Ljusdals kommun

1. Ljusdals kommun Utredning av fastighets- och koncernfrågor mars 2010

2. Agenda/innehåll • Avsnitt 1: Bakgrund • Avsnitt 2: Uppdraget • Avsnitt 3: Ansats och underlag • Avsnitt 4: Nulägesbeskrivningar • Avsnitt 5: Förändringsbehov och risker i verksamheterna • Avsnitt 6: Hur kan verksamheten förändras? • Avsnitt 7: För- och nackdelar med holdingbolag Utredning Fastighetssamordning inom kommunkoncernen

3. Bakgrund Ljusdals kommun har inlett en generell översyn av förvaltningsorganisationen, delegationer, administrativa processer och bolagsstrukturen på uppdrag av Kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen beslut innebar att 13 olika processgrupper formerade sig varav en grupp genomför en översyn över kommunens fastigheter. Gruppen har följande uppdrag. Områdesbeskrivning Med fastighetssamordning menas att se över hur kommunens fastigheter, både i förvaltning och i bolagsform, drivs och förvaltas. Även städenhetens tillhörighet och organisering ingår. Frågeställning Hur skall fastigheter som ägs av kommunen direkt eller genom bolag drivas och förvaltas? Utredning Fastighetssamordning inom kommunkoncernen

4. Agenda/innehåll • Avsnitt 1: Bakgrund • Avsnitt 2: Uppdraget • Avsnitt 3: Ansats och underlag • Avsnitt 4: Nulägesbeskrivningar • Avsnitt 5: Förändringsbehov och risker i verksamheterna • Avsnitt 6: Hur kan verksamheten förändras? • Avsnitt 7: För- och nackdelar med holdingbolag Utredning Fastighetssamordning inom kommunkoncernen

5. Uppdraget • PricewaterhouseCoopers har mot bakgrund av Kommunstyrelsens beslut fått uppdraget att genomföra utredningar avseende Översyn av de fastighetsförvaltande enheterna. • Avsikten är att analysera effektivitet, kostnadsläge och styrning av de skilda fastighets- förvaltande organisationerna samt att redovisa förslag på hur den kan göras mer effektiv sett ur ett koncernperspektiv. För- och nackdelar belyses samt rekommendationer till förändringar. Analys av konsekvenser av lämnade förslag. Utredning Fastighetssamordning inom kommunkoncernen

6. Agenda/innehåll • Avsnitt 1: Bakgrund • Avsnitt 2: Uppdraget • Avsnitt 3: Ansats och underlag • Avsnitt 4: Nulägesbeskrivningar • Avsnitt 5: Förändringsbehov och risker i verksamheterna • Avsnitt 6: Hur kan verksamheten förändras? • Avsnitt 7: För- och nackdelar med holdingbolag Utredning Fastighetssamordning inom kommunkoncernen

7. Ansats och underlag • Vi har använt följande underlag för våra bedömningar: • Årsredovisningar i kommunen och bolagen • Ekonomisk information från kommunen och bolagen • Intervjuer med: - Ivan Halvarsson, fastighetschef i kommunen, VD Ljusdals Servicehus - Jan Sundin VD Ljusdalshem - Pelle Ferm, Fritidschef - Stig Olsson, förvaltningschef Samhällsbyggnad - Niklas Bremefors, Kommunchef • Restriktioner i analysens omfattning och användande • Denna rapport har skrivits för det syfte som redovisats ovan och vi accepterar inget ansvar för dess användning till andra ändamål än detta. • Vår analys har inte innehållt någon typ av granskning som följer av god revisionssed i enlighet med Föreningen Auktoriserade Revisorers rekommendationer. Följaktligen har vi inte verifierat den finansiella informationen eller annan data utom där så uttryckligen angivits. • Våra underlag och slutsatser skall endast användas av Ljusdal kommun i ovan beskrivna uppdrag. Kopiering eller utdrag ur rapporten medges ej utan vårt skriftliga tillstånd. Utredning Fastighetssamordning inom kommunkoncernen

