Αυτοματοποίηση Βιβλιοθηκών & Νέες Τεχνολογίες της Πληροφορίας

1. Αυτοματοποίηση Βιβλιοθηκών & Νέες Τεχνολογίες της Πληροφορίας

2. Το γενικό διάγραμμα • Η Ιστορία • Η διαχείριση της αυτοματοποίησης και των τεχνολογιών πληροφόρησης • Ο εξοπλισμός • Το λογισμικό • Τα ολοκληρωμένα προγράμματα βιβλιοθήκης (Έννοια, Δομή, Συγκρότηση, Χαρακτηριστικά, Τρόπος λειτουργίας) • Οι λοιπές τεχνολογίες πληροφόρησης στη Βιβλιοθήκη Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

3. Η Ιστορία • Η Library of Congress και το MARC • 1965: MARC I, 1965 -1968: MARC II • MARC FORMATS • Υλοποίηση του ISO 2709 • Εθνικά formats (USMARC, UKMARC, CANMARC, AUSMARC, ΜΑΒΙ, INTERMARC, DANMARC, IBERMARC, INDIMARC κλπ.) • Formats ανταλλαγής δεδομένων (UNIMARC, CCF, Reference Manual) • Από το USMARC στο MARC21 και το MARCXML Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

4. Η Εξέλιξη της ΑυτοματοποίησηςΤα κύρια στάδια • Η εποχή των πρωτοπόρων ('60 - '70) • Μεγάλα & ακριβά συστήματα • Πρόσβαση σε συστήματα οργανισμών — Ανάπτυξη λογισμικού στο εσωτερικό • Επεξεργασία offline • Περιορισμένες λειτουργίες • Περιορισμένη επιτυχία (Γιατί?) Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

5. Η Εξέλιξη της ΑυτοματοποίησηςΤα κύρια στάδια (2) • Συστήματα «Με το κλειδί στο χέρι (turnkey)"-’70 • Συνδυασμός εξοπλισμού & λογισμικού από κοινό προμηθευτή • Το σύστημα ανήκει στη βιβλιοθήκη • Ορισμένες λειτουργίες (Κατάλογος, δανεισμός) • Μικρότερα σε μέγεθος, & φθηνότερα συστήματα • Bibliographic utilities & cooperatives Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

6. Η Εξέλιξη της ΑυτοματοποίησηςΤα κύρια στάδια (3) • Ολοκληρωμένα συστήματα - '80 • Όλες οι λειτουργίες • Ενιαία Βάση Δεδομένων • Συστήματα Πληροφόρησης Βιβλιοθηκών - '90 • Ενσωμάτωση πολλαπλών λειτουργιών και εφαρμογών • Internet & WWW • Interoperability • Open Systems Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

7. Διαλειτουργικότητα & Ανοικτά Συστήματα • Διαλειτουργικότητα (Interoperability): • Η συνύπαρξη και παράλληλη λειτουργία εφαρμογών και εξοπλισμού προερχομένων από διαφορετικούς κατασκευαστές ή προμηθευτές και διαφορετικά λειτουργικά περιβάλλοντα. Εξασφαλίζεται από τη σχεδιαστική φιλοσοφία των • Ανοικτά συστήματα (Open systems, OSI) • Σύνολο προτύπων που υλοποιούν τη δυνατότητα και την απαίτηση ανάπτυξηc συμβατού εξοπλισμού και λογισμικού από τους διάφορους κατασκευαστές, με την έννοια ότι τα συστατικά στοιχεία ενός συστήματος, αν και προέρχονται από διαφορετικούς κατασκευαστές, μπορούν να συνδεθούν και να εργασθούν από κοινού. Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

8. Παράγοντες που επηρεάζουν τη Διαλειτουργικότητα • Πολλαπλά διακριτά συστήματα • Λειτουργικά συστήματα, Συστήματα αναζήτησης κλπ. • Πολλαπλά πρωτόκολλα • Z39.50, HTTP, SOAP κλπ. • Πολλαπλές μορφές δεδομένων, σύνταξης & σχημάτων Μεταδεδομένων • MARC 21, MARCXML, UNIMARC, XML, / ISBD/AACR2-based, Dublin Core • Πολλαπλά γλώσσες ευρετηρίασης, οντολογίες, επιστήμες • MESH, LCSH, AAT κλπ. • Πολλαπλές γλώσσες & σύνολα χαρακτήρων • Πολλαπλές πολιτικές ευρετηρίασης, κανονικοποίησης κλπ. Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

