档案信息资源开发工作的理论与实践

档案信息资源开发工作的理论与实践 主讲人:里蓉辽宁省档案局(馆)研究馆员、利用处处长

引言档案是信息的一种，档案部门是储存、输送信息的一个部门。不断拓展新理念、不断探索新思路、不断应用新技术、不断推出新成果，将汗牛充栋的档案信息资源开发出来，为社会各方面服务，是档案工作的核心，也是档案工作全部意义所在。

一、档案信息资源开发的含义、意义及现状 二、档案信息资源开发的原则与策略三、档案信息资源开发的方法与措施主要内容

一、档案信息资源开发的含义、意义及现状 （二）（三）（一）档案信息资源开发的含义档案信息资源开发利用的现状档案信息资源开发的意义

（一）档案信息资源开发的含义 ⒈什么是信息简单地说，信息就是人类的一切生存活动和自然存在所传达出来的信号和消息。比如：报纸上的内容、电视节目、互联网上的消息等等都是信息。信息有这样几个主要特征：①价值性；②传递性；③时效性；④共享性。

（一）档案信息资源开发的含义 ⒉什么是档案信息档案信息简单地说就是国家、社会、组织和个人有目的地贮存起来以备日后利用的一种历史信息。档案信息内容涉及面比较广，包括政治、经济、文化、军事、外交等多方面内容和知识。档案所含信息的载体，即档案中记录信息的物质材料，包括甲骨、泥板、木片、竹片、纸张、胶片、磁带、光盘等。

（一）档案信息资源开发的含义 ⒊什么是档案信息开发档案信息资源开发实际上就是要在维护党和国家根本利益的前提下,将潜在的档案信息尽可能地挖掘出来、传递出去, 让档案信息从库房“走出来”，让它“活起来”、“亮起来”，发挥其应有的作用，从而最大限度地发挥档案信息的经济效益和社会效益。

（二）档案信息资源开发的意义 ⒈开发档案信息资源，是服务党和国家的工作大局的需要。开发档案信息资源，服务党和国家的工作大局，是档案工作永恒的主题，也是提高档案馆地位和影响力的有效手段。所以，越来越被各级各类档案馆所重视。比如，近年来，辽宁省档案馆围绕中心，服务大局，在应对特定事件开展资政服务方面，取得了显著成绩，多次受到了省委省政府领导的肯定。如2003年中央做出治理本溪、抚顺采煤沉陷区的决策后，我馆仅用二天时间便将该地区有关历史沉陷资料上报省委、省政府。省领导批示：材料很有意义，档案局主动为经济工作服务的精神和做法值得称赞。2005年10月底，黑山县发生禽流感后，我们及时编辑了《历史上辽宁地区禽流感发生及防疫情况简介》报送省委、省政府及有关领导。副省长胡晓华当日在《关于历史上辽宁地区禽流感发生及防疫情况的报告》上做出批示：“省档案馆工作主动，此资料为我们深入研究防控禽流感有意义，表示感谢。” 2006年，省档案局（馆）利用档案查证抚顺战犯管理所历史原貌，为省委、省政府落实中央领导关于把抚顺战犯管理所“修旧如故”，建成爱国主义教育基地的指示提供了决策依据，得到省委、省政府领导充分肯定，称这项工作“是一个历史性贡献”。

（二）档案信息资源开发的意义 ⒉开发档案信息资源，是提高经济效益，更好地为我省经济建设服务的需要。档案作为经济建设的重要依据,反映了各行各业经济建设活动的状况,因此，在各种经济活动中，有时档案起着至关重要的作用。比如， 1979年，我省开始建设丹东新港——大东港在港口建设中，丹东新港建设指挥部先后多次派工程设计、建设技术人员来我馆查阅利用档案，查到了有关鸭绿江河口淤积、河道变迁及大东港的地质、水文、气象等大量内容的历史档案、资料。为解决鸭绿江河口淤积问题，进一步规划建设大东港，掌握了极其宝贵的资料和准确的数据。据他们讲：仅这些水文地质资料，如果实测，得花费数十年时间和数百万元资金。建港指挥部作具体估算，仅我馆提供的这些档案资料，就可以为国家节省勘测费2300万元，缩短勘测时间16年，为加速港口建设做出了巨大贡献。这是档案直接为我省经济建设服务一个明显的实例。

