กระบวนการแก้ปัญหาทั่วๆไป

1. กระบวนการแก้ปัญหาทั่วๆไปกระบวนการแก้ปัญหาทั่วๆไป (The General Problem-Solving Process)

2. การทำงานเป็นระบบ

3. การแก้ปัญหาอย่างเป็นระบบการแก้ปัญหาอย่างเป็นระบบ • ในการออกแบบวิธีการทำงานในกระบวนการผลิตสำหรับผลิตภัณฑ์ใหม่หรือการปรับปรุงวิธีการเดิมที่มีอยู่แล้วให้มีประสิทธิภาพสูงนั้น นับว่าเป็นส่วนสำคัญของการศึกษาการทำงาน ทั้งการออกแบบวิธีการทำงานกับรูปแบบแนวคิดการแก้ปัญหาซึ่งทั่วๆ ไปแล้วแบ่งออกเป็น 5 ขั้นตอน ที่สามารถนำไปใช้ได้อย่างเป็นระบบและสมเหตุผลในการแก้ปัญหา

4. ขั้นตอนการแก้ปัญหาทั่วๆไป แบ่งออกเป็น 5 ประการ คือ • การกำหนดปัญหา หรือค้นหาปัญหา • วิเคราะห์ปัญหา • หาวิธีการที่เป็นไปได้ในการแก้ปัญหา • ประเมินผลในวิธีการต่างๆ เพื่อเลือกวิธีที่ดีที่สุด • ให้คำแนะนำ เพื่อดำเนินการพร้อมทั้งติดตามผล

5. 1. การกำหนดปัญหา • มองปัญหาที่เกิดขึ้นให้ชัดเจน • ปัญหาที่เป็นรูปธรรม/มีตัวชี้วัด • ไม่ปะปน/ไม่ใหญ่โต/ไม่ซับซ้อน • หา/แยกแยะข้อมูล/รายละเอียดปัญหา • ใช้ตารางความสัมพันธ์งาน-ปัญหา • ทบทวนจุดประสงค์การแก้ปัญหา

6. ตัวอย่างตัวแบบของปัญหาตัวอย่างตัวแบบของปัญหา

7. ตัวอย่างตัวแบบของปัญหาตัวอย่างตัวแบบของปัญหา

8. การกำหนดปัญหา (ต่อ) • อันที่จริงแล้วทุกคนก็ทราบและยอมรับปัญหาที่เกิดขึ้นในขณะที่ทำการศึกษา เช่นว่า “ต้นทุนการผลิตสูงเกินไป” ผลผลิตตกต่ำ หรือ เกิดคอขวด (Bottleneck) ในระบบเบิกจ่ายวัสดุในคลัง ซึ่งไม่ได้เป็นการยากเลยที่จะทราบปัญหาทั่วไปเหล่านั้น • ความสำคัญ คือ อะไรคือปัญหาที่แท้จริง ปริมาณของปัญหาแต่ละอย่าง และอะไรคือ สาเหตุของปัญหา ควรแก้ปัญหาอะไรก่อนหลังแก้ปัญหาตัวใดที่สามารถทำให้ปัญหาอื่นๆ ลดลงได้ด้วย

9. ตัวอย่างการกำหนดปัญหาตัวอย่างการกำหนดปัญหา

10. ตารางความสัมพันธ์งาน - ปัญหา

11. ข้อแนะนำในการกำหนดปัญหาข้อแนะนำในการกำหนดปัญหา • ระบุหัวข้อปัญหาและจุดประสงค์ • ระบุตำแหน่งปัญหาชัดเจน • แสดงปัญหาในรูปการปรับปรุง • แสดงปัญหาในรูปของผลลัพธ์ • แยกแยะมาตรการตอบโต้และหัวข้อปัญหา • เขียนหัวข้อปัญหาในรูปแนวทางที่ชัดเจน • ย้ำถึงลักษณะพิเศษของการแก้ไข

12. ตัวอย่างการกำหนดปัญหาตัวอย่างการกำหนดปัญหา • ลดข้อบกพร่องงานเชื่อมในสายประกอบ A • ลดเวลารอคอยของลูกค้าที่แผนกจัดส่ง • ปรับปรุงการฝึกอบรม เพิ่มความรู้พนักงาน • ช่วยกันลดข้อบอพร่อง ลดข้อบกพร่อง • ลดเวลาการเปลี่ยนสายการผลิต แก้ไขโดยการให้พนักงานใช้ข้อเท็จจริง

