報帳 SOP

1. 報帳SOP 執行單位：傳播與科技學系

2. 大綱 • 報帳簡單概念 • 搖籃到墳墓：計畫開始到結束 • 網路請購系統 • 單位收發流程單

3. 報帳簡單概念 • 計畫就像人，有名字、壽命、身分證字號。 　　　　　　　　常用：執行單位 會計編號 買受人 統編

4. 報帳簡單概念 • 基本原則： • 有任何代墊款項，就有零用金科目清單 • 有任何收據發票，貼在支出憑證黏存單 • 寫得越清楚越不會被退帳。

5. 報帳簡單概念 • 交大入帳：目前只接受郵局與玉山銀行。 • 入帳查詢： • 薪資暨所得稅管理/查詢系統　（交大出納組） • 預設帳密為身分證字號 • 因涉及老師其他計畫的薪資，在查詢前要先經過老師的同意 • 會計室負責傳科業務小姐：吳靈珠（52318）

6. 薪資查詢系統

7. 計畫開始到結束

8. 計畫の生命

9. 計畫處理表

10. 計畫處理表 • 研究發展處>> 計畫業務組>> 本校建教合作計畫查詢系統登入>> 修改列印>>尚未送出審核 • 預設帳號為人事代碼，密碼為身分證字號 • 填寫中英文摘要、關鍵字、核定經費確認、自我檢核表 • 紙本：計畫處理表、計畫核定清單、自我檢核表，一式三份，送到系辦開始跑流程

11. 經費核銷 • 請購與紙本 • 人事費 • 出差旅費 • 出席/顧問與講座鐘點費 • 零用金代墊

12. （一）人事費用 • 步驟流程：請購系統取號填寫印領清冊請心瑜蓋章送流程

13. 人事費用—校內 記得去請購系統取號 • 助理教授、副教授… • 大專生 • 碩士生 • 臨時工 除正職人員外，學生皆免會人事室

14. 人事費用—校外 多了身分證字號與戶籍地址

15. 人事費用—其他 • 兼任助理：第一次報帳填寫國科會計畫約用助理人員名單 • 填表日期不可晚於約用日期 • 如有人員或薪水變更，需再送一次。 • 臨時工：以時薪計之人員需製簽到表，加蓋計畫主持人章 • 不能報未來工讀金 • 簽到表必須逐格簽名

16. 專任助理--報到 • 準備表格與資料：計畫類約用請核單、約用資料表、計畫核定清單或計畫處理表、提繳勞工退休金意願調查表、計畫類約用契約書、新進人員圖書館借書申請單、身分證正反面影本、最高學歷影本　（約用請核單有詳細說明） • 會簽單位：傳科系→客院→保管組→事務組→出納組→會計事→計畫業務組→人事室 • 會簽時建議專任助理親送，才能馬上知道缺什麼資料，不然要拖很久。

17. 報支薪水 • 第一次報支時，勞健保費會因為到職日期而有差異。 • 案例：張小專為計畫的專任助理，計畫開始日期為8月1日，但他9月27日才來到交大跑完所有流程，故其到職日為9月27日。 • 若小專的底薪為30,600元，當初願意提繳勞工退休金，在10月30日想到要報支薪水時，附上了上下班簽到表、兩張專任助理印領清冊(一張填寫薪資勞健保，另一張則是勞退新制所用，詳見範本說明)。 • 年終：計算方式：30600(底薪)*5(計畫開始到年底)/12(月)*1.5(年終月)= 19125

18. 離職與續聘 • 計畫結束後，專任助理須辦理離職手續，約用人員離職交代手續單，要在離職日(聘期終止日的隔天)前完成。太晚處理的話，事務組會因未退保的而繼續辦理下個月的勞健保，而使得計畫多一筆不必要的支出。 • 若要續聘，則同樣到人事室網站下載表格，辦理相關手續。

19. 出發囉!!!

