第十一章外国文件管理机构

第十一章外国文件管理机构 第一节外国文件管理机构的发展历程

第一节外国文件管理机构的发展历程 • 文件管理机构是实现文件有序管理的组织保证。它是临时保存机关现行文件，只要是半现行文件的场所。国外文件管理机构有两种形式：一种属于机关的内部结构；另一种独立于机关之外。

一、封建社会中期：机关登记室 • 外国文件管理起源于封建社会中期欧洲的机关登记室的工作时间。登记室是外国文件管理机构的起源。 • 最早论述登记室工作的专著，是德国早期档案学者亚克伯•冯•拉明根1571年在海德尔堡出版的《综合报告——怎么才算一个完美的登记室》和《论登记室及其机构和管理》。

德国的登记室是行政机关的内部机构。 • 登记室承担了机关文件管理的只能。 • 英国登记室，也像德国一样，在司的基础上分散建立。它们通常从机关内的中心办公室接收发来的文件，负责登记、分类、编制索引并保存文件。

二、现当代时期：文件中心 • 现当代时期出现了一种不同于机关登记室的文件管理机构——文件中心。 • 它是独立于机关之外的新型文件管理机构。他起源于美国，后来得以在全球推广。

（一）文件中心的形成和发展 • 文件中心的形成和发展进程可以分为三个阶段。 • 第一是萌生阶段（20世纪40年代初）。 • 美国联邦政府各机构纷纷仿效海军部成立了过渡性保管机构——文件中心，作为集中保管半现行文件的专门机构。 • 第二是定型阶段（20世纪50年代）。 • 1950年颁布的《联邦文件管理法》授权总务署在国家档案与文件局下设置14个联邦文件中心，确立了文件中心的法律地位。目前，美国共有15个联邦文件中心。

第三是扩展和普及阶段（20世纪70年代之后） • 美国设立文件中心的现象引起了世界许多国家的关注。这些国家受美国成功经验的启发，认为文件中心是一种集中集中保管半现行文件的经济而有效地组织形式，既适应了现代机关提高管理效率的需要，又符合文件的形成和运动规律，具有诸多优越性和可行性。

案例：Iron Mountain的发展历史 • Iron Mountain是一家规模巨大的跨国集团，是当今世界最具知名度和影响力的商业性文件中心之一，也是文件信息管理服务行业的全球领导者。其总部设在美国马萨诸塞州的波士顿，市场范围覆盖五大洲的39个国家。Iron Mountain是标准普尔500公司之一，名列美国财富1000强之一。

1、起步阶段 • 在起步阶段．Iron Mountain首先着眼于业务推广和基础设施建设。赫曼将保管库房设在矿山内，将营销部门设在纽约的帝国大厦。为了宣传和提高公司的知名度，他邀请名人前来参观，著名的麦克阿瑟上将就是其中之一。这种营销手段很成功，公司在纽约市场的业务不断增长。1975年，公司又购买了纽约附近的地下矿山和地下设施，用于存储数量急剧增长的纸质文件。1978年，公司购买了位于纽约的地上文件中心开始发展高密度文件存储系统。 • Iron Mountain的起步阶段面对的是文件数量急剧增长的社会环境，创建者赫曼敏锐地预测到文件管理方面的潜在需要，从保存重要文件起步，逐步占领了文件管理行业的先机。公司前身IronMountain原子存储公司作为美国第一个地下文件存储中心，开创了文件实体安全保管的新途径。

 快速发展阶段：1980～1988年。 • 在快速发展阶段，Iron Mountain的服务内容从纸质文件保管扩展到计算机数据备份保护，服务领域也扩及医疗和法律行业。这一阶段公司规模不断扩大，1986和1988年两次关键性的并购使公司从地区性主要的文件管理公司发展成为全国性的文件管理服务企业，为以后进行国际化扩张奠定了坚实基础。 • 需要说明的是，1981年，理查德(Richard Reese)加入Iron Mountain任总裁兼首席执行官，1995年他被任命为董事会主席；2003年他被美国安永(Ernst& Young，全球四大会计行之一)评为年度最佳企业家。至今他仍担任董事会执行主席。他在Iron Mountain工作了近三十年，为公司的发展壮大做出了重大贡献，也见证了公司从地区性公司发展为全国性公司、再扩张为跨国集团的演变历程。

 全球扩张阶段：1988年至今。 • 我们将lron Mountain的兼并时间和事件概括如图：

除兼并外，Iron Mountain在扩张阶段也推出了_一些新的举措。2000年，建立了机密销毁处（后更名为信息销毁处）；2001年，推出信息保护和存储关键技术的两个解决方案——在线备份和恢复的电子保险库服务、针对电子文件管理的数字档案馆方案；2006年，扩展了政府服务组织，在弗吉尼亚州的达拉斯开设了新的以政府为主要客户的部门。这些新的部门设置、技术和服务推广促进了公司的业务发展。

（二）文件中心的现状分布 • 1.美国 • 美国是文件中心的发源地。他的文件中心有三类型：其一是联邦文件中心，共15个，内含2个全国性的，13个地区性的；其二是非联邦的文件中心，包括州文件中心，大学文件中心等；其三是商业性文件中心。 • 这三类型中，以联邦文件中心规模最大。

2.加拿大 • 加拿大目前有7个地区性联邦文件中心和1个全国性的人是文件中心。按照1966年颁布的《加拿大公共文件管理法》规定，它们分别属于归口的档案馆管辖。

3.欧洲代表性国家 • 欧洲各国除了有传统的机关内部的文件管理机构——登记室之外，在第二次世界大战后设立了独立于机关之外的半现行文件管理机构，这种半现行文件管理机构没有统一的名称。 • 英国称“中间档案馆”，用来保存政府各部门的半现行文件。 • 法国由现代档案馆兼管政府机关的半现行文件。此外，法国的许多省先后成立文件中心，附属于省档案馆。

德国既有中间档案馆，又有文件中心。 • 俄罗斯保管半现行文件的机构只要是机关联合档案馆，这是由苏联延续下来的。机关联合档案馆在性质上类似于文件中心，但有自己的特点。它们有的是分系统建立的，有的是分地区建立的。

4.亚洲和非洲代表性国家 • 马来西亚的文件服务中心，负责保管机关的半现行文件，并为其提供服务。它受国家档案馆的管辖，其主任、副主任和其他工作人员均为国家档案馆的雇员。 • 菲律宾在1983年于宿务市成立了第一个地区性文件中心，主要用来保管该地区所有政府机构的半现行文件。此后在全国各地有设立了类似的地区性文件中心，它们均隶属于设在首都马尼拉的国家档案馆。

在非洲，赞比亚在全国建立了五个文件中心。它们归国家档案馆领导，负责接收和保管所在地区政府机关日常工作不常使用的半现行文件。在非洲，赞比亚在全国建立了五个文件中心。它们归国家档案馆领导，负责接收和保管所在地区政府机关日常工作不常使用的半现行文件。

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