期限： 附件： 開會事由： 開會通知單稿 如無附件請保持空白，若有附件請摘要填寫 開會時間： 開會地點： 主持人： 聯絡人及電話： 出席者： 列席者： 副本： 備註： （校　　　　戳） 須完整輸入年月日星期、上（下)午、時分 此「簽署批閱」區域請見前「範 例 二」

9. 範 例 三橫式公文夾設計示意圖

10. 範 例 四橫式公文封格式

11. 電 子 公 文 • 政府為推動資訊化作業，逐次推動電子公文，期透過公文電子交換取代紙本遞送，以提升文書執行效率，並達到節省資源目標。 • 電子公文交換之條件為: 1附件不得蓋用任何一職章、私章、印信。 2必須為交換群組範圍內之機關、學校(部分機 　　 關學校電子公文系統尚無法正常運作) ，目前 計有全國大專院校、國立暨私立高中、職學校 、國民中學(小學尚未納編) 。

12. 本校電子公文發送流程 • 校長判行後承辦人將「稿」送文書組進行公文製作。 • 文書組將製作完成之「函」或「開會通知單」送承辦人校對。 • 文書組將校對無誤之公文： １DOC格式轉換成XML格式。 ２進入電子公文交換系統進行電子公文交換 作業。 ３非電子交換機關、學校改發紙本文。 ４發文後24至48小時未確認之機關、學校改 發紙本文。

13. 發送電子公文請各處室協助事項 • 公文附件請以A4直式橫書E mail至文書信箱。 • 各處室辦理研習、開會須發送電子公文時請於該報名日期截止日前10日將校長判行之（稿)送文書組。 原因：例週一承辦人將校長判行文稿送文書組，文書組於週一或 週二 完成電子公文發送，週三或週四寄出未確認（未收到 電子公文)學校紙本 公文，未確認學校於週四或週五收到 本校寄達之紙本公文後， 掛單予承辦人，次週週一參加研 習、開會人員辦理請假手續，預計最快亦需耗時一週以上 方能完成所有機關、學校之公文發、收、請假等作業。

14. 印 信 典 守 • 對外行文時，函稿經校長核判後，案內附件不需要填寫用印申請書。 • 承辦人員簽辦外來文公文，案內附件資料需用印信者，可於公文簽辦單內說明「奉核後請文書組於案內附件用印」等字樣，影印公文簽辦單交文書組存查。 • 簽呈中附件需用印信者，可於簽呈擬辦處說明：「奉核後請文書組於案內附件用印」等字樣，影印簽呈影印本交文書組存查。 • 其他不辦文稿需用印信之證明書、獎狀……等，請填寫「用印申請書」交文書組存查。

15. 請各處室協助事項 • 數字使用原則請依行政院九十三年九月十七日「公文書橫式書寫數字使用原則」辦理。 • 本校文件郵寄為每日下午二時三十分，遇緊急文件，請預為告知總務處蔡運來先生 。 • 不辦文稿而須回覆之公文，請承辦人於公文結案前逕自完成傳真、信封書寫、文件裝袋（辦有文稿者由文書負責）以免延誤公文時效及誤寄。 • 各處室辦理文稿時，請依上行文、平行文、下行文之公文用語規定而為。