全宗指南编制规范

1. 全宗指南编制规范

2. １、全宗指南编制原则 • 编制全宗指南应客观、准确、真实、语言简练、文字表达清楚。

3. ２、全宗指南的结构 全宗指南是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。由封页、正文、备注三部分组成。

4. 结构形成 • 封页 • 正文　Ａ全宗构成者沿革 • 　　　Ｂ全宗内档案情况简介 • 　　　Ｃ全宗档案内容与成份介绍 • 备注

5. 第一部分　　　封页 • 封页项目包括：全宗指南名称（全宗构成者的名称＋全宗指南）、时间（全宗内档案文件的起止年代）、全宗号（本全宗指南所对应的全宗的编号）

6. 如东县国家税务局全宗指南 （1994-2003） 全宗号 C47 如东县国税局综合档案室 ２００３年１０月

7. 第二部分　正文 • 一、全宗构成者沿革简介 • 它是由全宗构成者名称、时间、主要职能、隶属关系、全宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及其各历阶段演变情况等内容组成。

8. （１）全宗构成者名称 • Ａ全宗名称按全称书写，通用简称书写在全称后面的圆括号内。例：中共中央纪律检查委员会（中纪委）。 • Ｂ全宗构成者所有曾用名称按时间顺序书写在全宗构成者的沿革中。

9. （２）时间 • 全宗构成者沿革应结合时间撰写，和下列有关的时间应反映在全宗构成者沿革中。

10. Ａ全宗构成者成立、合并、改组、更名和撤销时间。Ａ全宗构成者成立、合并、改组、更名和撤销时间。 • Ｂ全宗构成者内部机构的设置及重要部门的调整、增设、合并、更名、撤销时间。 • Ｃ全宗构成者上级主管机关变更时间。 • Ｄ其它所有反映全宗构成者重要活动的时间。

11. 例: • （二）时间 • 根据南通市人民政府下发的《关于设置如东县国家税务局的通知》(通政发〔1994〕84号)文件精神，建立江苏省如东县国家税务局，为一级局建制，国家行政管理机关。其前身是如东县税务局。

12. （３）主要职能 • Ａ全宗构成者的性质特征。 • Ｂ全宗构成者的职权范围。 • Ｃ全宗构成者的主要工作与任务。

13. （４）隶属关系 • Ａ全宗构成者和其上级主管机关的组织关系、业务关系。 • Ｂ全宗构成者和其重要的直属下级机关的组织关系、业务关系。 • Ｃ全宗构成者上级主管机关如有变更、应反映在全宗构成者沿革中。

14. （５）全宗构成者主要负责人名录 • 全宗构成者正副职负责人姓名、职务、任期时间。

15. 例:历任领导 • 书记 张 同 (兼1957.9-1978.12) • 李 鹏 (1980.1-1990.12) • 顾 仁 (1991.1-1997.9) • 张金贵 (1997.10-1999.12) • 副书记 陆春和 (1957.9-1988.12) • 张 平(1989.1-1999.12)

16. （６）内部机构设置及其各历阶段演变情况等内容组成（６）内部机构设置及其各历阶段演变情况等内容组成 • Ａ全宗构成者内部一级机构的名称。 • Ｂ全宗构成者内部一级机构正职负责人的姓名、职务、任期时间。 • Ｃ全宗构成者内部一级机构的主要职能。 • Ｄ全宗构成者内部机构中重要部门的增设、调整、扩大、合并、撤销情况及内部一级机构在各历史阶段的变化情况。

17. （７）其他 • Ａ涉及全宗构成者的重大事件和对全宗构成者产生重要影响的活动。 • Ｂ全宗构成者改组和撤销的原因。

18. 二、全宗内档案情况简介 • １、档案的数量及保管期限 • ２、档案的完整程度 • ３、档案的利用价值及鉴定情况 • ４、检索工具的配置情况 • ５、档案的整理情况

19. 例 • （一）档案的数量和保管价值 • 自1994年10月建局以来本局共保存了各类档案27582卷（卷、册、件、张），其中文书档案2000年前以“案卷”为单位整理立卷，1994年至2000年共形成文书档案397卷（含永久73卷，长期241卷，短期83卷）；2001年起至2003年文书档案以“件”为单位装盒，三年中共形成2481件（永久362件，长期1311件，短期808件）。共有会计档案24082卷（册、盒），其中税收会计档案22778卷，经费等会计档案1304卷；永久保存的597卷，其余均为定期保存。设备档案44卷（册）；声像档案照片409张、录音1盘、录像2盘，永久保存；案件档案6卷，长期保存；电子档案 22盘，实物档案138件，为永久保存。

