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INTRODUCCION DEFINICION DEL PROBLEMA DEFINICION DE LOS OBJETIVOS Objetivos Generales Objetivos Específicos ALCANCES Y LIMITACIONES MARCO TEORICO Antecedentes Metodolog ía de gestión del proyecto JUSTIFICACIONES E IMPLICANCIAS EN LA ORGANIZACIÓN ANALISIS DE COSTOS. 1.-INTRODUCCION

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Presentation Transcript
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INTRODUCCION

  • DEFINICION DEL PROBLEMA
  • DEFINICION DE LOS OBJETIVOS
      • Objetivos Generales
      • Objetivos Específicos
  • ALCANCES Y LIMITACIONES
  • MARCO TEORICO
      • Antecedentes
      • Metodología de gestión del proyecto
  • JUSTIFICACIONES E IMPLICANCIAS EN LA ORGANIZACIÓN
  • ANALISIS DE COSTOS
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1.-INTRODUCCION

Las importaciones hoy en día se han convertido en un atractivo negocio para muchos empresarios en nuestro país. Sin embargo dichos negocios no están ajenos a los nuevos avances computacionales en cuanto a los sistemas comerciales y/o portales Web, ya que de una u otra manera sus procesos están basados en gestión informativa.

El sistema que se ha creado para la empresa registra todo lo que el usuario ha pedido basado en su experiencia, así mismo se ha propuesto ideas netamente técnicas para que haya una mejor experiencia del lado del usuario, estas nuevas ideas propuestas hacen que el cliente pueda medir en el tiempo las ventas que se han realizado, así mismo también se puede hacer proyecciones de ventas mediante el uso de herramientas de Inteligencia de negocios.

Cabe recalcar que ante tanto manejo de información y ante desconocimiento del usuario de herramientas de inteligencia de negocios el usuario al inicio tuvo problemas con el entendimiento de la herramienta, pero cuando se le mostró unas demos quedo maravillado con lo que el sistema podría brindarle, una vez que se implementó la solución BI el usuario supo que tiene una herramienta que lo ayudaría en la mejora continua de su negocio.

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2.- DEFINICION DEL PROBLEMA

La empresa Marketing HILDA’S a medida que fue vendiendo sus productos y colocándolo en Lima, luego a provincias y finalmente haciendo envíos al exterior se vio en la necesidad de manejar la información que tenían.

Como idea inicial tenían registros manuales de lo que vendía, esto es normal en las empresas que recién inicia, sin embargo como debería ser siempre no es la forma adecuada, ocasionando muchos problemas para ver las ventas que tenían mensual y ni que decir anualmente, esto se dio inicialmente por el desconocimiento de los dueños de la empresa y tal vez por el poco interés que tenían.

Luego para el almacén de su información usaron hojas de calculo para poder procesar los datos que tenían, con el paso del tiempo y con el éxito que la empresa tiene en el mercado, se vieron en la necesidad de implementar una solución mas optima y adecuada para la empresa.

La solución que se implemento permite la continuidad de la empresa y el manejo de su información, así mismo también permite la explotación de la información, esto obviamente se da a las personas que manejan ese tipo de información y no a cualquier usuario.

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3.- DEFINICION DE LOS OBJETIVOS

  • Objetivo General
    • Diseño e implementación del sistema de control de compras, ventas y análisis de ventas.
  • Objetivos específicos
    • Contar con una base de datos transaccional que permita la generación de información para reportes estratégicos.
    • Contar un una base de datos analítica para la toma de decisiones a futuro.
    • Contar con registros de los clientes para poder mejorar la interacción con ellos.
    • Registrar a los proveedores y mantener contacto directo con ellos y manejar registros de stock desde el proveedor.
    • Manejar una aplicación de colaboración interna en la empresa para el manejo de documentos y su aprobación a través de worflows.
    • Detectar debilidades en las costumbres de venta de los clientes y ofrecerle mejor alternativas.
    • Clasificar las compras de los clientes y ver que productos tienen mejor impacto en los niveles socioeconómicos.
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ALCANCES Y LIMITACIONES

El sistema toma los datos de los movimientos que cualquier cliente puede hacer, esto es para ver cual es su estilo de compra y así acumular los diversos comportamientos que diferentes clientes tienen, obteniendo información que luego será segmentada y se podrá definir diversas variables que nos permitirá mas adelante mejores tomas de decisiones.