9. Ανοικτά Συστήματα • Η υλοποίηση των ανοικτών συστημάτων στηρίχθηκε και στηρίζεται στα εξής: • Αρχιτεκτονική Client/Server • Πρότυπα • MARC • Ζ39-50 • OSI, TCP/IP • Κατανεμημένα Δίκτυα • Διαδίκτυο και www • XML και Μεταγλώσσες XML Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

10. Περιεχόμενο & Σημασία της Αυτοματοποίησης • Η αυτοματοποίηση στο παρελθόν: • Ολοκληρωμένα συστήματα με τις παραδοσιακές λειτουργίες • Συστήματα σε supermicro, mini ή mainframe • Συστήματα σε περιβάλλον κειμένου • Συστήματα με τοπικό προσανατολισμό Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

11. Περιεχόμενο & Σημασία της Αυτοματοποίησης (2) • Η αυτοματοποίηση σήμερα (μερικά βασικά χαρακτηριστικά): • Πρόσβαση σε πόρους εκτός βιβλιοθήκης • Δυνατότητες διεθνούς δικτύωσης & πρόσβασης στις πληροφορίες • Γραφικό περιβάλλον λειτουργίας • Φθηνότερα συστήματα με μεγάλες δυνατότητες • Επέκταση της αποθήκευσης και αναζήτησης πλήρους κειμένου Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

12. Η αυτοματοποίηση σήμερα (συνέχεια) • Πρόσβαση στη βιβλιοθήκη από χώρους εκτός αυτής • Πρόσβαση σε απομακρυσμένες βάσεις δεδομένων • Ύπαρξη «έξυπνων» συστημάτων αναζήτησης που μπορούν να καλύψουν ταυτόχρονα μεγάλο αριθμό βιβλιοθηκών ή άλλων σχετικών υπηρεσιών και να συνδυάσουν πολλαπλές μορφές πληροφορίας (π.χ. πρότυπο OpenURL) • Πρόσβαση, μέσω του καταλόγου της βιβλιοθήκης σε καταλόγους και βάσεις εκτός αυτής Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

13. Διαχείριση της Αυτοματοποίησης • Κατεύθυνση και σχεδιασμός • Επιχειρησιακό σχέδιο • Στρατηγική Τεχνολογιών Πληροφορίας • Ανάλυση Συστήματος • Μελέτη Σκοπιμότητας • Ανάλυση Κόστους - Ωφέλειας • Προσδιορισμός απαιτήσεων • Επιλογή συστήματος • Εγκατάσταση - Παρακολούθηση - Επέκταση Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

14. Στρατηγική Τεχνολογιών της Πληροφορίας • Ο στρατηγικός σχεδιασμός: • Εντοπίζει παραμέτρους του περιβάλλοντος της βιβλιοθήκης που επηρεάζουν & πρέπει να προσδιορίζουν της επιλογές της • Προσδιορίζει ένα όραμα για τη μορφή που πρέπει να πάρουν οι υπηρεσίες της και για τα αναμενόμενα αποτελέσματα, με πρόβλεψη των σχετικών ανοχών Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

15. Επιχειρησιακό Σχέδιο • Η διαμόρφωση ενός επιχειρησιακού σχεδίου εισαγωγής τεχνολογιών της πληροφορίας περιλαμβάνει: • Αποτίμηση της υπάρχουσας τεχνολογικής υποδομής και υπηρεσιών • Εκτίμηση των αναγκών του περιβάλλοντος και των χρηστών • Καθορισμό προτεραιοτήτων • Περιγραφή της αποστολής και των αντικειμενικών στόχων • Κοστολόγηση των αλλαγών που θα επιχειρηθούν Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

