Κεντρική Διαχείριση Παραγγελίας Άρθρων στο Πανεπιστήμιο Αθηνών

1. Κεντρική Διαχείριση Παραγγελίας Άρθρων στο Πανεπιστήμιο Αθηνών Παναγιώτα Μπουρογιάννη, Γιώργος Πυρουνάκης Υπολογιστικό Κέντρο Βιβλιοθηκών Εθνικό & Καποδιστριακό Πανεπιστήμιο Αθηνών ΥΚΒ - ΕΚΠΑ

2. Στόχοι • Κεντρική υποστήριξη των διαδικασιών παραγγελίας και αποστολής άρθρων από περιοδικά, πρακτικά συνεδρίων. • Ενιαία ροή εργασίας της υπηρεσίας για όλες τις Βιβλιοθήκες του ΕΚΠΑ και προς όλους τους χρήστες. • Ενιαίο περιβάλλον εργασίας για το προσωπικό, ανεξάρτητα από τον προμηθευτή άρθρων (ΕΚΤ, British Library ή άλλος). • Εξοικονόμηση χρόνου από το προσωπικό των βιβλιοθηκών. • Καλύτερη εξυπηρέτηση των χρηστών με μικρότερο χρόνο ικανοποίησης των αιτημάτων τους (διακίνηση άρθρων σε ηλεκτρονική μορφή). ΥΚΒ - ΕΚΠΑ

3. Γενικά Στοιχεία • Έναρξη υπηρεσίας: Ιούνιος 2004 • Συμμετοχή των 10 από τις 47 βιβλιοθήκες του Εθνικού καιΚαποδιστριακού Πανεπιστημίου Αθηνών (ΕΚΠΑ). • Συνεργασία με το Συλλογικό Κατάλογο του ΕΚΤ και την British Library για την παραγγελία άρθρων. • Η υπηρεσία δημιουργήθηκε στο πλαίσιο του έργου «Εμπλουτισμός και Αναβάθμιση της Βιβλιοθήκης του ΕΚΠΑ» του Β` ΕΠΕΑΕΚ. ΥΚΒ - ΕΚΠΑ

4. Ομάδες χρηστών υπηρεσίας • Τελικοί χρήστες (μέλη ΔΕΠ, φοιτητές, ερευνητές) • Προσωπικό των βιβλιοθηκών • Υπεύθυνος για την Κεντρική Διαχείριση της υπηρεσίας ΥΚΒ - ΕΚΠΑ

5. Σενάρια Χρήσης • Ένας χρήστης του ΕΚΠΑ κάνει παραγγελία ενός άρθρου από έναν εξωτερικό προμηθευτή (Το Πανεπιστήμιο λειτουργεί ως πελάτης). • Μια Βιβλιοθήκη του ΕΔΕΤΒ κάνει παραγγελία άρθρου από το ΕΚΠΑ (Το Πανεπιστήμιο λειτουργεί ως προμηθευτής). • Ένας χρήστης μιας Βιβλιοθήκης του ΕΚΠΑ κάνει παραγγελία από άλλη Βιβλιοθήκη του ΕΚΠΑ (Ενδο-πανεπιστημιακή παραγγελία άρθρου). ΥΚΒ - ΕΚΠΑ

6. Παράδειγμα ροής εργασίας ΥΚΒ - ΕΚΠΑ

7. Προσωπικό Βιβλιοθήκης • Λιγότερες ευθύνες σε σχέση με το προηγούμενο μοντέλο • Επικοινωνία και καθοδήγηση του τελικού χρήστη • Οπτική σάρωση του άρθρου που ζητήθηκε από εξωτερική βιβλιοθήκη • Δεν είναι απαραίτητη η επικοινωνία με τους προμηθευτές που συνεργάζονται με το ΕΚΠΑ ΥΚΒ - ΕΚΠΑ

8. Υπηρεσία Κεντρικής Διαχείρισης Βιβλιοθήκες του ΕΔΕΤΒ, British Library Βιβλιοθήκες του ΕΚΠΑ Κεντρική Διαχείριση Προώθηση αίτησης 2 Παραγγελία άρθρου Αποστολή άρθρου 1 3 Προώθηση άρθρου 4 Προώθηση αίτησης 2 Αποστολή άρθρου Παραγγελία άρθρου 3 1 Προώθηση άρθρου 4 ΥΚΒ - ΕΚΠΑ