8. Agenda/innehåll • Avsnitt 1: Bakgrund • Avsnitt 2: Uppdraget • Avsnitt 3: Ansats och underlag • Avsnitt 4: Nulägesbeskrivningar • Avsnitt 5: Förändringsbehov och risker i verksamheterna • Avsnitt 6: Hur kan verksamheten förändras? • Avsnitt 7: För- och nackdelar med holdingbolag Utredning Fastighetssamordning inom kommunkoncernen

9. Nulägesbeskrivning – AB Ljusdalshem Ändamålet med bolaget är att främja bostadsförsörjningen i kommunen. • Fastighetsbeståndet • Beståndet omfattar cirka 1 840 bostäder och cirka 119 lokaler om tillsammans drygt 125 000 m². Huvuddelen av fastighetsbeståndet är beläget i centralorten Ljusdal, övriga i Järvsö och Färila. Bolaget hade 2009 i medeltal 23 anställda vilket motsvarar en anställd per 5 500 m² uthyrbar area. Bokfört värde cirka 357 miljoner kronor, motsvarar cirka 2 850 kr/m² uthyrningsbar area. Bostadshyrorna är låga jämfört med genomsnittet i riket vilket till en del torde förklaras av det jämförelsevis gamla fastighetsbeståndet. Det gamla bostadsbeståndet är förklaringen till de höga underhållskostnaderna. Bolaget planerar att investera totalt 17 miljoner kronor under 2010 i olika underhållsåtgärder. Bolaget har ett beräknat behov av underhållsåtgärder enligt underhållningscykeln (15/20 år) på ytterligare 55 miljoner kronor de närmaste åren. Utredning Fastighetssamordning inom kommunkoncernen

10. Nulägesbeskrivning – AB Ljusdals Servicehus • Ändamålet med bolaget är att främja försörjningen av boenden för omsorgsverksamhet i kommunen. Fastighetsbeståndet Bolaget äger ett fastighetsbeståndet på 330 lägenheter, samt 24 lokaler spridda över kommunen. Den totala ytan är 24 160 m², varav bostadsytan är 14 653 m². Den totala driftskostnaden per m² är 22,5 Mkr, medan de den totala hyresintäkten är 25,5 Mkr Bolaget bildades 2006 och har under 2007 och 2008 förvärvat servicefastigheterna ifrån AB Ljusdalshem. VD:n för bolaget är kommunens fastighetschef och är tillika bolagets enda anställd. Drift och underhåll av bolagets fastighetsbestånd är reglerat enligt avtal och utförs av AB Ljusdalshem. Bolaget ska hyra ut fastigheter enligt självkostnadsprincipen, enligt Bolagsordningen. Fastigheterna har ett bokfört värde om cirka 178 miljoner kronor. Långfristiga skulder i bolaget uppgår till cirka 172 miljoner kronor. Utredning Fastighetssamordning inom kommunkoncernen

11. Nulägesbeskrivning - Kommunens fastighetsenhet . Kommunens fastighetsenhet ingår i Samhällsbyggnadsförvaltningen och ansvarar för alla fastigheter inomkommunen som inte organisatoriskt hör till kommunens fritidsenhet. • Fastighetsbeståndet • Totalt ansvar fastighetsenheten för lokaler och bostäder om cirka 105 000 m², varav • Utbildningslokaler utgör cirka 64 %, förvaltningslokaler 32 % och förskolor 5 % av arean. • Drygt 2 500 m² bostäder/lokaler hyrs ut externt. • Övriga fastigheter är små objekt med ett kommunalt intresse, t ex olika kulturhistoriska byggnader Utredning Fastighetssamordning inom kommunkoncernen

