文件管理

1. 文件管理 • 文件登记 • 文件归档

2. 档案管理 • 批量修改 • 报表打印 • 档案录入 • 档案查询 • 原文管理

3. 档案录入注意事项 • 一、文件题名：是表达文件的中心内容、形式特征的名称。 • 1、没有题名或者不能揭示内容时，应该依据其内容拟写题名，不应死板的照搬文章标题。要能做到看到题名能大概了解其主要内容。自拟题名放在在原题名后面并加[ ]，比如某份文件的题名是：紧急通知，我们应该根据文件的内容自拟一个题名：紧急通知[关于加强公共场所消毒预防非典的紧急通知]

4. 档案录入注意事项 • 2、 涉及人事、干部任免，工资、级别变动人员的。要在原题名后面录入涉及本单位的相关人员，加“（）”。目的是为了提高档案 检索的准确率。 • 3、题名中的简称一律写成全称或者规范性简称。如：玉溪地区行政公署商业局，简称玉溪行署商业局，不能再用玉溪地区商业局等简称。

5. 档案录入注意事项 • 4、题名中涉及到的方块数字一般换成阿拉伯数字。比如二00一，一律录成2001。便于查询时候的统一。专用名词就不必，比如：“十一五”规划。

6. 档案录入注意事项 • 二、责任者。责任者有多个时，责任者之间以“;”相隔。三个以上责任者的，著录前面的两个，加“等”。各人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称，并加“（）”。机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。简称一旦确定，就必须前后统一，如：玉溪地区行政公署商业局，简称玉溪行署商业局，不能再用玉溪地区商业局等简称。

7. 档案录入注意事项 • 三、文件形成时间：一般公私文书、信札为发文时间。决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间。条约、合同、协议为签署时间。时间项一律用8位阿拉伯数字表示，第1-4位表示年，第5-6位表示月，第7-8位表示日。如：“19810824”表示1981年8月24日。由于文件时间不完整或部分时间字迹不清，月日缺少，不清楚的部分以“0”补齐8位。

8. 档案录入注意事项 • 四、文件编号：文件编号为文件制发过程中由制发机关机关、团体或个人赋予文件的顺序号。文件编号一般照原文著录。有多个文件编号的，著录主办机关的文件编号。文件编号的括号原文可能采用各种符号，如：玉政办发（1993）9号，著录为玉政办发[1993]19号，玉发（50）10号，著录为玉发[1950]10号，50玉农字第二十号，著录为玉农字[1950]20号。

9. 档案录入注意事项 • 五、附件：附件指文件正文后的附加材料，文件题名已反映附件内容时，可以用“附件”代替附件题名。有多个附件时，应逐一著录各附件题名。附件过多，自拟压缩附件题名。（可以放在备注里面）。

10. 档案录入注意事项 • 六、密级：密级是文件保密程度的等级，按GB/T7156-1987《文献保密等级代码》将文献保密等级划分为六个等级：绝密、机密、秘密、内部、国内、公开。密集一般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的文件，应著录新的密级，公开级、国内级可不著录。

11. 档案录入注意事项 • 七、主题词：主题词可不用著录。 • 八、保管期限：著录案卷上的保管期限。 • 文件编号、文件题名、责任者、文件形称时间、全宗号、目录号、案卷号、页号、密级、保管期限为必录项目

12. 档案录入注意事项 • 九、其他注意事项。 • 1、简化方法整理中的页数为所有的有效页面。归档了的文件，所有又字的页面必须记页。 • 2、本单位的目录号如果带有字母的，统一用大写字母。比如目录号为：b1的统一为B1 • 3、录入中涉及的各种符号，如“；”、“* ”、“#”在录入时，一律用“半角”录入。

13. 系统维护与数据备份 • 一、系统维护 1、软件安装：尽可能不安装在系统盘下。 2、全宗管理设置：全宗名称使用全称或规范化简称；原文存放于非系统盘。 3、辅助字典：在相应的字典类目下分层设置对应的内容。

14. 系统维护与数据备份 4、档号格式：依据单位档案分类方案设置。档号规范： 传统方法的档号： 全宗号（3位）-目录号（2位）-案卷号（3位）-页号（4位） 简化方法的档号： 全宗号（3位）-归档年度（4位）-机构问题（一般10位）-保管期限（2位）-件号（3位）

15. 系统维护与数据备份 5、用户界面设置 信息门类结构定义：需录入的字段须先在对应的档案门类中进行结构和属性的定义 录入界面设置：通过插入文字标题和文本框（下拉框、复选框）添加新增的录入字段； 选择需调整的字段拖放到合适的位置改善录入截面。

16. 系统维护与数据备份 • 二、数据管理 1、数据导入与导出：选择对象进行对应操作即可。 （对数据进行导入前，做好数据的备份，便于数据重复导入或者导入出问题后的恢复） 《Word、WPS、Excel文档目录导入档案管理系统的方法》参阅http://www.yxdaw.com/newsshow.asp?NewsId=37 下载地址：http://www.yxdaw.com/works.asp，点击“档案数据转换方法.doc”下载后以只读方式打开。

17. 系统维护与数据备份 2、数据备份与恢复 方法一：利用软件自带的功能进行操作 方法二：利用公文包进行操作 安装路径下的数据库文件：is_archive.db （最好刻录成光盘存放，注意保管好刻好的光盘） 3、报表设计

18. 软件使用中的一些注意事项 • 1、设置符合规范的档号格式，扫描原文的命名与档号格式一致。 • 2、定期做好数据备份。 • 3、系统变动，重新安装的时候注意数据的备份与恢复。 • 4、加强用户间的交流。 QQ群：22247282（世纪科怡公司客户服务）

19. 软件使用中的一些小窍门 • 1、排序。在档案录入界面或者档案检索界面的列标题上面单击就可以时间该列的升序或者降序排列。 • 2、查询。查询时，如果查询窗口没有自己需要的查询字段。可以通过查询窗口上面的设置查询项来进行添加。（所有录入的相关数据项目都可以作为查询字段来进行查询检索）

20. 软件使用中的一些小窍门 • 3、快捷键。档案录入界面：保存：Ctrl+S，存加：Ctrl+Z • 4、可以通过设置目录序列来分年度，问题，期限的来显示不同的档案目录数据。 • 5、可以通过设置记录数来设置浏览界面显示的档案目录数据量。

21. 关于本课件 • 下载地址： 本课件可通过《玉溪档案信息网》业务指导栏目中的“常用下载”列下载（http://www.yxdaw.com/works.asp） 名称：《档案管理软件培训.ppt》