13. 2. การวิเคราะห์ปัญหา • การที่จะได้มาซึ่งผลของปัญหาที่เรากำหนดขึ้นนั้นต้องตรงตามที่ได้ให้คำจำกัดความไว้ ในการวิเคราะห์ปัญหา จำเป็นที่จะต้องทราบข้อมูลต่างๆ เพื่อที่ค้นหาสาเหตุของปัญหาที่แท้จริง • ผู้วิเคราะห์ปัญหาต้องรู้และเข้าใจในหน่วยงานหรือจุดที่เกิดปัญหาเป็นอย่างดีพร้อมทั้งหาข้อมูลเพิ่มเติม • ในการวิเคราะห์ปัญหาต่าง เราอาจอาศัยหลักการของการควบคุมคุณภาพมาใช้ได้โดยเฉพาะในเรื่องของแผนภูมิของเหตุและผล (Cause and Effect Diagram) หรือที่เรียกว่าแผนภูมิก้างปลา (Fish Born Diagram)

14. การวิเคราะห์ปัญหา • แยกรายละเอียด ข้อจำกัด หรือเงื่อนไขต่างๆ • อธิบายวิธีการ/สถานการณ์ที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน • ใช้หลัก 5 W 1 H • แยก/จัดกลุ่มปัญหาหลักและรอง • วิเคราะห์เชิงปริมาณ • ใช้เครื่องมือ/แผนภาพ/แผนภูมิ/กราฟ

15. 5W 1 H

16. เครื่องมือวิเคราะห์ • ใบตรวจสอบ - ความผันแปร • แผนภาพความใกล้ชิด - จัดกลุ่มปัญหา • แผนภูมิพาเรโต - หาปัญหาหลัก/รอง/สาเหตุ • แผนผังก้างปลา - เหตุและผลที่เกิด • แผนภาพความสัมพันธ์ - ความซับซ้อนของปัญหา • แผนภูมิควบคุม - ควบคุมความผันแปร • กราฟ/ฮิสโตแกรม - ความผันแปร/การแจกแจง • แผนภาพการกระจาย - ความสัมพันธ์เหตุและผล

17. จุดประสงค์การใช้เครื่องมือจุดประสงค์การใช้เครื่องมือ

18. จุดประสงค์การใช้เครื่องมือจุดประสงค์การใช้เครื่องมือ

19. จุดประสงค์การใช้เครื่องมือจุดประสงค์การใช้เครื่องมือ

20. ใบตรวจสอบ

21. แผนภูมิควบคุม

22. ฮีสโตแกรม

23. การวิเคราะห์ปัญหาด้วยแผนภาพพาเรโตการวิเคราะห์ปัญหาด้วยแผนภาพพาเรโต • หลักการที่เป็นที่นิยมนำมาใช้วัดปริมาณของปัญหาก็คือ หลักการของพาเรโต (Pareto’s Low) หรือมีอีกข้อหนึ่งว่า “80-20 Rule” แม้ว่าเป้าหมายหลักการนี้ใช้ในการควบคุมคุณภาพแต่ก็สามารถนำไปประยุกต์ใช้แก้ปัญหาทั่วๆไปได้ด้วย โดยเฉพาะในส่วนที่จะปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิต

24. แผนภาพพาเรโต (Pareto Diagram) • เป็นเครื่องมือสำหรับที่จะตรวจสอบปัญหาต่างๆ ในการทำงานโดย การนำปรากฏการณ์ หรือสาเหตุเหล่านั้นมาแบ่งแยกประเภท เขียนเป็นกราฟแสดงขนาดของข้อมูล • เพื่อใช้เปรียบเทียบดูค่ากับความสำคัญข้อมูล หรือปริมาณของปัญหา หรือข้อบกพร่อง เพื่อเป็นแนวทางในการที่จะพิจารณาแก้ปัญหาว่าควรจะแก้ปัญหาใดก่อน หลัง

25. Pareto Diagram (แผนภาพพาเรโต) • หมายถึง แผนภาพสำหรับการวิเคราะห์ความมีเสถียรภาพของข้อมูลที่มีการจำแนกประเภท • โดยผ่านหลักการพาเรโต (Pareto principle) ที่ว่า • สิ่งที่มีความสำคัญมาก (ประมาณ 80% ของตัววัดความสำคัญทั้งหมด) จะมีจำนวนเพียงเล็กน้อย (ประมาณ 20 % ของข้อมูลทั้งหมด) • แต่สิ่งที่มีความสำคัญเพียงเล็กน้อย (ประมาณ 20% ของตัววัดความสำคัญทั้งหมด) จะมีจำนวนมาก (ประมาณ 80 % ของข้อมูลทั้งหมด)