Así mismo se podrán registrar todos los clientes sin importar la ubicación en que se encuentren, previamente se deben registrar en la web, a los clientes potenciales se les maneja descuentos especiales.

Los diferentes proveedores que tiene la empresa también serán registrados y el trato es directo con la persona encargada en la empresa, para ellos se tiene un modulo que permite la fácil comunicación de empresa – proveedor y así evitar tramites que ocasionen pérdida de tiempo.

Para la aprobación de compras especiales y crédito para clientes como son el caso de compras que superan cierta cantidad de dinero se ha creado workflows que van a permitir pasar los documentos a través de personas asignadas a estos temas, estas personas por cada etapa que pase se irán dando un porcentaje de aprobación del documento, llegando al 100% si el documento es aprobado.

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MARCO TEORICO.-

  • Antecedentes.-

La empresa Importaciones Hilda´s nace en el año 2002 con el propósito de poner en el mercado peruano productos de las importaciones que hacen desde la China, en especial en el rubro de la pasamanería.

No obstante se preocupa por mantenerse líder en el mercado a nivel nacional con la mira de traer nuevos productos que el país asiático ofrece, a un costo menor sin dejar de lado la calidad del producto.

La acogida que tiene esta nueva estrategia de venta se ha ido incrementando a tal punto que la empresa debe de tener dentro de sus stocks productos que puedan competir con el mercado actual.

Es por eso que haciendo un esfuerzo en sus operaciones la empresa busca que llevar a cabo una estrategia de marketing en la que los usuarios pueden brindar información acerca de los productos que desean y hacérselos llegar en calidad de muestras para la toma de decisiones.

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Metodología para la gestión y desarrollo del proyecto.

La metodología que tradicionalmente se usa es RUP que es orientada a objetos, para el desarrollo de nuestro sistema usamos otra metodología llamada Kanban, el cual es una metodología ágil, en esta parte del documento procederemos a explicar Kanban y el beneficio que nos trae usarla.

  • ¿Qué es Kanban para la gestión de proyectos? (*)

Kanban es una palabra japonesa que significa “tarjetas visuales” (kan significa visual, y ban tarjeta). Esta técnica se creó en Toyota, y se utiliza para controlar el avance del trabajo, en el contexto de una línea de producción. Todo esto surgió en con una metodología llamada Lean, creada por Toyota para mejorar su producción usando técnicas just-in-time (JIT).

Kanban no es una técnica específica del desarrollo software, su objetivo es gestionar de manera general como se van completando tareas, pero en los últimos años se ha utilizado en la gestión de proyectos de desarrollo software, a menudo con Scrum (lo que se conoce como Scrumban).

Las principales reglas de Kanban son las tres siguientes: (1) Visualizar el trabajo y las fases del ciclo de producción o flujo de trabajo, (2) determinar el límite de “trabajo en curso” (o Work In Progress) y (3) medir el tiempo en completar una tarea (lo que se conoce como “lead time”). Veamos que significa cada uno de los anteriores.

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Visualizar el trabajo en Kanban y las fases del ciclo de producción, o flujo de trabajo. (*)

Al igual que Scrum, Kanban se basan en el desarrollo incremental, dividiendo el trabajo en partes. Una de las principales aportaciones es que utiliza técnicas visuales para ver la situación de cada tarea, y que quizás habrás visto representado pizarras llenas de post-it.

El trabajo se divide en partes, normalmente cada una de esas partes se escribe en un post-it y se pega en una pizarra. Los post-it suelen tener información variada, si bien, aparte de la descripción, debieran tener la estimación de la duración de la tarea.

La pizarra tiene tantas columnas como estados por los que puede pasar la tarea (ejemplo, en espera de ser desarrollada, en análisis, en diseño, etc.). Abajo dejo una figura con un ejemplo de tablero Kanban.

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Ejemplo de tablero o pizarra Kanban. Las tareas (post-it) van de la A a N. Y el flujo de trabajo tiene 5 fases.

El objetivo de esta visualización es que quede claro el trabajo a realizar, en qué está trabajando cada persona, que todo el mundo tenga algo que hacer y el tener clara la prioridad de las tareas.

Las fases del ciclo de producción o flujo de trabajo se deben decidir según el caso, no hay nada acotado. En la figura se han puesto un conjunto de fases de ejemplo.

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Determinar el límite de “trabajo en curso”. (*)

Quizás una de las principales ideas del Kanban es que el trabajo en curso (Work In Progress) debería estar limitado, es decir, que el número de tareas que se pueden realizar en cada fase debe ser algo conocido.