12. Nulägesbeskrivning - Kommunens fastighetsförvaltning • Fastighetsbeståndet • Bokfört värde för fastigheter förvaltade av fastighetsavdelningen var vid utgången av år 2009 cirka 383 miljoner kronor fördelat på 64 objekt. • De 5 största objekten, svarar för cirka hälften av totala fastighetsytan. • 22 personer jobbar inom kommunens fastighetsförvaltning Nuvarande internhyresprincip är uppbyggd utifrån en självkostnadsprincip. Internhyresmodellen innehåller inga incitament utan är enbart ett nollsummeförfarande mellan fastighetsenheten och övriga förvaltningar. • Kapitalkostnaden utgör cirka 50 % av totala kostnader inom skolfastigheterna, medan övriga fastigheter belastas med 40 % kapitalkostnader • Planerade investeringar för perioden 2010-2012 är 11 miljoner kronor i fastighetsbeståndet, varav merparten av investeringsutgifterna härrör till strukturomställning och uppgradering av skolor och förskolor. Utredning Fastighetssamordning inom kommunkoncernen

13. Nulägesbeskrivning - Kommunens fritidsenhet Kommunens fritidsenhet ingår i Samhällsbyggnadsförvaltningen och ansvarar för alla fastigheter inomfritids- och idrottsområdet. Fastighetsbeståndet • Fritidsenheten ansvarar för knappt 8 900 m² yta som de hyr ut både internt och externt, alltifrån Simhall, IP till tennishall och motionsspår. • Det bokförda värdet på fastigheterna är 19,8 miljoner kronor i bokslutet 2009. • 14 personer är anställda för att sköta driften av anläggningarna. • Den totala kostnaden 2009 var 18,4 miljoner kronor, vara 1,1 miljoner kronor inkom i externa hyror, vilket motsvarar 6 %. • Planerade investeringar för perioden 2010-2012 är 3,2 miljoner kronor i anläggningarna, varav den största utgiftsposten är 1,2 miljoner till ridhuset under 2010. Utredning Fastighetssamordning inom kommunkoncernen

14. Nulägesbeskrivning - Kommunens Städenhet Kommunens Städverksamhet är organiserad i Samhällsbyggnadsförvaltningen. Verksamheten • Städning utförs i alla kommunens lokaler samt i Ljusdals servicehus fastigheter, total städyta är 66 000 m². • Omsättning under 2009 var knappt 15 miljoner kronor, vilket motsvarar 227 kr per m² • Antalet anställda produktionspersonal under 2009 var 47 stycken, vilket innebär att varje person ansvar för cirka 1400 m² städyta under året. • Städenheten interndebiterar sina utförda tjänster Utredning Fastighetssamordning inom kommunkoncernen

15. Agenda/innehåll • Avsnitt 1: Bakgrund • Avsnitt 2: Uppdraget • Avsnitt 3: Ansats och underlag • Avsnitt 4: Nulägesbeskrivningar • Avsnitt 5: Förändringsbehov och risker i verksamheterna • Avsnitt 6: Hur kan verksamheten förändras? • Avsnitt 7: För- och nackdelar med holdingbolag Utredning Fastighetssamordning inom kommunkoncernen

16. Förändringsbehov och risker i verksamheterna Vi har iakttagit förändringsbehov och risker i verksamheterna. Här följer en beskrivning av dessa. • Kommunkoncernen innehåller flera fastighetsförvaltande enheter, AB Ljusdalshem och kommunens fastighetsenhet inom Samhällsbyggnadsförvaltningen. Dessutom finns ett bolag, AB Ljusdals Servicehus där ledningen för bolaget ligger hos fastighetsenheten genom att fastighetschefen också är vd i bolaget, medan driften av bolaget ligger inom AB Ljusdalshem. Utöver detta finns fastighetsförvaltning i begränsad omfattning eller verksamhet som har inslag av fastighetsförvaltning i fritidsenheten inom Samhällsbyggnadsförvaltningen och i Ljusdals Energi AB. Inget egentligt samarbete existerar mellan de olika fastighetsförvaltande enheterna utöver det som sker i AB Ljusdals Servicehus. • När det gäller relationen mellan Ljusdals kommun och de helägda bolagen kan konstateras att man som ägare inte utövar någon aktiv ägarstyrning i förhållande till bolagen. Vi anser att kommunen som ägare tydligare bör formulera uppdrag till och krav på bolagen. • AB Ljusdalshem • Befolkningsminskning i kommunen påverkar bolagets möjligheter att hyra ut bostäder. Under de senaste tio åren har befolkningen minskat med c:a 5%.Med undantag för något år är flyttningsnettot negativt. De senaste åren har antalet inflyttade från utlandet ökat. • Bolaget är en dominerande aktör på bostadsmarknaden i kommunen • Bolaget belastas av underhållet av ett äldre fastighetsbestånd • Låga hyresnivåer Utredning Fastighetssamordning inom kommunkoncernen

