Manual de procesos y procedimientos para la gestión del Fondo Social Europeo 2007 – 2013

1. FONDO SOCIAL EUROPEO “El FSE invierte en tu futuro” Manual de procesos y procedimientos para la gestión del Fondo Social Europeo 2007 – 2013 Octubre 2009

2. Contenidos de la presentación

3. PUNTO DE PARTIDA • El Artículo 71 del Reglamento (CE) 1083/2006 dispone que, antes de la puesta en marcha de los Programas Operativos, cada Estado miembro ha de establecer unos sistemas de gestión y control que garanticen el correcto uso de los recursos comunitarios. • El documento del COCOF de 07/0039/00-EN recomienda específicamente a las Autoridades de Auditoría comprobar si se ha elaborado algún manual de procedimientos para su uso por el personal de la AG y la AC. • La Unidad Administradora del Fondo Social Europeo (UAFSE) quiere responder a las exigencias comunitarias al mismo tiempo que contribuye a optimizar su trabajo dentro del marco de mejora y modernización de la Administración Pública.

4. OBJETIVOS Optimizar la gestión del FSE, definiendo una estructura procedimental que engrane todas las piezas, asignando responsabilidades a los diferentes actores, definiendo los flujos de información entre ellos, y estableciendo los hitos temporales y los soportes documentales que han de ser respetados. • Recogiendo todos los procedimientos existentes para completarlos y adaptarlos al nuevo periodo de programación cuando sea necesario. • Garantizando que los procedimientos del Manual son factibles en la práctica con el apoyo de la herramienta informática “FSE 2007” diseñada al efecto.

5. EL PROCESO SEGUIDO PARA SU ELABORACIÓN • Se comenzó recogiendo toda la información disponible sobre los procedimientos, formales e informales, existentes en la UAFSE para la gestión del FSE 2000-2006. • El primer mapa de procedimientos sirvió para identificar los cambios y mejoras que eran necesarios. • Sobre una versión completa se eliminaron disonancias y se buscó la adaptación de cada procedimiento diseñado a las condiciones reales de trabajo. Las aportaciones del equipo de la UAFSE ha sido fundamentales: 8 entrevistas iniciales y más de 10 reuniones para validar los procedimientos a medida que se diseñaban.

6. ALGUNOS ASPECTOS A DESTACAR DE ESTE MANUAL • Tiene en cuenta las orientaciones de la Comisión y del COCOF para la verificación del cumplimiento del art. 71 e incluye toda la información solicitada. • Coordina las tareas de la Autoridad de Gestión y la Autoridad de Certificación, homogeneizando la terminología y las herramientas de trabajo. • Sitúa a las Autoridades en el centro de los procesos: • ordenando sus obligaciones y responsabilidades con instancias superiores. • definiendo las obligaciones de las entidades que dependen de ellas. • Atiende tanto a la normativa comunitaria como nacional.

7. ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO • El bloque introductorio (capítulos 1 a 3) fija los objetivos, límites y contenido. También recoge elementos de contexto a tener en cuenta para entender con mayor precisión la razón de ser de los procesos y procedimientos cuya descripción se aborda. • La parte central (capítulo 4) combina una integración de todos los procesos y procedimientos a través de las interrelaciones existentes, con una estructura en fichas individuales que facilitan su manejo y, cuando proceda, actualización. • Un conjunto de anexos finales (capítulo 5) permite contar, entre otros, con un glosario terminológico y de acrónimos y con un compendio normativo.

8. USO DEL MANUAL • El Manual no es un documento que esté concebido para su lectura “ordenada”, de principio a fin, sino más bien para su utilización por partes, según las necesidades concretas del usuario en cada momento. Una vez conocida la información de este bloque, sólo se utilizará para consultas puntuales. • Aunque está preparado para ser editado en papel, el manual resulta mucho más práctico y operativo si se usa en la versión electrónica ya que: • Permite “navegar” de unas secciones a otras de forma rápida. • Tiene enlaces directos a las plantillas documentales que deben utilizarse en cada caso

9. Desde el Índice general… …a las distintas partes del cuerpo del Manual • NAVEGACIÓN EN LA VERSIÓN ELECTRÓNICA

10. Desde el Índice de Procesos y Procedimientos… …a las fichas de procedimiento • NAVEGACIÓN EN LA VERSIÓN ELECTRÓNICA …y desde el Índice de cada proceso…

11. …y desde los anexos… Desde las fichas de procedimiento… • NAVEGACIÓN EN LA VERSIÓN ELECTRÓNICA …a los Modelos Documentales y otros documentos

12. CONTENIDOS. BLOQUE I. • Presentación y descripción: Justificación del enfoque del Manual y cada uno de sus apartados. Explicación de la estructura del documento, del sistema de actualización y de la forma recomendada de uso. • El FSE en España en el periodo 2007-13: Desde lo más general a lo más concreto, se describe la política de cohesión, los principios básicos para los Fondos Estructurales 07-13 y la programación del FSE en España en el nuevo periodo. Además, se describen los organismos implicados en la gestión del FSE, sus funciones y las relaciones entre ellos. Este capítulo, evidentemente de contexto, será de especial interés de cara a facilitar la incorporación de nuevo personal a la UAFSE.