20. （二）出差旅費(國內) 校長曰： • ok~可以去 • 要記得送請核單唷~ • ok~包吃包住包行 • 要記得送報告表喔~

21. 出差旅費(國內)

22. 差勤系統

23. 差勤系統

24. 差勤系統

25. 差勤系統

26. 差勤系統 • 案例（因最後能刪除，故可線上練習操作） • 王小明老師去台北參加研討會，研討會的名稱是「數位時代的會計生活」 • 時間：12月07號( 三 ) • 地點：台北 • 註：老師當日無調課

27. 差勤系統 研討會名稱盡量寫出來

28. 差勤系統

29. 流程簽核 Ps.可在檢視中刪除此筆資料

30. 流程簽核

31. 差勤系統要可以練習 • 記得要將流程刪掉

32. 出差旅費補助標準

33. 出差旅費補助標準 • 職務等級：可向老師詢問，或到人事室查詢。 • 建議勾選未派車、未供膳與未供宿因為能報支每日生活費最大上限，所以經費核銷上能夠為快速 • 參加研討會之出差，膳雜費只能報1/2金額

34. （二）出差旅費(國外) • 表格使用 • 事前填寫出國申請單 • 事後出差旅費報告表，並檢附台銀匯率表（即期賣出）、登機證、電子購票證明以及行程表等文件。 • 研討會：研討會議程及邀請函，需記載出差地點與日期。 • 出國研究訪談：訪談大綱、對象或是出國的詳細行程表。

35. 報告表填寫 • 日支生活費詳表：查詢出差地每日可用之花費。此筆經費已包含當日交通、住宿與餐費等，故不需檢附收據。 • 搭乘飛機期間夜宿或回國當天，日支生活費各以4折支給。 • 非夜宿飛機，但中午之後搭飛機，則是5折。 • 換算：日支生活費（美金）＊匯率表金額＊天數

36. 案例 • 大明老師前往上海出差四天，早上搭八點飛機出發。上海日支生活費為253美金，出國前一天之匯率為28.86元，膳雜費供給與計算方式如下： • 第一天到第三天：US 253 *28.86 *3 = 21904.74 • 最後一天回國：US 253 *28.86*0.4 = 2920.632 • 故膳雜費用：24825元 (四捨五入為最後步驟)

37. 出差費完

38. （三）出席費/顧問費與講座鐘點費 • 步驟與流程：客院出納會計

39. 出席費/顧問費與講座鐘點費 • 受領事由：於12/07 12:00~13:00出席竹北客院222的XXX會議，演講主題為「如何友善與會計室相處」，以提供相關專業意見。（出席費：2000，交通費：台北到新竹來回177*2=354，故給付2354元。） • 出席費 • 會議時間地點 • 會議名稱 • 演講主題 • 給付與計算方式 記得請受領人填寫局帳號 報帳時附上零用金科目清單

40. 出席費/顧問費與講座鐘點費 • 稿費：計算方式參考出席費及稿費支給要點 • 例如：辦研討會的海報製作 • 受領事由：協助研討會海報製作，以達到研討會宣傳推廣之功用。（海報樣張與給付方式如附件）

42. 承辦人簽名 請計畫主持人老師簽名 報帳助理簽名或蓋帳

43. （四）零用金代墊與逕付廠商

44. （四）零用金代墊與逕付廠商 • 步驟與流程：請購系統取號列印支出憑證黏存單與零用金科目清單黏貼發票與收據請心瑜蓋章送客院再到會計室 • 若費用直接付給廠商（逕付廠商）則免無需附上零用金科目清單

45. 容易被退的零用金 • 郵票 • 索取購票證明，並於購票證明上註明收件人姓名與隸屬單位。 • 購票證明上要寫出寄什麼到哪裡（學校或教授名）>> 人社 • 影印費 • 影印費需註明影印內容或附上樣張 • 影印費收據上的單價數量要寫清楚 • 會議誤餐費 • 會議便當不能超過120元/人次 • 水果、點心、飲料等品項很難報支，建議以便當報支 • 誤餐費核銷需附會議紀錄、簽到單，可用張A4打出來 • 設備維修 • 註明維修物品的財產編號、維修內容或修了什麼

46. 發票超注意事項 • 收據發票不能塗改 • 一旦塗改就只能作廢，或是請店家重開 • 發票上要具體寫出明細，不能寫一批 • 電子發票 －如果是感熱紙材質（郵局ATM印出的紙質）需影印成紙本，同時將電子發票與影本黏貼於支出黏存單上，最後再上面加蓋正職人員印章。

47. 零用金完

48. 三、結案 • 關帳截止：結案的快慢會影響主持人後續申請計畫的情形。所以計畫執行結束的後一個月為關帳最佳準則。 • 結案時機：在主持人確定沒有要核銷的單據後，等到會計室全部已審，即可送出申請表。 • 結案申請表

49. 四、網路請購系統 • 交大會計室/網路請購系統/網路請購 • 輸入使用者帳密：預設為人事代碼

50. 新增請購