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ÍNDICE Pág. Instalação do Software 2

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Manual do aplicativo GESTÃO DE FICHEIROS 2003. ÍNDICE Pág. Instalação do Software 2 Selecção de Empresas / Manutenção de Empresas 5 Criação da Base de Dados (Clientes, Fornecedores e Pessoal) 9

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Manual do aplicativo GESTÃO DE FICHEIROS 2003
    • ÍNDICE
          • Pág.
  • Instalação do Software 2
  • Selecção de Empresas / Manutenção de Empresas 5
  • Criação da Base de Dados (Clientes, Fornecedores e Pessoal) 9
  • Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários) 13
  • Anexo A - Menu do Aplicativo 23
  • Anexo B – Glossário 27
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Instalação do Software
  • Para instalar o software Gestão de Ficheiros 2003 deverá seguir os 5 passos a seguir indicados:
    • Antes de iniciar a instalação do software, recomenda-se que feche todas as aplicações do seu Computador (ex.: Word, Outlook, Internet Explorer, etc.).
    • Introduza o CD do software Gestão de Ficheiros 2003 no leitor de CDs e aguarde o arranque automático do programa de instalação (Nota: caso não inicie automaticamente, deverá executar o programa SETUP.EXE no CD).
    • Seleccione o idioma de configuração Português (standard) e clique em OK.
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Instalação do Software

4)Seleccione o botão Seguinte para os ecrãs i), ii), iii), iv) e v):

ii)

i)

iii)

iv)

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Instalação do Software

Seleccione Seguinte e aguarde

5) Configuração concluída, seleccione Terminar

v)

A partir deste momento, já pode utilizar o software Gestão de Ficheiros 2003

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Selecção de Empresas / Manutenção de Empresas

O software Gestão de Ficheiros 2003 permite a gestão de uma base de dados com informação dos clientes, fornecedores e pessoal para uma ou mais empresas. Antes de poder utilizar essa base de dados, deverá definir, através do menu selecção de empresas, cada uma das empresas para as quais pretende manter informação relativa a clientes, fornecedores e pessoal.

1) No menu Selecção de Empresas, seleccione a opção Manutenção de Empresas.

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Selecção de Empresas / Manutenção de Empresas

Inserir Nova Empresa

i) Seleccione o botão Inserir

ii) Preencha a Designação da Empresa.

ATENÇÃO:

Só deverá preencher o campo de Identificação de Entidade Credora se a empresa tiver aderido ao Sistema de Débitos Directos (SDD).

iii) Seleccione o botão OK.

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Selecção de Empresas / Manutenção de Empresas

Alterar dados da Empresa

i) Seleccione a Empresa

Altere os dados da Empresa

ii) Seleccione o botão Alterar

iii) Preencha a Designação da Empresa.

ATENÇÂO:

Só deverá preencher o campo de Identificação de Entidade Credora quando se tratar de uma empresa aderente ao Sistema de Débitos Directos (SDD).

iv) Seleccione o botão OK.

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Selecção de Empresas / Manutenção de Empresas

Eliminar Empresa

i) Seleccione a Empresa

ii) Seleccione o botão Eliminar

ATENÇÃO:

Este processo é irreversível !

Ao eliminar uma empresa está a apagar todos os registos das tabelas de fornecedores, clientes e pessoal que estejam relacionados com essa empresa.

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Criação da Base de Dados (Clientes, Fornecedores e Pessoal)

O software Gestão de Ficheiros 2003 permite a gestão de uma base de dados com informação dos clientes, fornecedores e pessoal para cada uma das empresas definidas no menu selecção de empresas.

Existem duas formas de criar a Bases de Dados:

- na barra de menus, seleccionar Gestão Base Dados, escolhendo a opção

Clientes, Fornecedores ou Pessoal

ou;

- clicar directamente nos quadrados com as letras C, F ou P que se encontram

logo por baixo de Gestão Base Dados

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Criação da Base de Dados (Clientes, Fornecedores e Pessoal)

Inserir Registos

No menu Gestão Base Dados, escolha a tabela que pretende utilizar (Clientes, Fornecedores ou Pessoal)

i) Seleccione o botão Inserir

ii) Introduza os dados do registo

iii) Para finalizar, seleccione o botão OK

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Criação da Base de Dados (Clientes, Fornecedores e Pessoal)

Alterar Registos

No menu Gestão Base Dados, escolha a tabela que pretende utilizar (Clientes, Fornecedores ou Pessoal)

i) Seleccione o registo

ii) Seleccione o botão Alterar

iii) Altere os dados do registo

iv) Para finalizar, seleccione o botão OK

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Criação da Base de Dados (Clientes, Fornecedores e Pessoal)

Eliminar Registos

No menu Gestão Base Dados, escolha a tabela que pretende utilizar (Clientes, Fornecedores ou Pessoal)

i) Seleccione o registo

ii) Seleccione o botão Eliminar

ATENÇÃO:

Este processo é irreversível !

iii) Confirme a eliminação do registo

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Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários)
  • Existem duas formas para criar Ficheiros PS2:
  • - na barra de menus, seleccionar Criação Ficheiros PS2 e escolher a opção pretendida (Pagamento a Fornecedores, Cobranças ou Salários)

ou;

- clicar directamente nos quadrados com as letras F, C ou S que se encontram

logo por baixo de Criação Ficheiros PS2

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Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários)

Inserir Registos

i) Seleccione o botão Inserir

ii) Seleccione um registo da sua base de dados clicando sobre “?” ou preencha os dados do registo.

iii) Seleccione o botão OK para gravar o registo.