13. CONTENIDOS. BLOQUE I.

14. CONTENIDOS. BLOQUE II. • Es el núcleo del Manual. Contiene una ficha para cada procedimiento con toda la información necesaria para ubicarlo en el proceso al que pertenece e interrelacionarlo con otros procesos y procedimientos cuando corresponda. • Las fichas de procedimientos constan fundamentalmente de dos partes básicas; la descripción del procedimiento y su representación gráfica, además de una serie de elementos estructurales que son comunes a todos ellos. • Cada ficha está concebida como un “paso a paso” para el desarrollo de las diferentes tareas y contiene la información imprescindible para facilitar la agilidad en su comprensión y uso.

15. CONTENIDOS. BLOQUE II. • Descripción de las fichas • La cabecera de cada ficha incluye la denominación del procedimiento, la unidad responsable y un código identificativo.

16. CONTENIDOS. BLOQUE II. • Descripción de las fichas • El pie de página se compone del número de ficha y los elementos necesarios para el sistema de sustitución de fichas (actualización), y el número de página.

17. CONTENIDOS. BLOQUE II. • Descripción de las fichas • El objeto del procedimiento contiene una breve definición de su utilidad en el contexto que se desarrolla.

18. CONTENIDOS. BLOQUE II. • Descripción de las fichas • En alcance y limitaciones se incorpora información que permite identificar con mayor precisión el comienzo o el final del procedimiento, relacionarlo con otros procesos o procedimientos, o introducir matices.

19. CONTENIDOS. BLOQUE II. • Descripción de las fichas • La descripción del procedimiento numera sus etapas, indica quién es el responsable de la acción, qué actividades, cómo y cuándo deben realizarse.

20. CONTENIDOS. BLOQUE II. • Descripción de las fichas • En anexos y soportes documentales se referencia cualquier elemento tangible que sea utilizado en la realización de la acción. Modelos, plantillas, índices, etc.

21. CONTENIDOS. BLOQUE II. • Descripción de las fichas • El punto de normativa aplicable referencia las normas de aplicación específica al caso de que se trate, ordenada de lo particular a lo general.

22. CONTENIDOS. BLOQUE II. • Descripción de las fichas • La representación gráfica permite ver de un solo vistazo el procedimiento con sus diferentes variantes y los documentos generados

23. CONTENIDOS. BLOQUE II. • Descripción de las fichas • Los símbolos utilizados para la representación gráfica son los más habituales en este tipo de diagramación:

24. CONTENIDOS. BLOQUE II. • Mapa general de procesos y procedimientos

25. CONTENIDOS. BLOQUE II. • Proceso de seguimiento. 10 Procedimientos

26. CONTENIDOS. BLOQUE II. • Proceso de verificación. 3 Procedimientos

27. CONTENIDOS. BLOQUE II. • Proceso de certificación y gestión financiera. 5 Procedimientos

28. SISTEMA DE ACTUALIZACIÓN • Las fichas que queden obsoletas serán archivadas, dado que cabe la posibilidad de que posteriormente pueda ser necesario consultar su contenido. • Tanto la nueva ficha como la antigua recogerán en el pie de página la información para la trazabilidad de las actualizaciones, y se contará con una tabla de registro de los cambios.

29. Manual de procesos y procedimientos para la gestión del Fondo Social Europeo 2007 – 2013 FONDO SOCIAL EUROPEO “El FSE invierte en tu futuro” Octubre 2009

30. CONTENIDOS. BLOQUE III. • El Manual incluye los siguientes anexos: • Glosario de términos relacionados con la gestión de los Fondos Estructurales. • Glosario de acrónimos utilizados en el documento. • Relación de la normativa nacional y comunitaria (compendio de las referencias incluidas en las fichas de procedimientos) • Modelos documentales • Todos estos anexos pueden y deben ser actualizados y completados a medida que se modifique el Manual para incluir nuevos documentos, recoger nuevas referencias normativas o adaptar determinados procesos.