（二）档案信息资源开发的意义 ⒊开发档案信息资源是构建和谐社会的需要构建和谐社会是当前党和政府的一项中心工作。所以，参与和谐社会建设，维护社会稳定，是新时期开发档案信息资源一个不可忽视的重要方面。近年来，辽宁省档案局（馆）配合我省信访部门为解决历史遗留问题引发的百姓信访案件提供了大量政策依据。取得了可喜的成绩。葫芦岛市9249部队后勤部所属集体企业工人，因退休后待遇问题多次上访。2005年6月22日，葫芦岛市9249部队后勤部来我馆查阅，我们为其提供了辽劳险字（79）13号《关于城镇集体所有制企业事业单位工人退休退职待遇的意见》文件，对处理全民所有制单位中集体所有制性质的工人退休、退养，提供了具体解决办法，对彻底解决这些人的实际困难，稳定社会发挥了重要作用。

（二）档案信息资源开发的意义 ⒋开发档案信息资源是强化档案馆公共服务功能，加强社会文化建设的需要。档案作为各项历史活动的记录，翔实地记录了一个国家、一个民族、一个地区历史的曲折历程和自强不息的奋斗足迹。档案部门从档案文件中挖掘出的具有宣传价值的史料，可以帮助人们特别是青少年了解中华民族的悠久历史和灿烂文化，确实从中能受到革命传统、爱国主义、集体主义和社会主义的教育。所以，把档案馆建成爱国主义教育基地，已成为新时期档案馆的建设理念，近年来，随着我省经济社会的快速发展，全省掀起了大规模的档案馆建设高潮。截至目前，全省各级档案馆、档案室面积已达82.68万平方米，其中，县级以上国家综合档案馆建筑面积达22.19万平方米，是1979年的10.6倍。

（二）档案信息资源开发的意义 这里特别值得一提的是，2011年，我省启动了四大文化场馆建设（省科技馆、省博物馆、省图书馆、省档案馆）。作为四大文化场馆之一的辽宁省档案馆新馆，总投资8.1亿元、占地面积77671平方米，其中对外服务区由服务大厅、展厅、阅览、学术交流四个区域组成。该区域总使用面积12485平方米。其中学术交流区1495平方米，展览区域3365平方米，开放服务区7015平方米，是老馆阅览面积的7倍多，具有近千人次的日接待能力，和谐、优美、安静的阅览环境，受到市民的普遍赞誉。

（三）档案信息资源开发利用的现状 ⒈档案信息开发利用工作成果显著 1980年5月，为使档案信息更好地为社会服务，国家档案局提出了“开放历史档案”的方针。 1985年，国家档案局召开全国档案馆工作会议，进一步提出“解放思想，加快步伐，积极创造条件，开放一切应该开放的历史档案。1987年，我国颁布档案法，明确规定：国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限可少于30年，自此，开发利用档案上升到了法的高度。随着档案信息资源开发利用方针政策的确立，近年来，我省档案信息开发利用活动日趋活跃，并取得了显著的成就。这些成就主要表现在以下几个方面:

（三）档案信息资源开发利用的现状 ⒈档案信息开发利用工作成果显著第一、档案越来越走进百姓生活。档案作为重要的信息资源，越来越被人们所认识，随着社会档案意识的逐渐提高，人们从更新、更高、更广的层次上对档案馆提出需求，即由过去单一门类、单一载体的需求，趋向多种门类、多种载体的需求，从主要是政治内容的需求，趋向政治、经济、文化、科研、法律等多方面内容的广泛需求，从利用主体看，也不再仅以满足党政机关、专家学者需要为主，满足社会公众对档案的需要，也日益成为档案信息开发利用的一个重要方面，如满足人们希望了解政府各类政策法规的需要，证明个人资质身份、产权归属、荣誉成就的需要，满足人们回溯历史、寻宗觅根的需要，等等。

（三）档案信息资源开发利用的现状 ⒈档案信息开发利用工作成果显著第二，档案信息资源开发利用基础工作管理水平明显提升。 ⒈馆藏资源不断丰富和优化。 ①强化接收保管职能建设，加大档案接收征集力度。2007年，省档案局印发了《关于加强全省档案资源建设的意见》，近几年来，全省各级国家档案馆掀起了一个档案资源建设高潮，一大批反映我省改革开放和现代化建设的重要档案，以及重大活动和重大项目档案被接收进馆。 ②以民生需求为导向，开展专门档案征集。为了建立覆盖人民群众的档案资源体系，我们扩大接收范围，一方面将机关档案接收从一级单位扩大到二级单位，同时，将专门档案的接收列为接收工作中的重点。近年来，我们接收到包括公证档案、土地征用档案、学籍档案、科技成果评奖档案、国有资产评估档案等各类档案约8万卷，极大地丰富了馆藏，优化了馆藏结构。

