Modelagem e Proposta de Sistema para mediar Processos de Comunicação em Organizações Enxutas

1. Modelagem e Proposta de Sistema para mediar Processos de Comunicação em Organizações Enxutas Raquel Zarattini Chebabi Orientadora Profa. Dra. M. Cecília C. Baranauskas Dissertação de Mestrado Instituto de Computação - Unicamp

2. Roteiro • Temática e Objetivos do Trabalho • O Cenário e Primeiros Passos da Pesquisa • Referencial Teórico • Modelagem e Inspeção da Comunicação • Modelagem Conceitual do Sistema • Prototipagem • Contribuições • Conclusões

3. Temática e Objetivos do Trabalho • Analisar aspectos da comunicação em organizações de trabalho • Identificar problemas e necessidades e propor soluções, visando melhoria de processos • Propor soluções baseadas em sistemas computacionais

4. Temática e Objetivos do Trabalho • Pesquisar e identificar ferramenta adequada ao estudo da comunicação na Organização • quem se comunica (ou o quê), canais de comunicação, mensagem transmitida, diversas instâncias da comunicação • Identificar método para análise da comunicação em busca de problemas e soluções • Identificar ferramenta para representação das necessidades de sistemas computacionais

5. O Cenário e Primeiros Passos da Pesquisa • Parceria Universidade – Empresa • Núcleo de Informática Aplicada à Educação (Unicamp) e Delphi Automotive Systems (desde 1991) • Delphi Jaguariúna • Produtora de peças automotivas • Aproximadamente 400 funcionários • Organização Enxuta • Valorização da qualidade do produto • Valorização da qualificação do trabalhador • Conhecimento dos processos produtivos • Aperfeiçoamento do conhecimento • Melhorias contínuas – Kaizen

6. O Cenário e Primeiros Passos da Pesquisa Gestão do Conhecimento Comunicação Desenvolvimento de Sistemas Plano de incentivo a sugestões e reconhecimento Satisfação Profissional e Pessoal Melhorias Contínuas Pesquisa de Clima Problemas e necessidades Participação nas atividades da Organização (1ano)

7. Proposta do Projeto • Estudar a Comunicação na Organização • Destacar diversas atividades de comunicação • Localizar problemas, falhas, redundâncias, necessidades • Propor soluções para os problemas encontrados • Procedimentos, ações, hábitos, sistemas computacionais • Propor interface para soluções sistêmicas

8. Referencial Teórico Semiótica Organizacional (Stamper,1993) Modelo Fractal de Comunicação (Salles,2001) Design Participativo (Namioka,1993) Método Etnográfico

9. Processo Metodológico Aval.de Org. e Contexto MFC Análise da Morfologia Funcional DP Modelagem da Comunicação Framework Semiótico MI Inspeção da Comunicação Anál.Semântica e de Normas Modelagem conceitual do Sistema de Apoio à Comunicação e Soluções GECON Áreas Inform. Delphi TS RH solicita Prototipagem Sociedade Pessoas Comunic. interna emprega Funcion.

10. Modelagem da Comunicação DP Modelagem Comunicação • Entradas: • Avaliação de Organização e Contexto • Modelo Fractal de Comunicação • Processo: • Identificação das Áreas envolvidas (aprox.20) • Participação em reuniões, treinamentos, Semana da Excelência, Kaizen, atividades de rotina • Entrevistas com funcionários • Identificação e modelagem das atividades de comunicação • Validação dos modelos com área Recursos Humanos • Saída: • Representação da Comunicação Inspeção da Comunicação Modelagem conceitual SACS Prototipagem

11. Avaliação de Organização e Contexto Partes interessadas Nível Informal Outras empresas Consumidores Comunidade Familiares Outras Plantas Fornecedores Governo Matriz Clientes Supervisores GerentePlanta Analistas Gerentes DiretorPlanta Técnicos Nível Formal Operadores Nível Técnico

12. Exemplo de Produto Gerado MFC para Comunicação Interna Verbal E-mail Documentos Familiares Jornal Recursos Humanos Funcioná rios Lotus Notes Quadros de avisos Jornal Faixas Placas Banners Plotters Quadros ISO14000 Centro de informação Comunicação on-line Pesquisa de Clima VSL´s S.Caetano Qualidade Segurança DMS Gestores Recursos Humanos Gestão Ambiental Restaurante Ambulatório

13. Exemplo de Produto Gerado MFC para Programa de Sugestões Formulário de Sugestões Formulário de sugestões VSL Coorde nador (RH) Funcionário ou grupo Follow-up Verbal Respons. Implan tação Diretor Planta Verbal Relação reprovados Aviso sorteio Aviso pontuação

14. Exemplo de Produto Gerado MFC para Programa de Sugestões Resposta e justificativa Informações Implantação Controle Formulário de sugestões Resposta e justificativa Informações implantação Controle Pontuação Reconhecimento Funcionário ou grupo Supervisor sugestão Time Kaizen Qualidade Segurança DMS sugestão sugestão reconhecimento VSL Staff Gerente Planta

15. Inspeção da Comunicação DP Modelagem Comunicação • Entradas: • Análise da Morfologia Funcional • Framework Semiótico • Método de Inspeção • Processo: • Análise dos modelos gerados • Reuniões para coleta de informações (brainstorming) • Elaboração de relatório com problemas e necessidades • Elaboração de propostas de soluções para problemas encontrados • Identificação das soluções relativas a sistemas computacionais • Saída: • Problemas e soluções Inspeção da Comunicação Modelagem conceitual SACS Prototipagem

16. Análise da Morfologia Funcional Identificação das funções essenciais da Organização Exemplo: análise de reunião • Funções de Controle: • Controlar tempo da reunião • Controlar assuntos pertinentes • Controlar ações e responsáveis • Funções Substantivas: • Discutir problemas ocorridos • Discutir soluções • Determinar responsáveis por ações • Funções de Mensagem: • Documentar os assuntos tratados

17. Framework Semiótico Conteúdo Implícito Conteúdo Explícito

18. Exemplo de Produto Gerado Reuniões Walk-about • Conteúdo Implícito:satisfação do cliente, Excelência, espírito de equipe. • Conteúdo Explícito:problemas ocorridos no dia anterior ou problemas pendentes, resoluções para os problemas e responsáveis pelas ações.