31. ENFOQUE GENERAL Optimizar la gestión del FSE, definiendo una estructura procedimental que engrane todas las piezas, asignando responsabilidades a los diferentes actores, definiendo los flujos de información entre ellos, y estableciendo los hitos temporales y los soportes documentales que han de ser respetados. Dando respuesta a lo exigido en el Artículo 71 del Reglamento (CE) 1083/2006 al documentar los sistemas diseñados para que las Autoridades de Gestión y de Certificación lleven a cabo las funciones que tienen encomendadas y cumplan las obligaciones correspondientes.

32. ALGUNOS ASPECTOS A DESTACAR DE ESTE MANUAL • Tiene en cuenta las orientaciones de la Comisión para la verificación del cumplimiento del art. 71 e incluye toda la información solicitada. • Coordina las tareas de la Autoridad de Gestión y la Autoridad de Certificación, homogeneizando la terminología y las herramientas de trabajo. • Sitúa a las Autoridades en el centro de los procesos: • ordenando sus obligaciones y responsabilidades con instancias superiores. • definiendo las obligaciones de las entidades que dependen de ellas. • Atiende tanto a la normativa comunitaria como nacional

33. ESTRUCTURA DEL MANUAL • El bloque introductorio fija sus objetivos, límites y contenido. También recoge elementos de contexto a tener en cuenta para entender con mayor precisión la razón de ser de los procesos y procedimientos cuya descripción se aborda. • La parte central combina una integración de todos los procesos y procedimientos a través de las interrelaciones existentes, con una estructura en fichas individuales que facilitan su manejo y, cuando proceda, actualización. • Un conjunto de anexos finales permite contar, entre otros, con un glosario terminológico y de acrónimos y con un compendio normativo.

34. CONTEXTUALIZACIÓN DEL CONTENIDO • No sólo se describe la estructura de la programación del FSE, sino que también se enumeran los organismos implicados, sus funciones y las relaciones entre ellos

35. MAPA GENERAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS • Se identifican tres procesos fundamentales, cada uno con sus procedimientos

36. MAPA GENERAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS • Todos los procedimientos están perfectamente identificados:

37. MAPA GENERAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS • Todos los procedimientos están perfectamente identificados:

38. ESTRUCTURA E INFORMACIÓN DE CADA PROCEDIMIENTO • La cabecera de cada ficha incluye la denominación del procedimiento, la unidad responsable y un código identificativo. • El pie de página se compone del número de ficha y los elementos necesarios para el sistema de sustitución de fichas (actualización), y el número de página. • El objeto del procedimiento contiene una breve definición de su utilidad en el contexto que se desarrolla. • En alcance y limitaciones se incorpora información que permite identificar con mayor precisión el comienzo o el final del procedimiento, relacionarlo con otros procesos o procedimientos, o introducir matices que permitan entender con mayor facilidad el procedimiento que se incluye a continuación.

39. ESTRUCTURA E INFORMACIÓN DE CADA PROCEDIMIENTO • La descripción del procedimiento numera sus etapas, indica quién es el responsable de la acción, qué actividades, cómo y cuándo deben realizarse. • En anexos y soportes documentales se referencia cualquier elemento tangible que sea utilizado en la realización de la acción. Puede tratarse de modelos o plantillas de documentos. Puede ser su contenido mínimo o un índice que pueda ser utilizado como modelo. • El punto de normativa aplicable referencia a la norma de aplicación específica al caso de que se trate. En el caso de existir más de una referencia, el criterio de ordenación habitual ha sido ir de lo particular a lo general, de manera que se facilite el eventual análisis.

43. SISTEMA DE ACTUALIZACIÓN • Las fichas que queden obsoletas serán archivadas, dado que cabe la posibilidad de que posteriormente pueda ser necesario consultar su contenido. • Tanto la nueva ficha como la antigua recogerán en el pie de página la información para la trazabilidad de las actualizaciones, y se contará con una tabla de registro de los cambios.

44. UTILIZACIÓN DEL MANUAL • No es un documento que esté concebido para su lectura “ordenada”, de principio a fin, sino más bien para su utilización por partes, según las necesidades concretas del usuario en cada momento. • Para facilitar el acceso rápido a las fichas de procedimientos, estas se indexan tanto en el apartado correspondiente del Manual, como al principio del mismo. • Se ha editado una versión electrónica del Manual, que permite su uso con un navegador de Internet, enlaza los diferentes capítulos y fichas, y permite acceder de forma directa a los anexos en sus versiones de consulta y editables.