27. ขั้นตอนในการจัดทำแผนภาพพาเรโตขั้นตอนในการจัดทำแผนภาพพาเรโต • กำหนดหัวข้อที่จะทำการสำรวจ แล้วรวบรวมข้อมูลเหล่านั้น • กำหนดช่วงระยะเวลาและวิธีการในการเก็บรวบรวมข้อมูล • นำ “แบบตรวจสอบ” (Check Sheet) มาใช้เพื่อการสำรวจจำนวนปัญหาและสามารถนำมาสำรวจสาระและสาเหตุปัญหาได้ด้วย • ทำการแบ่งแยกและรวบรวมข้อมูลตามสาระ และสาเหตุ โดยพยายามให้การแบ่งแยกนั้นง่ายแก่การมีมาตรการ

28. ขั้นตอนในการจัดทำแผนภาพพาเรโต (ต่อ) • วิธีการแบ่งแยกตามสาเหตุ วัตถุดิบ เครื่องจักร ผู้ปฏิบัติงาน วิธีการทำงาน เป็นต้น • วิธีการแบ่งแยกตามสาระ หัวข้อของปัญหา สถานที่การผลิต เวลา เป็นต้น • ทำการจัดแจงข้อมูลให้ความเหมาะสมแล้วคำนวณค่าสะสม • ให้เรียบเรียงหัวข้อตามลำดับ จำนวนข้อมูลที่มีปริมาณมากไปน้อย • ทำการคำนวณค่าสะสม

29. ขั้นตอนในการจัดทำแผนภาพพาเรโต (ต่อ) • คำนวณเปอร์เซ็นต์สะสมจากสูตร เปอร์เซ็นต์ = ค่าสะสม x 100% จำนวนทั้งหมด • เขียนแกนตั้งและแกนนอน ลงบนกระดาษกราฟ • แกนที่นอนให้เขียนเติมชื่อหัวข้อ • แกนตั้งให้เขียนลักษณะสมบัติที่เรากำลังสำรวจ • จัดทำกราฟแท่งและเติมเส้นกราฟสะสม เขียนกราฟสะสม โดยให้จุดสุดท้ายของค่าสะสมมีค่าเท่ากับ100%

30. การอ่านค่าแผนภูมิพาเรโตการอ่านค่าแผนภูมิพาเรโต • ทำการอ่านค่าจากสเกลค่าร้อยละสะสมที่ค่าประมาณ 80%ก่อน • แล้วพิจารณาว่าข้อมูลดังกล่าวมาจากรายการจำนวนเล็กน้อยหรือไม่ (ประมาณ 20%) • ถ้าหากไม่ได้ก็ทดลองค่าอื่นๆ บ้าง อาทิ 75% 70% หรือแม้แต่ 65%

35. การตีความหมาย Pareto Diagram • สรุปความหมาย แล้วปฏิบัติการตามการตัดสินใจ • ถ้าตัวแบบของข้อมูลเป็นไปตามหลักการพาเรโตแล้ว • แสดงว่าข้อมูลนั้นอยู่ในสภาวะเสถียรภาพและ • สามารถใช้คาดการณ์ได้ • จากตัวอย่างเป็นไปตามหลักการของพาเรโต 70 : 35 • ข้อมูลอยู่ภายใต้เสถียรภาพ

36. การตีความหมาย Pareto Diagram • ถ้าหากตัวแบบของข้อมูลมิได้เป็นไปตามหลักการพาเรโตแล้ว • ข้อมูลที่เก็บมาอาจจะอยู่ในสภาวะการปรับตัว (Transient State) เข้าสู่สภาวะเสถียรภาพ จึงควรมีการเก็บข้อมูลเพิ่มเติมอีกหรือ • ข้อมูลนั้นมาจากกระบวนการที่ไร้เสถียรภาพ มีความจำเป็นต้องแก้ไขด้วยการทำให้กระบวนการมีมาตรฐาน