16. Προσδιορισμός Απαιτήσεων • Κείμενο O/R (Operational requirements) • Πληροφορίες για τη βιβλιοθήκη • Χαρακτηριστικά του επιθυμητού συστήματος • Χαρακτηριστικά του περιβάλλοντος που θα λειτουργήσει το σύστημα • Μέγεθος του συστήματος (αριθμός εγγραφών και τερματικών, αριθμός συναλλαγών) • Χρονοδιάγραμμα υλοποίησης • Υποχρεωτικές για απάντηση ερωτήσεις • Πληροφορίες για ειδικούς περιορισμούς • Προαιρετικά, προϋπολογισμός της προμήθειας Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

17. Προσδιορισμός Απαιτήσεων (2) • Κείμενο O/R (Operational requirements) • Διαδικασία παραγωγής και βοηθήματα • Η σημασία της τυπικής παραγωγής του: • Επιτρέπει στη Βιβλιοθήκη να κατανοήσει καλύτερα τις ανάγκες της • Επιτρέπει στους προμηθευτές να κατανοήσουν σωστά αυτές τις ανάγκες • Διευκολύνει το στάδιο της αξιολόγησης • Επιτρέπει την εύκολη ενσωμάτωση του στο κείμενο της σύμβασης προμήθειας Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

18. Διαδικασία προκήρυξης & προμήθειας(RFP) • Τι θέλουν να γνωρίζουν οι προμηθευτές • Υπάρχουν χρήματα? • Πως θα γίνει η αξιολόγηση? • Ποιος παίρνει πραγματικά τις αποφάσεις? • Ποιο είναι το χρονοδιάγραμμα? • Ποια η έκταση των απαιτούμενων μετατροπών? • Ποια η δομή των δεδομένων? Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

19. Διαδικασία προκήρυξης & προμήθειας (2) • Δεν πρέπει να λησμονούμε: • Οι προμηθευτές πρέπει να κερδίσουν • Πρέπει να γνωρίζουμε την οικονομική τους κατάσταση • Δεν μπορείς να γνωρίζεις τα μελλοντικά σχέδια ενός προμηθευτή • Οι προμηθευτές είναι καχύποπτοι: Ότι έχεις ήδη επιλέξει το σύστημα και η διαδικασία είναι για τυπικούς λόγους Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

20. Διαδικασία προκήρυξης & προμήθειας (3) • RFP :Εργαλείο Επικοινωνίας • Εμπλοκή του προσωπικού στη διαδικασία • Ανοικτές συναντήσεις για συζήτηση των σχεδίων • Αντιπρόσωποι από τα διάφορα τμήματα • Ενημέρωση του προσωπικού (πρόσκληση ομιλητών, διεξαγωγή σεμιναρίων, επίσκεψη άλλων αυτοματοποιημένων βιβλιοθηκών και εκθέσεων κλπ.) • Συνεργασία με άλλες σχετιζόμενες μονάδες / οργανισμούς (π.χ. Οικονομικές υπηρεσίες) Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

21. Διαμόρφωση RFP • Κριτήρια αξιολόγησης • Κριτήρια = οι επιθυμητές δυνατότητες του συστήματος • Για το σύνολο του συστήματος (Γενικά) και κατά υποσύστημα) • Καθορισμός βαρύτητας κριτηρίων • Υποχρεωτικά και επιθυμητά χαρακτηριστικά: Η έννοια και η σχέση μεταξύ τους Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

22. Διαμόρφωση RFP (2) • Συγγραφή του RFP • Πηγές • Άλλες προκηρύξεις • Σύμβουλοι • Πληροφοριακά έργα (π.χ. Library systems, BTR κλπ.) • Περιεχόμενα RFP • Γενικοί όροι διαδικασίας και υποχρεώσεων • Προδιαγραφές υποβολής πρότασης • Διαδικασία & Αλγόριθμος αξιολόγησης • Πίνακες προδιαγραφών (χαρακτηριστικών του συστήματος) • Διάκριση Υποχρεωτικών & Επιθυμητών • Οργανωμένες σε ομάδες ανά λειτουργία του συστήματος Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