17. Förändringsbehov och risker i verksamheterna Kommunens fastighetsförvaltning • Internhyressystemet har liten påverkan på lokalnyttjandet • Det finns därmed risker att lokalutnyttjandet är ineffektivt. Verksamheterna har inget incitament för ett effektivt lokalutnyttjande där kapitalkostnaden svarar för 45 procent av totala kostnader exklusive externa hyror. • Det finns begränsningar för alternativ användning av lokaler som tomställs • Fastighetsbeståndet är spritt över kommunen och kan därmed vara svårt att överblicka. Beståndet är omfattande och består av ett flertal fastighetstyper. AB Ljusdals Servicehus • Fastighetsbeståndet är spritt över kommunen och förvaltning av fastigheterna sker genom AB Ljusdalshem utan samordning med kommunens fastighetsenhet. Utredning Fastighetssamordning inom kommunkoncernen

18. Förändringsbehov och risker i verksamheterna • Kommunens fritidsenhet • Fritidsenheten sköter, i stort all drift och underhåll av byggnaderna som tillhör idrottsanläggningarna. • Verksamheten har, enligt egen bedömning, problem med energiförbrukningen i byggnaderna. Kommunens städenhet • Förutom lokalvården i kommunen säljer enheten lokalvård till AB Ljusdalshem och Ljusdals Energi • Prissättningen för lokalvård sätts i pris per timme inte i pris per kvadratmeter. En prissättning utifrån kvadratmeter ger ett bättre incitament till rationaliseringar • Det finns inga krav på nivån på lokalvård utifrån fastighetsägarens perspektiv. Det avgörs i avtal mellan verksamheterna och städenheten Utredning Fastighetssamordning inom kommunkoncernen

19. Agenda/innehåll • Avsnitt 1: Bakgrund • Avsnitt 2: Uppdraget • Avsnitt 3: Ansats och underlag • Avsnitt 4: Nulägesbeskrivningar • Avsnitt 5: Förändringsbehov och risker i verksamheterna • Avsnitt 6: Hur kan verksamheten förändras? • Avsnitt 7: För- och nackdelar med holdingbolag Utredning Fastighetssamordning inom kommunkoncernen

20. Hur kan verksamheten förändras? • Ägarstyrningen kan förstärkas genom • Definition av syfte med och uppdrag till bolagen • Utvecklade ägardirektiv • En utvecklad dialog mellan ägare och bolagsledningar samt ett tydliggörande av roller och ansvar inom kommunkoncernen • Renodla ansvaret för fastighetsbeståndet med målbilden att samla förvaltning och utvecklingen av bostäder i en organisation samt kommersiella fastigheter och kommunens verksamhetsfastigheter i en organisation. • Antalet aktörer inom fastighetsförvaltningen i kommunkoncernen bör minska • Här bör också hänsyn tas till de verksamheter som inte har fastighetsförvaltning som kärnverksamhet, fritidsenheten och Ljusdal Energi. Var ska gränsen gå mellan kärnverksamheten i dessa organisationer och fastighetsförvaltningen? • Skapa incitament för en internhyra som är ett styrmedel för lokalutnyttjandet i de kommunala verksamheterna. • Incitamenten kan antingen byggas inom ramen för den kommunala organisationen exempelvis genom att fastighetsförvaltningen blir en balansräkningsenhet eller genom att ägandet och förvaltningen av kommunens fastigheter överförs i ett helägt bolag. Utredning Fastighetssamordning inom kommunkoncernen