20. （二）档案的完整程度与保管状况 • 本全宗内的各门类档案基本齐全完整。局机关领导历来对档案工作非常重视，注重从头抓好基础工作，加强档案管理，档案基础工作较为扎实，同时档案人员事业心强，工作尽责，注重做好平时档案材料的收集整理工作。备有档案专用库房88平方米，密集架一组，共12列（96节，576层，总排架长度518米），有足够的备用容量。现在已经入库档案排架长度207米，全部使用市县档案局监制的档案用品，库房配有空调、去湿机、灭火器材、温湿度显示器，防盗门等设施，各项安全措施落实，档案实体得到很好保护，没有霉变、褪色和破损现象。档案目录按分类方案的顺序排列，便于分类查询、利用、统计。

21. （三）档案的利用价值及鉴定情况 • 全宗内档案系统地记录了如东县国家税收工作的历史进程及国家税收政策贯彻落实的历史真迹，对于推进如东政治、经济、文化的进步有着不可估量的价值，因而不仅本机关各部门、各单位利用档案，而且社会各界也经常查找利用税收信息。文书档案主要服务于查找有关国家税收政策、数据、干部的任用等。会计档案主要用于审计、检查、佐证有关数据和统计分析规划等。设备档案主要用于设备维修和保养。声像档案及实物档案展现国税各方面工作掠影与辉煌成果。

22. （四）检索工具的配置情况 • 全宗内提供的检索工具有档案纸质目录与电子检索两套系统。 • 纸质检索工具有：全宗指南、文件材料归档整理简介、案卷目录、全引目录、专题目录、文卷号对照表、归档文件目录共7种，计45册。其中文书档案案卷目录2册，全引目录7册，归档文件目录3册，文卷号对照表1册，专题文件目录5册，收发文登记汇集2册；会计档案目录19册、案件档案目录1册、设备档案目录1册、声像档案目录1册、电子档案目录1册、实物档案目录1册、档案参考资料目录1册。 • 电子检索系统是由国家档案局、税务总局联合下发的软件，室藏文书档案文件级目录已输入档案管理数据库，其他各门类档案目录也实现了计算机查阅管理。

23. 档案的鉴定采取直接鉴定法，力求正确判断归档文件材料保存价值。凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的属于重要档案，一般作为永久保存；凡是反映机关正常工作活动，在较长时间具有查考利用价值的文件材料列为长期保存；凡在较短时间内有参考价值的文件材料列为短期保管。档案的鉴定采取直接鉴定法，力求正确判断归档文件材料保存价值。凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的属于重要档案，一般作为永久保存；凡是反映机关正常工作活动，在较长时间具有查考利用价值的文件材料列为长期保存；凡在较短时间内有参考价值的文件材料列为短期保管。

24. （四）检索工具的配置情况 • 全宗内提供的检索工具有纸质档案目录与电子检索两套系统。

25. 纸质检索工具有：全宗指南、文件材料归档整理简介、案卷目录、全引目录、专题目录、文卷号对照表、归档文件目录共7种，计45册。其中文书档案案卷目录2册，全引目录7册，归档文件目录3册，文卷号对照表1册，专题文件目录5册，收发文登记汇集2册；会计档案目录19册、案件档案目录1册、设备档案目录1册、声像档案目录1册、电子档案目录1册、实物档案目录1册、档案参考资料目录1册。纸质检索工具有：全宗指南、文件材料归档整理简介、案卷目录、全引目录、专题目录、文卷号对照表、归档文件目录共7种，计45册。其中文书档案案卷目录2册，全引目录7册，归档文件目录3册，文卷号对照表1册，专题文件目录5册，收发文登记汇集2册；会计档案目录19册、案件档案目录1册、设备档案目录1册、声像档案目录1册、电子档案目录1册、实物档案目录1册、档案参考资料目录1册。

26. 电子检索系统是由国家档案局、税务总局联合下发的软件，室藏文书档案文件级目录已输入档案管理数据库，其他各门类档案案卷级目录也实现了计算机查阅管理。

27. 全宗所提供的编研资料有：发文汇集55册，专题档案资料汇编8册（种），组织机构沿革2册，大事记汇编2册，年鉴汇编1册，基础数据汇编1册，案例分析汇编3册，税收计划执行情况分析汇编3册，如东国税信息汇编11册。共计9种86册。全宗所提供的编研资料有：发文汇集55册，专题档案资料汇编8册（种），组织机构沿革2册，大事记汇编2册，年鉴汇编1册，基础数据汇编1册，案例分析汇编3册，税收计划执行情况分析汇编3册，如东国税信息汇编11册。共计9种86册。

28. （五）档案的整理情况 • 文书档案的整理。根据档案的分类方案归档范围及保管期限的规定，由局机关办公室在每年的年初负责收集上年度的文件分类整理。2000年以前按价值编三个流水号；2001年开始，根据中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》的要求，采用年度——保管期限分类法，以件为单位编价值流水号，即永、长、短一年一个流水号。