23. Προμήθεια & Αξιολόγηση του Συστήματος • Δημοσίευση της προκήρυξης • Τυπικός έλεγχος των προσφορών • Τεχνική αξιολόγηση • Για το Δημόσιο: • Έλεγχος υποχρεωτικών στοιχείων • Βαθμολόγηση τεχνικών χαρακτηριστικών • Για τον ιδιωτικό τομέα: • Διαμόρφωση short - list από μικρή ομάδα ειδικών • Αξιολόγηση των χαρακτηριστικών Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

24. Προμήθεια & Αξιολόγηση του Συστήματος (2) • Και για τις δύο περιπτώσεις: • Εμπλοκή μεγαλύτερου μέρους του προσωπικού σε αναλυτική αξιολόγηση των προσφορών • Οργάνωση παρουσιάσεων από τους προμηθευτές • Διευκρινήσεις ασαφειών των προσφορών • Επικοινωνία με ήδη λειτουργούσες εγκαταστάσεις των προσφερομένων συστημάτων • Δοκιμασίες ανταπόκρισης του συστήματος στις γενικές απαιτήσεις λειτουργίας, αλλά και σε ειδικές απαιτήσεις της προκήρυξης Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

25. Προμήθεια & Αξιολόγηση του Συστήματος (3) • Εφαρμογή του αλγορίθμου επιλογής(οικονομική + τεχνική προσφορά) • Επιλογή του συστήματος • Ανάθεση • Εγκατάσταση • Εκπαίδευση • Δοκιμαστική λειτουργία • Προσωρινή και οριστική παραλαβή Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

26. Χρήσιμες Διαχειριστικές Επισημάνσεις • Κατά τη διαδικασία του σχεδιασμού & της υλοποίησης της προμήθειας • πρέπει να έχουμε υπόψιν: • Δεν υπάρχει τέλειο σύστημα • Ένα νέο σύστημα είναι μια μεγάλη επένδυση • Σχεδιάζουμε με μακρόχρονη προοπτική και με ρεαλιστικούς χρόνους υλοποίησης • Ζητούμε τη συνδρομή ειδικών στην αυτοματοποίηση και τις νέες τεχνολογίες Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

27. Χρήσιμες Διαχειριστικές Επισημάνσεις (2) • Φροντίζουμε για τη συνεχή ενημέρωση μας σχετικά με τις νέες τεχνολογίες • Μπορεί να χρειασθεί να περιμένουμε, προκειμένου μια νέα και σημαντική τεχνολογία ενσωματωθεί στα διαθέσιμα συστήματα • Τα LMS είναι πολύπλοκα και παίρνει χρόνια η ωρίμανση ενός νέου συστήματος • Μια επισκόπηση της σχετικής αγοράς είναι απαραίτητη στα πρώτα βήματα του σχεδιασμού (εκθέσεις σε συνέδρια, websites προμηθευτών, πρόσκληση προμηθευτών για επιδείξεις κλπ.) Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

28. Χρήσιμες Διαχειριστικές Επισημάνσεις (3) • Κατά την αξιολόγηση του προσφερομένου συστήματος πρέπει να έχουμε υπόψιν: • Πόσο χρόνο είναι το σύστημα στην αγορά? • Είναι καινούργιο σύστημα ή αναβάθμιση παλαιότερου? • Εργάζεται πλήρως σε windows και γραφικό περιβάλλον? • Τι μέγεθος & τύπος εξοπλισμού απαιτείται για τη λειτουργία του? Ενός ή περισσοτέρων κατασκευαστών? Χρειάζεται νέος εξοπλισμός ή μπορεί να χρησιμοποιηθεί ο ήδη υπάρχων? Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

29. Χρήσιμες Διαχειριστικές Επισημάνσεις (4) • Σε ποιο λειτουργικό σύστημα λειτουργεί? • Είναι 16 ή 32 bit εφαρμογή? • Μπορούν παράλληλα να τρέχουν άλλες εφαρμογές στο σύστημα? • Είναι ολοκληρωμένο? • Σε ποιο DBMS στηρίζεται? • Υπάρχουν τμήματα λογισμικού τρίτων κατασκευαστών προσαρτημένα στο λογισμικό? • Το ειδικό προσωπικό IT πρέπει να εμπλέκεται σε όλες τις σχετικές εκτιμήσεις • Παρέχονται όλες οι σχετιζόμενες με το web δυνατότητες και υποστηρίζονται τα σχετικά πρότυπα? Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