（三）档案信息资源开发利用的现状 ⒈档案信息开发利用工作成果显著第二，档案信息资源开发利用基础工作管理水平明显提升。 ⒈馆藏资源不断丰富和优化。 ③确定主题，启动“城市记忆工程”。从2007年开始，我省大连、鞍山、本溪、丹东、朝阳先后开展了“城市记忆工程”。其中“本溪记忆开发工程”，围绕全国劳模、抗日战争、解放战争等专题，积极介入全市重大事件、重要会议、重点工程，采取人物专访、口述记载、外景采集和信息收集等形式，共形成3万分钟音视频档案和4万张照片档案。一大批具有珍贵史料价值的“活档案”被征集进馆。 ④建立名人档案，充分发挥名人档案的社会效应。省档案馆于2003年开始建立名人档案，2006年正式建成名人档案库，截止目前，省馆共征集各种载体的名人档案资料6，000余件，建立名人档案全宗近百个，极大地丰富了辽宁省的文化资源。

（三）档案信息资源开发利用的现状 ⒈档案信息开发利用工作成果显著第二，档案信息资源开发利用基础工作管理水平明显提升。 ⒈馆藏资源不断丰富和优化。 ⑤开展地方志书及家谱征集，建立多元化馆藏体系。近年来，为建立满足人民群众需求的多元化馆藏体系，我馆投入大量资金，广泛向社会开展地方志书及家谱征集，并建立了覆盖全省的征集网络。目前已征集接收包括东三省在内各种综合志、专业志近八千册，家谱近百套。 ⑥开展境外档案征集，探索档案资源体系建设的新途径。开展境外档案征集，是档案征集工作的一个重要方面，也是国家档案资源建设的重要途径。近年来，我馆加大海外档案征集力度，通过直接、间接、网上等形式，成功征集到美籍华人吴天威档案资料82标准箱、图书资料2684册，从美国哥伦比亚大学图书馆征集到张学良书信等档案资料数百件。

（三）档案信息资源开发利用的现状 ⒈档案信息开发利用工作成果显著第二，档案信息资源开发利用基础工作管理水平明显提升。 ⒉档案数字化建设成绩斐然。随着信息化、网络化、数字化时代的到来，整个社会从物质层面到精神层面，都发生了质的飞跃，它要求我们无论是思维，还是行为，都要跟上时代的步伐。为与时俱进，积极推进从传统意义上的档案馆向数字化档案馆转型，适应“三化时代”的需求，近年来，全省在档案信息化方面投入近2000万元。全省目前14个市和34个县(市、区)档案馆建立了档案网站，形成了具有辽宁特色的档案网站群。建立了全省分布式已公开现行文件共享平台，为传统档案分布式数据库建立提供了有利条件。我馆计划从今年开始到2017年，将省档案馆110万卷档案全部实现数字化，同时，完成各档案室档案的数字化管理。冀期通过提高档案数字化工作的效率带动档案开放工作的全面发展，满足新馆对档案开放的利用需求。

（三）档案信息资源开发利用的现状 ⒈档案信息开发利用工作成果显著第二，档案信息资源开发利用基础工作管理水平明显提升。 ⒊档案馆、室条件和设施有较大的改善。近年来，随着我省经济社会的快速发展，全省掀起了大规模的档案馆建设高潮。截至目前，全省各级档案馆、档案室面积已达82.68万平方米，其中，县级以上国家综合档案馆建筑面积达22.19万平方米，是1979年的10.6倍。占地面积77671平方米的辽宁省档案馆新馆对外服务的多项指标已站在了世界档案系统的前列。

（三）档案信息资源开发利用的现状 ⒈档案信息开发利用工作成果显著第三，档案编研硕果累累。各级各类档案馆（室）基本上都编辑出版了档案馆指南、全宗介绍、史料汇编和文件汇集等大量的开发性文献。比如辽宁省档案馆在1980年——2004年就出版档案史料约60余种，245册，近7700万字，为史学研究提供了第一手资料。此外，我省近年来档案编研工作在各地区、各部门都得到重视并取得很大成绩，如2005年，辽宁省档案学会举办了首届档案编研成果展评活动,展出编研成果达729项，评出优秀编研成果182项。这些编研成果数量多，品种全，选题的思路也非常开阔，多数编研成果质量上乘，可以说全面发挥了档案编研工作的社会服务功能。