En Kanban se debe definir cuantas tareas como máximo puede realizarse en cada fase del ciclo de trabajo (ejemplo, como máximo 4 tareas en desarrollo, como máximo 1 en pruebas, etc.), a ese número de tareas se le llama límite del “work in progress”. A esto se añade otra idea tan razonable como que para empezar con una nueva tarea alguna otra tarea previa debe haber finalizado.

En la anterior figura de ejemplo el número límite del “work in progress” se ha colocado entre parentesis debajo del nombre de cada tarea.

Se puede, por ejemplo, ver que el límite del “work in progress” para las pruebas es 1.

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Medir el tiempo en completar una tarea. (*)

El tiempo que se tarda en terminar cada tarea se debe medir, a ese tiempo se le llama “lead time”. El “lead time” cuenta desde que se hace una petición hasta que se hace la entrega.

Aunque la métrica más conocida del Kanban es el “lead time”, normalmente se suele utilizar también otra métrica importante: el “cycle time”. El “cycle time” mide desde que el trabajo sobre una tarea comienza hasta que termina. Si con el “lead time” se mide lo que ven los clientes, lo que esperan, y con el “cycle time” se mide más el rendimiento del proceso.

Puede haber más métricas, pero las anteriores son las realmente importantes, y necesarias para el control y mejora continua.

  • (*) Fuente: http://www.javiergarzas.com/2011/11/kanban.html
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Arquitectura del

proyecto

Usuarios (Web y Sharepoint)

Comunicación

Administración del funcionamiento

Seguridad

Componentes de IU

Componentes de proceso de IU

Interfaces de servicios

Flujos de trabajos empresariales

Componentes empresariales

Entidades empresariales

Componentes lógicos de acceso a datos

Agentes de servicios

Orígenes de datos

Servicios

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Justificaciones e implicancias en la organización

El desarrollo de todo el sistema que inicialmente estaba pensado para la creación de clientes y su manejo interno para la toma de decisiones, estuvo realizado de tal manera que el dueño de la empresa quedo satisfecho con los resultados, permitiendo de esta manera aumentar otros módulos que satisficieran el avance de la empresa respecto a sus competidores.

Si bien es cierto que la empresa no es una gran corporación, si cuentan con gente que ha sido capacitada, y están usando las herramientas de inteligencia de negocios de diferentes formas y estas les están sirviendo en la toma de decisiones para otras inversiones que estén haciendo.

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Gerencia

Directorio

Departamento Compras

Departamento Proveedores

Ventas

La imagen nos muestra parte del organigrama de la empresa y son a ellos a quienes ha beneficiado directamente el sistema, lo cual no indica que a otras áreas no haya beneficiado, actualmente se encuentra en proceso de desarrollo otros módulos que serán implementados para otras áreas.

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Gerencia: Mediante reportes que son pedidos al directorio, les permite ver el estado actual de los movimientos mes a mes o anualmente y también hacer proyecciones para diferentes productos y ver como se puede insertar en el mercado.

Directorio: El directorio les ayuda a generar los informes pedidos por gerencia de una manera mas rápida y de confianza, de esta manera ya no tiene los problemas anteriores que surgían para ver un informe por ejemplo de el ultimo semestre vendido.

  • Departamento de Compras y Proveedores: Ellos mediante los workflows de aprobación permiten que a compras y pedidos de carácter especial sean primero evaluados y pasen por un flujo de aprobación, si en caso un paso del flujo no es aprobado la venta o pedido no se concreta, adjunto al workflow viene los detalles de la venta o pedido.
  • Ventas: se ha acelerado el proceso de pedido y ventas, permitiendo dar al vendedor información mas detallada a su cliente y de esta manera quedar bien con el y mejorar la imagen de la empresa, por ejemplo ahora tiene un stock en almacen y otro stock en curso el cual nos indica la llegada de stock a una fecha determinada y permitiendo ofrecer a los clientes la fecha de llegada del producto que en ese momento no tiene en almacen.
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ANALISIS DE COSTOS

Costos de Inversión ($).

Equipos:

Servidor de Negocios (1) 5500

Servidor de Base de datos (1) 5500

UPS (2)800

Pc’s (15) 7250

Impresoras (2) 1000

Software:

Windows XP 0

Microsoft Office 2007 0

SQL Server 2008 6000

Windows Server 2008 4000