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Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários)

Alterar Registos

i) Seleccione o registo

ii) Seleccione o botão Alterar

iii) Altere os dados do registo

iv) Seleccione o botão OK

v) Para finalizar, seleccione o botão Gravar

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Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários)

Eliminar Registos

i) Seleccione o registo

ii) Seleccione o botão Eliminar

ATENÇÃO:

Este processo é irreversível !

iii) Para finalizar, seleccione o botão Eliminar

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Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários)

Gravar o Ficheiro

i) Seleccione o botão Gravar para gravar o ficheiro.

ii) Indique a conta ordenante e a data de processamento do ficheiro.

iii) Seleccione o botão OK.

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Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários)

Gravar o Ficheiro

Escolha agora o local onde pretende gravar o ficheiro PS2.

iv) Seleccione o botão OK para aceitar o local recomendado ou o botão Browse para gravar noutro local.

v) Caso pretenda, poderá imprimir um relatório com a listagem de todos os registos do ficheiro e indicação da conta ordenante, data de processamento, número total de registos e importância total.

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Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários)

Enviar o Ficheiro

Uma vez criado o ficheiro PS2, deverá fazer o seu envio para o Banco.

  • Para enviar os ficheiros PS2 a partir do aplicativo Gestão de Ficheiros 2003, seleccione a opção Pagamentos/Cobranças no menu managerland.
  • NOTA: Esta opção requer a existência de uma ligação à Internet activa.
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Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários)

Enviar o Ficheiro

Após seleccionar a opção do menu anterior, será redireccionado para a página do portal managerland (www.millenniumbcp.com).

  • Seleccione a opção Pagamento/Cobrança.
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Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários)

Enviar o Ficheiro

  • Identifique-se com o seu código de utilizador, password e respectivo certificado digital.
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Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários)

Enviar o Ficheiro

  • Preencha os dados relativos ao ficheiro a enviar e seleccione o ficheiro através do botão Browse (Procurar).
  • Seleccione o botão “Executar”
  • Por último, valide a sua instrução introduzindo a sua password quando for solicitado.

ATENÇÃO:

O processamento do ficheiro enviado deverá ser posteriormente autorizado emAutorizações -> Operações Pendentes.

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Anexo A - Menu do Aplicativo

Manut. Ficheiros

Permite editar ficheiros PS2 de “Pagamento a Fornecedores”, “Cobranças” e “Salários”, assim como efectuar a sua validação (em termos de estrutura e coerência de dados)

Gestão Base Dados

Possibilita a inserção/alteração/eliminação de registos numa base de dados com informação de fornecedores, clientes e pessoal para cada uma das empresas definidas no menu Selecção de Empresas.

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Anexo A - Menu do Aplicativo

Criação Ficheiros PS2

Criação de ficheiros PS2 de Pagamento a Fornecedores, Cobranças e de Salários com recurso à informação de fornecedores, clientes e pessoal existente na base de dados criada através do menu Gestão Base Dados ou através da introdução manual de dados.

Conversor PS2

Ferramenta que permite a conversão de um ficheiro de texto que obedeça a uma determinada estrutura num ficheiro PS2.

Esta conversão só será possível se o ficheiro de origem contiver a informação mínima necessária para a criação de um ficheiro PS2.

Selecção de Empresas

Inserção/Alteração/Eliminação de empresas às quais serão associadas bases de dados com informação relativa a fornecedores, clientes e pessoal.

Transf. Base Dados

Funcionalidade que permite a importação de informação residente em bases de dados utilizadas em versões anteriores do software Gestão de Ficheiros 2003.

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Anexo A - Menu do Aplicativo

Manut. de Contas

Permite a gestão de uma base de dados com informação das contas de depósito à ordem associadas à empresa activa. Quando estiver a criar um ficheiro PS2, o utilizador poderá optar por escolher desta lista a conta que pretende associar ao ficheiro.

EAN

Permite a gestão de ficheiros EAN. O EAN é o ficheiro utilizado para a conversão de Autorizações de Débito em Conta (ADC´s) não normalizadas (provenientes de outros sistemas de cobrança), em ADC’s normalizadas do Sistema de Débitos Directos. É igualmente utilizado para a criação de ADC’s truncadas e cancelamento das mesmas.

RAD

Permite a consulta de ficheiros RAD. O RAD é o ficheiro onde se encontram registados todas as activações/cancelamentos e alterações de Autorizações de Débito em Conta associadas a uma determinada entidade credora.

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Anexo A - Menu do Aplicativo

SDD Referências

Com esta opção, é possível, com base num ficheiro de referências não normalizadas, criar, quase na integra, o ficheiro EAN (Envio de Autorizações Normalizadas), mediante a conversão de referências não normalizadas em normalizadas. Para o ficheiro EAN ficar concluído torna-se apenas necessário adicionar para cada devedor o Número de Identificação Bancária (NIB) e o Sistema de Origem da Referência.

Managerland

Ligação à área de empresas do portal Millennium bcp (www.millenniumbcp.com) para o envio e recepção de ficheiros PS2, EAN e RAD.

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Anexo B - Glossário
  • EAN - ficheiro utilizado para a conversão de Autorizações de Débito em Conta (ADC´s) não normalizadas (provenientes de outros sistemas de cobrança), em ADC’s normalizadas do Sistema de Débitos Directos. É igualmente utilizado para a criação de ADC’s truncadas e cancelamento das mesmas.
  • PS2 - Formato de ficheiro criado pela Associação Portuguesa de Bancos para efectuar pagamentos e cobranças no sistema bancário.
  • RAD - O RAD é o ficheiro onde se encontram registados todas as activações/cancelamentos e alterações de Autorizações de Débito em Conta associadas a uma determinada entidade credora
  • SDD - Sistema de Débitos Directos. Este sistema permite através do envio de um único ficheiro para o banco de apoio, efectuar cobranças em qualquer banco nacional.
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