19. Método de Inspeção • A partir da Modelagem da Comunicação • Criação do MFC • Identificação dos agentes do processo • Identificação dos canais e mensagens compartilhadas • Inspeção • Identificação das camadas de agentes (formal, informal, técnica) • Identificação das funções de atuação dos agentes (substantiva, controle, mensagem) • Avaliação da comunicação de acordo com critérios do Framework Semiótico • Documentação da Inspeção

20. Exemplo de Produto Gerado Exemplo: Área Delphi Manufacturing System • Problemas/Necessidades: Não há canal de comunicação com a Produção para acessar as informações de lançamento da produção, para localizar custos e desperdícios. Falta maior interação com os funcionários. A área não é chamada para resolver problemas, tem que “descobri-los” por iniciativa própria. • Proposta de Soluções: Criar canal para disponibilizar os dados de lançamento da produção. Desenvolver recurso para maior interação com funcionários e divulgação das informações sobre DMS e melhorias contínuas, assim como divulgar a área como aliada na resolução de problemas. Podem ser utilizados os canais de comunicação já existentes na empresa, centralizados por Recursos Humanos, além do verbal.

21. Modelagem Conceitual do Sistema de Apoio à Comunicação e Soluções DP Modelagem Comunicação • Entradas: • Análise Semântica • Análise de Normas • Processo: • Análise da necessidades de sistemas • Áreas envolvidas: Recursos Humanos, DMS, Produção, Gerência Geral, Diretoria Geral • Redefinição do Programa de Sugestões para Programa de Soluções • Saídas: • Diagramas de Ontologias (DO) • Normas Inspeção da Comunicação Modelagem conceitual SACS Prototipagem

22. Análise Semântica Definição do problema Principais fases (Liu, 2000) Geração de candidato a affordance Agrupamento de candidato Mapeamento Ontológico

23. Diagrama de Ontologias Exemplo: coleta de informações para comunicação interna N1 N2 N3 N4

24. Análise de Normas Modelo para Descrição de Normas

25. Exemplo de Produto Gerado Normas

26. Prototipagem DP Modelagem Comunicação • Entradas: • GECON • Processo: • Desenvolvimento do protótipo de sistema com base na modelagem e nas normas – 5 módulos, espaço para avisos gerais e espaço para jornal interno • Utilização da ferramenta GECON (Gerenciador de Conteúdos – CCUEC – Unicamp) para a prototipagem • Proposta de sistema a ser desenvolvido e implantado na Intranet da Organização • Saída: • Protótipo de sistema SACS – Sistema de Apoio à Comunicação e Soluções Inspeção da Comunicação Modelagem conceitual SACS Prototipagem

27. DO do Programa de Soluções

28. Parabéns! Estamos há 382 dias sem acidentes! Parabéns! Estamos há 382 dias sem acidentes! Parabéns! Estamos há 382 dias sem acidentes! Parabéns! Estamos há 382 dias sem acidentes! Exemplo de Produto Gerado

29. Áreas RH DMS problemas assuntos times kaizen DO do Programa de Soluções

30. Parabéns! Estamos há 382 dias sem acidentes! Exemplo de Produto Gerado Tela do Sistema de Soluções

31. Contribuições • Na Organização: • Soluções para diversos problemas detectados • Melhorias no atendimento telefônico • Melhorias no procedimento de reuniões • Correção de falhas no treinamento de funcionários de produção durante Kaizen • Participação em Kaizen de Produção que gerou US$4 milhões de economia • Proposta um sistema computacional que atua como canal de comunicação entre áreas e facilita a implantação de um programa de soluções e reconhecimento • Mostrar a importância da comunicação e troca de conhecimento • Confirmar a importância da parceria Universidade-Empresa

32. Contribuições • Na Academia: • Constituir um processo para análise da comunicação em organizações que permite identificar problemas e gerar soluções sistêmicas • Trazer para o contexto acadêmico uma vivência do real em desenvolvimento de sistemas computacionais • Resultado: • O protótipo foi apresentado à Gerência Geral, que solicitou o desenvolvimento e implantação do sistema proposto • Foi aceita a sugestão de instalação de computadores na produção para funcionários que nunca tiveram acesso a sistemas na Organização

33. Conclusões • O mapeamento da comunicação com base no MFC e o método de inspeção baseado em conceitos e métodos da SO permitiram: • compreender o contexto pesquisado • modelar atividades de comunicação em suas diferentes dimensões • avaliar as atividades de comunicação modeladas, buscando soluções para os problemas encontrados • elaborar a representação conceitual do sistema para a prototipagem do sistema proposto • O protótipo do sistema proposto, assim como soluções não sistêmicas emergiram do estudo da comunicação

34. Agradecimentos • Delphi Automotive Systems – Planta Jaguariúna • NIED – Núcleo de Informática Aplicada à Educação – Unicamp • CNPq