30. Χρήσιμες Διαχειριστικές Επισημάνσεις (5) • Σχετικά με την υποστήριξη, συντήρηση, μετατροπή εγγραφών και εκπαίδευση: • Προσεκτική εξέταση των προσφερομένων ρυθμίσεων για υποστήριξη και συντήρηση • Τρόποι επικοινωνίας με τον προμηθευτή (fax, e-mail, τηλέφωνο κλπ.) • Διαθέσιμο ωράριο υποστήριξης • Ενημερώσεις ή νέες εκδόσεις του λογισμικού χρεώνονται ξεχωριστά ή περιλαμβάνονται στο κόστος συντήρησης? Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

31. Χρήσιμες Διαχειριστικές Επισημάνσεις (6) • Ποια η συχνότητα ενημερώσεων ή νέων εκδόσεων στο παρελθόν και ποια προβλέπεται για το μέλλον? • Ποια η διαδικασία διόρθωσης λαθών του λογισμικού? • Προσεκτική μελέτη των συμβάσεων υποστήριξης. Οι όροι πρέπει να είναι πλήρως κατανοητοί. • Ποιο το πραγματικό επίπεδο τοπικής τεχνικής υποστήριξης? • Πλήρης ενημέρωση για το προβλεπόμενο πρόγραμμα εκπαίδευσης και για το κόστος ενδεχόμενης επιπλέον εκπαίδευσης. • Ποιος θα αναλάβει τη μετατροπή των δεδομένων? Δοκιμή σε δείγμα του υλικού • Εξέταση της ποιότητας και της πληρότητας των εγχειριδίων χρήσης του λογισμικού Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

32. Ολοκληρωμένα Συστήματα Βιβλιοθηκών • Η έννοια του «Ολοκληρωμένου» • Συστατικά (modules) • Καταλογογράφηση • Προσκτήσεις • Δανεισμός • Διαχείριση Περιοδικών • Δημόσιος Κατάλογος (OPAC) • Δανεισμός Μεταξύ Βιβλιοθηκών Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

33. Βασικό διάγραμμα Ολοκληρωμένου Συστήματος (ILMS) Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

34. Γενικά Χαρακτηριστικά • Υλοποίηση της αρχιτεκτονικής client-server • Σχεδιασμός στη βάση της λογικής του ανοικτού συστήματος και υποστήριξη όλων των σχετικών προτύπων • Το σύστημα πρέπει να είναι πλήρως παραμετροποιήσιμο • Το σύστημα πρέπει να έχει αναπτυχθεί και να στηρίζει τη λειτουργία του σε ευρέως διαδεδομένα και χρησιμοποιούμενα εργαλεία Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

35. Γενικά Χαρακτηριστικά (2) • Γραφικό περιβάλλον λειτουργίας ( GUI) για το χρήστη και το βιβλιοθηκονόμο • Διαθεσιμότητα των απαραίτητων εργαλείων για τη διασύνδεση της βιβλιοθήκης με το Web. • Πρέπει να υποστηρίζει πλήρως υλικό πολυμέσων και ψηφιακό υλικό με όποιους τρόπους είναι αυτό διαθέσιμο. • Υποστήριξη περισσοτέρων της μιας γλωσσών και φυσικά της Ελληνικής Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

36. Προσκτήσεις • Βασικές Λειτουργίες • Αιτήσεις – Προτάσεις αγορών • Παραγγελίες • Παραλαβή υλικού • Εκτυπώσεις - Στατιστικές Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