9. Χαρακτηριστικά της εφαρμογής • Η εφαρμογή για την κεντρική διαχείριση παραγγελίας άρθρων υλοποιήθηκε από το Υπολογιστικό Κέντρο Βιβλιοθηκών στην πλατφόρμα Lotus Notes / Domino. • Οικεία πλατφόρμα στο προσωπικό των βιβλιοθηκών (E-mail, on-line help, ιστοσελίδες βιβλιοθηκών). • Όλα τα βήματα για το προσωπικό των Βιβλιοθηκών και την Κεντρική Διαχείριση γίνονται μέσω της ενιαίας πλατφόρμας • Παραγγελία / παραλαβή άρθρου • Αποστολή άρθρου στην εξωτερική βιβλιοθήκη • Σάρωση άρθρου • Καταχώρηση περιοδικών • Ταυτόχρονα παρέχεται φόρμα μέσω web για την καταχώρηση παραγγελιών από τους χρήστες. ΥΚΒ - ΕΚΠΑ

10. Παράδειγμα • Ένας φοιτητής του Πανεπιστημίου Αθηνών επιθυμεί να αποκτήσει ένα άρθρο, που δεν διατίθεται στη συλλογή των περιοδικών του ΕΚΠΑ (εντύπων και ηλεκτρονικών) ή της HEAL-LINK. • Αποφασίζει να παραγγείλει το άρθρο από μια βιβλιοθήκη του ΕΔΕΤΒπου το διαθέτει. ΥΚΒ - ΕΚΠΑ

11. Αρχική Ιστοσελίδα ΥΚΒ - ΕΚΠΑ

12. Φόρμα Παραγγελίας Άρθρου ΥΚΒ - ΕΚΠΑ

13. Εμφάνιση Νέας Αίτησης ΥΚΒ - ΕΚΠΑ

14. Επεξεργασία Νέας Αίτησης ΥΚΒ - ΕΚΠΑ

15. Εμφάνιση στην Κεντρική Διαχείριση ΥΚΒ - ΕΚΠΑ

16. Προώθηση Αίτησης στο ΕΚΤ ΥΚΒ - ΕΚΠΑ

17. Παραλαβή και μετατροπή άρθρου Ταχυδρομείο Σάρωση εγγράφου Scanner Fax Fax Server Μετατροπή σε αρχείο PDF Ariel ΗλεκτρονικόΑρχείο (PDF, TIFF) Ariel Server E-mail ΥΚΒ - ΕΚΠΑ

18. Εισαγωγή αρχείου στο σύστημα ΥΚΒ - ΕΚΠΑ

19. Εκτύπωση άρθρου για χρήστη ΥΚΒ - ΕΚΠΑ

20. Πλεονεκτήματα της Κεντρικής Διαχείρισης • Μείωση του χρόνου απασχόλησης για το προσωπικό των βιβλιοθηκών. • Ενιαίο περιβάλλον εργασίας του προσωπικού των βιβλιοθηκών, ανεξάρτητα από τον εξωτερικό προμηθευτή. • Ενοποιημένες υπηρεσίες των βιβλιοθηκών προς το χρήστη: πιο προσιτές, λειτουργικές και αξιόπιστες. • Συνεργασία των εξωτερικών προμηθευτών με το Πανεπιστήμιο Αθηνών συνολικά και όχι με κάθε βιβλιοθήκη ξεχωριστά. ΥΚΒ - ΕΚΠΑ

21. Προβλήματα - Βελτιώσεις • Ανάγκη αυτοματοποίησης της επικοινωνίας με το σύστημα του ΕΚΤ • Παραλαβή και αποστολή στοιχείων παραγγελίας • Ενημέρωση βάσης δεδομένων περιοδικών (έγινε το πρώτο βήμα με την συμπλήρωση αρχείου Excel) ΥΚΒ - ΕΚΠΑ

22. Μελλοντικά Σχέδια • Συμμετοχή των υπόλοιπων βιβλιοθηκών του Πανεπιστημίου Αθηνών. • Συνεργασία με περισσότερους προμηθευτές για την παραγγελία άρθρων. • Αυτοματοποίηση παραγγελίας άρθρου με τη χρήση ζεύγους ονόματος και κωδικού χρήστη. ΥΚΒ - ΕΚΠΑ