Optimalizace proces na ad ev projektu cz 1 04 4 1 01 53 00120
Download
1 / 20

- PowerPoint PPT Presentation


  • 82 Views
  • Uploaded on

Optimalizace procesů na úřadě ev. č. projektu CZ.1.04/4.1.01/53.00120. Ing. Kamil Válek tajemník městského úřadu Město Uherský Brod kamil.valek@ub.cz. 9. Národní konference kvality ve veřejné správě Brno, 19.-21. února 2013. Hlavní cíle projektu – obecně.

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about '' - hoai


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
Optimalizace proces na ad ev projektu cz 1 04 4 1 01 53 00120

Optimalizace procesů na úřaděev. č. projektu CZ.1.04/4.1.01/53.00120

Ing. Kamil Válek

tajemník městského úřadu

Město Uherský Brod

kamil.valek@ub.cz

9. Národní konference kvality ve veřejné správě

Brno, 19.-21. února 2013


Hlavn c le projektu obecn
Hlavní cíle projektu – obecně

  • Optimalizovat a standardizovat agendy MěÚ UB a jasně formulovat práva a povinnosti pro úředníky, což přispěje k efektivnějšímu výkonu městského úřadu včetně zkvalitnění spolupráce a komunikace uvnitř úřadu

  • Odhalit neefektivní a duplicitní činností úřadu, identifikovat úzká místa úřadu a následně vytvořit mapy procesů, identifikovat požadavky na nastavení informační podpory, zefektivnit práci pracovníků MěÚ UB, snížit počet nezbytných dokumentů a redukovat administrativní činnosti

  • Předpokladem pro úspěšnou implementaci inovací vzešlých z projektu je vzdělávání klíčových pracovníků úřadu

www.uherskybrod.cz


Z kladn kameny procesn ho zen
Základní kameny procesního řízení

1.

Strategie

Trvalé zlepšování

Informační technologie

Dokumentace

Kultura organizace

Týmová

Motivace

spolupráce

Měření

3.

Organizační

výkonnosti

struktura

procesů

2.

Procesy – popisy, mapy

www.uherskybrod.cz


Zm na organiza n struktury
Změna organizační struktury

  • Tento stavební kámen pokrývá organizační uspořádání organizace včetně pravidel řízení, které podporují vysokou efektivitu, jednoduchost, rychlost a tím pádem výkonnost procesů v organizaci

  • Tento stavební kámen a jeho nastavení velmi silně ovlivňuje kvalitu nastavení stavebního kamene „Týmová spolupráce“ v rámci i mezi procesy

  • Základní principy tohoto stavebního kamene:

    • vytvoření jednoduché a ploché organizační struktury, kterou lze efektivně řídit klíčové procesy – zavedení „procesních rolí“

    • vytvoření Organizačního řádu popisující nejen strukturu, ale hlavně pravomoci, pracovní povinnosti a nutné znalosti pro každou pozici

www.uherskybrod.cz



Z sady p i navrhov n organiza n ch zm n
Zásady při navrhování organizačních změn

  • Zjednodušení organizační struktury MěÚ UB při respektování stávajících podmínek (evoluce ne revoluce)

    • splněno

  • Rozdělení odborů na státní správu a samosprávu

    • splněno částečně

  • Navržené změny předpokládají pouze přesuny pracovníků a kompetencí mezi odbory, nikoliv úpravy personálních stavů

    • splněno

www.uherskybrod.cz



Nov organiza n struktura shrnut
Nová organizační struktura: shrnutí

  • Všechny hlavní činnosti spojené se správou majetku města spadají do dvou odborů.

  • Spojení souvisejících činností v oblasti investic, dotací a územního plánování do jednoho odboru.

  • Transformace kanceláře tajemníka – sekretariát, personalista, interní audit, krizové řízení; nově zařazeni právníci, informatici; nová pozice tiskového mluvčího.

  • Odbor správní – přičleněny mimo stávajících správních agend také činnosti obecního živnostenského úřadu, dopravně-správní činnosti a agendy, přestupky a podatelna a doručovatelky.