21. Hur kan verksamheten förändras? • Bägge alternativen leder till att de kommunala verksamheterna belastas med den totala kostnaden för de lokaler som hyrs och på så sätt kan man påverka sin egen budget genom förändringar i lokalutnyttjandet. Då finns möjligheter till att internhyran blir ett incitament till effektivt lokalutnyttjande. • Analysera det totala fastighetsbeståndet och gruppera det i olika fastighetstyper samt värdera eventuellt behov av avyttring eller alternativ användning av fastigheter • Lokalvården kan sammanföras med fastighetsförvaltningen i ett bolag eller i en balansräkningsenhet. Detta skapar en tydligare koppling mellan underhållet av fastigheterna och en fungerande lokalvård. Särskilda överenskommelser med hyresgästerna vad avser lokalvård kan oavsett detta göras även i fortsättningen. Skillnaden mot nuvarande organisation är att fastighetsägaren kan ställa krav vad avser nivån på lokalvård utifrån ett underhållsperspektiv. • Tydliggörande av koncernstrukturen. Eventuellt bildande av en äkta koncern. Utredning Fastighetssamordning inom kommunkoncernen

22. Agenda/innehåll • Avsnitt 1: Bakgrund • Avsnitt 2: Uppdraget • Avsnitt 3: Ansats och underlag • Avsnitt 4: Nulägesbeskrivningar • Avsnitt 5: Förändringsbehov och risker i verksamheterna • Avsnitt 6: Hur kan verksamheten förändras? • Avsnitt 7: För- och nackdelar med holdingbolag Utredning Fastighetssamordning inom kommunkoncernen

23. Nulägesbeskrivning • Ljusdals kommun bedriver idag en del av sin verksamhet genom helägda aktiebolag. Aktierna i dessa bolag ägs direkt av kommunen och bolagen ingår inte i en aktiebolagsrättslig koncern med ett moderbolag som ägare. • I nuläget äger kommunen tre direktägda dotterbolag till 100 %, Ljusdals Energi AB, AB Ljusdalshem samt AB Ljusdals Servicehus. Utredning Fastighetssamordning inom kommunkoncernen

24. Sammanfattning – bildande av en bolagsrättslig koncern • Kommunen bildar ett nytt bolag som blir moderbolag i koncernen. Moderbolaget kapitaliseras till lämplig nivå. • Värdet på kommunens direktägda bolag läggs fast. • Kommunens aktier i de direktägda bolagen säljs sedan till moderbolaget utan skattekonsekvenser. • Det nybildade moderbolaget finansierar förvärvet helt eller delvis externt. Räntekostnaden för den externa upplåningen är avdragsgill kostnad. • Moderbolagets räntekostnader skall fortlöpande täckas av koncernbidrag eller annan värdeöverföring från dotterbolagen. Räntekostnaden måste kunna bäras av fortlöpande avkastning i bolagen. • Försäljningen av aktierna påverkar inte kommunens balanskrav. • Om försäljningspris är högre än bokfört värde uppkommer en realisationsvinst (undantagen från beskattning). Utredning Fastighetssamordning inom kommunkoncernen