（三）档案信息资源开发利用的现状 ⒈档案信息开发利用工作成果显著第四、取得了明显的社会效益和经济效益。各级各类档案馆通过各种形式开发档案信息资源，为社会各方面提供利用，内容日趋多元化，如1994年我们馆在《民国档案》公布了《满铁档案中有关南京大屠杀的一组史料》，新华社以《南京大屠杀历史铁证如山不容否认》为题，发布了在满铁档案中发现南京大屠杀记载真相的消息，立即引起强烈反响，全国20多家报纸转载，美、英、法、德等国一些报刊、电台作了报道，成为当时国内外一条重要新闻，这组史料的公布，对打击日本右翼势力的器张气焰，以史为鉴，激发广大群众的爱国热情，都具有十分重要的意义。

（三）档案信息资源开发利用的现状 ⒉档案信息资源开发利用中存在的主要问题档案信息资源的开发利用工作属于档案馆(室)较高层次的一项工作，对工作人员的水平、素质、能力有一定高度的要求，否则难以适应这一工作。目前，各馆(室)的档案工作人员大多应付日常基础工作，而专门从事档案信息开发利用的人才确实严重不足。

一、档案信息资源开发的含义、意义及现状 二、档案信息资源开发的原则与策略三、档案信息资源开发的方法与措施

（一）档案信息资源开发的原则 (1)优势性原则所谓优势性原则是指各级各类档案馆应根据各自特点,因馆(室)制宜、扬长避短、发挥优势，做好开发利用工作。比如，我们馆的奉系军阀档案、清代档案都是我们的馆藏优势，也是我们开发的重点。

（一）档案信息资源开发的原则 (2)激活性原则激活原则就是使“沉睡”的档案信息“苏醒”，尽可能地将有用信息揭示出来,及时地提供给利用者。实际上就是将“死档案”变成“活档案”。比如，海城市经济开发区大河居委会村民刘忠普1950年12月随东北公路管理局中国人民志愿军第三工程大队入朝支援抗美援朝战争，回国后转业分到黑龙江工作，1957年，因家庭困难退职回家。这段经历无从证明。去年国家出台为1953年12月以前参军转业人员发放补助津贴的政策后，年近80岁的刘忠普闻讯来我馆查阅其参加抗美援朝战争的证明材料，经过多方查找，最后，我们在后库保管的东北交通局定期档案中保存的中国人民志愿军第三工程大队人员名册中找到了他的名字，为其解决待遇提供了原始依据。使长期存放于后库无人问津的档案发挥了作用。

（一）档案信息资源开发的原则 (3)全面效益原则档案作为一种信息资源,是党和国家的宝贵财富,对于它的开发利用应讲究效益,不讲效益的开发是不能持久的,也不会得到社会的承认。因此,档案信息的开发必须把提高效益放在重要位置。效益是多方面的,从不同的角度可以区分为不同的效益:从时间概念上来说有现实效益与长远效益之分;从范围上讲有局部效益与整体效益之别;从价值上看有经济效益和社会效益。可见，档案信息资源开发利用的效益性分析，不能只关注某一方面的效益，而应即要立足现实，着眼现实效益，又要放眼未来，关注长远效益，既要着眼全局，把握整体效益，又要重视局部，兼顾局部效益。

（一）档案信息资源开发的原则 ⑷需求性原则所谓需求性原则，就是以用户需求为导向，根据社会需求，开发利用档案信息资源，避免开发利用工作和开发成果的浪费，用户需求可以从两个方面考虑：一是用户的多样性，即用户层次不同，要求开发利用的方式方法，要有针对性；二是用户需求内容的多样性，档案信息不可能同时满足每一位的不同需求，而只能从用户最迫切、最急需的领域做起。

（一）档案信息资源开发的原则 ⑸便利性原则档案信息开发还要具有易用性和简便性，这就要求开发者应该从多个角度考虑用户特征、用户要求、用户习惯等，才能开发出有价值、实用的信息产品或信息服务。档案信息开发利用工作能否在多种信息资源服务中独树一帜，档案部门能否立稳脚跟，提高竞争力，关键在于利用服务工作是加快档案数字化，建立起各种科学、规范、易用的检索体系，便于用户使用。

（一）档案信息资源开发的原则 ⑹合法性原则要正确处理档案利用与档案保密的关系。一方面是要在不泄露档案机密的前提下，尽可能扩大档案信息资源开发利用，保障公民的知情权，满足用户的各种信息需求；另一方面，在开发利用过程中，严格遵循档案保密原则，保密是相对地把档案文件的使用限制在一定范围内，控制档案利用对象及范围的一种限制性措施，目的主要是维护国家的机密安全及公民、集体的合法权益，防止和避免因使用有关档案而给国家、集体或个人带来消积影响。一般到开放期还控制使用的文件主要有六个方面：①与国家安全和社会秩序相关的文件；②个人信息；③受法律保护和有时效性的文件；④国家领导人和公众人物的文件；⑤出于保护档案实体而限制利用的文件。