37. แผนภูมิก้างปลา (Fish Born Diagram) • เป็นแผนภาพที่แสดงความสัมพันธ์อย่างมีระบบระหว่างผลที่แน่นอนประการหนึ่งกับสาเหตุต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง • แผนภาพก้างปลา จะมุ่งสู่รายการสาเหตุที่ทำให้เกิดปัญหา (ตามหัวปลา) หัวปลา คือ ผลของปัญหาที่เกิดขึ้นอันเนื่องมาจากสาเหตุ ต่างๆ ที่ติดอยู่ที่กระดูกสันหลังของปลา ก้างใหญ่ คือ สาเหตุที่สำคัญต่างๆ ที่ทำให้เกิดปัญหา

38. แผนภูมิก้างปลา (Fish Born Diagram) (ต่อ) ก้างกลาง คือ สาเหตุที่ทำให้เกิดผลที่ก้างใหญ่ ก้างเล็ก คือ สาเหตุที่ทำให้เกิดผลที่ก้างกลางและ ก้างฝอย คือ สาเหตุที่ทำให้เกิดผลที่ก้างเล็ก • เพื่อให้ง่ายต่อการวิเคราะห์ปัญหา ควรแบ่งสาเหตุสำคัญๆ ออกเป็น 4-8 สาเหตุ โดยปกติแล้วมักใช้ 4M คือ สาเหตุสำคัญจาก คน(Man) เครื่องจักร(Machine) วัสดุ(Material) และวิธีการ(Method)

40. วิธีการสร้าง Fish Bone Diagram • ในการสร้างแผนภาพก้างปลา จำเป็นต้องดำเนินการผ่านวิธีการระดมสมองที่ประกอบด้วยหลักการ 4 ประการคือ – ห้ามวิพากษ์วิจารณ์ เพราะจะทำให้ผู้เสนอความคิดหยุดเสนอความคิดได้ และยังอาจทำให้การเสนอความคิดเห็นจะไม่เป็นไปอย่างตรงไปตรงมา – ความอิสระและเสรี โดยจะต้องทำให้บรรยากาศเป็นไปเสรีโดย ทำได้โดยการระดมสมองผ่านแผ่นกระดาษหรือการ์ด (Card)

41. วิธีการสร้าง Fish Bone Diagram (ต่อ) – เน้นปริมาณความคิดมากกว่าคุณภาพ จะต้องกำหนดก่อนว่าสมาชิกแต่ละคนต้องเสนอความคิดเห็นอย่างน้อยคนละกี่ความคิดเห็นโดยไม่คำนึงว่าความคิดเห็นดังกล่าวจะมีคุณภาพอย่างไร – นำมารวมและปรับปรุง โดยการระดมสมองจะต้องมีการรวบรวมความคิดเห็นทั้งหมด และนำความคิดเห็นที่ได้ (อาจจะเป็นของคนอื่น) มาปรับปรุงหรือเพิ่มเติมเป็นความคิดใหม่

42. ขั้นตอนการสร้าง Fish Bone Diagram • ให้ทำการนิยามปัญหาให้ชัดเจน ซึ่งหมายถึง – การนิยามปัญหาให้อยู่ในรูปปริมาณมิใช่อยู่ในรูปเชิงคุณภาพ – โดยควรจะมีการอภิปรายในทีมให้เข้าใจกันก่อนการระดมสมองจะเริ่มขึ้น – เช่นถ้านิยามปัญหาว่าผลิตภัณฑ์บกพร่องถือว่าไม่ชัดเจน – เพราะผลิตภัณฑ์หลายอาจมีประเภท หลายรุ่น แต่ละประเภทอาจมีข้อบกพร่องหลายกฎเกณฑ์ – ควรระบุลงไปว่ากฎเกณฑ์ใด หรือเป็นผลิตภัณฑ์บกพร่องแบบใด

43. ขั้นตอนการสร้าง Fish Bone Diagram • ให้ทำการระดมสมองจากสมาชิกโดยผ่านวิธีการใช้การ์ด – ภายใต้ข้อตกลงเบื้องต้นก่อนว่าสมาชิกแต่ละคนต้องออกความคิดเห็นกี่ข้อ – แล้วให้เขียนความคิดเห็นลงในการ์ดที่เตรียมไว้แผ่นละหนึ่งข้อ – การระดมสมองจะแบบวิเคราะห์ความผันแปรต้องดำเนินการผ่าน หลักการ 3 จริง คือ – ระดมสมองผ่านการสังเกตที่หน้างานจริง ในสภาพแวดล้อมหรือสภาวะจริง ด้วยของจริง โดยพยายามหลีกเลี่ยงการระดมสมองในห้องประชุมที่อาศัยเพียงสามัญสำนึก เพราะจะทำให้ไม่ได้สาเหตุที่แท้จริง