25. Forts. sammanfattning – bildande av en bolagsrättslig koncern • Räntan som moderbolaget erlägger till extern långivare blir en avdragsgill kostnad i bolaget. Dotterbolag som redovisar vinst kan lämna koncernbidrag till moderbolaget om det finns fritt eget kapital i bolaget. Koncernbidraget är en avdragsgill kostnad för bolagen. Mottaget koncernbidrag är en skattepliktig intäkt i moderbolaget. För bostadsbolaget finns dock en begränsad rätt att lämna koncernbidrag. • En bolagsrättslig koncern som bildas av en kommun står i överensstämmelse med skattelagstiftningens regler. • För att få koncernbidragsrätt för ett verksamhetsår måste aktierna överlåtas till moderbolaget senast den 31 dec året före koncernbidrag lämnas. Det krävs att moderbolaget är bildat och registrerat samma år. • Det finns inte några kommunalrättsliga hinder att bilda en koncern. • Juridiskt blir det efter bildandet moderbolaget som förfogar över ägarfrågorna. • Fullmäktige har ett ansvar enligt kommunallagen (oförändrat) bl a att ta ställning i frågor av principiell beskaffenhet. Ägardirektiv fastställs av fullmäktige. Utredning Fastighetssamordning inom kommunkoncernen

26. Forts. sammanfattning – bildande av en bolagsrättslig koncern • Kommunstyrelsen har enligt kommunallagen uppsiktsplikt över bolagen. Detta ansvar förändras inte av en koncernbildning. • Många kommuner har valt att säkerställa ägarens inflytande i bolagen genom att t ex kommunstyrelsens arbetsutskott utgör moderbolagets styrelse (personunion). Utredning Fastighetssamordning inom kommunkoncernen

27. Frågeställningar i samband med bildande av koncern • Vilka bolag skall ingå i koncernen? • Vilket pris skall bolagets aktier betinga? • Skall samtliga aktier överlåtas? • När skall överlåtelsen ske? • Vilken proportion eget kapital respektive lånat kapital skall moderbolaget ha? • Vilka villkor skall gälla för det lånade kapitalet? • Skall det sättas något avkastningskrav på det egna kapitalet i moderbolaget? Utredning Fastighetssamordning inom kommunkoncernen

28. Fördelar Möjligheter till resultatutjämning mellan bolagen i koncernen genom koncernbidrag Möjligheter till en aktivare, samlad ägarstyrning Kortare beslutsvägar i bolagsstyrningen Kommunen får likviditet Nackdelar Kostnader för moderbolaget ”Pedagogiska problem” att förklara strukturen För- och nackdelar med koncernbildning Utredning Fastighetssamordning inom kommunkoncernen

29. Slutsatser • Utifrån genomförd analys av de skilda fastighetsförvaltande organisationerna inom Ljusdals kommunkoncern har vi sammanfattningsvis identifierat följande framgångsfaktorer för en effektivare verksamhet. • Förstärk och förbättra samordningen, renodla förvaltningen i en fastighetsförvaltande organisation. Huvudalternativet för denna organisation är, som vi ser det att placera kommunens samlade fastighetsförvaltning i AB Ljusdalshem. Detaljerna i detta alternativ bör utredas ytterligare • Tydliggör styrningen av fastighetsförvaltningen • Klargör avgränsningarna mellan fastighetsförvaltning och verksamhet i de enheter som bedriver fastighetsförvaltning i egen regi • Se över prissättningen i lokalfrågor inkl städverksamheten så att incitament finns för rationalisering och effektivitet • Vår rekommendation är att utifrån ovanstående slutsatser starta upp ett antal aktiviteter som svarar upp mot det förändringsbehov som identifierats. Utredning Fastighetssamordning inom kommunkoncernen

30. Möjliga aktiviteter framåt! • Strukturera fastighetsinnehavet- strategi för innehavet- förteckning på eventuella avyttringar- förteckning på effektiviseringar av lokalutnyttjandet- bestäm gränssnitt mellan fastighetsförvaltningens ansvar och verksamheter som idag bedriver fastighetsförvaltning i egen regi • Strukturera de fastighetsförvaltande enheterna- bolagisering- antal bolag- koncernstruktur- verksamhet inom respektive bolag- utred skattefrågor i samband med organiseringen • Förstärk ägarstyrningen • Besluta om koncernbildning- behov av likviditet i kommunen- ägarstyrning • Skapa incitament i hyressättningen för att påverka verksamheternas lokalutnyttjande Utredning Fastighetssamordning inom kommunkoncernen