（二）档案信息资源开发的策略 档案信息资源开发的策略，也就是开发方式，主要有七种，大家可以根据具体情况在实际工作中加以选择、应用。这些形式主要有: (l)特色开发认真分析社会需求,然后针对自己的馆藏特点,形成档案信息资源开发的特色。比如说，象我们馆奉系军阀档案、满铁档案就是我们馆藏特色。近几年，围绕这几个主题，搞了多部史料汇编，如《奉系军阀档案史料汇编》、《奉系军阀密信》、《奉第军阀密电》、《满铁与侵华日军》、《满铁与七七事变》，《满铁与移民》、《满铁与劳工》、《满铁机构》、《日本侵华罪行档案新辑》、《辽宁省档案馆珍藏张学良档案》，总计100多册；日本柏书房出版社为我们影印出版了《满铁经济调查会史料》、《满铁与卢沟桥事件》，总计九册，并与这些出版社建立了长期的合作关系，应该说，我馆依据特色开发，史料汇编成功实现了自主出版。

（二）档案信息资源开发的策略 ⑵针对开发我们开发档案信息要养成一种习惯，就是要密切注视和分析社会动态，通过会议、新闻媒体、上级文件等各种形式，把握社会热点，有针对性地开发社会需要的档案信息产品，比如，1998年适逢东北易帜70周年，我们抓住这一社会热点，推出了《张学良与东北易帜档案史料》，由于选题紧扣时代脉搏，还具有现实意义，涉及祖国统一问题，很快出版，产生了很强的社会效益。该书在1998年12月召开的“东北易帜暨东北新建设国际学术研讨会”上，作为重要研究资料交流，受到国内外专家、学者的欢迎，并由“张学良基金研究会”将此书送给了远在夏威夷的张学良将军珍藏。张学良非常高兴，东北易帜是张学良从政生涯的第一个功绩。

（二）档案信息资源开发的策略 ⑶跟踪开发档案信息开发必须紧紧围绕信息利用者的活动,随时根据档案信息利用者提出的要求,以最快的速度加工处理档案信息,提供高质量的信息产品。辽宁省档案局（馆）得知连战计划于今年10月份来辽宁代母探访旧地、看望亲友这个消息后，局馆领导高度重视，并快速反映，组织人力，查阅其母赵兰坤在辽宁私立坤光女学校读书任教的有关档案。连战母亲赵兰坤是沈阳人。早年曾就读于辽宁坤光女学校，因成绩优异1930年被校长汪祥庆推荐到燕京大学（今北京大学）继续深造。“九·一八”事变后离开沈阳至今没有回来过。出身名门、受过大学教育的赵兰坤是一个理财专家。连战父亲连震东的资产积累，主要得力于其母赵兰坤。连战曾发表文章这样写道：“日本割据台湾时，祖产就那么一笔勾销,母亲以过人的眼光，把两块薄田卖了，加上辛苦积累，卖地造产，投入营建与金融，就这样创造了我家的经济奇迹”因此，连战对其母亲非常敬重，作为私人访问，连战此次东北之行主要是代97岁高龄的母亲赵兰坤女士寻访母校，看望亲友，扫墓祭祖。为此大家加班加点，查阅相关档案3000多卷。查到辽宁私立坤光女学校档案15件，100多页文字及照片。如档案中记载了1929年上学期省督学视察该校时对赵兰坤女士的评语：“授初中一级体操，步伐整齐活泼，纠正亦甚殷勤。”省档案馆及时报送档案复制件.此书作为珍贵礼品，由省委书记李克强转赠给连战，连战非常高兴，将复制件高高举过头顶，引起很大轰动。

（二）档案信息资源开发的策略 (4)规模开发档案信息的开发不能停留在小规模、零散的、单项的开发上,虽然这种开发能在一定程度上满足小范围利用者的需要。如果不形成规模,使各个层次、各个环节的开发集中起来,便不能满足档案信息利用者广泛的、复杂的档案信息需求。档案信息资源开发工作只有形成规模、连成整体,才能使档案工作的服务水平达到一个新的高度。近年来，我馆为满足市场对档案信息资源系统性、全面性的需求，档案编研规模明显扩大，呈现出一种前所未有的发展态势，集中表现在大型档案史料汇编比重较大，档案信息资源整合出版也非常有力度。如：广西师范大学出版社为辽宁省档案馆出版的《日本侵华罪行档案新辑》、《满铁与侵华日军》、《满铁与劳工》、《满铁机构》、《辽宁省档案馆珍藏张学良档案》等，均属大型史料汇编。为了使材料更系统、更全面，他们还整合了中国第一历史档案馆、辽宁省档案馆保存的全部明代档案，出版了《中国明代档案总汇》一书，共计101册；整合了辽宁省档案馆、吉林省档案馆、黑龙江省档案馆保存的日本移民档案，出版了《满铁与移民》，共计 35册。应该说，这些大型档案史料汇编最大的优点，是容纳的档案信息量大，可以把相关的档案资料更完整、更系统地集中在一起，便于社会利用。由于这些大型档案史料适应市场需求，且回报较高，越来越受到出版商的推崇，由此也带动了档案编研工作的发展。