37. Αιτήσεις – Προτάσεις αγορών • Online εισαγωγή βιβλιογραφικών δεδομένων πρότασης αγοράς • Δυνατότητα ελέγχου αποφυγής διπλοπαραγγελιών • Δυνατότητα δημιουργίας εγγραφών παραγγελιών για επιπλέον αντίτυπα με τη χρησιμοποίηση εγγραφών που υπάρχουν ήδη στον κατάλογο. • Δυνατότητα απόρριψης της πρότασης ή διατήρησης της σε κατάσταση αναμονής επί ορισμένο διάστημα. • Αυτόματη μετατροπή προτάσεων σε παραγγελίες αγοράς. Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

38. Παραγγελίες • - Αυτόματη διαμόρφωση παραγγελιών με έκδοση σχετικών εντύπων ή ηλεκτρονικών εντολών προς προμηθευτές και ενημέρωση των κατάλληλων αρχείων • - Αυτόματη συσχέτιση των οικονομικών στοιχείων της παραγγελίας με τα διαθέσιμα του αντίστοιχου προϋπολογισμού αγορών, πριν από κάθε εκτέλεση παραγγελίας. • - Επίπεδα εξουσιοδότησης προσωπικού για την αποδοχή και εκτέλεση αιτήσεων παραγγελιών • Προειδοποίηση όταν τα διαθέσιμα κονδύλια τείνουν να εξαντληθούν • Πλήρης λογιστική παρακολούθηση των παραγγελιών Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

39. Παραγγελίες (2) • Ιεραρχική οργάνωση της λογιστικής παρακολούθησης • 'Έλεγχος καθυστερήσεων παραλαβής του παραγγελθέντος υλικού και έκδοση υπομνήσεων προς προμηθευτές • Δυνατότητα καθορισμού διαφορετικών σημείων παραλαβής του υλικού • Ακύρωση παραγγελίας σε περίπτωση μεγάλης καθυστέρησης • Φόρτωση βιβλιογραφικών δεδομένων από άλλες βάσεις δεδομένων και απευθείας (on line) δημιουργία και αποστολή παραγγελιών στους προμηθευτές • Δυνατότητα δημιουργίας και εκτέλεσης επειγουσών παραγγελιών Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

40. Παραγγελίες (3) • Υποστήριξη ηλεκτρονικής μεταβίβασης παραγγελιών (EDI) • Δημιουργία, ενημέρωση και αξιοποίηση αρχείου προμηθευτών με όλα τα απαραίτητα στοιχεία (ταυτότητας, προσωπικής επικοινωνίας, πολιτικής προμηθειών, αξιολόγησης από πλευράς εξυπηρέτησης, παραγγελιών, οικονομικών συναλλαγών, κλπ). • Δυνατότητα αυτόματης ανανέωσης συνδρομών προκειμένου για περιοδικό • Υποστήριξη πολλαπλών νομισμάτων • Υποστήριξη πολλαπλών τύπων παραγγελιών και υλικού Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

41. Παραλαβή Υλικού • Υποστήριξη όλων των ενδεχόμενων τρόπων εμπλουτισμού των συλλογών της βιβλιοθήκης (Αγορές απλές ή ομαδικές Δωρεές απλές ή συνόλων, ανταλλαγές, Διαρκής δανεισμός, Απόκτηση δικαιωμάτων πρόσβασης σε ψηφιακό υλικό) • Δυνατότητα ελέγχου των αρχείων με βάση πολλαπλά στοιχεία ταύτισης • Συσχέτιση παραλαμβανομένου υλικού με την αντίστοιχη παραγγελία, εντοπισμός διαφορών (ποσότητα, πληρότητα, οικονομικές διαφοροποιήσεις) και ενημέρωση όλων των σχετικών αρχείων. • Δυνατότητα μερικής παραλαβής υλικού. • Αυτόματη μεταφορά της αναγραφής προκαταλογογράφησης στο κατάλληλο αρχείο για πλήρη βιβλιογραφική επεξεργασία • Αυτόματος υπολογισμός ισοτιμίας συναλλάγματος. Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

