专业文件材料的整理

1. 专业文件材料的整理 恩施州档案局 庞青云

2. 专业文件材料是各级专业主管部门在从事某一专门业务活动中形成的文件材料。专业文件材料是各级专业主管部门在从事某一专门业务活动中形成的文件材料。 • 专业档案是各级专业主管部门在从事某一专门业务活动中直接形成的具有保存价值的文件材料。其范围十分广泛。如：法院、检察院的诉讼档案，统计部门的普查档案，各单位的会计档案，民政部门的婚姻档案。等等。专业档案是一个单位全部档案的一部分，要重视收集、整理和归档。

3. 一、收集 将办理完毕的应归档的专业文件材料收集齐全。

4. 二、整理的方法 　　　　１、分类。根据专业特点，一般按类别——年度——保管期限分类。在同一类别中，将同一归档年度，同一问题(案件)、同一保管期限的文件材料集中在一起。 2、组卷。将同一保管期限的文件材料，按问题(案由）结合其他特征组合成案卷。并对卷内文件按一定规律排列顺序。根据卷夹（档案盒）的厚度确定文件的多少。案件档案按一案一卷或一案多卷组卷。

5. 3、拟写案卷题名。应有：责任者、问题、文种三部分。题名既要简洁明了，又要揭示卷内文件内容。不超过50字。3、拟写案卷题名。应有：责任者、问题、文种三部分。题名既要简洁明了，又要揭示卷内文件内容。不超过50字。 4、编页号。对卷内文件，从首页开始在有文字的页面正面的右上角和反面的左上角编写页号。 5、填写卷内文件目录和备考表。用文书档案卷内目录逐一填写卷内文件，放入卷首；再将备考表填写后放在卷尾。

6. 6、装订。先去掉金属物，再将案卷按三孔一线装订。6、装订。先去掉金属物，再将案卷按三孔一线装订。 对不装订成卷的文件材料，对每件文件进行装订，并在首页右上方空白处加盖档号章(在案卷排列结束后填写档号章中的内容)，然后用铅笔在正面右上角、背面左上角编页号，再装入科技档案盒中。档号章规格如下：

7. 7、案卷的排列。为接收进馆的需要，应将短期卷与永久、长期卷分开排列。永久、长期卷按“类别——年度——问题(案件)——保管期限”排列。7、案卷的排列。为接收进馆的需要，应将短期卷与永久、长期卷分开排列。永久、长期卷按“类别——年度——问题(案件)——保管期限”排列。 8、编制档号。档号格式为：全宗号——类别与目录号——案卷号——页号或件号。考虑到怕今后有加卷的情况，案卷号可先用铅笔编。 • 例1：064——Zkp1——450； • 例2：062——Zsx11——191；

8. 例3：058——Zy1——203——12。 • 无全宗号的，可暂不填写，录入微机时可暂用 “000”代替。 • 类别与目录号：用大、小写字母和阿拉伯数字组成。如：“Zsx11”，“Z”为专业档案代号、“s”代表诉讼档案、“x”代表诉讼档案中的刑事类、“11”代表11号案卷目录。

9. 　案卷号：为同一本案卷目录中的案卷大流水号。 　 9、填写案卷封面和脊背。 10、编制案卷目录。格式有规定的从其规定，无规定的同文书档案案卷目录。 11、上架。

10. 专业档案封面和脊背格式

11. 出版物的整理 出版物是专业档案，用“Ｚc”表示。 一、分类。将出版物分为期刊(用“Zcq”表示）和书稿(用“Zcs”表示)两类。二、组卷。期刊一般一期一卷（盒），卷内按印刷本在前，定稿在后排列。当一卷（盒）放不下时，可分为若干卷（盒）整理。书稿一般一种一卷（盒），卷（盒）内按印刷本在前，定稿在后排列当一卷（盒）放不下时，可分若干卷（盒）整理。

12. 三、编号。期刊和书稿档案的档号格式为：全宗号——类别与目录号——案卷号——页（件）号。 如：064—Zcq1—15—2；064—Zcs1—05—1。　　整理方法同专业文件材料的整理。