（二）档案信息资源开发的策略 (5)合作开发档案信息的合作开发是发挥资源优势互补的主要途径。其合作开发利用可以分为四个层次:一是档案部门的合作开发，如《东北革命历史文集》《东北边疆历史档案选编》，由辽宁省档案馆、黑龙江省档案馆、吉林省档案馆三省合编；档案资料互补；二是档案部门与高校、图书、博物等部门的合作开发，如2005年我们与辽宁大学合作出版了《奉系军阀大事记》与张氏帅府合作，举办了《中国共产党在辽宁革命斗争史实展》；三是档案信息开发的国际合作。比如我们和日本柏书房出版合作出版的《日文资料目录》，等等。最近又和美籍华人李政道的儿子李中清合作，共同开发了双城堡户口册。

一、档案信息资源开发的含义、意义及现状 二、档案信息资源开发的原则与策略三、档案信息资源开发的方法与措施

三、档案信息资源开发的方法与措施 （一）档案信息资源开发的方法 1．档案编研档案编研是通过各种手段编纂、浓缩和加工提炼档案资料,是积极、主动、系统地开发档案信息资源的主要方法之一,是对档案信息资源进行高层次和深度开发的有效方式。档案编研成品是社会广泛流传和应用的系统、精练、可靠的新型档案信息源,与档案原件相比,它具有灵活方便的特点,有利于全社会范围内的档案信息共享。第一,它能从空间上更加广泛地提供档案信息;第二,它能从时间上更加长久地提供档案信息;第三,它能从深层次上满足利用者的档案信息需求;第四,它还可以帮助利用者克服档案信息本身的障碍。可见,档案编研成品可以从根本上改变档案信息传播功能弱的缺点,大大强化其传播功能。

三、档案信息资源开发的方法与措施 （一）档案信息资源开发的方法 (l) 档案编研的原则为了保证档案编研成品的质量并使编研工作能顺利、有效地进行,开展档案编研工作应遵循一定的基本原则。 ①存真性原则。存真性原则是指档案编研工作要坚持档案工作的基本原则,保证编研材料的真实性和可靠性。档案工作是要维护党和国家历史真实面貌的,编研工作是档案工作的组成部分,只有坚持存真性原则,才能维护历史的真实面貌,这是档案工作的共性要求。同时,编研成品所反映的档案信息是否真实可靠,对其作用的发挥具有重大的影响。如果编研材料失真,就会以讹传讹,贻患无穷。在编研工作中坚持存真性原则,最根本的就是要坚持实事求是科学态度。在任何情况下都不准以任何借囗歪曲、篡改档案原文。同时,编辑过程中,每一细节都要有根有据,避免任何主观随意性。

三、档案信息资源开发的方法与措施 （一）档案信息资源开发的方法 (l) 档案编研的原则 ②可行性原则。可行性原则是指档案编研工作必须在依托馆藏的实际状况进行。馆(室)藏档案是进行编研工作的物质基础,任何编研课题的选定，除了根据实际需要外,只有在馆(室)藏档案内容所覆盖的范围内才是可行的。因此,档案编研工作的开展必须在馆(室)藏档案的基础上进行。 ③合法性原则。合法性原则是指档案编研工作必须遵守相关法规的前提下进行。凡属不符合开放利用规定范围内的档案,都是不可选用的。

三、档案信息资源开发的方法与措施 （一）档案信息资源开发的方法 ⑵档案编研成品的分类根据不同的加工深度,可分为一次档案文献、二次档案文献、三次档案文献等编研成品。 ①一次档案文献。一次档案文献编研成品,即在保持档案原文内容不变的前提下,根据一定的题目,将相关档案材料加以汇编所得的成品、如档案史料汇编、法令制度汇编等。其特点是注重向利用者提供档案文献原文,维护档案内容的原始面貌。