42. Εκτυπώσεις - Στατιστικές • Παραγωγή, με τη μορφή και το περιεχόμενο που θα καθορίσει η βιβλιοθήκη, όλων των απαραίτητων εκτυπώσεων (ενημερωτικών και στατιστικών) • Αυτόματη έκδοση εντύπων παραγγελίας ή παραγωγή ηλεκτρονικής παραγγελίας κατά τη μετατροπή των αιτήσεων αγοράς σε παραγγελίες • Δυνατότητα προσαρμογής του τύπου της παραγγελίας (έντυπης ή ηλεκτρονικής) στις απαιτήσεις συγκεκριμένου προμηθευτή • Αυτόματη παραγωγή υπομνήσεων προς τους προμηθευτές, σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή, με την παρεμβολή ελεύθερων μηνυμάτων από την βιβλιοθήκη, για εκπρόθεσμη ή μερική εκτέλεση παραγγελιών ή για οποιαδήποτε άλλη αιτία (π.χ. υλικό φθαρμένο). Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

43. Καταλογογράφηση • Βασικά Χαρακτηριστικά • Πρωτότυπη καταλογογράφηση • Επεξεργασία ήδη καταλογογραφημένων εγγραφών • Εισαγωγή εγγραφών από εξωτερικές πηγές • Διαχείριση αρχείων καθιερωμένων τύπων (Authority files) Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

44. Εισαγωγή Δεδομένων • Εύκολοςκαι φιλικός στο χρήστη τρόπος καταλογογράφησης on-line με τη χρήση είτε ετικετών των στοιχείων της περιγραφής είτε κωδικών του UNIMARC • Παραμετρικός προσδιορισμός των περιεχομένων των οθονών εργασίας ανά κατηγορία υλικού, σύμφωνα με τα πρότυπα ISBD • Υποστήριξη του UNIMARC format ως διάταξης ανταλλαγών • Αυτόματη εισαγωγή κωδικών πεδίων και υποπεδίων του UNIMARC • Δυνατότητα ελέγχων σε ό,τι αφορά τη συντακτική δομή του format (UNIMARC) και την ορθότητα του περιεχομένου των πεδίων, με την ενσωμάτωση στο πρόγραμμα των συντακτικών κανόνων και των τυποποιημένων στοιχείων (π.χ. κωδικών) της διάταξης • Ανάκτηση εγγραφών από ξένες πηγές (οποιοδήποτε MARC format) είτε απ’ ευθείας είτε με τη χρήση ειδικών προγραμμάτων φόρτωσης • Ανάκτηση εγγραφών on-line ή από CD-ROM, DVD-ROM κλπ. Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

45. Εισαγωγή Δεδομένων (2) • Δυνατότητα επιλογής πεδίων ή/και υποπεδίων από βιβλιογραφικές εγγραφές ξένων πηγών και άμεσης ένταξής τους στα αντίστοιχα πεδία της βιβλιογραφικής εγγραφής της βιβλιοθήκης • Δυνατότητα καταλογογράφησης αντιγράφου • Δυνατότητα χρησιμοποίησης όλων των δυνατοτήτων της online έρευνας καταλόγου κατά την διαδικασία της καταλογογράφησης χωρίς την διακοπή της εργασίας. • Δυνατότητα εμφάνισης των αναγραφών σε μορφή UNIMARC (πλήρη) και ISBD • Δυνατότητα διαχείρισης όλων των τύπων υλικού (μονογραφίες, οπτικοακουστικό υλικό κ.λ.π.). Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

46. Εισαγωγή Δεδομένων (3) • Διαθεσιμότητα βοήθειας On line. Επιθυμητή η διαμόρφωση επιπλέον αναγκαίων οδηγιών από την ίδια τη βιβλιοθήκη • Δυνατότητα εξαγωγής βιβλιογραφικών δεδομένων σε μαγνητικό μέσο, υπό μορφή UNIMARC, σύμφωνα με το πρότυπο ISO 2709, για ανταλλαγή βιβλιογραφικών δεδομένων. • Διαβαθμίσεις εξουσιοδότησης σε ό,τι αφορά στα διάφορα επίπεδα και ευθύνες του έργου της καταλογογράφησης • Δυνατότητα σύνδεσης εικόνας, βίντεο και ήχου με τις βιβλιογραφικές εγγραφές. Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

