公文写作的技巧与艺术

1. 公文写作的技巧与艺术 ----兼谈提升公文写作能力的几个关键要素(下) 张学栋 中国行政管理学会副秘书长 全国县级行政管理研究分会副理事长兼秘书长 九三学社中央委员 1

2. 公文的表达艺术 二、公文的表达艺术 公文的表达总要求：庄重典雅、含蓄明快 、节奏鲜明 、 浓缩精粹。一份完整的公文，由文头、内文、文尾三大部分组成： 1、文头---庄重、严谨 又称版头。 位于公文第一页的上端，约占页面的1/3。文头后有一条红线间隔。 文头必备项目有： a、发文机关。 b、发文字号。 c、份数号。 d、签发人。

3. 2、内文---简明、完整、准确 a、标题。 b、主送机关。 c、正文。 d、附件。 e、署印。 f、成文时间。

4. 3、文尾—清晰、全面 A、附注。 B、主题词。 C、 抄送机关。 d、发机关和日期 4

5. 提升公文写作能力的几个关键要素 1、公文写作的几个关键要素 公文写作的要求很高，具有其它文体所没有的权威性， 有法定的制作权限和确定的读者，有特定的行文格式 ， 并有行文规则和办理办法尤其是要求起草者具有工作 实践的基础，懂得工作中许多微妙的关节，而在具体 起草中要求较好的文字语言表述。

6. 公文语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语言功夫公文语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语言功夫 的核心是选词。选词一要根据所反映的客观实际需要， 二要符合明晰、 确切、简练的标准，三要根据具体的语 言环境， 为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文 中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用 形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，十分规范。

7. 需要特别提出公文结构用语。一是开头用语， 用来表示 行文目的、依据、原因，伴随情况等。 国家行政公文有12类13种,即命令（令）；议案；决定； 指示；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复； 函；会议纪要。 公文主文结构，是指除了公文格式（外部组织形式即文头 、主文和文尾及其各项设置）之外的公文核心部分。 7

8. 附件：公文写作中常见的问题 附件1、公文标题常见病例分析 1、公文标题常见病例分析 标题是行政公文的重要组成部分，它要求主旨鲜明、重点突出、 文字简洁、格式规范，是拟写案卷标题和编制档案检索工具的 唯一依据。据此，须精心制作。但是，有相当一部分公文标题 存在病句，最常见的有两大类：

9. a、语句不合语法规范 例1、***部、***部、***部、***部优先提高有突出贡献的中青年科学 技术管理专家生活待遇的通知。例1的介词“关于”应用未用。以标题 中四个机关联合发文，其办文意图应是面向全国各单位的，但也可理解 为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在发文机关与理由之间缺少 了介词“关于”，应补上。 例2、***高校关于认真做好一九九四年表彰优秀教师和教育工作者的 通知。例5缺宾语。此标题动词是“做好”后面缺少宾语“工作”应补上。 b、请示、函、报告三者混淆 例3、***关于元旦文艺联欢会所需经费的报告。例8的标题显然是学院下 属单位向上级主管部门请求解决经费的问题。《办法》中规定，向上级 机关请求指示和批准应该用“请示”。此文是属于请示性公文，“报告” 两字应改为“请示”公文艺术 9

10. 附件2：公文写作中文种、格式的问题 1、文种使用不当 有的公文作者不了解或不会正确运用确切的文种，以致长期只使用 通知、决定等二三个公文，其余文种一概不用；有的公告、通告、 通报分不清，望文生义去应用；有的不知公文中报告与请示是两种 不同的文种，经常混淆不清，使用时张冠李戴或干脆写成“请示报 告”；有的不知有命令（令）、批示函、会议纪要等公文，遇到该 使用这些公文的场合则都用通知等公文去代替。

11. 2、格式不规范 公文格式上存在的问题，主要有以下表现： （一）公文文头不规范；（二）标题冗长、混乱、残缺不全； （三）主送机关排列混乱；（四）结构层次序数混乱； （五）附件不符；（六）主送、抄送单位不正确。 3、行文规则混乱 （一）越级行文。 （二）多头行文。 （三）请示一文多事。 （四）党政不分。 4、提法不当 有的公文提出一些未经仔细推敲的方针、口号、任务，而这些方针、 口号、任务又往往与党和国家在某一时期的工作方针相违背，从而 造成一定的混乱。

12. 5、名称表述混乱 公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱主要有：一是同一名词在 一篇公文中数次出现时表述不一致。二是排名次序混乱。三是随意用 简称。 6、时间表述含糊 (一)用时间代名词而不用具体日期。 (二)年份随意省略。 (三)年份不使用公元纪年。 7、用词不当 (一)词义误用。 (二)生造词语。 (三)词语使用不当。 (四)滥用模糊词语

13. 8、不符合语法 不少公文存在不合语法的现象，以致于造成理解上的歧义或错误。 （一）成分残缺。 （二）成分多余。 （三）搭配不当。 （四）语序不当 9、数字使用不统一 公文使用数字概念模糊，书写形式杂乱和不准确，主要有以下几种情况 （一）是数字概念不清楚。 （二）是数字概念不准确。 （三）是数字书写形式不统一。 （四）是空虚的，毫无真实可言。

14. 讲话稿等公文写作的几个规律: “三分之一定律”： 一篇好的讲话稿,应该是“上级精神,领导思想、写作人员思想各占三分之一”， “二八定律” ： 即80%是继承，20%是创新。这两个定律都说明，要善于积累。 “遣词十戒” ： （一）戒生僻词 （二）戒重出。 （三）戒称谓混乱。 （四）戒主从多变。如：“要满腔热情地给领导提意见，走群众路线” 。 （五）戒多附加。 （六）戒绕口。 （七） 戒迷路句。 （八） 戒谓宾失配。 （九） 戒半文不白。 （十） 戒歧义 14

15. 公文歌 1、核文内容歌 一核政策符不符， 二核行文对不对； 三核格式确不确， 四核文字美不美。 作者：梅玉宝

16. 2、行文关系歌 行文千万不越级， 领导个人慎重报。 请示报告要分开， 文种错误不可要。 作者：梅玉宝 16

17. 3、公文格式歌 签发人很重要， 领导大名不漏掉； 文种好比穿衣服， 肥大过瘦不可要； 行文方向要清楚， 请示不要当报告； 主送抄送两回事， 单位排列要协调； 印章日期放文尾， 印制版记别忘了。 作者：梅玉宝

18. 4、核 文 歌 公文公文要审核，核过公文错不多。 诸君要知如何审，请君听我核文歌。 一核手续和文号，领导是否已批过， 二核标题与引文，说法到底妥不妥？ 三核文种和行文，请示报告分头说。 四核用词及用语，逻辑语法逐项核。 易混字词要辨析，错字别字莫漏过。 五核格式和体例，版头版记细节多。 六核数字与标点，正确使用要斟酌。 核文事繁忌心浮，事关决策连家国。 一朝失误铸成错，等闲平地起风波。 文从字顺千古事，我为核文唱首歌。 作者：梅玉宝