  • Snížení počtu odborů/samostatných oddělení z 15 na 10. Úprava počtu oddělení v rámci odborů.

www.uherskybrod.cz


Procesy
Procesy

  • Ve vztahu ke strategii, toto je první stavební kámen, bez kterého není možné zavedení procesního řízení

  • Tento stavební kámen znamená jasné určení procesů (služeb) v rámci organizace a u každého procesu stanovení „výstupů“ a to tak, že každý zaměstnanec ví, na kterém procesu se podílí, kdo je zákazníkem a jaké jsou požadované výstupy směrem k zákazníkům

  • Základní principy tohoto stavebního kamene:

    • roztřídění procesů do kategorií,

    • identifikace procesů a jejich výstupů,

    • struktura procesů (procesní model),

    • vytvoření popisu (dokumentace) k procesům.

www.uherskybrod.cz


Procesy rozt d n a rozpad do detailu
Procesy: roztřídění a rozpad do detailu

  • Přehled procesů - všechny procesy v organizaci roztříděné na:

    • Hlavní procesy (pro občany/firmyči jiné organizace)

    • Řídící procesy (pro tajemníka, Radu města nebo nadřízené orgány)

    • Podpůrné procesy (správa budov, personální administrativa,…)

  • Jednotlivé procesy (služby)

    • Jdoucí i přes více organizačních jednotek

    • Začátek a konec má být z pohledu „občana“ , nikoliv pracovníka …

  • Pod-procesy

    • Části procesů (například podle organizační jednotky)

  • Pracovní postupy

    • Detailní kroky zaměstnance, jak je v čase provádí

www.uherskybrod.cz


Proces asov tok ud losti
Proces: „časový tok“ události

JINÉ SUBJEKTY

(STC)

OBČAN

PRACOVNÍCI MěÚ

OBČAN

CELKOVÝ TOK „HODNOTY“

Všechny činnosti občana i úředníků potřebné k tomu, aby měl občan v ruce nový ŘP (byl úspěšně dokončený proces)

www.uherskybrod.cz



Procesy m en v konnosti
Procesy: měření výkonnosti

1-?

hodin

?

minut

11

minut

10-20

dní

1-?

dní

?

min

11

min

www.uherskybrod.cz




Prvn v stup projektu katalog slu eb
První výstup projektu: KATALOG SLUŽEB

  • Katalog služeb je jedním z hlavních výstupů projektu. Katalog služeb obsahuje kompletní informace o službách/agendách, které jsou na Městském úřadě Uherský Brod vykonávány.

  • Katalog služeb je zpracován ve formě tabulky, která obsahuje v upravené formě informace uvedené zaměstnanci.

  • Katalog služeb tedy obsahuje následující informace o službách, které jsou v rámci úřadu prováděny:

    • ID, Charakter agendy, Druh, Název služby, Vlastník, Zastupitelnost vlastníka, Výkonný pracovník, Zastupitelnost výkonného pracovníka, Výstup služby, Koncový zákazník, Co služba, Relevantní, Podmínky poskytnutí služby, Prostředky/vybavení, Schvalovací úroveň, Objem, Provozní doba, Parametry kvality, Náklady na jednotku, Stav

  • Katalog služeb by nemůže být „mrtvým“ dokumentem. Kromě vytištěné verze je katalog používán hlavně v elektronické verzi, která je pravidelně aktualizována.

www.uherskybrod.cz


Druh v stup projektu katalog rol
Druhý výstup projektu: KATALOG ROLÍ

  • Katalog rolí je další z hlavních výstupů projektu a představuje ho soubor matic RACI. Matice RACI znázorňuje role, práva a povinnosti u klíčových procesů (služeb) na úřadě.Tento soubor také vyjadřuje odpovědnost jednotlivých subjektů za průběh procesů po jednotlivých krocích.

  • Výstup má podobu tabulky, která má ve svislé ose posloupnost jednotlivých kroků (činností), z nichž se proces skládá; vodorovná osa obsahuje všechny zapojené. Ve vzniklé mřížce jsou potom definovány role jednotlivých subjektů u každého kroku procesu.

    • R (Responsible) role spočívá v zajištění výkonu jednotlivých kroků v procesech.

    • A (Accountable) subjekt (zaměstnanec, orgán města apod.), kterému je přiřazena tato role, je zodpovědný za danou činnost, případně za celý proces.

    • C (Consulted) osoba „poskytující konzultace“.

    • I (Informed) osoba „informovaná“. Rolí spočívá v tom, že daný člověk nebo další subjekt je informován o průběhu a/nebo rozhodnutích v rámci konkrétního služby.

www.uherskybrod.cz


Katalog rol matice raci
Katalog rolí: MATICE RACI

  • Matice RACI představují relativně jednoduchý nástroj pro definici a kontrolu odpovědnosti za provádění procesů. Jako takový přestavuje tento nástroj jeden z klíčových prvků systému procesního řízení v systému řízení úřadu. Kromě odpovědnosti může být matice RACI využita také k definici oprávnění k výkonu činností v rámci procesu a k určení povinností jednotlivých subjektů při zajišťování procesu (agendy).

www.uherskybrod.cz



Dotazy d kuji za pozornost

Dotazy?!?Děkuji za pozornost

Ing. Kamil Válek

tajemník městského úřadu

Město Uherský Brod

kamil.valek@ub.cz

www.uherskybrod.cz