47. Αρχεία Καθιερωμένων Τύπων • Δυνατότητα δημιουργίας και διαχείρισης ολοκληρωμένων αρχείων "καθιερωμένων τύπων" (Authority files control) για ονόματα (φυσικών προσώπων και συλλογικών οργάνων), θέματα και τίτλους (ομοιόμορφους ή σειρών). • Αυτόματη συσχέτιση των πεδίων που έχουν προσδιοριστεί ότι υπόκεινται σε έλεγχο ως προς τα καθιερωμένα αρχεία (authority control) με τα αρχεία αυτά στο στάδιο της καταλογογράφησης • Διαθεσιμότητα παραπομπών "See" και "See Also" με ταυτόχρονο αυτόματο έλεγχο και αποφυγή τυφλών διασυνδέσεων • Δυνατότητα αναζήτησης και αντικατάστασης τύπου σε επίπεδο συνολικού αρχείου Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

48. Δανεισμός • Κανόνες Δανεισμού • Ευέλικτος, παραμετρικός τρόπος προσδιορισμού από την βιβλιοθήκη της πολιτικής δανεισμού κατά: βιβλιοθήκη ή παράρτημα βιβλιοθήκης, συλλογή, κατηγορία υλικού, τύπο χρηστών • Τήρηση ημερολογίου, το οποίο θα περιλαμβάνει τις αργίες καθώς και τις ημέρες και ώρες λειτουργίας • Δυνατότητα παραμετρικού προσδιορισμού των ποικίλων "καταστάσεων" υπό τις οποίες είναι δυνατό να βρεθεί οποιαδήποτε στιγμή, το κάθε διαθέσιμο αντίτυπο στις συλλογές της βιβλιοθήκης • Διαχείριση αρχείου χρηστών με ευέλικτη δομή της σχετικής εγγραφής (ως προς τις καταγραφόμενες πληροφορίες) και με ανάλυση των στοιχείων που χαρακτηρίζουν τη δανειστική δυνατότητα και συμπεριφορά του. Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

49. Διαδικασία Δανεισμού • Αναγνώρισητης ταυτότητας του αντιτύπου και του δανειζομένου με ανάγνωση bar-code • Δυνατότητα διαχείρισης πολλαπλών φυσικών θέσεων: σε επίπεδο συγκεκριμένης βιβλιοθήκης, συλλογής αλλά και σε διαφορετικές γεωγραφικές θέσεις, όπου δημιουργούνται περιφερειακές βιβλιοθήκες ή διατηρούνται τοπικές συλλογές • Αναγνώριση διαφορετικών κατηγοριών χρηστών της βιβλιοθήκης με διαφορετική πολιτική δανεισμού για κάθε κατηγορία, και τύπων υλικού με διαφορετικές παραμέτρους κυκλοφορίας και διάθεσης • Προσωρινή αναστολή ή αφαίρεση του δικαιώματος δανεισμού, όταν συντρέχει λόγος • Ενημέρωση των αρχείων αντιτύπων και δανειζομένων σε πραγματικό χρόνο (όταν διενεργείται ο δανεισμός). Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

50. Επιστροφή Δανεισθέντων • Αναγνώριση του εντύπου (ανάγνωση bar code ή πληκτρολόγησή του). Αν δεν υπάρχει bar code, πρέπει να παρέχεται ευχέρεια αναγνώρισης με κάποιο άλλο χαρακτηριστικό στοιχείο ταύτισης (π.χ. ISBN). • Αν η επιστροφή έγινε σύμφωνα με τους κανόνες, γίνεται αυτόματη ενημέρωση όλων των σχετικών εγγραφών. • Αν υπάρχει παράβαση του κανονισμού δανεισμού επιβάλλονται οι αντίστοιχες κυρώσεις και ενημερώνονται αυτόματα τα κατάλληλα αρχεία και οι αντίστοιχες εγγραφές. • Αν επιστραφεί υλικό που έχει χαρακτηρισθεί "απωλεσθέν" ενημερώνεται κατάλληλα ο χειριστής, ώστε να προβεί στις κατάλληλες ενέργειες. Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας