现代公文写作与处理教程

1. 现代公文写作与处理教程 行政机关公文办理讲课稿 2011年3月6日

2. 讲课内容 第一部分 行政机关公文的基本理论 第二部分 行政机关公文行文规则 第三部分 行政机关公文格式 第四部分 行政机关公文处理

3. 第一部分 行政机关公文的基本理论 一、行政机关公文的涵义 　　行政机关公文（包括电报，同下），是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 二、行政机关公文的特点 （一）公务性 公文的首要特点就是公务性。 （二）规范性 公文的规范性是指公文具有规范的体式，即规范的体裁和格式。公文规范的体裁和格式是其区别于其他文章的显著标志。

4. 第一部分 行政机关公文的基本理论 （三）法定性 公文的法定性是指公文作者的法定性。公文使用的主体是单位，也就是说，只有依法成立并能以自己的名义行使权力和承担责任的组织或其法定代表人，才能充当公文的作者。 （四）程序性 公文的程序性是指公文必须履行规范的程序方为合法有效。从公文的撰拟、形成到发布，必须依次经过相应的程序，否则它就不能生效。 （五）政治性 公文的政治性是由国家政权的性质、政党以及国家机关的阶级性质及路线方针决定的。 （六）权威性 公文的权威性来自公文制发机关的权威性和合法地位。 （七）时效性 公文的时效性是指公文在特定的时间区限内具有效力和过了特定的时间区限后及被新的公文取代后即失去效力。

5. 第一部分 行政机关公文的基本理论 三、行政机关公文的分类 　　行政机关规范性公文主要有13种，分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。事务性行政公文主要有9种：分别是：讲话稿、计划、总结、会议纪录、调查报告、简报、述职报告、启事和信件类公文。 　党的机关公文主要有14种，分别是：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函和会议纪要。 　　其中命令（令）、公告、通告、议案属于行政机关规范性公文文种，但不是党的机关公文的规范文种。

6. 第二部分 行政机关行文规则 一、确有必要，注重效用 《国家行政机关公文处理办法》第十三条明确规定：行文应确有必要，注重效用。 二、按隶属关系行文 　　隶属关系是一种管辖关系，是确定行文方向和选择文种的重要依据。按隶属关系行文，一般应当逐级行文，没有特殊情况，不要越级行文，以免上下脱节，打乱正常的行文秩序。越级行文，主要发生在上行文中，究其原因，主要是某些机关、单位理解片面，以为越往高层报告、请示，越能迅速有效地解决问题。 三、按职权范围行文 　　根据《国家行政机关公文处理办法》第十四条规定：行文关系根据XXX职权范围确定。第十五条规定：政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文，除以函的形式商洽工作，询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公室（厅）外不得对外正式行文。第十七条规定：

7. 第二部分 行政机关行文规则 须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。 四、联合行文的机关应是同级机关 《国家行政机关公文处理办法》第十七条规定：属于部门职权范围 内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办 部门。第十九条规定：部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自 向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。 五、关于请示的相关规定 　⒈请示应当一文一请；⒉请示应当只写一个主送机关；⒊请示不得抄送其下级机关。⒋请示不宜直接送领导个人。⒌请示事项不得夹带在报告中。⒍涉及多个部门的请示事项应协商一致。⒎不得越级请示。⒏原则上不写白头请示。

8. 第二部分 行政机关行文规则 六、关于主送与抄送的规定 ⒈向上级机关行文，应当主送一个上级机关，不要多头主送。⒉受双重领导的机关上报公文，应根据内容写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复请示事项。⒊向上级机关的请示，不要同时抄送同级和下级机关。⒋特殊情况下越级行文时，应当抄送被越过的直接上级机关。

9. 第三部分 行政机关公文格式 一、书面格式 　　公文的书面格式，又称“文件式”公文，是指公文全部文面组成要 素的排列顺序和标识规则。 《国家行政机关公文格式》将公文的各要素划分为眉首、主体、 版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上 的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之 间的各要素统称为主体；置于主题词以下的各要素统称版记。 （一）眉首 　　眉首，又称文头、版头，处于公文首页红色反线（宽度同版心， 即156mm）以上（约占首页的1/3），包括公文份数序号、秘密等 级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等六 个要素。

10. 第三部分 行政机关公文格式 ⒈公文份数序号 ⒉秘密等级和保密期限 ⒊紧急程度 ⒋发文机关标识 ⒌发文字号 ⒍签发人

11. 第三部分 行政机关公文格式 　　置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称 为主体。主体包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、 公文生效标识和附注等 七 个要素。 （二）主体 ⒈公文标题 ⒉主送机关 ⒊公文正文 ⒋附件 ⒌成文时间 ⒍公文生效标识 ⒎附注

12. 第三部分 行政机关公文格式 三、版记 　　版记又称版尾部分，主要包括主题词、抄送机关、印发机关、印发 时间、印刷份数、反线等要素组成。版记应置于公文的最后一页末（即 封底），版记的最后一个要素置于最后一行。 　⒈主题词 　 ⒉抄送机关 　 ⒊印发机关和印发时间 ⒋印刷份数 ⒌反线

13. 第三部分 行政机关公文格式 二、行政机关公文的特定格式 《国家行政机关公文格式》规定了三种公文的特定格式，它们分别是信函式格式、命令格式和会议纪要格式。 ⒈信函式格式 在制发公文的实践中，经常使用一种“信函式”公文，用于处理日常事务的平行文或下行文。 ⒉命令格式 命令（令）可以说是国家行政机关发文的最高级形式。 ⒊会议纪要格式 会议纪要是建立在会议记录基础上的会议文件，适用于记载、传达会议情况和议定事项，起着重要作用。

14. 第三部分 行政机关公文格式 三、行政机关公文的印制格式 公文印制格式包括用纸格式和印装格式。 ⒈公文用纸格式 公文的用纸格式，包括公文用纸的主要技术指标和公文用纸的幅面以及版面尺寸两个方面。 ⒉公文印装格式 公文的印装格式，包括公文的排版、制版、印刷、页码及表格等方面的标准。

15. 第三部分 行政机关公文格式 四、行政机关公文格式示样 ⒈公文特定格式的版式 ⑴信函版式 ⑵命令版式 ⑶会议纪要版式 ⒉一般版式 ⑴公文用纸版式（ A4 型公文用纸页边及版心尺寸） ⑵公文首页版式：下行文、平行文首页版式 ⑶上行文首页版式 ⑷公文末页版式 ⑸联合行文公文末页版式

16. 第四部分　行政机关公文处理 一、行政机关公文处理概述 （一）行政机关公文处理的概念 　　是包括公文拟制、办理、管理、立卷、归档在内的一系列衔接有序的工作。 二、行政机关公文处理的作用 （一）是各级党政机关实现管理职能的前提和基本方式； （二）是国家档案事业的基础； （三）是机关联系的纽带。 三、行政机关公文处理的任务 （一）拟制； （二）传递； （三）办理； （四）管理。

17. 第四部分　行政机关公文处理 四、行政机关公文处理的原则 （一）执行政策 （二）实事求是 （三）集中统一： （四）优质精简： 五、行政机关公文处理的管理机构 《国家行政机关公文处理办法》第七条规定：“各级行政机关的办公厅（室)是公文处理的管理机构，主管本机关公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。”由此可见，行政机关的办公厅(室)是本机关公文处理的管理机构，其对公文处理工作的基本职责包括两个方面一是对本单位的公文处理工作实现领导；二是对下一级组织的公文处理工作实施指导。