三、档案信息资源开发的方法与措施 （一）档案信息资源开发的方法 ⑵档案编研成品的分类 ②二次档案文献编研成品,即通过对档案的内容和形式特征进行筛选、提炼、综合、归纳等加工编写而成的编研成品,如目录、索引、简介、大事记、统计数字汇集等。其特点是具有较强的系统性、浓缩性、精练性和指引性,使用频率高等。 ③三次档案文献编研成品,即在对档案文献内容进行深入、系统研究的基础上编写的论文或专著，如人物传记、史志等。

三、档案信息资源开发的方法与措施 （一）档案信息资源开发的方法 ⑶档案编研程序 ①选题。选题是编研工作的首要环节。选题合适与否,将直接关系到编研成品的使用价值。一般题目的来源有以下几种途径:第一,国家确定的编研课题。比如，我们馆编的《东北边疆史研究课题》，就是国家确定的课题。这种选题方法是根据社会需要和档案部门实际情况，自上而下，统一部署的编研课题；第二，主要领寻直接下达的课题，比如2004年我们馆建馆五十周年，闻世震来馆视察，看到一件清朝政府如何考核官员的档案，结合当前干部人事制度改革，给我们提出了《清代吏治制度研究》课题，该课题在资政服务中发挥了重要作用，得到省委领导的肯定。第三.有关部门或研究人员提出的课题，档案部门自已搞编研，想课题，终究受到视野、专业等方面的局限所以请专家学者帮助选题，也是一条重要渠道。比如《中国劳工档案史料》，就是经过有关专家的指点。第四,档案部门自己提出的课题。我们在现实工作中，选题的确定多是第四种情况，即由我们自己选题。如何选题，大家要注意把握这样几点：

三、档案信息资源开发的方法与措施 （一）档案信息资源开发的方法 ⑶档案编研程序第一，把握社会需求，抓好编研选题。怎样了解社会需求？要多渠道地了解需求信息，要从上级文件中，从党委和政府的中心工作中，从新闻媒体中，从社会热点问题中，甚至从领导的讲话中去把握需求信息，确定选题。这就要求编研工作者要视野开阔，有抓住社会需求的敏感性，才能从纷繁杂乱的社会生活中找到编研工作的切入点。只有这样，才能做到档案编研题材多样，种类繁多，满足各方面需求，你的编研成果才有服务对象，编研工作才有发展前景。第二，选题要树立可持续发展的理念。编辑选题也是系统工程，应具有长远眼光，根据馆藏，确立近期目标和长远规划，使选题更加科学化、系统化，使馆藏档案信息资源不被破坏。

三、档案信息资源开发的方法与措施 （一）档案信息资源开发的方法 ⑶档案编研程序第三，要考虑馆藏档案的现实基础。就是说要熟悉馆藏、家底，“巧妇难为无米之炊“没有材料基础，既使编辑选题再好，也只能画饼充饥。第四，选题要考虑它的开发前景。因为我们编一本书要付出大量的劳动，所以，选题确定后，一定要做一下市场调研，特别是史料汇编，社会能不能承认，有没有出版途道，有没有市场开发前景，不能说“皇帝的女儿不愁嫁”，要把决策放在充分论证的基础上。

三、档案信息资源开发的方法与措施 （一）档案信息资源开发的方法 ⑶档案编研程序 ②编前准备：选题确定后第一，熟悉选题背景。查阅一些与选题相关的资料。档案的特点是不系统，单份文件很难了解大的背景，需要靠我们查阅一些资料互为补充。这样才能使我们的选题有一个较高的起点。熟悉选题，主要从三个方面入手：首先要研究与编辑课题有关的方针、政策和法规，其目的是取得正确的指导思想；其次，要查阅与编辑课题有关的著作和论文，目的全面掌握课题的内容及其研究状况，使选材做到有的放矢；再次，研究已经出版的与课题有关的编研成果做为参考也是十分必要的。第二，似制编研方案。拟定好一个比较周全的编研方案,是保征编研工作顺利进行的重要一坏。编研方案的内容包括:编研成品的主题、内容;编研的目的和要求;编研成品的结构和体例形式;选取档案材料的范围;参加编研工作人员的组织分工;编研进程的时间安排和工作步骤;编研质量保证的具体措施等。