44. ขั้นตอนการสร้าง Fish Bone Diagram • เมื่อได้ดำเนินการระดมความคิดจากสมาชิกได้ครบถ้วนแล้ว จะต้องทำการกำหนด แนวความคิดของการจำแนกสาเหตุ เช่น – แนวความคิดด้านการผลิต 4M (คน เครื่องจักร วัตถุดิบ และวิธีการ)หรือ – แนวความคิดด้านการตลาด หรือ 4P (ผลิตภัณฑ์ ราคา ช่องทางจำหน่าย และการส่งเสริมการตลาด) หรือ – แนวความคิดด้านการบริหาร (การวางแผน การจัดองค์กร การมอบหมายงาน การอำนวยการ และการควบคุม) หรือ

45. ขั้นตอนการสร้าง Fish Bone Diagram – แนวความคิดด้านสายบัญชา (ผู้จัดการฝ่าย ผู้จัดการแผนก หัวหน้างานและพนักงาน) หรือ – แนวความคิดด้านโลจิสติก (Logistics) (การขนส่ง การขนถ่าย การเก็บรักษา การส่งมอบ) หรือ – แนวความคิดอื่น ๆ อีกมากมายที่สอดคล้องกับสาเหตุที่กลุ่มได้ระดมความคิดออกมา

47. สรุปการวิเคราะห์ปัญหาสรุปการวิเคราะห์ปัญหา • พิจารณาสาเหตุหลักของปัญหาในแต่ละด้าน เมื่อพิจารณาจนครบทุกสาเหตุหลักแล้วอาจพบว่า จากสาเหตุเหล่านั้น สาเหตุใดเป็นสาเหตุที่แท้จริงปริมาณมากน้อยแค่ไหน อาจทำการวัดโดยอาศัยหลักการพาเรโต • ในการเลือกแก้ปัญหาจากสาเหตุใดก็ตาม เกณฑ์ที่นิยมใช้เป็นเกณฑ์ในการเลือก ก็คือ ต้องจ่ายค่าแรงต่ำที่สุด ค่าใช้จ่ายทั้งหมดต่ำที่สุด ลงทุนน้อย หรือความต้องการในลักษณะที่ว่าใช้พื้นที่ส่วนที่เป็นพื้นที่น้อยที่สุด หรือใช้วัสดุอย่างเกิดประโยชน์สูงสุด หรือการที่

48. 3. การหาวิธีการที่เป็นไปได้ในการแก้ปัญหา • ต้องมีวิธีการแก้ปัญหาหลายๆ วิธี โดยที่ทุกวิธีล้วนแต่มีความเป็นไปได้ จากนั้นนำแต่ละวิธีมาเปรียบเทียบเพื่อเลือกเอาวิธีที่ดีที่สุด • หลักการ คือ ไม่ควรมองจากระบบการทำงานแบบเดิมเพียงอย่างเดียว • หรือพัฒนาจากวิธีการเดิมเพื่อป้องกันการเกิดปัญหาขึ้นอีก

49. 4. การประเมินผลทางเลือกต่างๆ • ขั้นตอนนี้จะนำแต่ละวิธีมาพิจารณาเปรียบข้อดี ข้อเสีย อย่างสมเหตุผล วิธีการแก้ปัญหาใดที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดและเกณฑ์การพิจารณาตัดสินใจที่วางๆไว้สามารถตัดทิ้งได้เลย • การออกแบบวิธีทำงาน จะไม่มีคำตอบใดที่ถูกต้องที่สุด การพิจารณาสามารถวัดออกมาในเชิงปริมาณเพื่อให้ได้มาซึ่งวิธีที่เหมาะสม

50. 4. การประเมินผลทางเลือกต่างๆ (ต่อ) • คำตอบและวิธีการแก้ปัญหาที่เป็นไปได้มีการเลือกไว้ 3 ลักษณะ คือ • คำตอบในอุดมคติ • คำตอบที่สามารถนำไปใช้ได้ทันที • คำตอบที่สามารถนำไปใช้ได้ในอนาคตหรือภายใต้เงื่อนไขต่างๆ เช่น ว่าวิธีนี้เหมาะสำหรับกรณีที่ผลผลิตรายปีเพิ่มขึ้น หรือกรณีที่คุณภาพของวัสดุสม่ำเสมอ หรือกลุ่มคนงานไดรับการฝึกอบรมมาอย่างดี