29. 三、全宗档案内容与成份介绍 • １、档案内容与成分介绍的方式 • 档案内容与成分介绍的方式：以文章叙述的形式，按全宗内档案的实际分类体系结合问题介绍。

30. Ａ按组织机构介绍；以组织机构分类的档案全宗，按机构设类目分别介绍。Ａ按组织机构介绍；以组织机构分类的档案全宗，按机构设类目分别介绍。 • Ｂ按问题介绍：以问题分类档案全宗，按档案内容所反映的问题设类目介绍。 • Ｃ以其它体系分类的档案全宗，应根据该全宗分类的特点结合问题介绍。

31. ２、档案内容与成分介绍的一般方法 • （１）档案内容与成分介绍一般应使用综合概括的方法介绍。

32. Ａ反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案。Ａ反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案。 • Ｂ反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案。 • Ｃ涉及时性具有全国和国际意义的知名人物、历史事件及具有地方特色和重要科研价值的档案。 • Ｄ馆（室）年代久远和特殊载体的档案。

33. （２）需要专门说明的档案按下列方法介绍 • Ａ指明该档案的名称、责任者和文件形成的时间。 • Ｂ列出该档案文件的检索要素。 • Ｃ对其档案文件内容单独介绍。

34. （３）一般性文件介绍不使用引文，特殊性文件介绍如需使用引文应符合下列条件和原则：（３）一般性文件介绍不使用引文，特殊性文件介绍如需使用引文应符合下列条件和原则： • Ａ引文有助于阐述文件的内容实质。 • Ｂ引用原文时不详细转述文件中叙述的事实和事件。

35. （４）和全宗构成者活动没有直接关系的上级文件不做介绍，必要时只做简要交代。（４）和全宗构成者活动没有直接关系的上级文件不做介绍，必要时只做简要交代。 • （５）控制制使用的档案在内容介绍上应从简，并在全宗指南封页上注明“控制使用”字样。 • （６）档案内容涉及国家机密应另册介绍，一般只列题名，不做详细介绍，并在封页上注明密级或使用范围。

36. 例：档案的内容成分 • 文书档案 • 党群工作类永久保存的主要内容成分是：①本局党群组织重大会议文件，含通知、名单、日程、报告、讲话、决议、决定、纪要、重要的声像材料；②本局党组会，民主生活会记录、纪要、情况报告，中心理论学习记录，党组成员述职报告；③本局编印的党员、党组织统计年报、党员名册；④本局党群组织领导机构调整、改选、职务变更材料，工作计划、总结报告，县以上的表彰奖励材料。

37. 设备档案 • 本局主要有计算机、打印机、复印机等办公设备，电视机、音箱等视听设备及汽车、电梯等运输设备的合格证、用户指南、保修卡、起动安装盘及维修、检测记录等等。

38. 声像档案 • 主要内容有领导视察、机关各种会议、重要活动、文体活动、办公环境变迁形成的照片、录音、录像，及机关在各项活动中获得的各类实物所拍摄的照片、历任领导的照片等等，价值永久。

39. 实物档案 • 主要有奖状、奖牌、锦旗、证书、废旧印章等，永久保存。

40. 电子档案 • 分为光盘、磁带，主要是文件类、业务类和活动类的备份光盘，价值永久。

41. ３、人物全宗内容与成分介绍 • 人物全宗应按全宗构成者的活动特点，结合全宗内档案材料的实际情况撰写，介绍内容包括：

42. Ａ个人的传记性档案材料、著作手稿、题词、日记、回忆录。Ａ个人的传记性档案材料、著作手稿、题词、日记、回忆录。 • Ｂ来往信件及公务活动与社会活动中形成的文件。 • Ｃ财产状况与经济活动的材料。 • Ｄ家庭亲属与主要社会关系的材料。 • Ｅ图片、照片、录音、录像材料。

43. 第三部分　　　备注 • １、本全宗指南的编制情况 • ２、有关全宗内档案的补充说明 • Ａ全宗指南中需加解释的名词、事件及问题。 • Ｂ全宗指南编制后，全宗内档案增加、调整、遗失、销毁等说明。 • Ｃ其他有关问题的说明。

44. 例 • 备注： • 1、《如东县国家税务局全宗指南》是在1999年编写的《全宗指南》的基础上、按照国家技术局批准的《全宗指南编制规范》改写和增写的。 • 2、改写后的《全宗指南》保留了原件基础部分，同时对单位党政领导人和内设、直属机构负责人的更迭情况作了列表说明，尤其是对全宗内档案内容成分，分门别类进行了较为详细的介绍。 • 3、本《全宗指南》对立档单位和技术整理情况的介绍截止2003年底。

45. 谢谢大家！