三、档案信息资源开发的方法与措施 （一）档案信息资源开发的方法 ⑶档案编研程序 ③ 选材。在编研成品编辑过程中，选材是极为重要一个环节，它关系到整个编研成品的利用价值和权威性。因此，必须科学地把握这一环节，才能保证档案编研成果的质量。怎么选材，大家把握三个方面：首先在选材过程中一定要注意材料的完整性，符合编研成品主题内容的材料应尽量多于收集,广采博取,力求完整，即反映一个事件的材料，要有始有终，有头有尾，反映一个历史人物的材料，要尽可能有全面的活动线索。比如，我们编辑的《奉系军阀档案史料汇编》是一部12册共计800多万字的大型综合性史料汇编，我们在选材时特别注意了材料的完整性，其内容包括奉系军阀统治时期的政治军事经济外交文化教育等各方面的材料，全面反映了奉系军阀从崛起发展鼎盛直到衰败的整个历史过程。由于它所收集的档案材料完整，内容丰富，为史学界提供了极具价值的第一手资料。

三、档案信息资源开发的方法与措施 （一）档案信息资源开发的方法 ⑶档案编研程序 ③ 选材。其次是要注意选材的新颖性。所谓“新”就是选取过去未曾整理出版过的材料或者是选材角度新。比如我们在编辑《张学良与九一八事变档案史料》中在选材上突破了以往的固定模式，除了重点揭露日本侵略东北的罪行外，还赋予了该书更广阔的社会背景，如收录了1931年6月张学良因病住院，7月石友山叛乱、8月南方发生特大水灾待与日本发动“九一八”事变有重大关系的题材，为专家学者研究日本发动九一八事变提供了一个全新的视角。使以往馆藏重要档案信息得到新的开发。

三、档案信息资源开发的方法与措施 （一）档案信息资源开发的方法 ⑶档案编研程序 ③ 选材。第三，要注意选材的联系性。在档案中围绕某一事件或某一历史人物所形成的文件彼此间都存在着有机联系因此，选材时要保持档案材料来龙去脉的前后衔接关系,不要割断档案材料历史的、专业的或结构的联系。文件的联系主要有这样几种情况： 1、针对一件事而形成的往复文件，如往复函、往复电、报告批复。 2、围绕一个事件形成的文件群。在档案中，有时少则十件、八件，多则几十件比如我们在编辑《奉系军阀档案史料汇编》阅卷时遇到这样一卷，是关于东三省保安司令部成立的内容，其中有张作霖为总司令部成立启用关防、被东三省议会公推为总司令、总司令部的组织机构、聘请日本军事顾问等问题给奉天省长公署的几份咨文和奉天省长公署为上述问题给所属各机关的训令。只选取出张作霖给奉天省长公署的咨文就可以了，至于奉天省长公署给所属机关的训令与张作霖的咨文内容重复而且简单，就可以不选。总之，选材必须掌握好一个度，分清哪些该选，那些不该选取，这样史料汇编的质量才能得以保证。一般选取材选取三遍，初选、复选、补选。

三、档案信息资源开发的方法与措施 （一）档案信息资源开发的方法 ⑶档案编研程序 ③ 选材。 3、与此同时，还要注意选准档案材料,即所选材料与编研成品的题目相切近,与编研成品的目的相适应,与编研成品的要求相一致。还应当考虐编研成品的发放范围、使用对象和有关的权益问题。根据这些不同的要求,选准档案编研所需要的材料。 4、加工与编排。加工编排是指对所选的档案材料作必要的加工和有序的编排,是直接关系编研成品质量的一项工作内容。加工,是在对档案材料分析研究的基础上进行的,包括选取材、摘抄(或复印)、拟制文件标题、内容校核,以及考证等内容。其要求主要是做到精确、细致,忠实于档案原件编排,是按照拟定的体例形式,对选择的档案材料进行顺序排列。编排的体例形式多种多样,主要有这样几种：其中有按时间先后进行编排的,现在史料汇编多采取这种方式，便于研究，端弊有内在联系的文件不能相对集中等;有按地区——时间进行编排的,如《日文资料目录》等;有按问题——时间进行编排的,如《日俄战争档案史料》包括战前准备、战争经过、中国损失、善后处理等几部分。采用什么样的编排体例，大家在编的时候，掌握这样两个原则：揭示主题，方便查阅。

三、档案信息资源开发的方法与措施 （一）档案信息资源开发的方法 ⑶档案编研程序 ③ 选材。 5、初审和终审。初审是在对档案材料进行选录、摘抄等加工工作时结合进行的,可以由参加编研工作的人员自行审校;终审是对编研成品初稿的全面审查和校核,包括选材内容是否恰当,图样、报表是否准确,编排体例是否严密,文字、标点、图例、符号有无错误,等等。经过初审和终审后的编研成品初稿,应报请有关领导审定批准。定稿后,编研成品的印刷方式、印发方式、印发范围、印刷数量、发行方式等,也需经过批准。

档案信息资源开发工作的理论与实践

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